Ten artykuł w praktyczny sposób wyjaśnia zasady spotkania w ratuszu. Po jego przeczytaniu zrozumiesz podstawy tego użytecznego narzędzia komunikacyjnego.

Co to jest spotkanie w ratuszu?

Spotkania w ratuszu wywodzą swoją nazwę od ratusza. Ratusze istnieją po to, aby służyć wszystkim, od obywateli po urzędników. Tym właśnie jest Spotkanie w Ratuszu. Jest to spotkanie przeznaczone dla wszystkich w organizacji, na którym kierownictwo składa raporty dotyczące spraw związanych z polityką, a pracownicy mają wiele okazji do odpowiedzi, zadawania pytań i podejmowania dyskusji z menedżerami.

Pełna przejrzystość

Wielu pracowników uważa, że menedżerowie nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na wyjaśnianie polityki organizacyjnej oraz planów i celów, które jej towarzyszą. Odczuwają to jako brak przejrzystości. Przejrzystość ta jest jednak ważna dla zapewnienia dobrze funkcjonującej firmy. Spotkanie w ratuszu może w tym pomóc. Zwiększenie przejrzystości wpłynie na innowacyjność i zaangażowanie pracowników. Poprzez Town Hall Business Meetings pojawia się okazja do dyskusji pomiędzy pracownikami i menedżerami. Innymi słowy, czyni to przywództwo bardziej dostępnym. Takie spotkania mogą być organizowane raz na kwartał. Jednocześnie są one również mile widzianym sposobem na zaangażowanie się w dyskusję i dążenie do pełnej przejrzystości w mniej formalnym otoczeniu. Omówiony może zostać szeroki zakres tematów: dane kwartalne, osiągnięte kamienie milowe, nowe plany, tematy, które zasługują na dodatkową uwagę lub zbliżająca się konkurencja. To tylko kilka przykładów.

Miejsce

Spotkania w ratuszu mogą odbywać się wewnątrz firmy. Na przykład, w stołówce firmowej. Możliwe jest również organizowanie takich spotkań na zewnątrz poprzez rezerwację (dużej) sali konferencyjnej. Alternatywnie istnieje również możliwość jednoczesnej komunikacji z różnymi oddziałami za pomocą wideo, streamingu lub innych systemów komunikacyjnych. Nawet pracownicy znajdujący się w innej strefie czasowej mogą się wtedy przyłączyć i odpowiadać. Ponadto można również wykorzystać prezentację PowerPoint, która jasno przedstawia punkty porządku obrad i sprawia, że struktura spotkania jest przejrzysta.

Dobre spotkanie w ratuszu powinno być prowadzone przez moderatora; jest to osoba prowadząca dyskusję, która wygłasza krótkie wprowadzenie, zadaje pytania i daje uczestnikom (w tym przypadku pracownikom) możliwość udzielenia odpowiedzi. Jego zadaniem jest zaangażowanie publiczności w dyskusję i poprowadzenie spotkania we właściwym kierunku. Może to być menedżer lub osoba zatrudniona z zewnątrz. Zadaniem moderatora jest krótkie podsumowanie tego, co zostało powiedziane, tak aby wszyscy zrozumieli poruszany temat.

Zaangażowanie

Celem spotkania w ratuszu jest coś więcej niż tylko przedstawienie informacji o firmie. Chodzi przede wszystkim o zachęcanie do dialogu między kierownictwem a pracownikami, aby wszyscy czuli się związani z organizacją. Daje ono pracownikom możliwość wypowiedzenia się i bycia częścią firmy.

Aby zaangażować każdego pracownika, zaleca się zorganizowanie specjalnej sesji pytań&A. Można to zrobić na przykład za pomocą tzw. metody Round Robin, będącej odmianą klasycznej metody burzy mózgów. Każdy ma możliwość wniesienia swojego wkładu, a wszystkie pomysły są równie ważne. Przedtem każdy uczestnik ma możliwość wypowiedzenia się na temat problemu lub istotnego tematu. Każdy zapisuje swoje propozycje i ewentualne pytania na kartce papieru. Daje to każdemu możliwość swobodnego wyrażenia swoich myśli i zapobiega bezpośredniemu wpływowi pomysłów innych. Daje to każdemu pracownikowi pełną uwagę wszystkich kierowników i zapewnia wystarczającą ilość czasu na zadawanie pytań i pytań uzupełniających. Pytania te są następnie omawiane podczas samego spotkania.

4 kroki

Spotkanie w ratuszu może być zorganizowane na różne sposoby. Zazwyczaj dobrze sprawdza się przedstawiony poniżej plan krok po kroku. Ustrukturyzowane spotkanie gwarantuje, że każdy czuje się wysłuchany i aktywnie zaangażowany, a jego głównym celem jest otwarta komunikacja.

