Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Step 1: Determine Federal Work Study Eligibility

Aby określić kwalifikowalność do programu Federal Work Study, studenci muszą wysłać e-mail do Federal Work Study Division na adres [email protected], podając swoje imię i nazwisko oraz numer Student ID. Niedokładne lub brakujące numery ID studenta nie będą sprawdzane pod kątem kwalifikowalności.

Jeśli student jest uznany za kwalifikującego się, student otrzyma zawiadomienie o kwalifikowalności poprzez e-mail. Niekwalifikujący się studenci otrzymają list o niekwalifikowalności i nie będą mogli uczestniczyć w Federalnym Programie Studiów nad Pracą dla warunków, które zostały uznane za niekwalifikujące się.

Więcej informacji znajduje się w FWS Policies and Eligibility.

Krok 2: Aplikuj na stanowiska Federal Work Study

Listę dostępnych stanowisk Federal Work Study można znaleźć na stronie Federal Work Study Job Board.

Studenci są zachęcani do skonsultowania się z doradcą zawodowym w Dziale Usług Kariery przed złożeniem aplikacji, aby mogli uzyskać pomoc w zakresie CV i umiejętności prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Ponadto, Dział Usług Kariery będzie w stanie pomóc studentom zidentyfikować stanowiska, które uzupełnią ich istniejące zestawy umiejętności i przyszłe cele zawodowe.

Krok 3: Zatrudnij się

Menedżerowie zatrudniający przejrzą aplikacje studentów. Jeśli stwierdzą, że dany uczeń dobrze pasuje na dane stanowisko, zadzwonią i umówią się na rozmowę z uczniem. Następnie, student musi czekać na decyzję pracodawcy o zatrudnieniu.

Krok 4: Wypełnij nową papierkową robotę

Po zatrudnieniu, student nie może rozpocząć pracy natychmiast. Student musi wypełnić dokumenty online, które zostaną wysłane na adres e-mail podany w aplikacji, która zostanie wysłana w ciągu jednego do dwóch dni od zatrudnienia.

Krok 5: Wypełnienie wymogów po zatrudnieniu

Po wypełnieniu dokumentów związanych z nowym zatrudnieniem, Federalny Departament Studiów nad Pracą wyśle studentowi List Potwierdzający, który ujawni datę rozpoczęcia pracy, godziny w tygodniu i inne istotne informacje. Student może pracować tylko w dniu lub po dacie wymienionej w liście potwierdzającym.

W pierwszym dniu pracy, studenci muszą wypełnić formularz I-9. Jest to proces dwuetapowy. Po pierwsze, studenci powinni zalogować się do http://www.newi9.com, wprowadzić kod pracodawcy 14022, i wypełnić część I-9. Następnie student będzie musiał spotkać się z weryfikatorem I-9 i przedstawić dokumenty tożsamości, aby zakończyć proces (weryfikator I-9 jest wymieniony w powitalnym e-mailu, który student otrzymuje pierwszego dnia pracy).

Jeśli będziesz pracować dla College’u, a nie u pracodawcy poza siedzibą, będziesz również musiał ukończyć następujące szkolenia:

• Bezpieczeństwo danych
• FERPA
• Etyka
• Molestowanie seksualne

Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych, FERPA i etyki można znaleźć w UltiPro. Mimo, że pozycje Federal Work Study są zaprojektowane tak, aby były elastyczne, pozycje FWS wiążą się również z obowiązkami. Wszyscy studenci Federal Work Study są zobowiązani do przestrzegania poniższych wytycznych. Dalsze niedopełnienie tych obowiązków może spowodować zakończenie pracy studenta Federal Work Study.

