Impara perché e come i contatti personali e gli incontri con i rappresentanti dei media possono aumentare la tua efficacia, e come generare tali opportunità di contatto.

• Cosa si intende per incontrare i media?

• Perché dovresti incontrare i media?

• Come gestire gli incontri con i media?

• Come gestire le apparizioni televisive e radiofoniche?

• Come organizzare un evento mediatico?

I segretari stampa presidenziali hanno un lavoro difficile: devono spiegare ai media perché il presidente ha appena rilasciato quella dichiarazione oltraggiosa, o perché ha preso l’iniziativa che ha fatto, o perché si oppone a una legge che ha sia il sostegno popolare che quello del Congresso. La maggior parte dei segretari stampa hanno relazioni personali e/o di lavoro di qualche tipo – alcune positive, altre negative – con tutti i presenti in una conferenza stampa. Di solito hanno lavorato come reporter, emittenti, produttori e/o redattori per i principali media, e forse sono stati anche dall’altra parte del microfono come corrispondenti della Casa Bianca. Ora devono affrontare domande, a volte del tutto ostili, da persone che una volta erano, e possono ancora essere, loro amici.

I segretari stampa devono sapere come gestire se stessi sotto i riflettori dei media. Quando commettono errori o si presentano male – sembrano arrabbiati, sembrano attaccare i giornalisti che fanno domande difficili, danno l’impressione che questioni ovviamente importanti non siano affatto importanti – sono tenuti a rispondere alla dura luce dell’esposizione pubblica attraverso la televisione, la radio, i giornali e Internet. (YouTube è particolarmente bravo a catturare ogni dettaglio imbarazzante della gaffe o dell’ignoranza di un addetto stampa).

Probabilmente non dovrai mai affrontare un esame dei media così severo come quello rivolto agli addetti stampa presidenziali, ma potresti essere intervistato al telefono o di persona sul tuo problema o su questioni relative alla tua organizzazione e al suo lavoro. Sei pronto per la prima serata?

Cosa intendiamo per incontrare i media?

Ok, hai impostato i tuoi obiettivi di difesa e stampato i pacchetti dei media. Sei pronto a chiamare il giornalista del giornale della tua città. O forse la tua segretaria è appena venuta a dirti che un giornalista sta aspettando di intervistarti sulla Linea #1. Ora è la tua grande occasione per ottenere un po’ di pubblicità seria, giusto?

Abbiamo discusso i vantaggi di usare le notizie per spostare l’attenzione sui tuoi problemi. Tuttavia, anche se potete informare i giornalisti con un fax, un comunicato stampa o un pacchetto per i media, incontrare i giornalisti faccia a faccia o per telefono è il modo migliore per presentare le vostre notizie a coloro che hanno il compito di diffonderle.

Questo è ciò che intendiamo per incontrare i media – incontrare i rappresentanti dei media personalmente, faccia a faccia, se possibile. Se li conoscete già abbastanza bene, potete usare la vostra familiarità con loro per aiutarvi a far passare i vostri punti. Se li conoscete a malapena o per niente, l’incontro di persona può aiutarvi a stabilire un rapporto che crescerà nel tempo.

Inoltre, se l’incontro è un’intervista televisiva, o anche una semplice sessione informativa, vi dà l’opportunità di presentare voi stessi e il vostro problema al pubblico nel modo che desiderate. Puoi comunicare una certa immagine della tua organizzazione (o cambiarla), dal modo in cui ti vesti e parli, che non potresti trasmettere sulla carta o al telefono.

Come abbiamo già detto, l’incontro con i media può avvenire di persona o per telefono (anche se il primo è generalmente migliore se puoi organizzarlo): Potresti essere intervistato per un giornale, una rivista, una newsletter o un’altra pubblicazione cartacea.

Interviste radiofoniche: Potresti essere intervistato per una trasmissione radiofonica, televisiva o in streaming su Internet.

