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Las copias de seguridad de los datos no son tan emocionantes como los chips Intel de doble núcleo que arrancan de forma dual Mac OS X y Windows XP, pero el mantenimiento de una estrategia de copia de seguridad sólida puede evitar emociones de otro tipo (el tipo que no desea). Aunque los profesionales de la tecnología pueden elegir entre una confusa gama de soluciones OEM, propietarias y de terceros, el programa de copia de seguridad nativo de Windows suele ser adecuado para satisfacer los requisitos de copia de seguridad y recuperación de datos de la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. El truco está en conocer las ventajas y desventajas de Windows Backup. Si se aprovechan los puntos fuertes de la utilidad, se puede eliminar la excitación no deseada y mantener una jornada de trabajo discreta.

#1: Está probado (es decir, nunca se ha despedido a nadie por comprar IBM…)

Nadie en su sano juicio quiere explicar a un cliente o director por qué ha fallado una operación de copia de seguridad o recuperación. La pérdida de datos es uno de los mayores pecados tecnológicos, así que lo más apropiado es confiar el trabajo a una solución fiable. El viejo refrán recuerda que «nunca despidieron a nadie por comprar IBM». Lo mismo ocurre con los profesionales de la tecnología de las pequeñas y medianas empresas que optan por utilizar las herramientas de Microsoft.

Aunque muchos critican la herramienta de copia de seguridad nativa de Microsoft por su falta de sofisticación y flexibilidad, la falta de complejidad de la utilidad de Windows es su mayor fortaleza. La copia de seguridad de Windows proporciona un método sencillo y probado para salvaguardar los datos. Además, es una herramienta capaz de realizar copias de seguridad de los datos en un medio que se almacena fácilmente fuera de las instalaciones.

#2: El asistente es tu amigo

Claro que puedes elegir trabajar en el modo avanzado de Copia de seguridad (FiguraA), pero los asistentes simplifican las tareas complejas. Y lo que es más importante, le ayudan a asegurarse de que no se olvida de ningún paso. Y seamos sinceros, cuando el teléfono está sonando y usted está descargando un paquete de servicios, aplicando un parche y configurando una copia de seguridad, es fácil pasar por alto una configuración.

Figura A

El modo avanzado de Windows Backup le permite especificar manualmente todos los detalles de configuración de la copia de seguridad.

Hay una razón por la que los asistentes dominan la administración de Windows Small BusinessServer: Funcionan. Cuando cree una copia de seguridad crítica, tómese unos momentos adicionales para permitir que el asistente (Figura B) le guíe a través del proceso.

Figura B

El Asistente de copia de seguridad o restauración de Windows simplifica la creación de copias de seguridad y ayuda a garantizar que no se pierdan los ajustes de configuración críticos (como la programación de la copia de seguridad para que se produzca diariamente o la configuración de una copia de seguridad incremental frente a una normal).

El asistente de copia de seguridad o restauración le pregunta primero si desea realizar una copia de seguridad o restaurar los archivos y la configuración. Suponiendo que especifique una operación de copia de seguridad, el siguiente paso consiste en especificar los datos de los que desea hacer una copia de seguridad. Puede elegir hacer una copia de seguridad de los archivos y carpetas locales, así como de los recursos compartidos de red, por supuesto.

Después de configurar los datos de los que se hará una copia de seguridad, tendrá que seleccionar la ubicación de la misma. Me he encontrado con clientes que hacen copias de seguridad de los datos en el mismo disco duro, creyendo que es un segundo disco (debido a que está particionado y tiene una letra de unidad diferente). Las copias de seguridad siempre funcionan mejor cuando se almacena una copia fuera de las instalaciones, protegiéndose así contra los daños causados por el fuego, el humo o el agua que puedan producirse en el lugar central de la empresa.

A continuación, el asistente le pedirá que proporcione un nombre para la copia de seguridad. A continuación, ofrecerá una pantalla de resumen (Figura C). Pero aún no ha terminado.

Figura C

La pantalla de resumen del asistente le hace creer que ya ha terminado de configurar la nueva copia de seguridad, pero no es así. Todavía tiene que configurar los ajustes avanzados.

