Questo articolo spiega il Town Hall Meeting in modo pratico. Dopo averlo letto, capirete le basi di questo utile strumento di comunicazione.

Cos’è un Town Hall Meeting?

I Town Hall Meeting derivano il loro nome dai municipi. I municipi esistono per servire tutti, dai cittadini ai funzionari. Questo è anche l’obiettivo del Riunione in municipio. Si tratta di una riunione destinata a tutti nell’organizzazione, in cui la direzione riferisce su questioni politiche, e i dipendenti hanno ampie opportunità di rispondere, fare domande e discutere con i dirigenti.

Trasparenza completa

Molti dipendenti credono che i dirigenti non passino abbastanza tempo a spiegare le politiche organizzative e i piani e gli obiettivi che le accompagnano. Lo vivono come una mancanza di trasparenza. Tuttavia, questa trasparenza è importante per assicurare una buona performance dell’azienda. Un Town Hall Meeting può aiutare in questo senso. Migliorare la trasparenza influenzerà l’innovazione e l’impegno dei dipendenti. Attraverso i Town Hall Business Meetings, si crea l’opportunità di discussione tra dipendenti e manager. In altre parole, rende la leadership più accessibile. Tali incontri possono essere offerti su base trimestrale. Allo stesso tempo, sono anche un modo gradito per impegnarsi nella discussione e lottare per una completa trasparenza in un ambiente meno formale. Una vasta gamma di argomenti può essere discussa; cifre trimestrali, pietre miliari che sono state raggiunte, nuovi piani, argomenti che meritano ulteriore attenzione o concorrenza imminente. Questi sono solo alcuni esempi.

Luogo

Le riunioni del Municipio possono essere tenute internamente all’azienda. Per esempio, nella mensa aziendale. È anche possibile organizzare queste riunioni all’esterno, riservando una (grande) sala conferenze. In alternativa, c’è anche la possibilità di comunicare con varie filiali simultaneamente usando video, streaming o altri sistemi di comunicazione. Anche i dipendenti che si trovano in un diverso fuso orario possono quindi partecipare e rispondere. Inoltre, si può anche usare una presentazione PowerPoint, che mostra chiaramente i punti all’ordine del giorno e rende chiara la struttura dell’incontro.

Un buon Town Hall Meeting dovrebbe essere condotto preferibilmente da un moderatore; questo è un leader della discussione che fa una breve introduzione, pone domande e dà ai partecipanti (dipendenti in questo caso) l’opportunità di rispondere. Il suo compito è quello di coinvolgere il pubblico nella discussione e di guidare la riunione nella giusta direzione. Questo può essere un manager o una persona assunta esternamente. È compito del moderatore fare un breve riassunto di ciò che è stato detto, in modo che tutti capiscano l’argomento in questione.

Impegno

L’obiettivo di un Town Hall Meeting è più che la semplice presentazione di informazioni aziendali. Si tratta soprattutto di incoraggiare il dialogo tra dirigenti e dipendenti, in modo che tutti si sentano connessi all’organizzazione. Dà ai dipendenti l’opportunità di far sentire la loro voce e di essere parte dell’azienda.

Per coinvolgere ogni dipendente, si raccomanda di organizzare una sessione speciale di Q&A. Per esempio, questo può essere fatto usando il cosiddetto metodo Round Robin; una variante del modo classico di brainstorming. A tutti viene data l’opportunità di contribuire, e tutte le idee sono ugualmente importanti. Prima, ogni partecipante ha l’opportunità di far luce sul problema o sull’argomento rilevante. Ognuno scrive le sue proposte e le possibili domande su un pezzo di carta. Questo dà a tutti l’opportunità di lasciar correre i propri pensieri e impedisce che qualcuno sia direttamente influenzato dalle idee degli altri. Dà ad ogni dipendente la piena attenzione di tutti i manager e permette un tempo sufficiente per fare domande e includere domande di follow-up. Le domande vengono successivamente discusse durante l’incontro stesso.

4 passi

Un Town Hall Meeting può essere strutturato in diversi modi. Il piano passo dopo passo mostrato qui sotto di solito funziona bene. Un incontro strutturato garantisce che tutti si sentano ascoltati e attivamente coinvolti, con lo scopo principale di una comunicazione aperta.