Partecipazione a un programma di trasmissione: Potresti essere ospite in un talk show radiofonico o televisivo, dove potresti affrontare una situazione simile a un’intervista e/o rispondere alle domande di un pubblico in studio o in collegamento. In altre possibilità, ti potrebbe essere chiesto di essere un panelist in un programma che si concentra sul tuo problema, o apparire in un programma di notizie come un esperto nel tuo campo.

Chiamate informative o incontri: Potresti chiamare un media o chiamare o incontrare un particolare reporter per spiegare una situazione attuale o per avvisarli di una storia che riguarda il tuo problema.

Background: Un giornalista della carta stampata o della radiotelevisione potrebbe contattarti, a causa della tua reputazione di fonte competente e accurata, per ottenere informazioni generali per una storia sul tuo problema, o per ottenere informazioni specifiche per una storia più strettamente focalizzata su una situazione particolare.

Eventi mediatici: Potresti programmare una conferenza stampa per far conoscere il tuo punto di vista ai media, sia quando si presenta una particolare situazione riguardante il tuo problema (un voto legislativo, una crisi di finanziamento, un nuovo rapporto), o quando stai lanciando un’iniziativa. In altre possibilità, potreste organizzare una qualche forma di dimostrazione pubblica con l’esplicito scopo di attirare la copertura dei media o invitare i media a visitare una struttura (una scuola, un progetto abitativo) o un quartiere al fine di evidenziare le realtà del vostro problema.

Perché dovresti incontrare i media?

• Controlli la continuità e la coerenza della tua presentazione e della tua prospettiva
• Offri una fonte conveniente al giornalista per storie future su questioni correlate
• Costruisci una connessione più forte con il giornalista attraverso il contatto personale diretto
• Hai il vantaggio, negli incontri faccia a faccia o nelle trasmissioni video, di lasciare che il tuo linguaggio del corpo e le espressioni facciali ti aiutino a sottolineare punti importanti e a raccontare la tua storia
• Hai la possibilità di esercitarti a pensare e parlare bene sotto pressione – più lo fai, Più lo fai, più diventi bravo
• Ti presenti come una fonte affidabile e competente per la tua organizzazione, in modo che gli altri membri possano concentrarsi su altri tipi di lavoro
• Puoi controllare quante e quali informazioni i media ricevono sui tuoi problemi

Sia che si tratti di apparire in un giornale o in una rivista, in un blog o in un altro mezzo basato su Internet, alla radio o in televisione, la prospettiva di rilasciare un’intervista può far rizzare i capelli a chiunque. Questo è comprensibile, dato che non ti viene chiesto di essere al centro dell’attenzione tutti i giorni. Ma si può sconfiggere il nervosismo con una preparazione accurata e molta pratica.

Come si gestisce l’incontro con i media?

Posto che è probabile che prima o poi incontrerete i media, se non l’avete già fatto, ecco alcune cose a cui pensare per far sì che l’incontro vada bene. Guarderemo separatamente le diverse forme di incontro:

Interviste

Prima di un’intervista

Un modo per prepararsi a un’intervista è fare pratica parlando ad alta voce. Chiama un amico che venga a guardarti mentre parli. Oppure esercitarsi nella presentazione in pubblico allo specchio. Se sai come apparirai mentre parli, potresti non essere così nervoso durante la cosa reale. Ecco altri consigli per prepararsi ad affrontare la stampa:

• Prepara e metti in pratica le risposte alle domande che pensi che un giornalista potrebbe farti.
• Sviluppa dei “sound bites” – frasi brevi e memorabili facilmente citabili (in pochi secondi o meno) che spiegano il tuo messaggio di base.
• Assicurati che l’intervistatore abbia molte informazioni di base. Idealmente, la vostra organizzazione avrà inviato al giornalista un pacchetto media prima dell’intervista.
• Se si tratta di un’intervista video, e i supporti visivi aiutano a rendere il punto, portateli con voi. Per esempio, un gruppo di San Francisco, nel tentativo di protestare contro la commercializzazione dei prodotti Budweiser ai bambini, ha tenuto una bambola Spuds McKenzie con un’etichetta che diceva: “Dai tre anni in su”. Ragazzi, hanno fatto il loro punto!

