Le soluzioni ERP basate sul cloud (SaaS) sono esplose negli ultimi anni e la gestione del capitale umano (HCM) non ha fatto eccezione. Workday è un fornitore leader di applicazioni enterprise cloud per le risorse umane e la finanza che sta rendendo più facile per le aziende la gestione delle risorse umane, delle assunzioni e dei processi retributivi.

La maggior parte delle aziende che stanno considerando l’implementazione di Workday hanno uno dei seguenti driver di business:

• Una direttiva per consolidare più applicazioni ERP (spesso in più sedi geografiche) che supportano i processi HR, Payroll e altri in una singola applicazione.
• Necessità di soddisfare requisiti specifici di divisione che non sono soddisfatti dalla soluzione ERP centralizzata.

In entrambi gli scenari Workday ha il potenziale per espandere le funzionalità HCM esistenti e semplificare i processi aziendali, ma non può funzionare in modo isolato. Per massimizzare le efficienze e i risparmi che si possono ottenere con Workday, è necessario concentrarsi su come integrare l’applicazione con i sistemi on-premise e cloud esistenti.

In questo blog condividerò alcuni dei nostri principali insegnamenti sull’integrazione dei sistemi tratti da un’implementazione di Workday che abbiamo recentemente completato per una grande azienda australiana.

Ci sono diverse opzioni per integrare Workday con altri sistemi. Trattandosi di un prodotto relativamente nuovo, potrebbe non essere sempre chiaro quale sia l’approccio più adatto alle vostre esigenze aziendali. Ci sono una serie di domande e/o dilemmi che potreste dover affrontare all’inizio della vostra implementazione, tra cui:

• Opzioni di integrazione di Workday rispetto ai tradizionali fornitori di integrazione, o una combinazione di entrambi?
• Integrazione punto a punto rispetto ai metodi di integrazione delle best practice?
• Come riutilizzare le integrazioni di Workday in un approccio di rollout graduale di Workday?
• Come minimizzare i rischi di integrazione associati ai rilasci regolari del prodotto e all’aggiornamento di Workday e dei sistemi a valle?
• Come minimizzare la dipendenza a lungo termine da esperti esterni di Workday per supportare e gestire le integrazioni?

La chiave è valutare la tua situazione specifica e considerare l’approccio che meglio si allinea con i tuoi obiettivi di business a breve e lungo termine. Uno degli errori comuni che ho visto è che le organizzazioni valutano solo l’integrazione con l’applicazione Workday, invece di convalidare l’integrazione da una prospettiva end-to-end, che coinvolgerà una serie di sistemi a valle.

Evitare l’integrazione punto a punto

Questo può sembrare ovvio, poiché le integrazioni punto a punto sono un problema noto da molto tempo che ha causato sfide sia al business che all’IT per molti anni. Potrebbe essere allettante, tuttavia, adottare questo approccio per un’implementazione facile e veloce di Workday o di qualsiasi altra soluzione SaaS. A questo direi, NON FARLO!

Basta usare un po’ di immaginazione per pensare alla complessa rete di integrazioni che potreste creare quando inizierete a usare più prodotti SaaS in futuro.

Assumere una visione incentrata sui processi

Workday migliorerà le vostre funzionalità HCM esistenti e ottimizzerà i vostri processi aziendali, ma non è un sistema ERP completo. Pertanto, è importante adottare una visione incentrata sui processi per l’integrazione per evitare duplicazioni e massimizzare le efficienze che ti aspetti come parte del tuo rollout.

Alcuni esempi di dove una visione centrata sul processo è importante includono:

• Stabilire se un processo di business Hire viene avviato direttamente in Workday o se un sistema di reclutamento esterno deve attivare il processo attraverso l’integrazione
• Determinare come applicare la regola di controllo della duplicazione specifica dell’azienda durante un BP di assunzione integrato
• Definire cosa deve essere integrato nei sistemi di paghe (o altri) quando viene avviato un BP di cessazione in Workday
• Comprendere l’impatto dell’integrazione sui sistemi a valle dovuto alle funzioni Rescindere, Annullamento e Correzione in Workday
• Assicurarsi che i processi e l’acquisizione dei dati non siano duplicati quando Workday è integrato con altri ERP finanziari o di paghe

Il design dei processi aziendali To-Be, integrato con i punti di integrazione, dovrebbe essere fatto in anticipo.

Scegliete il middleware giusto per la vostra situazione

Workday fornisce il proprio middleware di integrazione basato sul cloud che è adatto per costruire parti di integrazione che si trovano vicino al dominio Workday. Tuttavia, le piattaforme middleware (on-premise o iPaaS) al di fuori di Workday possono offrire una maggiore flessibilità nell’integrazione con più applicazioni.

Considera quanto segue prima di scegliere quale piattaforma middleware utilizzare:

• La tua organizzazione ha una piattaforma middleware esistente e competenze?
• L’aggiornamento semestrale del prodotto Workday avrà un impatto sui punti di integrazione da costruire?
• Il numero di punti di integrazione di Workday sarà probabilmente inferiore su una piattaforma middleware esterna, ad esempio il modello comune dei dati dei lavoratori dovrà essere costruito solo una volta.
• Una piattaforma middleware esterna può fornire più flessibilità e funzionalità per l’integrazione con i sistemi di destinazione rispetto al middleware Workday, ad esempio database diretto, JMS e molti altri protocolli.
• Le competenze middleware tradizionali sono più facili da trovare sul mercato rispetto alle competenze richieste per supportare l’integrazione sul middleware Workday.

Utilizzare strumenti di integrazione adeguati dal Workday Integration Toolkit

Ci sono diverse opzioni disponibili come parte del framework di integrazione di Workday e scegliere quella giusta è fondamentale per il supporto e la manutenzione a lungo termine. Workday fornisce connettori “out of the box” e un Enterprise Interface Builder (EIB) che sono appropriati per scenari di integrazione semplici.

Richiedono uno sviluppo minimo ma hanno limitazioni sul riutilizzo. Per le organizzazioni più grandi con scenari di integrazione complessi, le integrazioni personalizzate possono essere costruite con Workday Studio e Middleware, Message Queues e Workday Web Services.

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