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Datensicherungen sind nicht so aufregend wie Dual-Core-Intelchips, die Mac OS X und Windows XP dual booten, aber die Beibehaltung einer soliden Sicherungsstrategie kann Aufregung anderer Art verhindern (der Art, die Sie nicht wollen). Obwohl Technikexperten aus einer verwirrenden Reihe von OEM-, proprietären und Drittanbieter-Lösungen wählen können, erweist sich das Windows-eigene Sicherungsprogramm oft als ausreichend, um die Anforderungen der meisten kleinen und mittleren Unternehmen an die Datensicherung und -wiederherstellung zu erfüllen. Der Trick besteht darin, die Vor- und Nachteile von Windows Backup zu kennen. Wenn Sie die Stärken des Dienstprogramms nutzen, können Sie unerwünschte Aufregung vermeiden und Ihren Arbeitstag entspannt gestalten.

#1: Es ist bewährt (d.h., niemand wurde jemals gefeuert, weil er IBM gekauft hat…)

Niemand, der bei Verstand ist, möchte einem Kunden oder Direktor erklären, warum ein Sicherungs- oder Wiederherstellungsvorgang fehlgeschlagen ist. Der Verlust von Daten gehört zu den größten technologischen Sünden, daher ist es nur angemessen, dass diese Aufgabe einer zuverlässigen Lösung anvertraut wird. Ein altes Sprichwort besagt: „Niemand wurde jemals gefeuert, weil er IBM gekauft hat.“ Das Gleiche gilt für Technologieexperten in kleinen oder mittleren Unternehmen, die sich für die Verwendung von Microsoft-Tools entscheiden.

Obwohl viele Microsofts natives Backup-Tool für seinen Mangel an Raffinesse und Flexibilität kritisieren, ist die fehlende Komplexität des Windows-Dienstprogramms seine größte Stärke. Windows Backup bietet eine einfache und bewährte Methode zur Sicherung von Daten. Darüber hinaus ist es ein fähiges Tool für die Sicherung von Aktualisierungen auf einem Medium, das sich leicht außerhalb des Unternehmens aufbewahren lässt.

#2: Der Assistent ist Ihr Freund

Sicherlich können Sie im erweiterten Modus von Backup arbeiten (AbbildungA), aber Assistenten vereinfachen komplexe Aufgaben. Noch wichtiger ist, dass sie dafür sorgen, dass Sie keinen Schritt vergessen. Und seien wir mal ehrlich: Wenn das Telefon klingelt und Sie ein Service Pack herunterladen, einen Patch anwenden und eine Sicherung konfigurieren, kann man leicht eine Einstellung übersehen.

Abbildung A

Im erweiterten Modus von Windows Backup können Sie alle Konfigurationsdetails für die Sicherung manuell festlegen.

Es gibt einen Grund, warum Assistenten die Verwaltung von Windows Small BusinessServern dominieren: Sie funktionieren. Wenn Sie eine wichtige Sicherung erstellen, nehmen Sie sich ein paar Minuten mehr Zeit, um sich vom Assistenten (Abbildung B) durch den Prozess führen zu lassen.

Abbildung B

Der Assistent für die Windows-Sicherung oder -Wiederherstellung vereinfacht die Erstellung von Sicherungen und stellt sicher, dass Sie keine kritischen Konfigurationseinstellungen vergessen (z. B. die tägliche Planung der Sicherung oder die Konfiguration einer inkrementellen statt einer normalen Sicherung).

Der Assistent für die Sicherung oder Wiederherstellung fragt Sie zunächst, ob Sie Dateien und Einstellungen sichern oder wiederherstellen möchten. Wenn Sie sich für eine Sicherung entscheiden, müssen Sie im nächsten Schritt die Daten angeben, die Sie sichern möchten. Sie können natürlich sowohl lokale Dateien und Ordner als auch Netzwerkfreigaben sichern.

