936 Wypłaty

936.1 Ograniczenia wypłat

936.11 Łączne roczne wypłaty

Łączne wypłaty dla pracownika w ciągu roku zasiłkowego nie mogą przekroczyć maksymalnej przewidzianej kwoty zasiłku, z wyjątkiem przypadków wskazanych w 935.25.

936.12 Niewystarczające środki na roszczenia

Płatność nie jest dokonywana za zakupy przekraczające roczną dietę pracownika. Pracownicy muszą zachować szczególną ostrożność, aby nie wystawiać faktur na towary przed datą rocznicy, jeżeli wyczerpali roczną dietę.13 Powiązane wydatki

Płatność nie jest ani żądana, ani dokonywana za wydatki związane z zakupem używanych przedmiotów umundurowania ani za czyszczenie, naprawy lub przeróbki (z wyjątkiem przeróbek dokonanych w momencie zakupu wyłącznie w celu zapewnienia właściwego dopasowania).

936.14 Przedmioty nieokreślone

Wszystkie gałęzie służby mają określone szczegółowe specyfikacje dotyczące stylu i koloru ich poszczególnych mundurów. Szczegółowe specyfikacje i style są przepisane zarówno dla męskich jak i żeńskich jednolitych elementów odzieży w każdej konkretnej kategorii zatrudnienia. Wypłata nie jest ani żądana ani dokonywana za jakiekolwiek elementy odzieży, które nie są zgodne ze szczegółowymi męskimi lub żeńskimi specyfikacjami i stylami dla kategorii zatrudnienia pracownika.

936.15 Zakupy przekraczające przydziały

Każdy pracownik jest osobiście odpowiedzialny wobec autoryzowanego licencjonowanego sprzedawcy za wszystkie zakupy przekraczające jego lub jej przydział na umundurowanie. W przypadkach, gdy pracownicy dokonują zakupów przekraczających ich pełny przydział lub istniejące saldo przydziału, pełna faktura licencjonowanego sprzedawcy jest przetwarzana niezależnie od kwoty (nawet jeśli zapisy wykazują zerowe saldo przydziału pracownika). Louis wypłaca tylko maksymalną kwotę pozostałą na koncie pracownika i powiadamia sprzedawcę, dlaczego reszta nie została wypłacona.

936.2 Płatność za zakup munduru po rozstaniu z pracownikiem

Płatność na rzecz sprzedawcy nie jest dozwolona, jeśli spełnione są następujące warunki:

1. Pracownik rozstaje się z programem mundurowym z jakiegokolwiek powodu, w tym z powodu przejścia na emeryturę, w ciągu 30 dni od zakupu przedmiotów umundurowania, które nie są rozpoznawalne jako charakterystyczne przedmioty umundurowania, jeśli nie są noszone z podstawową odzieżą wierzchnią munduru. W takich przypadkach należy powiadomić zarówno pracownika, jak i konkretnego sprzedawcę. Odesłać fakturę do sprzedawcy (patrz 936.32). Do przedmiotów niewyróżniających się zalicza się buty, rękawice, gumy, kalosze, overbooty, węże, maski na twarz, hełmy i paski.
2. Jeśli istnieją dowody na to, że przed dokonaniem zakupu pracownik wyraził zamiar oddzielenia się od programu mundurowego z jakiegokolwiek powodu, w tym przejścia na emeryturę, przymusowej separacji lub oferty do zadania niewymagającego tej samej kategorii munduru, nie należy przetwarzać faktury w celu dokonania płatności. Po umieszczeniu kopii faktury w aktach mundurowych pracownika z odpowiednimi uwagami, zwróć fakturę do sprzedawcy, informując dlaczego nie będzie honorowana.

936.3 Zatwierdzenie przez szefa instalacji

936.31 Kontrola zakupów

Szef instalacji może zażądać od pracownika przedstawienia zakupów mundurowych do kontroli w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania przedmiotu umundurowania. Pracownik, który nie może spełnić tego wymogu z powodu przebywania na zatwierdzonym urlopie, może przedstawić zakupione przedmioty do kontroli po powrocie do pracy. Wszystkie przedmioty muszą zawierać etykietę certyfikatu wydaną przez Biuro Kontroli Jakości Usług Pocztowych, z wyjątkiem przypadków wymienionych w 936.32. Zachowana jest dyskrecja w zezwalaniu na zakup nadmiernych ilości przedmiotów jedynych w swoim rodzaju, takich jak buty, rękawiczki, skarpetki i inne przedmioty typu cywilnego.

936.32 Zakupy niezgodne z przepisami

Jeśli całość lub część towarów przedstawionych w 936.31 jest nie do przyjęcia, ponieważ nie odpowiada aktualnym przepisom pocztowym, pracownicy odpowiedzialni za przegląd faktur sprzedawców (patrz 936.53) zwracają fakturę do sprzedawcy, podając powody, dla których nie została ona przyjęta. Pracownik zachowuje, ale nie nosi nieakceptowanego towaru i czeka na instrukcje od sprzedawcy.

936.33 Uniemożliwianie płatności

Dzielnicowe biuro rachunkowe może odmówić płatności za przedmioty o zbyt wysokich cenach, za przedmioty, które nie są potrzebne w lokalnych warunkach klimatycznych oraz za nadmierne ilości przedmiotów typu cywilnego.

