Dit artikel is ook beschikbaar als PDF-download.

Databack-ups zijn niet zo opwindend als dual-core Intel-chips die Mac OS X en Windows XP dual-booten, maar het onderhouden van een goede back-upstrategie kan opwinding van een andere soort voorkomen (de soort die u niet wilt). Hoewel technologie professionals kunnen kiezen uit een verwarrende reeks van OEM, proprietary en third-party oplossingen, blijkt Windows’ eigen backup programma vaak afdoende te zijn om te voldoen aan de data backup en herstel eisen van de meeste kleine en middelgrote bedrijven. De truc zit hem in het kennen van de voor- en nadelen van Windows Backup. Door de sterke punten van het hulpprogramma te benutten, kunt u ongewenste opwinding vermijden en uw werkdag rustig houden.

#1: Het is bewezen (d.w.z. niemand is ooit ontslagen omdat hij IBM had gekocht…)

Niemand die bij zijn volle verstand is, wil aan een klant of directeur uitleggen waarom een back-up of herstelbewerking is mislukt. Het verlies van gegevens is een van de grootste technologische zonden, dus het is niet meer dan gepast dat deze taak wordt toevertrouwd aan een betrouwbare oplossing. Het oude gezegde luidt: “Niemand is ooit ontslagen omdat hij IBM heeft gekocht”. Hetzelfde geldt voor technologie professionals in kleine of middelgrote bedrijven die kiezen voor het gebruik van Microsoft tools.

Hoewel velen Microsoft’s eigen Backup tool bekritiseren om zijn gebrek aan verfijning en flexibiliteit, is het gebrek aan complexiteit van het Windows hulpprogramma juist zijn grootste kracht. Windows Backup biedt een eenvoudige en beproefde methode voor het veiligstellen van gegevens. Bovendien is het een capabel hulpmiddel voor het maken van back-ups van gegevens op een medium dat gemakkelijk elders kan worden opgeslagen.

#2: De wizard is uw vriend

Tuurlijk kunt u ervoor kiezen om in de geavanceerde modus van Backup te werken (AfbeeldingA), maar wizards vereenvoudigen complexe taken. En wat nog belangrijker is, ze zorgen ervoor dat u geen stap vergeet. En laten we eerlijk zijn, wanneer de telefoon rinkelt en je een service pack aan het downloaden bent, een patch aan het toepassen bent, en een backup aan het configureren bent, is het gemakkelijk om een instelling over het hoofd te zien.

Figuur A

In de geavanceerde modus van Windows Backup kunt u alle back-upconfiguratiedetails handmatig opgeven.

Er is een reden waarom wizards het beheer van Windows Small Business-servers domineren: Ze werken. Neem bij het maken van een belangrijke back-up even de tijd om de wizard (Afbeelding B) u door het proces te laten leiden.

Figuur B

De wizard Back-up of herstel van Windows vereenvoudigt het maken van back-ups en zorgt ervoor dat u geen cruciale configuratie-instellingen over het hoofd ziet (zoals het plannen van een dagelijkse back-up of het configureren van een incrementele versus een normale back-up).

De wizard Back-up maken of herstellen vraagt u eerst of u een back-up wilt maken van bestanden en instellingen of deze wilt terugzetten. Ervan uitgaande dat u een back-up wilt maken, moet u in de volgende stap opgeven van welke gegevens u een back-up wilt maken. U kunt ervoor kiezen om een back-up te maken van zowel lokale bestanden en mappen als netwerk shares, natuurlijk.

Nadat u de gegevens hebt geconfigureerd waarvan een back-up moet worden gemaakt, moet u de back-up locatie selecteren. Ik ben klanten tegengekomen die een back-up maakten op dezelfde harde schijf, in de veronderstelling dat het een tweede schijf was (omdat deze gepartitioneerd is en een andere stationsletter heeft). Backups werken altijd het beste wanneer een kopie op een andere plaats wordt opgeslagen, om zo bescherming te bieden tegen brand-, rook- en waterschade die zich op de centrale plaats van het bedrijf zou kunnen voordoen.

De wizard zal u vervolgens vragen een naam voor de backup op te geven. Vervolgens wordt een samenvattingsscherm weergegeven (Figuur C). Maar u bent nog niet klaar.

Figuur C

Het samenvattingsscherm van de wizard geeft u het idee dat u bijna klaar bent met het configureren van de nieuwe back-up, maar dat is niet het geval. U moet nog steeds geavanceerde instellingen configureren.