Nachdem Sie die zu sichernden Daten konfiguriert haben, müssen Sie den Speicherort der Sicherung auswählen. Ich kenne Kunden, die ihre Daten auf derselben Festplatte sichern, weil sie glauben, dass es sich um eine zweite Festplatte handelt (weil sie partitioniert ist und einen anderen Laufwerksbuchstaben hat). Sicherungen funktionieren immer dann am besten, wenn eine Kopie außerhalb des Unternehmens gespeichert wird, um sich so vor Feuer-, Rauch- und Wasserschäden zu schützen, die am zentralen Geschäftssitz auftreten könnten.

Als nächstes werden Sie vom Assistenten aufgefordert, einen Namen für die Sicherung anzugeben. Anschließend wird ein Übersichtsbildschirm angezeigt (Abbildung C). Aber Sie sind noch nicht fertig.

Abbildung C

Der Zusammenfassungsbildschirm des Assistenten verleitet Sie zu der Annahme, dass Sie mit der Konfiguration des neuen Backups so gut wie fertig sind; das ist nicht der Fall. Sie müssen noch erweiterte Einstellungen konfigurieren.

Klicken Sie auf Erweitert, um die Art der Sicherung zu konfigurieren:

• Normal sichert alle Dateien und markiert sie als gesichert.
• Kopieren sichert Dateien, markiert sie aber nicht als gesichert.
• Inkrementell sichert Dateien nur, wenn sie seit dem Abschluss des letzten Sicherungsvorgangs erstellt oder geändert wurden, und markiert sie als gesichert.
• Differenziell sichert nur die Dateien, die seit dem Abschluss der letzten Sicherung erstellt wurden, aber im Gegensatz zu inkrementellen Sicherungen werden bei differenziellen Sicherungen die Dateien nicht als gesichert markiert.
• Täglich sichert nur die Dateien, die an diesem Tag erstellt oder geändert wurden (ohne die Archivbits der Dateien zu ändern).

Nachdem Sie den Sicherungstyp festgelegt haben, bietet der Assistent zwei Optionen an: Daten nach der Sicherung verifizieren und Volumenschattenkopie deaktivieren. Eine dritte Option, Hardware-Komprimierung verwenden, wenn verfügbar, wird angezeigt, wenn das System über die entsprechende Ausrüstung verfügt. Treffen Sie Ihre Auswahl und geben Sie an, ob die Sicherung vom Hersteller ersetzt werden soll, wählen Sie einen Zeitpunkt für die Ausführung der Sicherung und geben Sie einen Sicherungsnamen ein (dieser Name identifiziert den Sicherungsvorgang, nicht die BKF-Datei, die durch die Sicherung erstellt wird). Geben Sie ein Benutzerkonto mit den entsprechenden Berechtigungen ein, um den Sicherungsvorgang auszuführen, und geben Sie dann das Kennwort ein.

Bevor Sie auf Weiter klicken, um die Erstellung der Sicherungsroutine abzuschließen, klicken Sie auf Zeitplan festlegen. Verwenden Sie die Registerkarte Zeitplan, um festzulegen, wie oft und wann die Sicherung ausgeführt wird. Verwenden Sie die Registerkarte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren, z. B. die Zeitspanne, die dem Backup zur Verfügung steht, um den Prozess abzuschließen, und ob das Backup auch dann ausgeführt werden soll, wenn der Strom ausfällt und der Akku des Systems zum Einsatz kommt.

Wenn diese Einstellungen konfiguriert sind, ist der Assistent beendet. Sie können sicher sein, dass alle wichtigen Schritte berücksichtigt wurden (selbst wenn Sie mitten im Prozess durch einen Telefonanruf unterbrochen werden).