Haga clic en Avanzado para configurar el tipo de copia de seguridad:

• Normal hace una copia de seguridad de todos los archivos y marca cada uno de ellos como copia de seguridad.
• Copiar hace una copia de seguridad de los archivos pero no los marca como copia de seguridad.
• Incremental hace una copia de seguridad de los archivos sólo si han sido creados o modificados desde la última operación de copia de seguridad completada y los marca como copia de seguridad.
• Diferencial hace una copia de seguridad sólo de los archivos creados desde que se completó la última copia de seguridad, pero a diferencia de las copias de seguridad incrementales, una copia de seguridad diferencial no marca los archivos como respaldados.
• Diaria hace una copia de seguridad sólo de los archivos creados o modificados ese día (sin cambiar los bits de archivo de los archivos).

Una vez que haya especificado el tipo de copia de seguridad, el asistente presenta dos opciones: Verificar datos después de la copia de seguridad y Desactivar Volume Shadow Copy. Una tercera opción, Usar compresión de hardware si está disponible, aparecerá si el sistema tiene el equipo apropiado. Haga sus selecciones y especifique si desea anexar o reemplazar la copia de seguridad, seleccione una hora para que se ejecute la copia de seguridad e introduzca un nombre de copia de seguridad (este nombre identifica la operación de copia de seguridad, no el archivo .BKF que crea la copia de seguridad). Introduzca una cuenta de usuario con los permisos adecuados para ejecutar la operación de copia de seguridad y, a continuación, proporcione la contraseña.

Antes de hacer clic en Siguiente para terminar de crear la rutina de copia de seguridad, haga clic en Establecer programación. Utilice la pestaña Programación para especificar la frecuencia y el momento en que se ejecuta la copia de seguridad. Utilice la pestaña Configuración para configurar opciones adicionales, como el tiempo que tiene la copia de seguridad para completar el proceso y si la copia de seguridad debe ejecutarse incluso si se produce un fallo en la alimentación y la batería del sistema entra en funcionamiento.

Una vez configuradas estas opciones, habrá terminado con el asistente. Puede estar seguro de que todos los pasos importantes se han tenido en cuenta (incluso si se interrumpe a mitad del proceso por una llamada telefónica).

#3: Debe vigilar los nombres al crear nuevas copias de seguridad

Cuando cree copias de seguridad utilizando el Asistente de copia de seguridad o restauración de Windows, debe proporcionar un nombre para la rutina de copia de seguridad. De hecho, debe introducir dos nombres, uno para identificar la operación de copia de seguridad en sí (el nombre del trabajo) y otro para el archivo .BKF real que crea la copia de seguridad (el nombre de la copia de seguridad). Es fácil confundirlos y, lo que es peor, Windows Backup recuerda los últimos nombres utilizados y los muestra por defecto; es fácil sobrescribir una rutina o un archivo de copia de seguridad existente al crear una segunda operación de copia de seguridad. Tenga cuidado para asegurarse de no sobrescribir accidentalmente un archivo de copia de seguridad antiguo o alterar por error una operación de copia de seguridad existente al configurar nuevas copias de seguridad.

Cuando se utiliza el Asistente de copia de seguridad o restauración, el primer nombre que se especifica es para el archivo de copia de seguridad en sí. Este es el archivo de datos que crea la operación de copia de seguridad.Se introduce en la pantalla Tipo de copia de seguridad, destino y nombre del asistente.

Al programar una copia de seguridad se activa el cuadro Nombre del trabajo, que se encuentra en el menú Cuándo hacer copia de seguridad del asistente. El nombre que introduzca allí determinará el nombre del trabajo que se utilizará para administrar la operación de copia de seguridad.

#4: Las opciones avanzadas son la clave

Las opciones avanzadas, a las que se accede mediante el botón Advanced (Avanzadas) que se encuentra en la pantalla de resumen del Asistente de copia de seguridad o restauración (que se muestra en la figura C), proporcionan acceso a ajustes críticos. Además de configurar el tipo de copia de seguridad como se describió anteriormente, usted utiliza las opciones avanzadas para especificar si las copias de seguridad anexan o reemplazan las copias de seguridad anteriores y si una copia de seguridad está programada para ejecutarse regularmente.