936.34 Odpowiedzialność pracownika za nadwyżki

Kierownik instalacji ostrzega wszystkich pracowników, że zakupy mundurów przekraczające ich aktualne przydziały są osobistą odpowiedzialnością pracowników.

936.35 Powiadomienie o odpowiedzialności

Pomimo że nie jest odpowiedzialna za zakupy przekraczające przydział na umundurowanie pracownika, Służba Pocztowa informuje pracowników na piśmie o ich odpowiedzialności za dokonanie płatności w przypadku powiadomienia o zaległościach.

936.4 Pracownicy odchodzący z pracy

936.41 Warunki braku płatności

Faktury datowane przed datą odejścia pracownika z pracy i przedłożone do zapłaty są przetwarzane w celu dokonania płatności. Jednakże nie są one wypłacane w następujących warunkach:

1. Gdy zakupy przedmiotów umundurowania, które nie są rozpoznawalne jako charakterystyczne przedmioty umundurowania, zostały dokonane w ciągu 30 dni przed rozstaniem (patrz 936.2a).
2. Gdy istnieją dowody na to, że przed dokonaniem zakupu pracownik wyraził zamiar rozstania się z jakiegokolwiek powodu, w tym przejścia na emeryturę (zob. 936.2b).

936.42 Dodatek do formularza 337

Postermistrze i szefowie instalacji dodają pozycję „Uniform Allowance Invoices Submitted” na formularzu PS 337, Clearance Record for Separated Employee, jako pozycję do wpisania.

936.43 Składanie faktur przez pracowników

Gdy pracownik odchodzący ze Służby Pocztowej wymeldowuje się, dyrektor poczty lub inny wyznaczony pracownik pyta odchodzącego pracownika, czy w ciągu ostatnich 30 dni dokonano jakichkolwiek zakupów umundurowania. Jeżeli odpowiedź jest przecząca, należy wypełnić tę pozycję w taki sam sposób, jak inne pozycje w arkuszu odprawy. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, należy skontaktować się z okręgowym biurem księgowym i odpowiednio poinformować pracownika.

936.5 Płatności dla licencjonowanych sprzedawców

936.51 Płatności bezpośrednie

Płatności są dokonywane bezpośrednio do licencjonowanych sprzedawców.

936.52 Zwrot kosztów pracownikom

Pracownikom nie zwraca się kosztów zakupu mundurów, z wyjątkiem czapek (zob. 932.21) oraz zgodnie z postanowieniami 936.6 i 938.4.

936.53 Badanie faktury

Biuro Programu Mundurowego może wymagać od sprzedawców mundurów dostarczenia dokumentacji w celu zapewnienia, że zakupy są uzasadnione w każdych okolicznościach i że są zgodne z przepisami pocztowymi.

936.54 Dowody zakupu

Sprzedawca musi prowadzić szczegółowe rejestry sprzedaży poszczególnych transakcji, które zawierają nazwisko pracownika, datę zakupu i opis przedmiotów w transakcji – w tym rozmiar, kolor i cenę jednostkową. Zapisy te muszą być przechowywane do celów audytu przez co najmniej 3 lata od daty zakupu.

936.6 Procedury Zakupów dla Programu Pielęgniarskiego

936.61 Uprawnienia

Pielęgniarki zatrudnione w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, które ukończyły okres próbny, otrzymują kartę zwrotu kosztów munduru po dacie rocznicy munduru. Pielęgniarki zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin, które nie przepracowały co najmniej 1560 godzin w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających datę rocznicy, nie są uprawnione do zwrotu kosztów munduru.

936.62 Procedury

936.621 Standard

Pielęgniarki mogą nabywać mundury od licencjonowanych przez Pocztę sprzedawców mundurów. Płatność na rzecz sprzedawcy jest dokonywana w taki sam sposób, jak w przypadku innych pracowników uprawnionych do dodatków mundurowych.

936.622 Opcjonalne

Pielęgniarki, które mają trudności ze zlokalizowaniem licencjonowanego przez Służbę Pocztową sprzedawcy mundurów, który dostarcza mundury dla pielęgniarek, mogą zakupić swoje mundury z dowolnego źródła działającego w dobrej wierze w następujący sposób:

1. Pielęgniarki muszą przedstawić wyszczególnione faktury do wglądu okręgowemu kierownikowi ds. zasobów ludzkich, aby upewnić się, że pozycje są uprawnione do zwrotu kosztów zgodnie z Artykułem 26 Umowy krajowej. Faktury muszą zawierać następujące informacje:
1. Nazwa pracownika.
2. Nazwa firmy, od której dokonano zakupu.
3. Data zakupu.
4. Numer identyfikacyjny pracownika.
5. Szczegółowy opis zakupionych przedmiotów, w tym rozmiar i kolor.
6. Oświadczenie pracownika poświadczające, że wymienione przedmioty zostały faktycznie zakupione, oraz wyjaśnienie, dlaczego taki zakup nie mógł być dokonany u licencjonowanego sprzedawcy mundurów.
2. Kierownik działu kadr dystryktu musi przedłożyć zatwierdzoną fakturę pielęgniarki z wyszczególnieniem pozycji do St. Louis Accounting Services w celu przetworzenia. Kwota zatwierdzonego zakupu zostanie odliczona od dostępnego dodatku pracownika.

.