#3: Sie müssen auf Namen achten, wenn Sie neue Sicherungen erstellen

Wenn Sie Sicherungen mit dem Windows-Assistenten für Sicherung und Wiederherstellung erstellen, müssen Sie einen Namen für die Sicherungsroutine angeben. Tatsächlich müssen Sie zwei Namen eingeben, einen zur Identifizierung des Sicherungsvorgangs selbst (der Auftragsname) und einen weiteren für die eigentliche BKF-Datei, die die Sicherung erstellt (der Sicherungsname). Sie sind leicht zu verwechseln, und schlimmer noch, Windows Backup merkt sich die zuletzt verwendeten Namen und zeigt sie standardmäßig an; es ist leicht, eine vorhandene Routine oder Sicherungsdatei zu überschreiben, wenn Sie einen zweiten Sicherungsvorgang erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Konfiguration neuer Sicherungen nicht versehentlich eine alte Sicherungsdatei überschreiben oder einen bestehenden Sicherungsvorgang ändern.

Bei der Verwendung des Assistenten für Sicherung oder Wiederherstellung ist der erste Name, den Sie angeben, der Name der Sicherungsdatei selbst. Er wird auf dem Bildschirm „Sicherungstyp, Ziel und Name“ des Assistenten eingegeben.

Bei der Planung einer Sicherung wird das Feld „Auftragsname“ im Menü „Wann sichern“ des Assistenten aktiviert. Der Name, den Sie dort eingeben, bestimmt den Auftragsnamen, der für die Verwaltung des Sicherungsvorgangs verwendet wird.

#4: Erweiterte Optionen sind entscheidend

Erweiterte Optionen, auf die Sie über die Schaltfläche Erweitert im Übersichtsbildschirm des Assistenten für Sicherung oder Wiederherstellung (siehe Abbildung C) zugreifen können, bieten Zugriff auf wichtige Einstellungen. Neben der Konfiguration des Sicherungstyps, wie oben beschrieben, können Sie mit den erweiterten Optionen festlegen, ob Sicherungen an ältere Sicherungen angehängt oder durch diese ersetzt werden sollen und ob eine Sicherung regelmäßig ausgeführt werden soll.

Bei der Planung von Sicherungsroutinen bietet die Schaltfläche Zeitplan festlegen Zugriff auf eine weitere Gruppe von Registerkarten. Auf der Registerkarte „Zeitplan“ können Sie die Häufigkeit des Backups konfigurieren, während Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ (Abbildung D) die Parameter für den Abschluss des geplanten Tasks, die Verwaltung der Leerlaufzeit und die Energieverwaltung anpassen können.

Abbildung D

Kritische Einstellungen für die Energieverwaltung und die Leerlaufzeit werden auf der Registerkarte „Einstellungen“ konfiguriert, die Sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Zeitplan festlegen“ in den erweiterten Optionen erreichen.

#5: Sie müssen Zeitpläne/Typen nicht übermäßig verkomplizieren

Microsoft-Prüfungen und Praxistestfirmen lieben es, Sie darüber auszufragen, wie Sie sich am besten von einem Festplattenausfall erholen, wenn Sie ein sechs Tage altes normales Backup und fünf Tage alte inkrementelle oder differentielle Backups haben. Obwohl solche Verfahren in der Theorie gut funktionieren, ist es in der Praxis schwieriger, sie wie vorgesehen auszuführen. Büroleiter vergessen, die Bänder oder Rev-Disks in einem System auszutauschen, und kopieren ein Dienstags-Differential über ein Montags-Differential. Festplatten gehen verloren, Bänder fallen mit der Zeit aus.

Ich empfehle, einfach mit den Kunden zu sprechen oder mit den Mitarbeitern der Firma zu besprechen, wie viele Daten Sie sich leisten können, zu verlieren. Können Sie ohne die Daten einer Woche auskommen? Richten Sie dann wöchentliche normale Backups ein, stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß abgeschlossen werden, und lagern Sie sie aus. Stellen Sie die Sicherungen regelmäßig wieder her, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten ordnungsgemäß geschützt sind.

