Przeciążenie pracą jest powszechnym problemem w wielu miejscach pracy. Niekoniecznie chodzi tu tylko o długie godziny pracy. Przeciążenie pracą może również oznaczać posiadanie zbyt wielu pozycji na liście zadań, których po prostu nigdy nie skończysz.

Pracowałem na stanowiskach, na których pracowałem bardzo długo przez długie okresy, aby wszystko skończyć. Kierowałem również zespołami, w których działo się tak wiele, że nie sposób było wszystkiego skończyć. W takim przypadku musieliśmy po prostu wybrać to, co nie miało być zrobione.

Więc skąd wiesz, czy przeciążenie pracą jest problemem dla Ciebie i Twojego zespołu? Jeśli szukasz odpowiednich znaków, zazwyczaj nie jest trudno to stwierdzić.

Wspólne oznaki przeciążenia pracą

Ludzie ciągle nie dotrzymują terminów.

Jeśli znajdujesz się w sytuacji, w której terminy są często niedotrzymywane, możesz mieć zespół, który jest przeciążony pracą. Zazwyczaj oznacza to, że nie masz w zespole wystarczającej wydajności, aby wykonać pracę, więc nie możesz dotrzymać każdego terminu.

Terminy mogą być kluczowym motywatorem dla członków zespołu, ale jest też odwrotnie. Jeśli ich nie dotrzymujesz, mogą być niezwykle demotywujące! Po pewnym czasie, Twój zespół może rozwinąć poczucie bezradności, gdzie czują, że nie ma sensu próbować, ponieważ czują, że nigdy im się nie uda.

Learn More: Thoughtful Leader Podcast #86: Want to Improve Team Performance? Set Good Deadlines.

Zespół przeciążony pracą będzie popełniał błędy.

W sytuacjach przeciążenia pracą popełniane są błędy. Ludzie przegapiają pewne rzeczy, ponieważ idą na skróty. Nikt nie skupia się zbyt mocno na każdym zadaniu, ponieważ jest zajęty martwieniem się o następne.

Po pewnym czasie może to sprawić, że twój zespół będzie bardziej skupiony na odhaczeniu zadania z listy, niż na upewnieniu się, że zostało ono wykonane dobrze.

Jeśli prowadzisz zespół, który stale popełnia błędy, w końcu sprawi to, że i ty będziesz źle wyglądał.

Członkowie zespołu zaczynają być „zdenerwowani” lub przestają się przejmować.

Czasami najbardziej niebezpieczną częścią przeciążenia pracą jest sytuacja, w której ludzie zaczynają być przytłoczeni i „zdenerwowani”.

To zwykle dlatego, że istnieje wiele konkurujących ze sobą priorytetów i ludzie nie są pewni, na czym się skupić. Dzieje się tak również dlatego, że ludzie czują się zdenerwowani, ponieważ zawodzą innych.

Członkowie zespołu mogą się również poddać i przestać się przejmować. Czują, że nie mogą odnieść sukcesu, więc dlaczego mieliby w ogóle próbować?

Zwróć uwagę na ludzi narzekających, wyglądających na zestresowanych, sfrustrowanych lub przytłoczonych. Są to wyraźne oznaki przeciążenia pracą.

Dowiedz się więcej: Czy Twój zespół zmaga się z problemami? Understand Workplace Stress to Lead Better.

How to Avoid Work Overload In Your Team

Znaki te są stosunkowo łatwe do zauważenia. Ale co możemy z nimi zrobić? Łatwo jest nic nie robić i czekać na weekend, ale zgadnij co? W poniedziałek nadal będzie to problem.

Zamiast tego, przyjrzyjmy się kilku sposobom radzenia sobie z przeciążeniem pracą.

1. Unikaj przeciążenia pracą, znajdując źródło problemu.

Jednym z największych wyzwań związanych z przeciążeniem pracą jest to, że trudno je zmierzyć.

Jak dużo pracy może wykonać pracownik obsługi technicznej Brett? Trudno to stwierdzić, ponieważ każdy ma inne ograniczenia i możliwości.

Wielu liderów ma trudności z mówieniem o przeciążeniu pracą, ponieważ czują, że zostaną skrytykowani za bycie „miękkimi” lub skakanie po cieniach. Dlatego właśnie musisz właściwie zrozumieć problem.

W obszarach, które budzą największe obawy, zacznij mapować wszystkie prace, w które zaangażowani są ludzie, wraz z harmonogramami. Wkrótce przekonasz się, czy masz problem, ponieważ niektórzy ludzie będą mieli wiele priorytetów obok swojego nazwiska, które są należne w krótkim okresie czasu.

