The OKR Weekly Check In: Czym jest i jak go prowadzić
Aby odnieść sukces z metodologią wyznaczania celów OKR, musisz stale nad nimi pracować, omawiać je, sprawdzać postępy i planować, jakie pomysły Twój zespół mógłby zrealizować. Najlepszym sposobem na zrobienie tego wszystkiego jest cotygodniowa odprawa zespołu OKR.
Spotkanie OKR jest szybkim, 15-20 minutowym spotkaniem, na którym Ty i Twój zespół zastanawiacie się nad postępami w realizacji zespołowych OKR i ustalacie nowe priorytety na nadchodzący tydzień. Celem odprawy OKR jest ułatwienie postępu OKR. Zespoły upewniają się, że postępy mają miejsce, patrząc na zrealizowane plany, wyniki tych planów i wnioski wyciągnięte przy podążaniu naprzód. To zmienia Twoją pracę w kierunku osiągnięcia Celów i Kluczowych Wyników w cotygodniowy przepływ.
Cotygodniowe zespołowe odprawy OKR są kluczowe dla udanego cyklu OKR. Nawet jeśli wydaje się oczywiste, że cele nie zostaną osiągnięte, gdy nikt nie podejmuje działań, cotygodniowe spotkania kontrolne są nadal niewiarygodnie ważne, aby utrzymać wszystkich w skupieniu. Zgodność, przejrzystość i postęp są nie tylko ważne, jeśli chodzi o OKR. Są one również kluczowe, jeśli chodzi o podejmowanie działań w kierunku realizacji celów. Możesz prowadzić cotygodniowe spotkania kontrolne OKR jako część swoich ogólnych cotygodniowych lub dwutygodniowych spotkań zespołu.
Upewnij się, że spotkania kontrolne są krótkie i skoncentrowane. 15-20 minut wystarczy, aby wszystko omówić. Mniejsze grupy mogą kontynuować bardziej szczegółowe dyskusje po odprawie. Jednakże, te spotkania powinny mieć jasną agendę i obejmować tylko strony zaangażowane w dany temat.
Bycie przygotowanym daje ci możliwość upewnienia się, że czas jest wykorzystany efektywnie i że wszystkie najważniejsze tematy zostały poruszone. Ty, jako menedżer, jesteś odpowiedzialny za utrzymanie spotkania na właściwym torze. Nie oznacza to, że będziesz mówił wszystko. Twoja rola polega raczej na moderowaniu spotkań, aby tematy rozmów nie wykolejały się.
Przygotowanie do cotygodniowego sprawdzania OKR
Przed wejściem na spotkanie, poświęć czas na przejrzenie Celów Zespołu i zaktualizowanie wszelkich postępów poczynionych w KR. Jest to również idealny moment, aby zanotować wszelkie dodatkowe spostrzeżenia. Czy jesteś zadowolony z wyników swoich OKR? Jakie były Wasze największe plany priorytetowe z poprzedniego tygodnia? Czy wiesz, jak dalej postępować? Czy są jakieś problemy, które zauważyłeś i chcesz je poruszyć? Czy masz jakieś sugestie, którymi chciałbyś się podzielić z zespołem?
Dobrze jest robić pisemne notatki lub zostawiać komentarze pod konkretnym OKR, aby można było zobaczyć, co się dzieje w czasie. Ponieważ miernik postępu KR może poruszać się w przód i w tył, dobrym pomysłem jest również dokumentowanie miejsc, w których postęp się zatrzymuje, a nie tylko tych, które KR posuwają się do przodu. Jeśli masz jakieś ważne pomysły lub pytania dotyczące OKR swojego zespołu, dobrze jest napisać je również w komentarzach, aby wszyscy mogli zapoznać się z Twoimi obawami.
Ważne jest, aby cotygodniowe spotkania kontrolne OKR miały te same ramy w każdym tygodniu, aby ludzie mogli przyzwyczaić się do przepływu pracy i wiedzieć, czego się spodziewać. Jednak konkretne pytania w agendzie spotkania będą się różnić w zależności od tego, jak dobrze wszyscy sobie radzą i na jakich celach trzeba się skupić.