Es gibt jedoch auch Unternehmen, die ihre Daten täglich sichern müssen, und in diesen Fällen empfehle ich, die Windows-Sicherung so einzustellen, dass täglich normale Sicherungen durchgeführt werden. Achten Sie darauf, dass Sie mehrere Kopien erstellen (mindestens für eine Woche, wenn nicht mehr) und diese rotieren. Wenn ein Benutzer am Montag versehentlich eine benötigte Kundendatei löscht und Sie das Problem erst am Freitag entdecken, haben Sie immer noch eine einwöchige Sicherung, aus der Sie die Datei wiederherstellen können.

andere Unternehmen können es sich nicht leisten, auch nur die Daten eines halben Tages zu verlieren. Für sie ist Microsoft Backup nicht die Lösung. Dann ist es an der Zeit, sich hochverfügbaren Datenbereitstellungsdiensten (wie RAID-Arrays und Online-Backups) zuzuwenden.

#6: Sie müssen wahrscheinlich Backups ersetzen – nicht anhängen

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen besteht keine Notwendigkeit, mehr als ein oder zwei Wochen an Backups zu erstellen. Obwohl es für manche sinnvoll ist, vierteljährliche Sicherungskopien für immer aufzubewahren, reicht es in der Regel aus, normale Sicherungen im Rahmen einer regelmäßigen Rotation zu ersetzen, weshalb viele bei der Konfiguration geplanter Sicherungen eher die Windows-Funktion „Ersetzen“ als die Funktion „Anhängen“ verwenden.

Wenn die Umstände es erfordern, können Sie Sicherungen anhängen oder zu Ihren Medien hinzufügen, anstatt eine vorhandene Sicherung zu ersetzen. Aber in den meisten Fällen geht Ihnen der Speicherplatz schnell aus. Die meisten mittelständischen Unternehmen und viele kleine Unternehmen sind am besten damit bedient, wenn sie neue Sätze operativer, normaler Backups aufbewahren. Daher können diese Unternehmen bestehende Sicherungen einfach ersetzen.

Größere Unternehmen, die komplexere Datensicherungssysteme benötigen, sind mit einem komplexeren Sicherungssystem am besten bedient. Aufgrund der Einfachheit von Windows Backup wird es schnell unhandlich, wenn man versucht, mehrere Sicherungssätze in kleinen Unternehmen zu verwalten. Und der Versuch, zusätzlich zu den wöchentlichen normalen Backups inkrementelle oder differenzielle Backups anzulegen, ist in großen Unternehmen einfach nicht der Mühe wert, wo ausgefeiltere Systeme die Mühsal des Prozesses erleichtern.

#7: Die Datenkomprimierung ist schwach, also planen Sie entsprechend

Wenn Sie täglich 30 GB sichern müssen, wie ich es oft tue, von ein oder zwei Ärzten (wegen Patientenakten und Röntgenbildern) bis hin zu Immobilienfirmen, die Kopien verschiedener Blaupausen, Verträge und Bilder von Musterhäusern aufbewahren wollen, benötigt Ihre Sicherung viel Speicherplatz. Windows Backup eignet sich gut für diese Unternehmen, aber erwarten Sie nicht, dass die Sicherung die Daten effektiv komprimiert.

Tools von Drittanbietern übertreffen in der Regel die Kompressionskapazitäten, mit denen Windows Backup aufwartet. Bei größeren Datensicherungen, die ich für Kunden konfiguriert habe, konnte ich feststellen, dass Windows Backup nur eine geringe Datenkomprimierung bewirkt (bei Verwendung von Standard-Festplatten, Rev-Disks und dergleichen). Bei der Verwendung von Bandtechnologien ergeben sich zusätzliche Komprimierungsvorteile.

Bei der Berechnung des für die Verwaltung von Sicherungsroutinen erforderlichen Medienspeichers empfehle ich eine Planung von mindestens 12 Monaten im Voraus. Wenn Sie also Windows Backup verwenden und wöchentlich Daten im Wert von 12 GB sichern müssen und die Organisation monatlich 500 MB neue Daten hinzufügt, würde ich empfehlen, mit mindestens einem 20-GB-Band oder einer 20-GB-Platte zu arbeiten.