Step 1: aprire il dialogo

Annunciando il Town Hall Meeting con largo anticipo, ogni dipendente ne verrà a conoscenza. Questa è precisamente l’intenzione. Dopo tutto, l’incontro è più efficace se partecipa il maggior numero possibile di dipendenti. L’annuncio può essere fatto in vari modi, anche tramite Intranet. Si raccomanda di menzionare che la presenza e il feedback dei dipendenti sono più che benvenuti nel rendere la riunione un successo. Inoltre, durante la preparazione, ai dipendenti può già essere chiesto di contribuire con domande anonime e / o feedback sulle operazioni aziendali. Questo anonimato è invitante e assicura che nessun dipendente si senta esitante a dire i suoi veri sentimenti. In altre parole, è la base per una comunicazione bidirezionale.

Step 2: creare un sondaggio

Utilizzando un sondaggio (online), i dipendenti possono esprimere le loro idee e opinioni sull’organizzazione in un modo diverso. Questo sondaggio è anche completamente anonimo. Per esempio, le domande possono riguardare il funzionamento del dipartimento o dell’organizzazione, potenziali miglioramenti, suggerimenti e altri argomenti relativi alla gestione. Anche qui, l’anonimato è importante per ottenere risposte oneste. I dipendenti devono essere liberi di fornire risposte e non essere inibiti dal fatto che i manager conosceranno immediatamente il loro nome.

Fase 3: raccolta dei dati

Durante questa fase, tutti i dati e le domande delle fasi 1 e 2 vengono raccolti e integrati nell’agenda della riunione. Va notato che è essenziale che tutte le domande e i feedback siano restituiti. In caso contrario, la credibilità con i dipendenti sarà persa. Le domande a cui non si può rispondere direttamente durante il Town Hall Business Meeting possono essere discusse in un altro momento.

Fase 4: lista delle azioni

Dopo aver discusso i punti dell’agenda, ci saranno senza dubbio varie azioni che devono essere prese. Inserendole in una cronologia realistica, la direzione dimostra il suo impegno nelle promesse. Questo non farà che incoraggiare i dipendenti. Saranno presi sul serio dall’organizzazione, di conseguenza continueranno a contribuire attivamente. Per mezzo di un Town Hall Meeting, un’organizzazione dimostra che si impegna ed è disposta a comunicare con i dipendenti in modo aperto e onesto.

Precondizioni

Per rendere il Town Hall Meeting il più efficace possibile, ci sono una serie di presupposti importanti da prendere in considerazione. Prima di tutto, c’è la presentazione PowerPoint. Mantenendo il numero di diapositive e la quantità di testo per diapositiva al minimo, il pubblico non si annoierà e i dipendenti conosceranno l’esatto argomento di discussione. In secondo luogo, è una buona idea mantenere il contatto con il pubblico. Un manager che si affida troppo alle diapositive perderà il contatto visivo. Inoltre, si raccomanda anche di alternare argomenti più pesanti con altri più leggeri, in modo da creare un equilibrio, e i dipendenti rimangono coinvolti.

Avendo il maggior numero possibile di manager coinvolti nel Town Hall Meeting, una società può trasmettere un segnale positivo ai dipendenti. Anche se alcuni di loro possono non essere direttamente coinvolti nella presentazione, permette l’opportunità di discutere con i dipendenti in completa apertura. Di conseguenza, tutti contribuiranno alla riunione.

È il tuo turno

Che ne pensi? Avete mai sentito parlare di una riunione in municipio? Riconosci la spiegazione pratica o hai altri suggerimenti? Quali sono i tuoi fattori di successo per stimolare il coinvolgimento dei dipendenti?

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Più informazioni

1. Hanson, C. M. (2003). La promessa del college della democrazia: L’incontro in municipio come metodo di insegnamento. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Portare la democrazia in scala: Creare una riunione di municipio per il ventunesimo secolo. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). La comunicazione presidenziale come forma culturale: L’incontro in municipio. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Come citare questo articolo:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Retrieved from ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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