Obowiązki studenta Federal Work Study

Obowiązki związane z pracą

• Bądź na czas na wszystkie zaplanowane zmiany.
• Działaj w sposób profesjonalny i zachowaj poufność dokumentów.
• Naucz się obowiązków, wypełniaj wszystkie zadania na czas i wykonuj wszystkie zadania najlepiej jak potrafisz.
• Nigdy nie łącz pracy z czasem nauki. Student nie może pracować kiedy ma zajęcia i student nie powinien się uczyć kiedy jest w pracy.
• Studenci nigdy nie powinni zapominać o powiadomieniu przełożonych z wyprzedzeniem jeśli będą nieobecni w pracy lub spóźnieni do pracy.

Obowiązki związane z ewidencją czasu pracy

• Wprowadzanie i składanie ewidencji czasu pracy w UltiPro co tydzień (patrz Wprowadzanie czasu pracy w UltiPro).
• Praca w ramach godzin przydzielonych na tydzień (patrz Zarządzanie nagrodami).
• Studenci powinni zawsze odzwierciedlać 30-minutową przerwę na arkuszach czasu, gdy pracują przez więcej niż sześć kolejnych godzin (patrz Wymagane przerwy).
• Godziny w UltiPro nigdy nie powinny kolidować z zajęciami w harmonogramie studenta (patrz Konflikty klas).

Inne obowiązki

• Uczeń musi śledzić ich Federal Work Study Award. Student nie może zarabiać więcej niż to, co zostało mu przyznane na semestr (patrz Zarządzanie Nagrodą).
• Student musi informować swojego przełożonego o swojej pomocy finansowej, rejestracji i statusie Resident Assistant, jak to odnosi się do programu FWS (patrz Polityka FWS i Resident Assistants).
• Nie należy po prostu przestać pracować. Jako powszechna i profesjonalna uprzejmość, student powinien dostarczyć swojemu przełożonemu co najmniej dwa tygodnie wypowiedzenia przed opuszczeniem stanowiska.

Informacje dla przełożonych

Uzyskanie studenta Federal Work Study

Krok 1: Poszukiwanie zatwierdzenia COO dla stanowiska

Wydziały w każdej lokalizacji otrzymują określoną liczbę miejsc pracy Federal Work Study na początku każdego roku pomocowego (lipiec). Pozycje te zostały już wstępnie zatwierdzone i dlatego nie wymagają zatwierdzenia przez COO.

Gdy student opuszcza stanowisko, wydział zachowuje zatwierdzone stanowisko i może zatrudnić studenta na zastępstwo bez ubiegania się o zatwierdzenie.

Wszystkie pozycje, które nie mieszczą się w wyżej wymienionych okolicznościach, będą wymagały zatwierdzenia przez COO.

Krok 2: Poinformowanie Działu Federal Work Study o wolnym stanowisku

Przełożeni z zatwierdzonymi stanowiskami muszą wysłać wypełniony formularz opisu stanowiska do Działu Federal Work Study na adres [email protected], aby ich stanowiska mogły zostać umieszczone na tablicy ogłoszeń.

Krok 3: Przeglądanie kandydatów

Podania są otrzymywane i oceniane pod kątem kwalifikowalności do FWS przez Dział Federal Work Study codziennie. Aplikacje kwalifikujące się do Federal Work Study są wysyłane do przełożonych do przeglądu. Przełożeni powinni regularnie sprawdzać swoje strony UltiPro Recruitment w celu sprawdzenia aplikacji. Przełożony będzie odpowiedzialny za zorganizowanie rozmów z kandydatami.

Krok 4: Podjęcie decyzji o zatrudnieniu

Po zatrudnieniu studenta, przełożony musi poinformować Federalny Dział Studiów nad Pracą pod adresem [email protected], że kandydat został wybrany na jego stanowisko. Student otrzyma wiadomość e-mail z Działu Kadr, który rozpocznie proces zatrudniania. Po potwierdzeniu przez Dział Kadr zakończenia formalności, Dział FWS wysyła zarówno do studenta jak i jego przełożonego list potwierdzający. Student może rozpocząć pracę tylko w dniu lub po dacie rozpoczęcia podanej w liście potwierdzającym.

