Każda organizacja potrzebuje pisemnego programu bezpieczeństwa, niezależnie od tego, czy jest on tak prosty jak plan ćwiczeń przeciwpożarowych w biurze, czy tak złożony jak kontrola patogenów w ruchliwym szpitalu. Jako lider biznesowy możesz się zastanawiać, czy naprawdę musisz spisywać swoje zasady bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli twoja organizacja jest mała.

W przypadku dużych firm pisemne programy bezpieczeństwa są niezbędne, ponieważ odpowiedzialność musi być jasno przypisana, aby uniknąć zamieszania.

W przypadku małych firm z prostymi operacjami i niewielką liczbą zagrożeń może się wydawać, że można skutecznie przekazać zasady i procedury ustnie i za pomocą przykładów. Jednakże pracodawcy są prawnie zobowiązani na mocy prawa związanego z Administracją Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (OSHA) do:

• Używania pisemnych etykiet i znaków lub kodowania kolorami w celu ostrzeżenia pracowników o zagrożeniach.
• Przekazywania pracownikom procedur operacyjnych związanych z bezpieczeństwem i zdrowiem.
• Przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa dla pracowników w zrozumiałym dla nich języku i słownictwie.

Liczne normy OSHA wymagają od pracodawców posiadania pisemnych programów zgodności. Najdalej idącym jest program komunikacji zagrożeń, który dotyczy wszystkich pracodawców, którzy produkują, przechowują lub używają niebezpiecznych chemikaliów.

Istnieją również pisemne wymagania programowe specyficzne dla różnych branż. Na przykład, zakłady opieki zdrowotnej muszą mieć pisemne plany kontroli narażenia na patogeny przenoszone drogą krwi, aby chronić pracowników.

Pracodawcy mogą skorzystać z portalu OSHA Compliance Assistance Quick Start, aby dowiedzieć się, które wymagania dotyczące polityki odnoszą się do ich firm.

Większość gmin ma swoje własne zasady dotyczące planów bezpieczeństwa biznesowego na wypadek pożarów i trudnych warunków pogodowych. Pierwszym krokiem w kierunku spełnienia wszystkich tych wymagań jest umieszczenie polityki bezpieczeństwa w formie pisemnej.

Polityka pisemna może również pomóc Twojej firmie w ustanowieniu kultury bezpieczeństwa. A kultura bezpieczeństwa może chronić pracowników i markę pracodawcy w miarę rozwoju.

Korzyści z pisemnych zasad BHP

Nawet jeśli nie ma wyraźnego wymogu prawnego dotyczącego pisemnego planu bezpieczeństwa, posiadanie go może przynieść korzyści Twojej firmie nie tylko w zakresie zgodności z przepisami.

Opisanie planu na piśmie może również pomóc zredukować koszty związane ze składkami workers’ compensation. Dzieje się tak dlatego, że kiedy pracownicy mają program bezpieczeństwa w formie pisemnej, jest bardziej prawdopodobne, że zapamiętają najlepsze praktyki bezpieczeństwa i konkretne szkolenia podczas pracy.

Pisany plan bezpieczeństwa może również zaangażować pracowników w osiągnięcie i utrzymanie celów bezpieczeństwa organizacji. Kiedy budujesz kulturę bezpieczeństwa i zgodności, możesz nie tylko zaoszczędzić na utraconym czasie pracy i roszczeniach ubezpieczeniowych, możesz również zauważyć wzrost produktywności, ponieważ mniej czasu poświęca się na rozwiązywanie problemów związanych z bezpieczeństwem.

Konsekwencje braku odpowiedniego programu bezpieczeństwa

Ponieważ OSHA i wiele innych organów zarządzających przeprowadza inspekcje bezpieczeństwa tylko w odpowiedzi na incydent, łatwo może być firmie popaść w samozadowolenie z polityki bezpieczeństwa. Kiedy jednak dojdzie do urazu lub wypadku, w wyniku którego inspektorzy znajdą się na miejscu, OSHA może przyjrzeć się całemu programowi bezpieczeństwa organizacji, a nie tylko początkowemu incydentowi.