Klik op Geavanceerd om het type back-up te configureren:

• Normaal maakt een back-up van alle bestanden en markeert ze als back-up.
• Kopiëren maakt een back-up van bestanden, maar markeert ze niet als back-up.
• Incrementeel maakt alleen een back-up van bestanden als deze zijn gemaakt of gewijzigd sinds de laatste back-up is voltooid en markeert ze als back-up.
• Differential maakt alleen een back-up van bestanden die zijn aangemaakt of gewijzigd sinds de laatste back-up is voltooid, maar in tegenstelling tot Incrementele back-ups markeert een Differential back-up de bestanden niet als geback-upt.
• Daily maakt alleen een back-up van bestanden die die dag zijn aangemaakt of gewijzigd (zonder de archiefbits van bestanden te wijzigen).

Als u het back-uptype hebt opgegeven, presenteert de wizard twee opties: Verifieer Gegevens Na Back-up en Schakel Volume Shadow Copy uit. Een derde optie, Hardwarecompressie gebruiken indien beschikbaar, verschijnt als het systeem over de juiste apparatuur beschikt. Maak uw selecties en geef aan of u de back-up wilt toepassen of vervangen, selecteer een tijdstip waarop de back-up moet worden uitgevoerd, en voer een back-upnaam in (deze naam identificeert de back-upbewerking, niet het .BKF-bestand dat de back-up maakt). Voer een gebruikersaccount in met de juiste machtigingen om de back-up uit te voeren en geef het wachtwoord op.

Voordat u op Next klikt om het maken van de back-up routine te voltooien, klikt u op Set Schedule (Planning instellen). Gebruik het tabblad Schedule (Planning) om op te geven hoe vaak en wanneer de back-up wordt uitgevoerd. Gebruik het tabblad Instellingen om extra opties te configureren, zoals de tijd die de back-up nodig heeft om het proces te voltooien en of de back-up zelfs moet worden uitgevoerd als de stroom uitvalt en de batterij van het systeem wordt ingeschakeld.

Als deze instellingen zijn geconfigureerd, bent u klaar met de wizard. U kunt er zeker van zijn dat aan alle belangrijke stappen is gedacht (zelfs als u halverwege het proces wordt onderbroken door een telefoontje).

#3: U moet op namen letten bij het maken van nieuwe back-ups

Wanneer u back-ups maakt met behulp van Windows Backup Or Restore Wizard, moet u een naam opgeven voor de back-uproutine. In feite moet u twee namen opgeven, één om de back-upoperatie zelf te identificeren (de taaknaam) en een andere voor het eigenlijke .BKF-bestand dat Backup maakt (de back-upnaam). Ze zijn gemakkelijk te verwarren, en erger nog, Windows Backup onthoudt de laatste namen die u hebt gebruikt en geeft ze standaard weer; het is gemakkelijk om een bestaande routine of back-upbestand te overschrijven wanneer u een tweede back-upoperatie maakt. Zorg ervoor dat u niet per ongeluk een oud back-upbestand overschrijft of per ongeluk een bestaande back-uptransactie wijzigt wanneer u nieuwe back-ups configureert.

Wanneer u de Wizard Back-up of Herstel gebruikt, is de eerste naam die u opgeeft die van het back-upbestand zelf. Dit is het gegevensbestand dat door de back-upoperatie wordt gemaakt en wordt ingevoerd in het scherm Backup Type, Destination, And Name van de wizard.

Het plannen van een back-up activeert het vak Job Name (Taaknaam), dat u vindt in het menu When To Back Up (Wanneer een back-up maken) van de wizard. De naam die u daar invoert, bepaalt de naam van de taak die wordt gebruikt voor het beheer van de back-up.

#4: Geavanceerde opties zijn essentieel

De Geavanceerde opties, die toegankelijk zijn via de knop Geavanceerd in het overzichtsscherm van de wizard Back-up maken of herstellen (weergegeven in Afbeelding C), bieden toegang tot belangrijke instellingen. Naast het configureren van het back-uptype zoals hierboven beschreven, kunt u de Geavanceerde opties gebruiken om aan te geven of back-ups oudere back-ups moeten aanvullen of vervangen en of een back-up moet worden gepland om regelmatig te worden uitgevoerd.

