Il Check In settimanale degli OKR: Cos’è e come gestirne uno
Per avere successo con la metodologia di definizione degli obiettivi degli OKR, è necessario lavorare continuamente su di essi, discuterne, controllare i progressi e pianificare quali idee il tuo team potrebbe eseguire. Il modo migliore per fare tutto questo è avere un check-in settimanale degli OKR del team.
Un OKR check-in è un rapido incontro di 15-20 minuti in cui voi e il vostro team riflettete sui progressi degli OKR del team e stabilite nuove priorità per la settimana successiva. Lo scopo dell’OKR check-in è di facilitare il progresso degli OKR. I team si assicurano che il progresso stia avvenendo guardando i piani realizzati, i risultati di questi piani e le lezioni apprese quando si va avanti. Questo trasforma il vostro lavoro verso il raggiungimento degli obiettivi e dei risultati chiave in un flusso settimanale.
I check-in OKR settimanali del team sono cruciali per un ciclo OKR di successo. Anche se sembra ovvio che gli obiettivi non saranno raggiunti quando non c’è nessuno che agisce, i check-in settimanali sono ancora incredibilmente importanti per mantenere tutti concentrati. Allineamento, trasparenza e progresso non sono solo importanti quando si tratta di OKR. Sono anche cruciali quando si tratta di agire verso gli obiettivi. Potete eseguire i check-in settimanali degli OKR come parte delle vostre riunioni generali settimanali o bisettimanali del team.
Assicuratevi di mantenere le riunioni di check-in brevi e concentrate. 15-20 minuti sono sufficienti per esaminare tutto. Gruppi più piccoli possono continuare con discussioni di follow-up più specifiche dopo il check-in. Tuttavia, anche queste riunioni di follow-up dovrebbero avere un ordine del giorno chiaro e includere solo le parti coinvolte nell’argomento.
Essere preparati ti dà la possibilità di assicurarti che il tempo sia usato in modo efficiente e che tutti gli argomenti più importanti siano affrontati. Tu, come manager, hai la responsabilità di mantenere la riunione in pista. Questo non significa che parli solo tu. Invece, il tuo ruolo è quello di moderare le riunioni in modo che i punti di discussione non deraglino.
Prepararsi per un check in settimanale degli OKR
Prima di entrare in riunione, prenditi del tempo per esaminare gli obiettivi del team e aggiornare i progressi fatti sui KR. Questo è anche il momento ideale per annotare qualsiasi intuizione aggiuntiva. Siete soddisfatti dei risultati dei vostri OKR? Quali sono stati i vostri piani prioritari più importanti della settimana precedente? Sapete come progredire da qui? Ci sono dei problemi che avete notato e che volete far emergere? Hai qualche suggerimento che vuoi condividere con la squadra?
È bene prendere delle note scritte o lasciare dei commenti sotto l’OKR specifico in modo da poter vedere cosa sta succedendo nel tempo. Siccome il misuratore di progresso di un KR può muoversi avanti e indietro, è anche una buona idea documentare dove il progresso si blocca e non solo quali KR avanzano. Se hai qualche idea importante o domande sugli OKR della tua squadra, è bene scriverle anche nei commenti così che tutti possano familiarizzare con le tue preoccupazioni.
È importante che i vostri check-in settimanali degli OKR abbiano lo stesso quadro ogni settimana, in modo che le persone possano abituarsi al flusso di lavoro e sapere cosa aspettarsi. Tuttavia, le domande specifiche nell’ordine del giorno della riunione saranno diverse a seconda di quanto bene stanno facendo tutti e su quali obiettivi è necessario concentrarsi.
Best Practice Framework for OKR weekly check-ins:
- Stato attuale dell’OKR
- L’obiettivo è in pista o fuori pista?
- C’è stato qualche progresso o l’obiettivo è in stallo?
- È cambiato in peggio?
- Cosa abbiamo imparato dalla settimana scorsa?
- Cosa abbiamo fatto di giusto? Cosa ha avuto successo?
- Cosa dovremmo fare diversamente la prossima volta?
- Cosa abbiamo imparato come individui?
- Imposta nuovi piani di priorità per la prossima settimana
- Quali sono i prossimi piani che potrebbero aiutarti con gli OKR di squadra?
- Chi sta facendo cosa? E viene fatto?
- Ci sono nuove direzioni o aggiornamenti relativi ai piani già in azione?
Eseguire i check-in settimanali
- Assicurarsi che tutti siano a conoscenza della struttura che state usando.
- Tenere traccia del tempo in modo che le riunioni non deraglino o vadano troppo per le lunghe.
- Moderare la riunione. Quando alcune discussioni iniziano ad andare fuori pista o si addentrano in troppe specifiche per l’intera squadra, allora chiedi alle parti coinvolte di programmare la propria riunione per continuare la discussione più tardi.
- Fai delle note veloci. Usateli per scrivere un riassunto dopo la riunione e assicuratevi che qualsiasi buona idea o lezione appresa non venga immediatamente dimenticata.
- Non fare tutto il discorso! Assicuratevi che tutte le parti coinvolte possano condividere i loro pensieri o idee. Vedono le cose da un’angolazione diversa e può essere molto utile per pianificare in anticipo e fare uso della varia esperienza di tutti.
- Quando stabilite le nuove priorità per la prossima settimana, incoraggiate i membri della vostra squadra ad essere creativi e a provare cose nuove.
- Fate attenzione se ci sono persone nella squadra che sembrano non impegnarsi con gli OKR anche se dovrebbero. Allo stesso modo, fate attenzione alle persone che potrebbero essere in difficoltà. Se qualcuno sta avendo un momento difficile, avere una discussione amichevole con loro dopo per capire quale può essere la causa.