Krok 1: otwórz dialog

Ogłaszając spotkanie w ratuszu z dużym wyprzedzeniem, każdy pracownik będzie o nim wiedział. Taka jest właśnie intencja. W końcu spotkanie jest najbardziej efektywne, jeśli weźmie w nim udział jak najwięcej pracowników. Ogłoszenie może być dokonane na różne sposoby, w tym za pośrednictwem Intranetu. Zaleca się wspomnieć, że obecność i opinie pracowników są bardzo mile widziane, aby spotkanie zakończyło się sukcesem. Ponadto, już w trakcie przygotowań, pracownicy mogą zostać poproszeni o zadanie anonimowych pytań i/lub wyrażenie opinii na temat działalności firmy. Taka anonimowość jest zachęcająca i gwarantuje, że żaden pracownik nie będzie się wahał przed wyrażeniem swoich prawdziwych odczuć. Innymi słowy, jest to podstawa dwukierunkowej komunikacji.

Krok 2: stworzenie ankiety

Za pomocą ankiety (online) pracownicy mogą w inny sposób wyrazić swoje pomysły i opinie na temat organizacji. Taka ankieta jest również całkowicie anonimowa. Pytania mogą dotyczyć na przykład funkcjonowania działu lub organizacji, potencjalnych usprawnień, sugestii i innych tematów związanych z zarządzaniem. Również w tym przypadku anonimowość jest ważna, aby uzyskać szczere odpowiedzi. Pracownicy muszą mieć swobodę w udzielaniu odpowiedzi i nie może ich powstrzymywać fakt, że menedżerowie natychmiast poznają ich nazwisko.

Krok 3: zbieranie danych

W tej fazie wszystkie dane i pytania z kroków 1 i 2 są zbierane i włączane do programu spotkania. Należy zauważyć, że istotne jest, aby wszystkie pytania i informacje zwrotne zostały zwrócone. W przeciwnym razie utracona zostanie wiarygodność pracowników. Pytania, na które nie można udzielić bezpośredniej odpowiedzi podczas spotkania biznesowego w ratuszu, można omówić w innym terminie.

Krok 4: lista działań

Po omówieniu punktów porządku obrad, niewątpliwie będą różne działania, które należy podjąć. Umieszczając je w realistycznym harmonogramie, kierownictwo demonstruje swoje zaangażowanie w obietnice. To tylko zachęci pracowników. Będą oni traktowani przez organizację poważnie, dzięki czemu będą nadal aktywnie uczestniczyć w jej działaniach. Poprzez spotkanie w ratuszu organizacja pokazuje, że jest zaangażowana i chce komunikować się z pracownikami w otwarty i uczciwy sposób.

Warunki

Aby spotkanie w ratuszu było jak najbardziej efektywne, należy wziąć pod uwagę kilka ważnych warunków wstępnych. Przede wszystkim chodzi o prezentację w PowerPoint. Dzięki ograniczeniu do minimum liczby slajdów i ilości tekstu na slajdzie, słuchacze nie będą się nudzić, a pracownicy będą znali dokładnie temat dyskusji. Po drugie, dobrym pomysłem jest utrzymywanie kontaktu z publicznością. Menedżer, który za bardzo polega na slajdach, straci kontakt wzrokowy. Ponadto, zaleca się również przeplatanie cięższych tematów lżejszymi, tak aby stworzyć równowagę, a pracownicy pozostali zaangażowani.

Mając jak najwięcej menedżerów zaangażowanych w spotkanie w ratuszu, firma może przekazać pozytywny sygnał pracownikom. Nawet jeśli niektórzy z nich nie są bezpośrednio zaangażowani w prezentację, daje to możliwość przedyskutowania spraw z pracownikami w sposób całkowicie otwarty. W rezultacie, każdy wniesie swój wkład w spotkanie.

Twoja kolej

Co o tym sądzisz? Czy słyszałeś kiedyś o spotkaniu w ratuszu? Czy znasz praktyczne wyjaśnienie lub czy masz więcej sugestii? Jakie są Twoje czynniki sukcesu w stymulowaniu zaangażowania pracowników?

Podziel się swoim doświadczeniem i wiedzą w komentarzach poniżej.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zapisz się na nasz bezpłatny Newsletter, aby otrzymywać najnowsze wpisy na temat modeli i metod. Możesz nas również znaleźć na Facebooku, LinkedIn, Twitterze i YouTube.

Więcej informacji

1. Hanson, C. M. (2003). Obietnica demokratycznego college’u: Town hall meeting jako metoda nauczania. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Biorąc demokrację do skali: Tworzenie spotkania w ratuszu dla dwudziestego pierwszego wieku. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Komunikacja prezydencka jako forma kulturowa: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

How to cite this article:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Retrieved from ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Dodaj link do tej strony na swojej stronie internetowej:
<a href=”https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/”>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>

.