W takich przypadkach ważne jest posiadanie pisemnej polityki bezpieczeństwa, aby zademonstrować śledczym, że firma poważnie traktuje bezpieczeństwo pracowników. To właśnie wtedy, gdy OSHA przychodzi na miejsce, aby przeprowadzić dochodzenie i stwierdza, że nie ma nic na miejscu, cytaty i kosztowne grzywny są bardziej prawdopodobne.

Warto zauważyć, że nowe maksymalne kary, jakie OSHA może nałożyć, to:

• $13,494 za poważne, inne niż poważne lub wymagające delegowania naruszenie
• $13,494 za dzień za brak skorygowania problemów po terminie wyznaczonym przez OSHA
• $134,937 za umyślne lub powtarzające się naruszenie

Najlepsze praktyki budowania programu bezpieczeństwa w miejscu pracy

Jak możesz stworzyć lub zaktualizować plan bezpieczeństwa swojej organizacji? OSHA zaleca, aby pracodawcy skoncentrowali się na siedmiu podstawowych elementach:

Przywództwo kierownictwa

Aby pisemne programy bezpieczeństwa były skuteczne, muszą zostać zaakceptowane przez kierownictwo.

Podejście odgórne pomaga w nadaniu tonu i wytyczeniu drogi rozpowszechniania zasad bezpieczeństwa, od kierownictwa do kierownictwa, a następnie do pracowników. Tak jak kultura zaczyna się na górze, tak samo zobowiązanie do zapewnienia bezpieczeństwa.

Udział pracowników

Informacje dotyczące bezpieczeństwa powinny również płynąć w górę organizacji.

Pracownicy mogą mieć spostrzeżenia i obawy z pierwszej ręki, które muszą być częścią pisemnego planu bezpieczeństwa, więc rozsądnie jest ustalić jasną ścieżkę dzielenia się tymi informacjami z kierownikami i liderami.

Spostrzeżenia pracowników mogą pomóc w trzecim podstawowym elemencie dobrego planu bezpieczeństwa: identyfikacji zagrożeń.

Identyfikacja i ocena zagrożeń

Każde miejsce pracy potrzebuje podstawowego planu bezpieczeństwa, który określa wyjścia przeciwpożarowe i co należy zrobić w przypadku zagrożenia pogodowego lub bezpieczeństwa publicznego. Ale aby wyjść poza podstawy, każda firma musi dokonać bilansu własnych zagrożeń i profilu ryzyka. Zaczyna się to od analizy zagrożeń związanych z wykonywaną pracą (JHA), która jest oceną operacji biznesowych i wszelkich związanych z nimi zagrożeń.

Na przykład, pralnia chemiczna, która pracuje z elementami grzewczymi i chemikaliami będzie miała zupełnie inny zestaw zagrożeń i ryzyka niż placówka opieki dziennej, w której urządzenia do zabawy, obchodzenie się z żywnością i bezpieczeństwo miejsca są kluczowymi kwestiami bezpieczeństwa.

Spacer po zakładzie, w tym po magazynach i terenach zewnętrznych, oraz zapoznanie się z zadaniami wykonywanymi przez pracowników może pomóc w stworzeniu listy potencjalnych zagrożeń, które należy uwzględnić w planie.

Jeśli firma ma więcej niż jedną lokalizację, należy opracować indywidualny plan bezpieczeństwa dla każdej z nich. Na przykład, firma transportowa, która posiada wózki widłowe w jednym miejscu, a w innych nie, będzie potrzebowała programu bezpieczeństwa dla wózków widłowych, przynajmniej dla tej lokalizacji.

Zapobieganie i kontrola zagrożeń

Identyfikacja zagrożeń jest pierwszym krokiem. Kolejnym jest opracowanie procedur i zasad zapobiegania urazom i chorobom spowodowanym tymi zagrożeniami.