Bij het plannen van back-uproutines biedt de knop Schema instellen toegang tot nog een set tabbladen. Op het tabblad Schedule (Planning) kan de frequentie van de back-up worden geconfigureerd, terwijl op het tabblad Settings (Instellingen) (Afbeelding D) de voltooiingsparameters van de Scheduled Task (Geplande taken), het beheer van de inactieve tijd en het energiebeheer kunnen worden aangepast.

Figure D

Kritieke instellingen voor energiebeheer en inactieve tijd worden geconfigureerd op het tabblad Settings (Instellingen), dat u bereikt door op de knop Set Schedule (Planning instellen) te klikken in de Advanced options (Geavanceerde opties).

#5: U moet schema’s/typen niet te ingewikkeld maken

Microsoft-examens en bedrijven die oefentests uitvoeren, vragen u graag hoe u het beste kunt herstellen van een schijfstoring als u een normale back-up van zes dagen oud hebt en incrementele of gedifferentieerde back-ups van vijf dagen. Hoewel dergelijke praktijken in theorie goed werken, zijn ze in de echte wereld moeilijker te voltooien zoals bedoeld. Kantoorbeheerders vergeten de tapes of Rev Disks in een systeem te vervangen en kopiëren een dinsdagse Differential over een maandagse Differential. Schijven raken kwijt; tapes gaan na verloop van tijd stuk.

Ik raad aan om gewoon met klanten te praten of met het bedrijfspersoneel te overleggen hoeveel gegevens je je kunt veroorloven om te verliezen. Kunt u zonder de gegevens van een week? Configureer dan wekelijkse normale back-ups, zorg dat ze goed worden voltooid en haal ze naar een externe locatie. Herstel regelmatig de back-ups om er zeker van te zijn dat alle noodzakelijke gegevens goed worden beschermd.

Voor sommige organisaties moet echter elke dag een back-up van de gegevens worden gemaakt. In die gevallen raad ik aan Windows Backup zo in te stellen dat er dagelijks normale back-ups worden gemaakt. Zorg ervoor dat u meerdere kopieën bewaart (minstens een week, zo niet meer) en roteer ze. Op die manier, als een gebruiker per ongeluk een nodig klantenbestand verwijdert op maandag en je ontdekt het probleem pas op vrijdag, heb je nog steeds een week oude back-up van waaruit je het bestand kunt verkrijgen.

Nog andere bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om zelfs maar een halve dag gegevens te verliezen. Microsoft Backup is niet de oplossing voor hen. Dan is het tijd om gebruik te maken van datavoorzieningsdiensten met hoge beschikbaarheid (zoals RAID-arrays en onlineback-ups).

#6: U moet waarschijnlijk back-ups vervangen, niet toevoegen

In de meeste kleine en middelgrote bedrijven is het niet nodig om meer dan een week of twee back-ups te maken. Hoewel het voor sommigen zinvol is om driemaandelijkse reservekopieën voor altijd te bewaren, werkt het vervangen van normale back-ups meestal goed als onderdeel van een regelmatige rotatie. Velen zullen er dan ook voor kiezen de functie Windows Vervangen te gebruiken in plaats van de functie Toevoegen bij het configureren van geplande back-ups.

Als de omstandigheden dit vereisen, kunt u back-ups toevoegen of toevoegen aan uw media in plaats van een bestaande back-up te vervangen. Maar het komt vaker voor dat u snel opslagruimte tekort komt. De meeste middelgrote en kleine bedrijven zullen het meest gebaat zijn bij het onderhouden van nieuwe sets van operationeleNormale back-ups. Daarom kunnen deze organisaties bestaande back-ups gewoon vervangen.

Grotere organisaties die complexere gegevensback-upregimes nodig hebben, zijn het meest gebaat bij een geavanceerder back-upsysteem. Vanwege de eenvoud van Windows Backup wordt het al snel onhandelbaar wanneer men meerdere back-upsets in kleine organisaties probeert te beheren. En het proberen toe te passen van incrementele of differentiële back-ups naast de wekelijkse normale back-ups is gewoon niet de moeite waard in grote ondernemingen, waar meer geavanceerde systemen helpen de eentonigheid van het proces te verlichten.