Cuando se programan las rutinas de copia de seguridad, el botón Establecer programación proporciona acceso a otro conjunto de pestañas. La pestaña Schedule permite configurar la frecuencia de la copia de seguridad, mientras que la pestaña Settings (Figura D) permite personalizar los parámetros de finalización de las tareas programadas, la forma en que el sistema debe gestionar el tiempo de inactividad y la gestión de la energía.

Figura D

Los ajustes de gestión de la energía y del tiempo de inactividad se configuran mediante la pestaña Settings a la que se accede haciendo clic en el botón Set Schedule desde Advancedoptions.

#5: No es necesario complicar en exceso los horarios/tipos

A las empresas de exámenes y pruebas prácticas de Microsoft les encanta preguntarle cuál es la mejor manera de recuperarse de un fallo de disco si tiene una copia de seguridad normal de hace seis días y cinco días de copias de seguridad incrementales o diferenciales. Aunque estas prácticas funcionan bien en teoría, son más difíciles de llevar a cabo como se pretende en el mundo real. Los responsables de las oficinas se olvidan de sustituir las cintas o los discos Rev en un sistema y copian un diferencial del martes sobre un diferencial del lunes. Los discos se pierden; las cintas fallan con el tiempo.

Recomiendo simplemente hablar con los clientes o revisar con el personal corporativo cuántos datos puede permitirse perder. ¿Puede pasar sin los datos de una semana? Entonces configure copias de seguridad normales semanales, asegúrese de que se completan correctamente y sáquelas del sitio. Recupere regularmente las copias de seguridad para asegurarse de que todos los datos necesarios están protegidos correctamente.

Sin embargo, algunas organizaciones necesitan que se realicen copias de seguridad de los datos todos los días. Sólo asegúrese de mantener varias copias (al menos una semana, si no más) y rotarlas. De este modo, si un usuario borra accidentalmente un archivo de cliente necesario el lunes y usted no descubre el problema hasta el viernes, todavía tiene una copia de seguridad de hace una semana de la que puede obtener el archivo.

Otras empresas no pueden permitirse perder ni siquiera los datos de medio día. Microsoft Backup no es la solución para ellos. Entonces es el momento de recurrir a los servicios de aprovisionamiento de datos de alta disponibilidad (como las matrices RAID y las copias de seguridad en línea).

#6: Es probable que necesite reemplazar -no añadir- las copias de seguridad

En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, no hay necesidad de obtener más de una o dos semanas de copias de seguridad. Aunque para algunos tiene sentido mantener las copias de seguridad trimestrales maestras para siempre, normalmente el reemplazo de las copias de seguridad normales funciona bien como parte de una rotación regular.Por lo tanto, muchos optarán por utilizar la función de reemplazo de Windows en lugar de la función de anexión al configurar las copias de seguridad programadas.

Si las circunstancias lo requieren, puede anexar copias de seguridad o añadirlas a sus medios en lugar de reemplazar una copia de seguridad existente. Pero lo más frecuente es que se quede sin espacio de almacenamiento rápidamente. La mayoría de las medianas empresas y muchas pequeñas empresas estarán mejor servidas si mantienen nuevos conjuntos de copias de seguridad operativasNormales. Por lo tanto, estas organizaciones pueden simplemente reemplazar las copias de seguridad existentes.

Las organizaciones más grandes que requieren regímenes de copia de seguridad de datos más complejos estarán mejor servidas utilizando un sistema de copia de seguridad más sofisticado. Debido a la simplicidad de Windows Backup, rápidamente se vuelve difícil de manejar cuando se intenta gestionar varios conjuntos de copias de seguridad en organizaciones pequeñas. Y tratar de ampliar las copias de seguridad incrementales o diferenciales además de las copias de seguridad normales semanales simplemente no merece la pena en las grandes empresas, donde los sistemas más sofisticados ayudan a aliviar el tedio del proceso.