Więc w przypadku firmy, która obsługuje wózki widłowe tylko w jednej ze swoich lokalizacji, podstawową zasadą zapobiegania zagrożeniom byłoby stwierdzenie, że tylko pracownicy, którzy zostali przeszkoleni w zakresie obsługi i bezpieczeństwa wózka widłowego, mogą korzystać z tego sprzętu, nawet jeśli brakuje personelu i ludzie z innych lokalizacji przyszli z pomocą.

Dzienny dom opieki, z drugiej strony, może mieć drzwi wejściowe kontrolowane za pomocą klawiatury i ścisłą pisemną zasadę nie wpuszczania niespodziewanych gości. A pralnia chemiczna będzie miała zasady dotyczące bezpiecznego obchodzenia się z używanymi chemikaliami, jak również arkusze danych bezpieczeństwa materiału (MSDS) dotyczące każdego z nich.

Edukacja i kontrola

Po zidentyfikowaniu zagrożeń i opracowaniu procedur zapobiegania i kontroli dla każdego z nich, następnym krokiem jest przeszkolenie pracowników w zakresie planu bezpieczeństwa. Ustalony harmonogram zależy od poziomu ryzyka i bieżącego szkolenia wymaganego do zarządzania zagrożeniami, utrzymania zgodności i zapewnienia bezpieczeństwa pracowników.

Niektóre organizacje mogą potrzebować tylko corocznego szkolenia, podczas gdy inne potrzebują comiesięcznych szkoleń, aby pracownicy byli skupieni na unikaniu zagrożeń.

Ocena i doskonalenie programu

Tak jak pracownicy potrzebują regularnych szkoleń, aby pamiętać o bezpieczeństwie, tak i program bezpieczeństwa będzie wymagał regularnych przeglądów i aktualizacji. Dobrą praktyką jest przegląd polityki co najmniej raz w roku, aby upewnić się, że obejmuje ona wszystkie aktualne zagrożenia.

Pomiędzy corocznymi przeglądami, dobrym pomysłem jest ponowne przeanalizowanie pisemnych zasad za każdym razem, gdy zmienią się operacje, w tym:

• Używanie nowych substancji chemicznych na terenie zakładu
• Dodawanie nowych maszyn
• Wdrażanie nowych procesów
• Praca z nowymi materiałami

Jest jeszcze jeden podstawowy element, którego potrzebuje Twój plan bezpieczeństwa: komunikacja z pracownikami spoza zakładu, pracownikami kontraktowymi i tymczasowymi.

Komunikacja z pracownikami kontraktowymi i tymczasowymi

Komunikowanie się z pracownikami na miejscu z aktualnymi informacjami na temat bezpieczeństwa jest koniecznością. Jeśli masz pracowników zdalnych, pracowników, którzy dużo podróżują lub pracowników tymczasowych i kontraktowych, upewnij się, że Twój program obejmuje również tych pracowników.

To oznacza utrzymywanie tych pracowników w pętli na temat szkoleń i aktualizacji. Może to również oznaczać nakreślenie najlepszych praktyk bezpieczeństwa dla pracowników podczas podróży i pracy zdalnej.

Źródła do stworzenia doskonałego programu bezpieczeństwa pracowników

Program konsultacyjny OSHA On-Site Consultation Program oferuje bezpłatne porady dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą stworzyć lub poprawić swoją politykę bezpieczeństwa. Można również współpracować z profesjonalną organizacją pracodawców (PEO) w celu opracowania programu bezpieczeństwa dostosowanego do potrzeb firmy, od podstawowych procedur bezpieczeństwa i higieny pracy w biurze po szczegółowy program dla większych firm obejmujący wiele zakładów. Niezależnie od tego, którą drogę wybierzesz, dodatkowy wkład może pomóc w stworzeniu programu bezpieczeństwa, który chroni Twoich pracowników i Twoją firmę.

Chcesz uzyskać więcej wskazówek, aby Twoja firma działała mądrzej? Pobierz nasz darmowy e-book: 7 błędów HR i jak ich uniknąć.

Zastrzeżenie: Informacje podane na tym blogu są przedstawione wyłącznie w celach informacyjnych i ilustracyjnych. Insperity nie udziela porad prawnych i żadne informacje tu zawarte nie powinny być za takie uważane.