Durante un’intervista

Il linguaggio non verbale può essere una parte importante dell’intervista. Le seguenti sono cose importanti da ricordare.

• Cerca un buon contatto visivo con il giornalista o la persona con cui stai parlando
• Sii il più naturale possibile. Le persone saranno più colpite da un modo di fare sincero che da una risposta patinata.
• Sembra attento
• Per un’intervista televisiva, sii consapevole di ciò che suggerisce il tuo linguaggio del corpo. Ricorda che la telecamera potrebbe zoomare su di te anche quando qualcun altro sta parlando.
• Se ti piace la domanda di un giornalista o la risposta di qualcuno, mostra il tuo entusiasmo
• Sorridi. Niente ti fa apparire peggio in TV di un modo estremamente serio o – peggio – arrabbiato o risentito. Più sembri rilassato e piacevole, più sei credibile.

Alcuni consigli sul parlare:

• Parla chiaramente ma non alzare la voce.
• Sii discreto. Anche se fate commenti “off the record” o in confidenza, state comunque parlando con un giornalista. È probabile che usi tutto ciò che sente, indipendentemente dalle restrizioni che hai cercato di imporre.
• Se appari con un membro dell’opposizione (per un’intervista o un dibattito congiunto) non fargli domande; questo gli dà semplicemente più tempo per la stampa che potrebbe essere tuo.
• Sii educato, ma non passivo. Se il tuo avversario sta dominando la conversazione, interrompi fermamente ma educatamente.
• Evita di discutere con altri ospiti che non sono d’accordo con te, MA sii assertivo. Se vi arrabbiate per qualcosa che un giornalista o qualcun altro dice durante un’intervista, mostrate la vostra rabbia dopo l’intervista o nelle pagine di opinione.
• Potrebbe non essere irragionevole, tuttavia, esprimere la vostra rabbia in modo calmo e diretto. “Mi offende la sua affermazione che la mia opposizione alla guerra mi rende antipatriottico. La democrazia abbraccia il diritto di essere in disaccordo con il governo” è un’affermazione molto diversa da “Porco! Come osate insultarmi così!”. Il pubblico risponde alle obiezioni ragionevoli se hanno un senso, ma viene respinto dalla rabbia violenta.
• Evita di usare un gergo tecnico che potrebbe non essere compreso dal tuo pubblico.
• Se non ti senti a tuo agio con una domanda, non sentirti obbligato a rispondere. Non dovete rispondere a domande personali o ipotetiche. Invece, riportate l’attenzione sul vostro messaggio e rispondete alla domanda che avrebbe dovuto essere posta. Usate risposte di riserva come “Non credo che questa sia una domanda pertinente”; o “Ciò che è più importante per me è…” per domande inappropriate.
• Restate concentrati sull’argomento che volete discutere. Non fatevi distrarre, specialmente se siete intervistati dai vostri avversari. Allo stesso tempo, non evitate ovviamente una domanda carica, in modo che sembri che non stiate affrontando le questioni che essa solleva. O rispondi brevemente, e poi rigira la risposta al tuo punto principale, o mostra come si riferisce al tuo punto principale in primo luogo.
• Usa statistiche che sono significative per il tuo pubblico. Dovrebbero riferirsi a situazioni e condizioni familiari con cui i membri del pubblico possono identificarsi e che possono aver sperimentato loro stessi.
• Mostra il tuo senso dell’umorismo. L’umorismo disarma le persone – assicurati solo di usarlo nei posti appropriati. (Non fare battute che siano offensive per qualsiasi gruppo, per esempio, o che facciano luce su situazioni tragiche.)
• Quando l’intervista si conclude, riassumi ciò che hai detto al giornalista o al pubblico.

Dopo un’intervista

Ringraziate il giornalista per il suo tempo e offritevi di rispondere alle domande che potrebbero sorgere in seguito.