Krok 5: Wypełnij wymagania po zatrudnieniu

W pierwszym dniu pracy, studenci muszą wypełnić formularz I-9. Jest to proces dwuetapowy. Po pierwsze, studenci powinni zalogować się do http://www.newi9.com, wprowadzić kod pracodawcy 14022, i wypełnić część I-9. Następnie student będzie musiał spotkać się z weryfikatorem I-9 i przedstawić dokumenty tożsamości, aby zakończyć proces (patrz lista weryfikatorów I-9).

Jeśli student będzie pracował dla Kolegium, a nie u pracodawcy poza siedzibą, będzie musiał również ukończyć następujące szkolenia:

• Bezpieczeństwo danych
• FERPA
• Etyka
• Molestowanie seksualne

Szkolenia z Bezpieczeństwa danych, FERPA, i Etyki można znaleźć na UltiPro.

Obowiązki Federalnego Opiekuna Studiów Pracowniczych

Rola opiekuna jest kluczowa dla sukcesu każdego programu uczenia się przez pracę i aby być skutecznym, opiekun musi wykonywać szeroki zakres działań. Wszyscy przełożeni są odpowiedzialni za rozwój środowiska pracy, w tym za szkolenie, motywowanie, komunikowanie się, kierowanie, ocenianie i odnoszenie się do uczniów, których zatrudniają. Podstawowym obowiązkiem przełożonego jest zapewnienie pracownikom studenckim odpowiednich wskazówek, szkoleń i wsparcia.

Przełożony powinien być osobą, która ma najbardziej bezpośredni, codzienny kontakt z pracownikiem studenckim. Przełożeni powinni przydzielać tylko zadania, które odnoszą się do obsługi programów akademickich, utrzymania obiektów, lub wspierania instytucji w ogóle. Wszyscy opiekunowie pracowników studenckich mają następujące konkretne obowiązki:

Obowiązki wobec studenta

• Współpraca z pracownikami studenckimi w celu ustalenia regularnych harmonogramów pracy. Posiadanie regularnych harmonogramów pracy ułatwi przestrzeganie niektórych przepisów FWS timesheet.
• Upewnij się, że zaplanowane zmiany nie kolidują z harmonogramem klasy studenta.
• Przeprowadź pracowników studenckich z jasnymi instrukcjami dotyczącymi wydziału i polityki instytucjonalnej.
• Daj studentom priorytet postępu akademickiego poprzez umożliwienie elastyczności w planowaniu w czasie egzaminów.
• Zapewnić odpowiednie szkolenie i nadzór nad każdym pracownikiem studenckim.

Odpowiedzialność za arkusz czasu pracy

• Weryfikować dokładność godzin każdego pracownika studenckiego przed zatwierdzeniem ich na podstawie tygodniowej.
• Dbać o to, aby 30-minutowa przerwa była zrobiona i odzwierciedlona w arkuszu czasu pracy, gdy student pracuje dłużej niż sześć kolejnych godzin (patrz Wymagane przerwy).
• Sprawdź, czy godziny wprowadzone w UltiPro nie kolidują z planem zajęć studenta (patrz Konflikty zajęć).

Inne obowiązki

• Upewnij się, że student nie zarabia więcej niż jego/jej Nagroda FWS na semestr (patrz Zarządzanie nagrodami).
• Być świadomym pomocy finansowej każdego studenta, rejestracji i statusu Resident Assistant, jak to odnosi się do programu FWS (patrz Polityka FWS i Resident Assistants). Wszelkie zmiany powinny być przekazywane do działu FWS.
• Postępować zgodnie z odpowiednimi procedurami zakończenia.

Federal Work Study Information for Off-Site Employers

Berkeley College oferuje instytucjom non-profit możliwość bezpłatnego zatrudnienia studentów Berkeley w ramach programu Federal Work Study. Ogólnie rzecz biorąc, studenci FWS będą mogli pracować od do 20 godzin tygodniowo. Z kolei instytucja nonprofit musi wyznaczyć opiekuna, który będzie zarządzał studentem i postępował zgodnie z instytucjonalnymi zasadami i procedurami Berkeley College FWS, takimi jak wprowadzanie timesheets w UltiPro i utrzymywanie integralności timesheets.

