Om du inte ägnar en stor del av din fritid åt att tänka på transkribering behöver du inte oroa dig. Du är säkert inte ensam.

Transkription, den process genom vilken någon (eller något) omvandlar ljud till text, är dock ett viktigt verktyg för att göra mycket av det moderna samhället lättare att förstå.

För vissa kan det verka lite kontraintuitivt. När allt kommer omkring är vår kultur starkt beroende av ljud- och videomedia, så varför behöver vi text för att förtydliga det.

Nja, vi föreslår att du tittar på en handfull YouTube-videor och sedan frågar dig själv hur hjälpsamt det skulle vara att ha ett skriftligt dokument av allt som uttalas i klippet.

Varför är transkription viktigt?

Transkription tjänar dock ett mycket större och viktigare syfte än att dechiffrera dina virala favoritvideor.

Länge med att skapa en skriftlig dokumentation av en video- eller ljudpresentation hjälper transkriptionen till att städa (och rensa) upp det som talas.

Språk som vi alla kan förstå

Tänk på alla de olika accenter som finns i USA. Från norr till söder och längs kusterna från öst till väst finns det en enorm variation av dialekter i vårt land.

Undersök nu resten av världen.

Ingen tvekan finns det tillfällen när du tittar på en brittisk serie på Netflix att det oändligt förbättrar din njutning av serien att bläddra på de stängda texterna.

Förutom att skära igenom tjocka accenter eller obekanta böjningar kommer transkriptionen också till poängen med det som sägs.

Tag till exempel en onlinepresentation eller en utbildningsklass där innehållet är målinriktat, men där personen som presenterar inte är lika slipad.

Transkriptionen tar bort de personliga tickar eller hörbara distraktioner som kan fördunkla de verbala delarna av en presentation. Det eliminerar snubblande eller långa pauser som uppstår när presentatören hämtar vatten eller behöver samla sina tankar.

I vissa fall är det nödvändigt att inkludera en del av dessa ickeverbala signaler, för att se till att den avsedda innebörden från ett tal eller en lektion är densamma på sidan som den var live. Oavsett vilket, kan transkriptionen säkerställa att oavsett vilket budskap det handlar om, så registreras det korrekt.

Inte Lost, but Found in Translation (and Transcription)

Och ja, transkription handlar också mycket om översättning.

Det finns en rolig scen i filmen ”Lost in Translation” från 2003 där Bill Murrays rollfigur filmar en reklamfilm i Japan och den mycket animerade regissören – som talar japanska – är mer än lite väl pratsam i sina anvisningar.

Men även om utbytet spelas upp till full komisk effekt, belyser det nyttan som en transkription skulle kunna ge.

En mer tillmötesgående översättare hade förvisso varit till hjälp, men en tydlig transkription hade också varit till nytta. En där Bill Murrays karaktär kunde ignorera regissörens floskler (och översättarens feltolkningar) och i stället fokusera på de faktiska instruktionerna som gavs.

Transkription tar översättningen av ett sofistikerat främmande språk, skär igenom dess obekantskap och ger den enklaste formen av det som någon kanske säger till dig.

Vissa språk kan kräva 20 ord för att säga det som det kanske bara tar oss fem att uttrycka, eller tvärtom. I slutändan ger det dig förmågan att kommunicera effektivt oavsett vad som kommuniceras.

Accessing the Once Unaccessible

Det sista syftet som transkriptionen tjänar är utan tvekan det mest kritiska – tillgänglighet.

Kommunikation är av vital betydelse för ett öppet samhälle. Tyvärr är vissa människor begränsade i sin förmåga att höra eller har kognitiva funktionshinder som kräver att information skrivs för att de ska kunna tillgodogöra sig den.

Även för dem som är synskadade är punktskrift en form av transkription – man tar tidigare otillgänglig text och placerar den bokstavligen vid deras fingertoppar.

Företag som gör ljud- eller visuellt innehåll tillgängligt i ett textformat öppnar sig för en mycket bredare bas av kunder. Genom att göra detsamma för internt material kan ett företag också se till att det inte bryter mot normerna för diskriminering på arbetsplatsen.

Utbildningsmässigt erbjuder transkribering (och mer specifikt anteckningar av den gamla skolan) ett antal vägar för att hjälpa eleverna att lära sig.

Som vi redan har noterat kan personer med kognitiva funktionsnedsättningar se fördelar med transkribering. Det kan även de med mindre allvarliga tillstånd som t.ex. uppmärksamhetsstörning, dyslexi eller andra inlärningssvårigheter göra.

Men genom att transkribera en föreläsning eller en klassrumsdiskussion kan man också se till att alla elever, oavsett förmåga eller intelligens, drar nytta av den.

Då den här typen av transkribering innebär att eleven sätter innehållet i sina egna ord, är det ett effektivare sätt att lära sig och tillgodogöra sig materialet. Särskilt om de lägger undan den bärbara datorn och plockar upp en penna.