#8: Die Datenüberprüfung kann ewig dauern

Windows Backup bietet eine Datenüberprüfungsfunktion, die dabei hilft, die ordnungsgemäße Durchführung von Sicherungen zu bestätigen. Fast jeder rät dazu, sie zu nutzen. Bei der Erstellung größerer Sicherungen sollte die Option jedoch mit Bedacht gewählt werden, da der Bestätigungsprozess den Sicherungsvorgang unangemessen lange in die Länge ziehen kann. In einem Beispiel, das ich in der Praxis gesehen habe, wurde eine 32-GB-Sicherung regelmäßig in acht Stunden nicht abgeschlossen, weil die Verifizierungsfunktion zu lange dauerte; wenn die Datenverifizierung ausgeschaltet war, wurde die Sicherung viel schneller abgeschlossen.

Wenn Sie kleinere Sicherungen (5 GB oder weniger) erstellen, sollten Sie die Datenverifizierung (das Kontrollkästchen „Daten nach der Sicherung verifizieren“) im Bildschirm „Wie wird gesichert“ des Assistenten für die Sicherung oder Wiederherstellung auswählen. Bei größeren Sicherungen empfehle ich, stattdessen regelmäßig zu überprüfen, ob die Sicherungen ordnungsgemäß abgeschlossen wurden, indem Sie eine Sicherung öffnen und ihre Einheitlichkeit überprüfen.

#9: Bei der Planung von Sicherungen ist „Einmal“ die Standardeinstellung

Es ist wichtig zu wissen, dass die Standardeinstellung für „Planen“ „Einmal“ ist. Dies gilt auch dann, wenn Sie den Beginn der Sicherung auf eine Woche oder Monate im Voraus festlegen können. Daher ist es leicht möglich, eine normale Sicherung so zu konfigurieren, dass sie am Freitag um 23.00 Uhr stattfindet, und zu vergessen, im Dropdown-Feld „Geplante Aufgabe“ die Option „Wöchentlich“ auszuwählen. Wenn Sie sich nicht vergewissern, dass Sie die richtige Häufigkeit ausgewählt haben, wird eine geplante Sicherung nur einmal ausgeführt. Wenn Sie eine neue Sicherungsroutine mit der Windows-Sicherung erstellen, sollten Sie immer angeben, dass sie später ausgeführt werden soll, und auf Zeitplan festlegen klicken.

#10: Sie müssen die Standardlaufzeit von Sicherungen begrenzen

Sicherungen können leicht die Ressourcen eines Systems aufbrauchen, ganz zu schweigen von der Netzwerkbandbreite (bei der Sicherung von Dateien von Netzwerkfreigaben). Wenn man dann noch bedenkt, dass Benutzer während der Geschäftszeiten ständig Änderungen an Dateien vornehmen, wird klar, warum Sicherungen traditionell so programmiert sind, dass sie außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt werden.

Wenn Sie die Windows-Sicherung konfigurieren, sollten Sie den Zeitrahmen überprüfen, den Windows für die Durchführung der Routine vorsieht. Die Standardeinstellung (erreichbar durch Auswahl von Zeitplan festlegen und Klicken auf die Registerkarte Einstellungen in den erweiterten Optionen) ist 72 Stunden. Das ist eine unglaublich lange Zeit, vor allem für den Fall, dass die Sicherungsroutine in einem endlosen Zugriffs-, Lese- oder Schreibzyklus stecken bleibt, verwirrt oder blockiert wird. Sie möchten nicht, dass Benutzer keinen Zugriff mehr auf den Server, die Netzwerkdaten oder das Netzwerk haben. Konfigurieren Sie angemessene Laufzeiten und machen Sie es sich zur Gewohnheit, Backups zu überprüfen und zu bestätigen, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit abgeschlossen werden.