• Offrite di essere disponibili in modo che il giornalista possa ricontrollare con voi le vostre citazioni.
• Se non vi piace quello che un giornalista ha scritto sulla vostra organizzazione, tenetevelo per voi, a meno che non possiate sostenere un’opinione contraria con i fatti.
• Se un giornalista travisa i fatti, chiedete una correzione in stampa o in onda.
• Siate sempre professionali e cortesi con i giornalisti (anche quando non vi piacciono!).
• A prescindere dalle circostanze della vostra intervista – al telefono, di persona, alla radio, in televisione – se potete anticipare le domande a cui i media vogliono rispondere e sapere esattamente cosa volete dire loro (es, spingere i tuoi obiettivi di advocacy), allora la tua esperienza di intervista può essere eccitante ed efficace!

Chiamate informative o incontri

• Assicurati di conoscere, per nome, il giornalista con cui vuoi parlare. I giornalisti accettano “chiamate a freddo” – chiamate da persone con le quali non hanno avuto alcun contatto o collegamento – ma è molto meno probabile che prestino attenzione se chi chiama non si è preso il tempo di scoprire chi è la persona giusta per trattare il suo problema.
• Prima di chiamare, scoprite quando il giornalista con cui volete parlare è più probabile che sia disponibile
• Spiegate le vostre credenziali e la vostra organizzazione. Per esempio, dite: “Sto chiamando per conto di Tobacco Free Youth, un’organizzazione locale con oltre 300 membri. “
• Chiedete alla giornalista se è disponibile a parlare. Se non lo è, scopri quando sarà libera. Otterrete senza dubbio una migliore accoglienza se farete il vostro lancio dopo che il lavoro è finito per il numero o il programma del giorno.
• Siate sicuri e assertivi, ma non odiosi. I giornalisti sono umani: rispondono meglio alla cortesia e alla piacevolezza che alla maleducazione.
• Date il vostro lancio: Spiega cos’è la storia suggerita e perché è significativa
• Vai al punto rapidamente e dai al giornalista i fatti importanti per primi
• Digli dove può verificare queste informazioni e raccoglierne altre
• Mantieni le tue risposte semplici e al punto
• Fai i tuoi punti principali due o tre volte, usando le frasi che hai preparato

Sfondo

• Se sei nervoso o impreparato, chiedi al giornalista quando puoi richiamare (o fissa un altro momento), così puoi raccogliere i tuoi pensieri e appunti
• Risponi alle domande meglio che puoi. Anche se non ti piace l’angolazione, il giornalista potrebbe contattarti più tardi per un aiuto e potresti avere un’altra opportunità.
• Assicurati di avere i fatti giusti. Non speculare, e non citare statistiche o fare affermazioni che non puoi sostenere, a meno che tu non stia chiaramente dando un’opinione.
• Siiii prepari a suggerire al giornalista il suo angolo di notizia, o delle barre laterali per aiutare a promuovere i suoi obiettivi di difesa
• Se non ti piace l’approccio del giornalista, prova a riformulare la questione
• Utilizza parole e frasi che aiutino a inquadrare o riformulare le questioni
• Se non conosci la risposta, aiuta il giornalista a trovare qualcuno che la conosce

Eventi mediatici

Non dovremmo mai sottovalutare il potere di un’intervista fatta da un singolo giornalista. Ma la copertura mediatica da diverse fonti tutte insieme aumenta drammaticamente il vostro attuale livello di pubblicità e la possibilità di una futura e più varia copertura. Un modo per attirare l’attenzione da una vasta gamma di fonti di notizie è quello di organizzare un evento mediatico.

Un evento mediatico è un incontro con molte rappresentazioni.