#7: La compresión de datos es débil, así que planifique en consecuencia

Si necesita hacer una copia de seguridad de 30 GB diariamente, como suelo hacer para todo el mundo, desde uno o dos proveedores de atención médica (debido a los registros de los pacientes y las imágenes de rayos X) hasta las empresas inmobiliarias que desean conservar copias de varios planos, contratos e imágenes de la casa, su copia de seguridad requiere mucho espacio de almacenamiento. Windows Backup funciona bien para estas empresas, pero no espere que la copia de seguridad comprima los datos de forma eficaz.

Las herramientas de terceros suelen superar las capacidades de compresión de las que hace gala Windows Backup. En las copias de seguridad más grandes que he configurado para los clientes, veo que la compresión de datos es escasa gracias a Windows Backup (utilizando discos duros de extracción estándar, Rev Disks y similares). Utilizando tecnologías de cinta, surgen beneficios adicionales de compresión.

Cuando se calcula el almacenamiento de medios necesario para gestionar las rutinas de copia de seguridad, recomiendo planificar al menos con 12 meses de antelación. Por lo tanto, si utilizaWindows Backup y debe realizar una copia de seguridad de 12 GB de datos semanalmente, y la organización añade 500 MB de datos nuevos al mes, recomendaría trabajar con una cinta o un disco de al menos 20 GB.

#8: La verificación de datos puede tardar una eternidad

Windows Backup ofrece una función de verificación de datos, que ayuda a confirmar que las copias de seguridad se completan correctamente. Casi todo el mundo aconseja utilizarla. Sin embargo, la opción debe seleccionarse con cuidado cuando se crean copias de seguridad más grandes, ya que el proceso de confirmación puede añadir una cantidad excesiva de tiempo a la operación de copia de seguridad. En un ejemplo que he visto sobre el terreno, una copia de seguridad de 32 GB no se completó de forma regular y sistemática en ocho horas debido a que la función de verificación tardaba demasiado; cuando se desactivó la verificación de datos, la copia de seguridad se completó mucho más rápidamente.

Si está completando copias de seguridad más pequeñas (5 GB o menos), considere la posibilidad de seleccionar la verificación de datos (la casilla de verificación de datos después de la copia de seguridad) desde la pantalla Cómo hacer copias de seguridad del Asistente de copia de seguridad o restauración. Para copias de seguridad más grandes, recomiendo verificar periódicamente las copias de seguridad de primera mano, abriendo una copia de seguridad y comprobando su uniformidad.

#9: Al programar las copias de seguridad, una vez es el valor predeterminado

Es importante tener en cuenta que la configuración predeterminada para laProgramación es Una vez. Esto es así aunque se pueda configurar la copia de seguridad para que comience con una semana o meses de antelación. Como resultado, es fácil configurar una copia de seguridad Normal para que se realice el viernes a las 11:00 p.m. y olvidarse de seleccionar Semanal en el cuadro desplegable Tarea programada. Si no confirmas que has seleccionado la frecuencia adecuada, acabarás configurando una copia de seguridad programada para que se ejecute sólo una vez. Cuando cree una nueva rutina de copia de seguridad utilizando la copia de seguridad de Windows, asegúrese siempre de especificar que se ejecute más tarde y haga clic en Establecer programación.

#10: Debe limitar el tiempo de ejecución predeterminado de las copias de seguridad

Las copias de seguridad pueden consumir fácilmente los recursos de un sistema, sin olvidar el ancho de banda de la red (cuando se realizan copias de seguridad de archivos de recursos compartidos de red). Añada el hecho de que los usuarios están constantemente haciendo cambios en los archivos durante las horas de trabajo regulares, y es fácil ver por qué las copias de seguridad se programan tradicionalmente para ocurrir durante las horas de descanso.

Al configurar la copia de seguridad de Windows, asegúrese de revisar el tiempo que Windows asigna a la rutina para completar. La configuración predeterminada (a la que se llega seleccionando Set Schedule y haciendo clic en la pestaña Settings de Advanced options) es de 72 horas. Es un tiempo increíblemente largo, especialmente en el caso de que una rutina de copia de seguridad se atasque, se confunda o se bloquee en un ciclo de acceso, lectura o escritura interminable. No querrás que los usuarios se queden sin poder acceder al servidor, a los datos de la red o a la red. Configure tiempos de ejecución razonables y haga un hábito para revisar las copias de seguridad y confirmar que se están completando dentro del tiempo asignado.