Tylko wtedy, gdy zrozumiesz i wyartykułujesz problem prawidłowo, będziesz w stanie faktycznie pomóc komukolwiek.

Zacznij mówić „Nie”.

Jedną z krytycznych umiejętności przywódczych, którą wielu ludzi pomija, jest to, jak odepchnąć i powiedzieć „Nie”. Prawdziwym problemem jest to, że wielu ludzi uważa, że mówienie „Nie” nie jest opcją. Pamiętaj, że odepchnięcie jest prawie zawsze opcją i powinieneś przypomnieć o tym również swojemu zespołowi.

Nie chcesz otaczać się ludźmi, którzy zawsze mówią „tak”. Będą przesadzać z obietnicami i niedostarczać, a w końcu się wypalą. Chcesz ludzi, którzy odpychają cię, gdy jesteś nierozsądny, i musisz to zrobić również swojemu szefowi.

Miałem kiedyś klienta coachingu, który był przytłoczony zbyt dużą ilością pracy. Zapytałem go, czy rozmawiał już ze swoim menedżerem o swoim obciążeniu pracą. Nawet o tym nie pomyślał.

Twój menedżer nie będzie w stanie Ci pomóc, jeśli nie będzie wiedział, jak się czujesz i jak sobie radzisz. Być może nadszedł czas na rozmowę o tym, jak wiele pracy masz na głowie.

Learn More: How Leaders Can Push Back and Say „No” to Improve Their Careers.

Give Your Team Permission to Stop Doing Things.

Gdy jesteś w sytuacji przeciążenia pracą, musisz chronić dobre samopoczucie ludzi wokół ciebie. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest danie im pozwolenia na przerwanie niektórych prac, jeśli są zbyt zajęci.

Wszystko to dotyczy priorytetów. Pamiętaj, że jeśli wszystko jest ważne, to nic nie jest ważne!

Zidentyfikuj niektóre z mniej ważnych zadań, które wykonuje Twój zespół. Daj swojemu zespołowi pozwolenie, aby pozwolił im się wyślizgnąć lub anulować je na miesiąc. To daje Twojemu zespołowi przestrzeń do oddychania i nie będą się czuli tak źle, ponieważ powiedziałeś, że to jest OK.

Learn More: Thoughtful Leader Podcast #80: What to Do When You Have Too Many Priorities.

Create a Culture of Open Communication.

Ostatnim sposobem na uniknięcie przeciążenia pracą w Twoim zespole jest zrozumienie, nad czym wszyscy pracują i utrzymanie otwartych linii komunikacyjnych. Bądź dostępny, gdy ludzie potrzebują porozmawiać. Postaraj się dać swojemu zespołowi wszelkie możliwości zgłaszania problemów, jeśli tego potrzebuje.

Bądź pewien, że śledzisz pracę za pomocą jakiegoś systemu, nawet jeśli jest to tylko prosty arkusz kalkulacyjny lub nawet notatnik i papier. Musisz mieć wgląd w pracę, więc możesz zacząć dostrzegać problemy, zanim wymkną się spod kontroli.

Nawet gdy wszyscy są zajęci, musisz znaleźć czas, aby pozostać w kontakcie ze swoim zespołem. To może pomóc Ci uniknąć niefortunnej sytuacji wypalenia zawodowego. Kliknij poniższy link, aby dowiedzieć się, jak stworzyć otwartą komunikację w swoim zespole.

Learn More: 6 Powerful Ways to Create Open Communication in Your Team.

Masz dość uczucia przytłoczenia i przeciążenia? Wypróbuj mój Kurs Online.

Wiem, jak to jest zmagać się z natłokiem pracy i czuć się wypalonym. To nie jest dobre uczucie!

Dlatego stworzyłem Kurs Online Zarządzanie Czasem dla Liderów, aby pomóc Ci skupić się na tym, co ważne, poczuć się bardziej zorganizowanym i wykonać swoją ważną pracę.

Kurs jest samodzielny i zawiera narzędzia i techniki, które pomogą Ci zarządzać Twoim obciążeniem pracą, poprawić produktywność i osiągnąć lepsze wyniki dla Twojego zespołu. Kliknij przycisk poniżej, aby zapisać się już dziś.

Przeciążenie pracą nigdy nie jest przyjemne, a ty chcesz go uniknąć w swoim zespole. Nawet jeśli wydaje się, że to dobry pomysł, aby popchnąć swój zespół ciężko dostać wszystko zrobione, są koszty, aby to zrobić.

Nie ma sensu kończąc niesamowite ilości pracy, jeśli każdy jest wypalony i nieszczęśliwy na linii mety.