Uzyskanie studenta Federal Work Study

Krok 1: Wypełnij Federalne Formularze Aplikacyjne Work Study

Organizacje zainteresowane zatrudnieniem studentów Federal Work Study muszą złożyć wniosek o uczestnictwo w programie. W sumie należy złożyć trzy dokumenty:

• Request for FWS Services
• Off-Site Agreement
• Job Description Form
• Proof of the organization’s nonprofit status

Dokumenty te muszą być przekazane do Federal Work Study Department pod adresem: [email protected]

Krok 2: Przegląd wniosków Po zatwierdzeniu wniosku instytucji nonprofit, Dział Usług Kariery prześle wnioski studentów do instytucji w celu dokonania przeglądu. Instytucja non-profit musi poinformować przedstawiciela Biura Karier o studentach, z którymi chce przeprowadzić rozmowę.

Krok 3: Rozmowa ze studentami

Krok 4: Podjęcie decyzji o zatrudnieniu Instytucja non-profit musi natychmiast poinformować przedstawiciela Biura Karier o wyborze kandydata do zatrudnienia.

Krok 5: Wypełnienie wymagań po zatrudnieniu W pierwszym dniu pracy, studenci muszą wypełnić formularz I-9. Jest to proces dwuetapowy. Po pierwsze, studenci powinni zalogować się do http://www.newi9.com, wprowadzić kod pracodawcy 14022 i wypełnić część I-9. Następnie student będzie musiał spotkać się z weryfikatorem I-9 i dostarczyć dokumenty tożsamości, aby zakończyć proces (patrz lista weryfikatorów I-9).

Po pomyślnym umieszczeniu studenta, przydzielony opiekun w organizacji poza miejscem pracy będzie musiał przestrzegać zasad FWS. Aby uzyskać więcej informacji, proszę zobaczyć Federal Work Study Information for Supervisors.

Federal Work Study Policies

Studenci muszą wysłać e-mail do [email protected] ze swoim imieniem i nazwiskiem oraz numerem Student ID w celu określenia ich kwalifikowalności. Pracownik Działu Federalnego Work Study odpowie w ciągu dwóch dni.

Aby kwalifikować się do Federal Work Study Award w danym semestrze, student musi:

• Be enrolled at least half-time as a matriculated student in an eligible program of study
• Demonstrate sufficient unmet need as calculated by federal need-analysis formulas
• Maintain satisfactory academic progress levels

Half-Time Enrollment

Half-time enrollment is defined as taking six or more credits in a given semester. Ponieważ większość zajęć w Berkeley ma trzy punkty, wymóg sześciu punktów jest równoważny dwóm kursom.

Niezaspokojone potrzeby
Niezaspokojone potrzeby są zdefiniowane jako koszty uczęszczania (COA), pomniejszone o oczekiwany wkład rodziny (EFC), pomniejszone o wszystkie inne zasoby, które generalnie składają się z całkowitej pomocy finansowej otrzymanej przez studenta ze wszystkich źródeł. COA to całkowita kwota średnich wydatków, które student ma ponieść uczęszczając do College’u. EFC jest kwotą pieniędzy, którą student ma zapłacić z własnej kieszeni w oparciu o dane FAFSA studenta i metodologię federalną. Kiedy (COA) minus (EFC) minus (wszystkie inne zasoby) jest większe niż zero, student jest uważany za posiadającego niezaspokojone potrzeby.

Satisfactory Academic Progress Levels
Studenci, którzy są zapisani na Berkeley są uważani za spełniających wymóg zadowalającego poziomu postępu akademickiego. Jednakże, studenci, którzy są w okresie próbnym mogą być uznane za niekwalifikujące się. Ta decyzja jest pod wyłącznym uznaniem Kolegium.