Dopo la riunione
Non fate la riunione di check-in degli OKR solo per il gusto di fare una riunione. Ci dovrebbe essere sempre un risultato per ogni riunione che fate. È anche importante ricordare ciò che è stato discusso. Scegliete come volete condividere e documentare le lezioni apprese e le nuove idee emerse.
Se state usando Weekdone per tracciare i vostri OKR, potete, per esempio, aggiungere le lezioni apprese o le nuove idee ai commenti OKR o condividerli come messaggio sul Newsfeed del team. Le nuove priorità stabilite per la prossima settimana (o le prossime) dovrebbero essere aggiunte ai piani del responsabile. In questo modo, questi piani non vengono dimenticati e tutti possono tenere traccia della situazione. Durante la prossima riunione, dovreste rivedere brevemente questa serie di priorità. Assicurati di discutere i progressi e l’effetto che i piani completati hanno avuto sui tuoi obiettivi.
(Se non stai ancora usando Weekdone, puoi iscriverti gratuitamente! E’ sempre gratuito per team di 3 o meno, o se hai un team più grande puoi provarlo con una prova di 15 giorni.)
OKR weekly check-in FAQ
L’implementazione degli OKR richiede un cambiamento nel pensiero e nella gestione. È fondamentalmente una nuova abitudine per l’intera squadra o azienda. Se un manager non mostra iniziativa e supporto, allora i dipendenti lo troveranno opprimente e smetteranno di usarli. Se un team manager non pensa che ne valga la pena, allora perché il team dovrebbe farlo? Gli OKR sono tutta una questione di esecuzione. È un circolo continuo che consiste nel definire piani, completarli per raggiungere i risultati desiderati, riflettere e analizzare il loro impatto, imparare dagli errori o dal successo e definire nuovamente nuovi piani. Gli OKR sono uno sforzo di squadra. Pertanto, non possono avere successo senza un processo fisso e discussioni continue.
Con i check-in settimanali, si può anche aumentare la motivazione e l’impegno del team. L’intera squadra ha una migliore visione d’insieme di ciò che tutti stanno facendo, il che aiuta tutti a muoversi in una direzione unitaria.
È semplice. Se questa conversazione riguarda tutti nella squadra ed è un’informazione di valore, allora sì. Questo sotto il presupposto che anche nessun altro abbia un posto dove andare. Ma devi comunque stare attento a non far deragliare la conversazione. Ci dovrebbe essere un risultato per ogni riunione che hai. Ripetere o discutere su cose che tutti sanno già non aiuta nessuno oltre a quelli che vogliono sentire la propria voce. Inoltre, la maggior parte delle cose non possono essere risolte semplicemente discutendo. Avete bisogno di provare e raccogliere feedback per vedere cosa funziona e cosa no.
Se la conversazione riguarda una parte della squadra, allora dovrebbero continuare l’argomento dopo la riunione. Non ha senso trattenere altre persone che non hanno bisogno di partecipare a quella discussione. Più le riunioni vanno avanti nel tempo, più le persone iniziano a sentire che i check-in non hanno valore. Lo sono, ma devono essere moderati con attenzione.
Come manager, devi avere il quadro generale di tutto quello che succede. Tuttavia, i membri del tuo team potrebbero conoscere dettagli importanti di cui tu non sei a conoscenza, perché sono specifici del loro lavoro o delle loro competenze. Gli OKR sono tutti piccoli dettagli che hanno un impatto su ciò che funziona e ciò che non funziona. Avete bisogno di sentire diversi punti di vista e diverse esperienze per far funzionare il sistema e aumentare il coinvolgimento e il flusso. Inoltre, solo i piani a cascata senza alcuna discussione possono demotivare la squadra e questo non è sicuramente ciò che si desidera.
Per avere grande successo e raggiungere obiettivi ambiziosi – decisamente no. Come detto prima, i check-ins OKR servono a riflettere su cosa sta funzionando e cosa no, in modo da poter impostare nuovi piani per raggiungere gli obiettivi. Se avete solo una (o anche tre) riunioni a trimestre per farlo, allora probabilmente non avrete il tempo di verificare come stanno andando i progetti o controllare se le persone stanno lavorando sulle cose giuste.
Se il KR non sta progredendo, non andare subito nel panico. Il KR stagnante potrebbe non essere l’aspetto più importante. Ci sono due domande che devi fare. Primo: hai imparato qualcosa di nuovo? Secondo: queste informazioni erano preziose? Se puoi rispondere ‘sì’ a queste domande, allora il KR potrebbe aver servito il suo scopo senza aver fatto alcun progresso misurabile. Forse hai scelto un KR che è molto difficile da misurare o forse il tuo KR non riflette il successo dell’obiettivo stesso. A meno che tu non abbia imparato qualche lezione preziosa, sei effettivamente riuscito in qualcosa. Come disse Thomas Edison “Non ho fallito. Ho solo trovato 10.000 modi che non funzionano”. Andate su OKRexamples.co per alcuni esempi di OKR se sentite il bisogno di un rapido promemoria.
Il check-in degli OKR è una parte critica dell’implementazione della metodologia degli obiettivi e dei risultati chiave. È importante avere un modo strutturato per eseguire i check-in e gli OKR. Il modo migliore per farlo è con Weekdone. Mette l’idea dei check-in settimanali al suo centro e costruisce una cultura intorno agli aggiornamenti settimanali e al monitoraggio degli OKR. È il modo migliore per implementare con successo gli OKR nel tuo team.