#7: Gegevenscompressie is zwak, dus plan dienovereenkomstig

Als u dagelijks een back-up van 30 GB moet maken, zoals ik vaak doe voor allerlei bedrijven, van een of twee artsenpraktijken (vanwege patiëntendossiers en röntgenfoto’s) tot makelaars die kopieën willen bewaren van verschillende blauwdrukken, contracten en foto’s van showhuizen, dan heeft uw back-up veel opslagruimte nodig. Windows Backup werkt goed voor deze bedrijven, maar verwacht niet dat de backup de gegevens effectief comprimeert.

Tools van derden presteren meestal beter dan de compressiecapaciteiten waar Windows Backup prat op gaat. Bij grotere back-ups die ik voor klanten heb geconfigureerd, zie ik weinig gegevenscompressie als gevolg van Windows Backup (met behulp van standaard verwijderbare harde schijven, Rev Disks, en dergelijke). Bij gebruik van tapetechnologieën komen extra compressievoordelen naar voren.

Bij het berekenen van de mediaopslag die nodig is om back-uproutines te beheren, raad ik aan ten minste 12 maanden vooruit te plannen. Dus als u Windows Backup gebruikt en wekelijks een back-up moet maken van 12 GB aan gegevens, en de organisatie voegt per maand 500 MB aan nieuwe gegevens toe, raad ik u aan te werken met ten minste 20 GB tape of schijf.

#8: Gegevensverificatie kan een eeuwigheid duren

Windows Backup biedt een gegevensverificatiefunctie, waarmee kan worden bevestigd dat back-ups correct zijn voltooid. Bijna iedereen raadt u aan deze functie te gebruiken. De optie moet echter met zorg worden geselecteerd bij het maken van grotere back-ups, omdat het bevestigingsproces een buitensporige hoeveelheid tijd kan toevoegen aan de back-upprocedure. In een voorbeeld dat ik in het veld heb gezien, lukte het regelmatig en consequent niet om een 32 GB-back-up in acht uur te voltooien omdat de verificatiefunctie te veel tijd in beslag nam; wanneer de gegevensverificatie was uitgeschakeld, voltooide de back-up veel sneller.

Als u kleinere (5 GB of minder) back-ups maakt, overweeg dan de gegevensverificatie te selecteren (het selectievakje Gegevens verifiëren na back-up) in het scherm Hoe maak ik een back-up van de Wizard Back-up of Herstel. Voor grotere back-ups raad ik u aan regelmatig te controleren of de back-up goed is voltooid, door een back-up te openen en de uniformiteit te controleren.

#9: back-ups plannen, standaard eenmaal

Het is belangrijk om te weten dat de standaardinstelling voor het plannen eenmaal is. Dit geldt zelfs als u kunt instellen dat de back-up een week of maanden van tevoren moet beginnen. U kunt dus gemakkelijk een normale back-up configureren om op vrijdag om 23.00 uur te beginnen en vergeten wekelijks te selecteren in de vervolgkeuzelijst Geplande taak. Als u niet controleert of u de juiste frequentie hebt geselecteerd, zult u uiteindelijk een geplande back-up configureren die slechts één keer wordt uitgevoerd. Wanneer u een nieuwe back-uproutine maakt met Windows-back-up, moet u altijd aangeven dat deze later moet worden uitgevoerd en op Schema instellen klikken.

#10: U moet de standaardruntime van back-ups beperken

Back-ups kunnen gemakkelijk de systeembronnen opzuigen, om nog maar te zwijgen van de netwerkbandbreedte (wanneer u back-ups maakt van bestanden op netwerkshares). Voeg daarbij het feit dat gebruikers tijdens kantooruren voortdurend wijzigingen in bestanden aanbrengen, en het is gemakkelijk te begrijpen waarom back-ups traditioneel worden geprogrammeerd om buiten kantooruren plaats te vinden.

Wanneer u Windows Backup configureert, moet u controleren hoeveel tijd Windows uittrekt om de routine te voltooien. De standaard instelling (te bereiken door het selecteren van Set Schedule en het klikken op de Settings tab van Advanced options) is 72 uur. Dat is een ongelooflijk lange tijd, vooral in het geval dat een backup routine vastloopt, in de war raakt, of vergrendeld raakt in een eindeloze toegang, lees, of schrijf cyclus. Je wilt niet dat gebruikers geen toegang meer hebben tot de server, netwerkgegevens of het netwerk. Configureer redelijke draaitijden en maak er een gewoonte van om back-ups te controleren en te bevestigen dat ze binnen de toegewezen tijd worden voltooid.