Wynagrodzenia FWS i stawki płac

Rozkład stawek płac

Poziom	Kredyty	On-.Site (Excluding ASC)	ASC/Off-Site
Level I/II		$15.00/h	$17.00/h
Poziom III/IV	61 i więcej	$16.00/h	$18.00/godzinę
Offsite $19.00/godzinę
M.B.A. $15.00 za godzinę

Nagrody i stawki wynagrodzenia są oparte na kredytach, które zostały zaliczone w semestrze zatrudnienia plus jakiekolwiek kredyty transferowe. Zaliczenia w toku nie będą brane pod uwagę.

Gdy student ma ograniczone potrzeby, przyznana nagroda może być mniejsza niż w powyższej tabeli. W rezultacie, student może być zmuszony do pracy w mniejszym wymiarze godzin tygodniowo. Na przykład, student, który ma tylko niezaspokojone potrzeby w wysokości $1,500 nie otrzyma $2,000 z FWS, ale raczej $1,500.

Wszelkie niewykorzystane nagrody Federal Work Study mogą być przeniesione i zdobyte w kolejnych semestrach. Jednakże, przyszłe nagrody nie powinny być zdobywane w bieżącym semestrze bez wyjątkowej zgody Federalnego Koordynatora Studiów nad Pracą.

Potwierdzenie listu

Po pomyślnym zakończeniu i przetworzeniu wymaganych dokumentów do zatrudnienia jako student Federal Work Study, Koordynator FWS wyśle list potwierdzający. List będzie zawierał datę rozpoczęcia pracy studenta, stawkę godzinową, całkowitą kwotę nagrody oraz inne istotne informacje w momencie jego pisania.

Listy z potwierdzeniem mogą zostać zmienione w dowolnym momencie podczas semestru, jeśli nastąpiła zmiana w nagrodzie FWS studenta, stawce lub dacie rozpoczęcia pracy.

Asystenci-rezydent

Podczas gdy praca jako Asystent Rezydenta nie dyskwalifikuje studenta z Federalnego Programu Work Study, istnieją specjalne ograniczenia dla Asystentów Rezydenta pracujących jednocześnie na stanowiskach FWS. Asystenci Rezydenta mogą pracować na stanowisku FWS tylko wtedy, gdy:

• Student wykazuje wystarczające niezaspokojone potrzeby obliczone przez federalne formuły analizy potrzeb z uwzględnieniem kredytu Resident Assistant Credit
• Student jest skłonny pracować tylko 10 godzin tygodniowo
• Przełożony RA/FWS uznaje, że pracownik-student jest ograniczony w swojej dostępności do pracy w oparciu o powyższe

Podsumowując, zaleceniem Kolegium jest, że RA nie powinni pracować w programie FWS. Jednakże, jeśli zarówno student RA i przełożony chcą realizować Program FWS pomimo jego ograniczeń dla RA, Kolegium nie będzie tego zabraniać.

Zarządzanie nagrodami

Studenci i przełożeni są odpowiedzialni za zarządzanie kwotą Federal Work Study przyznaną na semestr. Liczba godzin tygodniowo podana na liście potwierdzającym będzie służyć jako wskazówka. Przestrzeganie tych godzin równomiernie rozłoży czas, w którym studenci mogą zarobić na swoją nagrodę.

Jednakże, godziny w tygodniu mogą być manipulowane w ten sposób, że student może przekroczyć zalecaną liczbę godzin w jednym tygodniu, ale pracować mniej niż zalecane godziny w następnym tygodniu, aby to zrekompensować.

Polityka czasowa

Maksymalna liczba godzin w tygodniu
Studenci powinni pracować tylko liczbę godzin w tygodniu nakreśloną na ich liście potwierdzającym. Studenci i przełożeni mają prawo do pewnej elastyczności w ich tygodniowych godzinach.