Ramy Najlepszej Praktyki dla cotygodniowych spotkań kontrolnych OKR:
- Bieżący status OKR
- Czy cel jest na dobrej czy złej drodze?
- Czy nastąpił postęp, czy cel utknął w martwym punkcie?
- Czy zmienił się na gorsze?
- Czego nauczyliśmy się w ostatnim tygodniu?
- Co zrobiliśmy dobrze? Co było sukcesem?
- Co powinniśmy zrobić inaczej następnym razem?
- Czego nauczyliśmy się jako jednostki?
- Ustalenie nowych planów priorytetowych na następny tydzień
- Jakie są następne plany, które mogą pomóc w realizacji zespołowych OKR?
- Kto co robi? I czy to jest wykonywane?
- Czy są jakieś nowe kierunki lub aktualizacje związane z planami już realizowanymi?
Running weekly check-ins
- Upewnij się, że wszyscy są świadomi ram, których używasz.
- Śledzenie czasu, aby spotkania nie wykolejały się ani nie trwały zbyt długo.
- Moderuj spotkanie. Gdy niektóre dyskusje zaczynają zbaczać z toru lub zagłębiać się w zbyt wiele szczegółów dla całego zespołu, poproś zaangażowane strony o zaplanowanie własnego spotkania, aby kontynuować dyskusję w późniejszym terminie.
- Rób szybkie notatki. Wykorzystaj je do napisania podsumowania po spotkaniu i upewnij się, że wszelkie dobre pomysły lub wyciągnięte wnioski nie zostaną natychmiast zapomniane.
- Nie mów wszystkiego! Upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony mogą podzielić się swoimi przemyśleniami i pomysłami. Widzą rzeczy z różnych punktów widzenia i może to być bardzo przydatne w planowaniu z wyprzedzeniem, aby wykorzystać różnorodne doświadczenia każdego z nich.
- Przy ustalaniu nowych priorytetów na nadchodzący tydzień, zachęcaj członków swojego zespołu do kreatywności i próbowania nowych rzeczy.
- Zwróć uwagę, czy w zespole są osoby, które wydają się nie angażować w realizację OKR, mimo że powinny. Podobnie, zwracaj uwagę na osoby, które mogą mieć problemy. Jeśli ktoś ma trudny okres, przeprowadź z nim przyjacielską dyskusję po spotkaniu, aby dowiedzieć się, co może być przyczyną.
Po spotkaniu
Nie prowadź spotkania kontrolnego OKR tylko dla samego spotkania. Zawsze powinien być wynik dla każdego spotkania, które masz. Ważne jest również, aby pamiętać, co zostało omówione. Wybierz, jak chcesz się dzielić i dokumentować wyciągnięte wnioski i nowe pomysły, które się pojawiły.
Jeśli używasz Weekdone do śledzenia OKR, możesz, na przykład, dodać wyciągnięte wnioski lub nowe pomysły do komentarzy OKR lub podzielić się nimi jako wiadomość na Newsfeedzie zespołu. Nowe priorytety ustalone na następny tydzień (tygodnie) powinny być dodane do Planów osób odpowiedzialnych. W ten sposób plany te nie zostaną zapomniane i wszyscy będą mogli śledzić sytuację. Podczas następnego spotkania należy krótko omówić ten zestaw priorytetów. Upewnij się, że omówisz postępy i wpływ, jaki zrealizowane plany miały na Twoje Cele.
(Jeśli jeszcze nie używasz Weekdone, możesz zarejestrować się za darmo! Jest na zawsze za darmo dla zespołów liczących 3 lub mniej osób, lub jeśli masz większy zespół, możesz go przetestować z 15-dniowym okresem próbnym.)
OKR weekly check-in FAQ
Wdrożenie OKR wymaga zmiany w myśleniu i w zarządzaniu. Jest to w zasadzie nowy nawyk dla całego zespołu lub firmy. Jeśli menedżer nie wykazuje inicjatywy i wsparcia, to pracownicy uznają to za przytłaczające i przestaną z nich korzystać. Jeśli menedżer zespołu nie uważa, że jest to warte wysiłku, to dlaczego zespół miałby to robić? OKR są w całości związane z realizacją. To ciągły krąg ustalania planów, realizowania ich w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów, refleksji i analizy ich wpływu, uczenia się na błędach lub sukcesach i ponownego ustalania nowych planów. OKR są wysiłkiem zespołowym. Dlatego nie mogą one odnieść sukcesu bez ustalonego procesu i ciągłych dyskusji.