Questi eventi sono quasi sempre:

• brevi, se hanno lo scopo specifico di trasmettere informazioni o un punto di vista, come una conferenza stampa. Se invece sono progettati per drammatizzare la questione o fare un punto, possono essere molto più lunghi – una dimostrazione, un tour di un quartiere urbano, un pezzo di teatro di strada – e si può cercare di ottenere più copertura possibile.
• Semplice. La stessa regola si applica qui come direttamente sopra. Un pezzo di teatro di strada, per esempio, può non essere affatto semplice – ma può essere una grande televisione, o fare una grande storia di giornale.
• Visivo
• Progettato per evidenziare le tue iniziative e i tuoi problemi
• Consegnato in tempo utile ai reporter per rispettare la scadenza
• La tua storia dovrebbe idealmente essere abbastanza grande da attirare i giornalisti di tutti i tipi di media

L’evento mediatico più comune e più semplice è una conferenza stampa, che è fondamentalmente un’intervista tenuta con una stanza piena di reporter. Invece di parlare con un reporter a tu per tu, ti rivolgerai ai giornalisti di molte pubblicazioni e possibilmente di molti tipi di media.

Per una conferenza stampa o un altro evento mediatico avrai bisogno di:

• Una storia molto significativa
• Molte persone dei media presenti
• Un coordinatore dei media, almeno per l’evento stesso. Se sei impegnato in uno sforzo di difesa a lungo termine, o in una difesa costante per il tuo problema o la tua popolazione, la tua organizzazione dovrebbe designare qualcuno specificamente per trattare con i media.
• Tanto tempo per organizzare il tuo evento e avvisare i media in anticipo.
• Inviti per il tuo evento, inviati ai membri dei media, se si tratta di una conferenza stampa, tour, apparizione di una celebrità, o qualcosa di simile. Se si tratta di una sorta di dimostrazione pubblica, i media devono sapere quando e dove avverrà.
• Una struttura abbastanza grande da contenere le persone che parteciperanno, con molte sedie e un’adeguata accessibilità. Se l’evento è una dimostrazione all’aperto di qualche tipo o un tour, il vostro coordinatore dei media dovrebbe lavorare con fotografi, cameraman e tecnici del suono per assicurarsi che abbiano spazio per lavorare, che possano sistemarsi nei posti giusti per catturare l’azione che volete evidenziare e che possano ottenere ciò di cui hanno bisogno.
• Un portavoce che sia articolato, a suo agio con i problemi e possa interagire efficacemente con i media.
• Un portavoce il cui personaggio o “look” si adatti bene all’immagine che volete proiettare.
• Una storia e una presentazione che renda buone le immagini televisive e le foto stampate.
• Una chiara idea della storia che volete raccontare e cosa volete che la vostra storia raggiunga i vostri obiettivi di sostegno dei media dovrebbe guidare i vostri sforzi.
• Se potete aggiungere del dramma all’evento, qualcosa di sorprendente e fresco per migliorare la vostra storia, fatelo. Ma ricorda, ciò che rende la tua storia importante è la storia, non gli effetti speciali.

Come gestisci le apparizioni televisive e radiofoniche?

Prima dello show

• Scopri il formato del programma. Cioè, è un programma radiofonico o televisivo a chiamata, dove rispondi alle domande degli spettatori o degli ascoltatori, una tavola rotonda, o sarai semplicemente intervistato?
• Qual è il punto di vista del programma? Il conduttore sarà amichevole o ostile al tuo punto di vista? Sarà informato o non informato sul tuo problema?
• Come affronta il programma tipicamente i suoi argomenti? Con molta drammaticità; con umorismo o sarcasmo; come una discussione conflittuale; o come presentazioni serie, “solo fatti”?
• Chi farà la dichiarazione di apertura del programma o le introduzioni?
• Chi sarà il conduttore, o moderatore? Farà domande in modo aggressivo; lascerà che tutti parlino contemporaneamente; o interverrà e controllerà per quanto tempo ogni persona potrà parlare?
• Chi altro apparirà nel programma?
• Quanto tempo avrete a disposizione? Sarai in grado di inserire i tuoi temi e punti principali nel tempo assegnato? (Media Training Worldwide suggerisce che dovresti dichiarare i tuoi punti principali nei primi 30 secondi, e che tutto il resto che dici dovrebbe semplicemente supportare quei punti.)
• Come si colloca la tua conoscenza e presentazione di un argomento rispetto a quella degli altri ospiti? Sarà uno scambio equo o una discussione sbilanciata?
• Guarda o ascolta la trasmissione di un programma prima della tua apparizione. Puoi trovare le risposte a molte delle domande di cui sopra semplicemente prestando attenzione a ciò che succede durante lo show.
• Pensa al tuo pubblico di riferimento: Chi guarderà o ascolterà? Come comunicherete le idee e gli atteggiamenti che otterranno il loro sostegno? Come li farai eccitare per il tuo problema, e pronti ad agire?