Na przykład, jeśli student opuści dwie godziny w jednym tygodniu, może pracować w godzinach opuszczone w następnym tygodniu, nawet jeśli przekroczyłoby to ich regularne tygodniowe godziny zgodnie z ich listem potwierdzającym. Jednakże, w żadnym wypadku student nie może pracować ponad 35 godzin w danym tygodniu.

Wymagane przerwy
Studenci, którzy pracują od czterech do sześciu kolejnych godzin są uprawnieni do wzięcia 15-minutowej płatnej przerwy. Przerwa ta nie musi być odzwierciedlona w ich timesheet. Studenci, którzy pracują więcej niż sześć kolejnych godzin muszą wziąć 30-minutową niepłatną przerwę. Musi to być wyraźnie odzwierciedlone na ich arkuszu czasu przez utworzenie dodatkowego wycinka czasu (np. 9:00-12:00 następnie 12:30-16:00).

Konflikty klasowe
Godziny studenta nie mogą kolidować z jego planem zajęć. Studenci nie mogą pracować, gdy mają zaplanowane zajęcia. Kiedy zajęcia są odwołane, student może pracować w czasie, kiedy zajęcia miałyby miejsce. Student lub jego przełożony powinien poinformować Departament FWS o takiej sytuacji.

Tygodnie przerwy
Studenci Federal Work Study nie są zazwyczaj uwzględniani w budżecie na tygodnie przerwy. Zarówno studenci jak i przełożeni powinni zawsze zakładać, że studenci nie są uprawnieni do pracy podczas tygodni przerwy.

Na tydzień przed tygodniem przerwy, Dział Federal Work Study sprawdza zarobione już pensje i prognozuje kwotę nagrody, która pozostanie studentowi z jego/jej pakietu. Studenci z przewidywaną pozostałą nagrodą będą uprawnieni do pracy podczas tygodnia przerwy. E-mail zostanie wysłany zarówno do studenta, jak i do przełożonego, aby poinformować ich o liczbie godzin, które mogą przepracować.

Studenci, którzy nie będą uczęszczać na zajęcia w następnym semestrze, nie będą kwalifikować się do pracy w tygodniu przerwy (rezygnacje, absolwenci, urlopy, itp.).

Rozliczenie czasu pracy i zasady płatności
Wszyscy studenci Federal Work Study są zobowiązani do składania swoich godzin w UltiPro co tydzień. Timesheets są należne w każdy poniedziałek za poprzedni tydzień. Opiekunowie muszą zatwierdzić przedłożone timesheets w każdą środę.

Nieprzestrzeganie terminów timesheets może opóźnić wypłatę studenta. Ponadto, spóźnione timesheety mogą obciążyć budżet wydziału na część etatu. Ciągłe lekceważenie terminów jest uznawane za nieprzestrzeganie i może skutkować sankcjami w zależności od częstotliwości i dotkliwości.

Studenci FWS są wypłacane 15-go i na koniec miesiąca poprzez bezpośrednie wpłaty lub Money Network Service Card. Karta płatnicza jest wysyłana do studenta pocztą przed ich pierwszą wypłatą.

Studenci mogą uzyskać dostęp do swoich funduszy szybciej poprzez zapisanie się do programu Direct Deposit. Po zapisaniu się, fundusze są bezpośrednio deponowane na wybrane konto bankowe studenta. Studenci mogą zapisać się na Bezpośrednią Wpłatę poprzez UltiPro.

Zmiany i zakończenie
Zmiany na stanowisku studenta takie jak zmiany przełożonego lub przeniesienie do innego działu muszą być zakomunikowane do Działu FWS.

Jeśli student jest nierzetelny lub nie wykonuje swoich obowiązków w sposób odpowiedzialny, może być konieczne zakończenie zatrudnienia studenta. Student powinien być traktowany sprawiedliwie i uprzejmie, tak jak każdy inny pracownik. W przypadku rozwiązania umowy o pracę ze studentem, należy jak najszybciej powiadomić Federalny Departament Studiów nad Pracą.