Skära igenom skräpet

Att städa upp i det verbala skräp som följer med varje språk och ge tillgång till det språket är inte de enda anledningarna till att transkribering är viktigt.

Det ger också en tydlig registrering av interaktioner som vi kan behöva referera till senare.

Tänk på tillfällen när du har använt chatthjälpfunktionen för kundtjänst. Ofta får du, när interaktionen är avslutad, ett erbjudande om en utskrift av chatten. Det är bra om du behöver hänvisa till det i framtiden.

Föreställ dig hur värdefull den utskriften är efter ett telefonsamtal med kundtjänst – eller vilket samtal som helst som du för med ett annat företag. Hur mycket vi än förlitar oss på chattar, text och e-post eller kunskapscenter för att lösa problem är telefonen fortfarande den föredragna kontaktmetoden för många.

Tip: Vill du enkelt spela in och transkribera dina samtal? Vi har byggt en app för det.

Förutom att ha en inspelning är utskriften du får också lättare att söka.

Om du någonsin har försökt att söka igenom en ljud- eller videofil för att hitta en specifik uppgift förstår du hur besvärligt det kan vara. Även när du hittar det måste du fortfarande extrahera det, och ja, transkribera det.

Och även om tekniken är lika allestädes närvarande och tillförlitlig som någonsin, kan det vara en räddning att ha en ”offline-kopia” av en videopresentation, ett webbseminarium eller en liknande videobaserad demonstration om tekniken inte fungerar eller om publiken vill ha en papperskopia.

Men egentligen, bortsett från några få flyktiga exempel, vilka företag skulle använda en sådan lågteknologisk dokumentationsmetod?

Som det visar sig, många.

Tänk på behovet av att medicinska förfaranden, recept eller läkares anvisningar ska dokumenteras för både patienten, dennes medicinska journal och en försäkringsgivare. En felaktig insamling av anteckningar kan äventyra patientens välbefinnande eller påverka deras medicinska kostnader negativt.

Den andra branschen som är starkt beroende av transkription är det juridiska området.

När du inser hur intrikat det juridiska språket är kan konsekvenserna av att göra fel bli enorma. Transkribering säkerställer att alla, oberoende av förfarandet, förblir på samma sida.

Andra exempel på branscher är marknadsundersökningar eller vetenskaplig forskning, liksom de tidigare nämnda områdena utbildning, företagspresentationer och utbildning samt kundtjänst.

En ny gräns för transkribering

Ovanpå ytan kan transkribering tyckas vara ganska okomplicerat, och det är det också. Men nya framsteg gör att vi tvingas se över transkriptionen som något som går långt utöver ett enkelt text till tal-koncept.

Ett sådant exempel vänder hela idén om transkription på huvudet, genom en faktisk vändning på huvudet. I själva verket en helt annan gräns.

En grupp forskare vid det berömda Massachusetts Institute of Technology (MIT) har skapat en anordning som kan transkribera internaliseringar – i princip saker som du säger internt men inte säger högt – och omvandla dem till ord.

Systemet, som kallas AlterEgo, använder elektroder för att ”läsa av” neuromuskulaturer i ansiktet och käken, och sänder dessa signaler till en artificiell intelligens som är instruerad att matcha specifika signaler och ord tillsammans. AlterEgo använder sig också av hörlurar med benledning som är utformade för att skicka information till användarens inneröra.

Arnav Kapur, en doktorand som hjälper till att leda utvecklingsgruppen, konstaterar att katalysatorn för projektet ”var att bygga en IA-enhet – en enhet för intelligensförbättring. Vår idé var: Vi hade en idé: Kan vi få en datorplattform som är mer intern, som på vissa sätt smälter samman människa och maskin och som känns som en intern förlängning av vår egen kognition?”

Men även om tekniken utan tvekan är av nästa nivå och speglar enheter som hittills bara har setts i sci-fi, så är de potentiella tillämpningarna djupt förankrade i modern praktik.

Georgia Tech College of Computing professor Thad Starner lyfter fram flera scenarier där AlterEgo-systemet är meningsfullt.

Han pekar först på markpersonalen som dirigerar flygplan och hanterar bagage på flygplatser. ”Du har jetljud runt omkring dig, du har på dig dessa stora hörselskydd – skulle det inte vara fantastiskt att kommunicera med röst i en miljö där du normalt sett inte skulle kunna göra det?”

Starner säger att ”flygdäck på ett hangarfartyg, eller till och med platser med många maskiner, som ett kraftverk eller en tryckpress,” är andra användbara platser för tekniken.

Han tillägger också att även en person som förlorat förmågan att tala, teoretiskt sett, fortfarande skulle kunna behålla ett visst mått av sin röst.

Inteoretiskt sett är systemet fortfarande ett pågående arbete där forskargruppen samlar in data och arbetar för att förbättra AI:s kunskapsbas.

När det gäller transkription kan det bara betyda en sak – förmågan att transkribera fler ord.