Se non ti senti a tuo agio con le risposte a molte di queste domande, riconsidera di apparire nello show. Quanto bene puoi promuovere i tuoi obiettivi di advocacy in questo programma; sei la persona migliore per farlo; e ne vale la pena?

Se decidi di essere la persona migliore, prima di apparire nel programma assicurati di fare delle prove con un collega – su videocassetta, se possibile, così puoi guardarti e vedere come ti presenti. Più vi sentite a vostro agio nel rispondere alle domande e nell’esprimere le vostre opinioni, più sarete efficaci in onda.

Per un’intervista televisiva, indossate colori solidi (brillanti per le donne e colori più tenui per gli uomini). Evita di indossare nero, bianco, rosso vivo o tessuti lucidi.

Se sei nervoso prima di andare in onda, chiedi se puoi avere qualche minuto da solo sul set, nello studio o in un posto tranquillo per prepararti. Poi buttati!

Durante lo show

• Se non puoi inserire tutto, concentrati su alcune delle idee più importanti che vuoi trasmettere al pubblico. Cerca di ripeterle almeno una volta.
• Porta con te dei foglietti per aiutarti a ricordare quello che vuoi dire, ma mettili via prima di andare sul set. Sembrerete stupidi a riferirvi agli appunti sullo schermo. Farai molto meglio a fare delle prove in anticipo, così saprai esattamente cosa vuoi comunicare.
• Parlare in modo chiaro e sicuro ai tuoi ascoltatori e spettatori. E ricordate quel punto sulla TV che ti offusca la voce – parlate e siate animati, ma non troppo.
• Non abbiate paura di usare i gesti delle mani o di variare il tono della voce (da non confondere con il volume della voce!) per sottolineare il vostro punto.
• Non abbiate paura di chiedere al moderatore o a un ospite di ripetere una domanda. Questa strategia ti fa guadagnare più tempo mentre pensi ad una buona risposta.
• Non è necessario fare un’intervista perfetta per far passare il tuo messaggio Se tossisci durante un’intervista o inciampi in qualche parola, coloro che stanno guardando o ascoltando non ricorderanno o si preoccuperanno se il tuo messaggio è convincente.
• Incoraggia il coinvolgimento del pubblico con la tua causa. Date un numero di telefono o un indirizzo a cui gli ascoltatori o gli spettatori possono scrivere per ulteriori informazioni, o per essere coinvolti direttamente.
• Salutate il conduttore e tutti gli altri ospiti alla fine dello show.

Dopo lo show

• Se è vero, menziona che ti piacerebbe essere invitato di nuovo (ma solo se pensi di aver fatto ragionevolmente bene.)
• Fai una registrazione dello show (o fanne una tu) e guardala o ascoltala criticamente. Questo è un eccellente strumento di insegnamento per migliorare la vostra performance la prossima volta. (Media Training Worldwide suggerisce di guardare con l’audio spento per avere un’idea di come appari in TV. Il suono vi distrarrà dall’immagine.)
• Se siete andati bene, potreste voler fare più copie della registrazione dello show da distribuire ad altri produttori o conduttori, o da usare come esempi per altri sostenitori.

In sintesi

Incontrare i media non deve essere difficile. Può, infatti, essere divertente, e può aggiungere un potente strumento alla tua cintura degli strumenti di advocacy. Se segui le linee guida di questa sezione e ricordi che le persone dei media con cui hai a che fare sono solo esseri umani, è probabile che tu possa diventare un ottimo portavoce dei media per il tuo problema.