Dzięki cotygodniowym wizytom kontrolnym możesz również zwiększyć motywację i zaangażowanie zespołu. Cały zespół ma lepszy przegląd tego, co wszyscy robią, co pomaga wszystkim podążać w jednolitym kierunku.
To proste. Jeśli ta rozmowa dotyczy wszystkich w zespole i są to cenne informacje, to tak. Jest to przy założeniu, że nikt inny nie ma gdzie być. Ale nadal trzeba uważać, żeby nie wykoleić rozmowy. Każde spotkanie powinno mieć jakiś wynik. Powtarzanie lub spieranie się o rzeczy, które wszyscy już wiedzą, nie pomaga nikomu poza tymi, którzy chcą usłyszeć swój własny głos. Ponadto, większości spraw nie da się rozwiązać poprzez samo ich przedyskutowanie. Musisz spróbować i zebrać informacje zwrotne, aby zobaczyć co działa, a co nie.
Jeśli rozmowa dotyczy części zespołu, to powinni oni kontynuować temat po spotkaniu. Nie ma sensu zatrzymywać innych ludzi, którzy nie muszą brać udziału w tej dyskusji. Im bardziej spotkania się przedłużają, tym bardziej ludzie zaczynają czuć, że check-iny nie są wartościowe. Są, ale muszą być starannie moderowane.
Jako menedżer, musisz mieć ogólny obraz wszystkiego, co się dzieje. Jednakże, członkowie Twojego zespołu mogą znać ważne szczegóły, których Ty nie jesteś świadomy, ponieważ są one specyficzne dla ich pracy lub doświadczenia. OKR dotyczą małych szczegółów, które mają wpływ na to, co działa, a co nie. Musisz wysłuchać różnych punktów widzenia i różnych doświadczeń, aby system działał i zwiększał zaangażowanie i przepływ. Ponadto, samo kaskadowanie planów bez żadnej dyskusji może zdemotywować zespół, a to zdecydowanie nie jest to, czego byśmy chcieli.
Aby odnieść wielki sukces i osiągnąć ambitne cele – zdecydowanie nie. Jak wspomniano wcześniej, odprawy OKR mają na celu refleksję nad tym, co działa, a co nie, abyś mógł ustalić nowe plany realizacji celów. Jeśli masz na to tylko jedno (lub nawet trzy) spotkania na kwartał, to prawdopodobnie nie będziesz miał czasu na sprawdzenie, jak idą projekty lub czy ludzie pracują nad właściwymi rzeczami.
Jeśli KR nie posuwa się do przodu, nie wpadaj od razu w panikę. Stagnacja KR może nie być najważniejszym jego aspektem. Są dwa pytania, które musisz zadać. Pierwsze: czy nauczyłeś się czegoś nowego? Po drugie: czy te informacje były wartościowe? Jeśli możesz odpowiedzieć „tak” na te pytania, to KR mógł spełnić swój cel bez wymiernego postępu. Może wybrałeś KR, który jest bardzo trudny do zmierzenia, a może Twój KR nie odzwierciedla sukcesu samego celu. Jeśli nie wyciągnąłeś żadnych wartościowych wniosków, to znaczy, że coś ci się udało. Jak powiedział Thomas Edison: „Nie poniosłem porażki. Znalazłem tylko 10 000 sposobów, które nie zadziałają”. Udaj się na stronę OKRexamples.co po kilka przykładowych OKR, jeśli czujesz, że potrzebujesz szybkiego przypomnienia.
Sprawdzanie OKR jest krytyczną częścią wdrażania metodologii Celów i Kluczowych Wyników. Ważne jest, aby mieć ustrukturyzowany sposób prowadzenia odpraw i OKR. Najlepszym sposobem, aby to zrobić jest z Weekdone. To stawia ideę cotygodniowych check-inów w centrum i buduje kulturę wokół cotygodniowych aktualizacji i śledzenia OKR. Jest to najlepszy sposób na pomyślne wdrożenie OKR w Twoim zespole.