Ogni organizzazione ha bisogno di un programma di sicurezza scritto, che sia semplice come un piano di esercitazione antincendio in ufficio o complesso come il controllo degli agenti patogeni in un ospedale molto frequentato. Come leader di un’azienda, potresti chiederti se hai davvero bisogno di mettere le tue politiche di sicurezza per iscritto, specialmente se la tua organizzazione è piccola.

Per le grandi aziende, i programmi di sicurezza scritti sono essenziali perché la responsabilità deve essere chiaramente assegnata per evitare confusione.

Per le piccole aziende con operazioni semplici e pochi pericoli, può sembrare possibile comunicare efficacemente politiche e procedure verbalmente e con l’esempio. Tuttavia, i datori di lavoro hanno una responsabilità legale secondo la legge dell’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) di:

• Utilizzare etichette scritte e cartelli o codici colore per avvertire i dipendenti dei pericoli.
• Comunicare ai dipendenti le procedure operative relative alla sicurezza e alla salute.
• Fornire formazione sulla sicurezza ai dipendenti in una lingua e un vocabolario che capiscono.

Una serie di standard OSHA richiede ai datori di lavoro di avere programmi di conformità scritti. Il più ampio è il programma di comunicazione dei rischi, che riguarda tutti i datori di lavoro che producono, immagazzinano o utilizzano sostanze chimiche pericolose.

Ci sono anche requisiti di programma scritti specifici per diversi settori. Ad esempio, le strutture sanitarie devono avere piani di controllo dell’esposizione agli agenti patogeni trasmessi per via ematica per proteggere i lavoratori.

I datori di lavoro possono utilizzare il portale OSHA Compliance Assistance Quick Start per scoprire quali requisiti politici si applicano alle loro aziende.

Anche la maggior parte dei comuni ha le proprie regole sui piani di sicurezza aziendale per gli incendi e il maltempo. Il primo passo per soddisfare tutti questi requisiti è mettere per iscritto le politiche di sicurezza.

Una politica scritta può anche aiutare la vostra azienda a stabilire una cultura della sicurezza. E una cultura incentrata sulla sicurezza può proteggere i vostri dipendenti e il vostro marchio come datore di lavoro mentre crescete.

Benefici delle politiche di salute e sicurezza scritte

Anche se non c’è un chiaro requisito normativo per un piano di sicurezza scritto, averne uno può beneficiare la vostra azienda in modi diversi dalla conformità.

Dopo tutto, l’obiettivo principale è quello di prevenire infortuni, malattie o morti sul posto di lavoro che causerebbero danni e difficoltà finanziarie ai vostri lavoratori, alle loro famiglie e alla vostra organizzazione. Un piano a cui è facile fare riferimento è un piano che è più probabile che venga seguito.

Mettere il vostro piano per iscritto può anche aiutare a ridurre i costi relativi ai premi di compensazione dei lavoratori. Questo perché quando si ha un programma di sicurezza scritto per i dipendenti da seguire, è più probabile che i dipendenti ricordino le migliori pratiche di sicurezza e la formazione specifica mentre lavorano.

Un piano di sicurezza scritto può anche coinvolgere i lavoratori nel raggiungere e mantenere gli obiettivi di sicurezza della vostra organizzazione. Quando si costruisce una cultura della sicurezza e della conformità, non solo si può risparmiare sul tempo di lavoro perso e sulle richieste di assicurazione, ma si può anche vedere un aumento della produttività perché si dedica meno tempo a risolvere i problemi legati alla sicurezza.

Le conseguenze di non avere un programma di sicurezza adeguato

Perché l’OSHA e molti altri organi di governo fanno ispezioni di sicurezza solo in risposta a un incidente, può essere facile per un’azienda diventare compiacente sulle politiche di sicurezza. Ma quando c’è un infortunio o un incidente che porta gli ispettori sul posto, l’OSHA può esaminare l’intero programma di sicurezza dell’organizzazione, non solo l’incidente iniziale.

In questi casi, è importante avere una politica di sicurezza scritta, per dimostrare agli investigatori che la vostra azienda prende sul serio la sicurezza dei lavoratori. È quando l’OSHA viene sul posto per indagare e scopre che non c’è niente sul posto che le citazioni e le multe costose sono più probabili.

E’ da notare che le nuove sanzioni massime che l’OSHA può imporre sono:

• $13.494 per violazione grave, non grave o dei requisiti di affissione
• $13.494 al giorno per la mancata correzione dei problemi dopo la scadenza fissata dall’OSHA
• $134.937 per violazione intenzionale o ripetuta

Pratiche migliori per costruire un programma di sicurezza sul lavoro

Come puoi creare o aggiornare il piano di sicurezza della tua organizzazione? L’OSHA raccomanda che i datori di lavoro si concentrino su sette elementi fondamentali:

La leadership del management

Per essere efficaci, i programmi di sicurezza scritti hanno bisogno del consenso del management.

Un approccio dall’alto verso il basso aiuta a stabilire il tono e il percorso per la condivisione delle politiche di sicurezza, dalla leadership al management e poi ai dipendenti. Proprio come la cultura inizia dall’alto, lo stesso vale per l’impegno verso la sicurezza.

La partecipazione dei lavoratori

Le informazioni sulla sicurezza dovrebbero fluire anche verso l’alto nella vostra organizzazione.

I dipendenti possono avere osservazioni di prima mano e preoccupazioni che devono far parte del tuo piano di sicurezza scritto, quindi è saggio stabilire un percorso chiaro per condividere queste informazioni con i manager e la leadership.

Le intuizioni dei dipendenti possono aiutare con il terzo elemento fondamentale di un buon piano di sicurezza: identificare i pericoli.

Identificazione e valutazione dei pericoli

Ogni luogo di lavoro ha bisogno di un piano di sicurezza di base che delinei le uscite di sicurezza e cosa fare in caso di emergenza meteo o di sicurezza pubblica. Ma per andare oltre le basi, ogni azienda deve fare il punto sul proprio profilo di rischio e di pericolo. Questo inizia con un’analisi dei pericoli sul lavoro (JHA), che è una valutazione delle operazioni aziendali e di tutti i rischi che sono coinvolti.

Per esempio, un’azienda di lavaggio a secco che lavora con elementi di riscaldamento e prodotti chimici avrà una serie molto diversa di pericoli e rischi rispetto a un asilo, dove le attrezzature da gioco, la manipolazione degli alimenti e la sicurezza del sito sono questioni di sicurezza chiave.

Passare attraverso il tuo sito, comprese le aree di stoccaggio e le aree esterne, e camminare attraverso i compiti che i tuoi dipendenti fanno può aiutarti a costruire una lista di potenziali pericoli che il tuo piano dovrebbe coprire.

Se la tua azienda ha più di una sede, avrai bisogno di sviluppare un piano di sicurezza personalizzato per ciascuna. Per esempio, un’azienda di trasporti che ha carrelli elevatori in una sede e non in altre avrà bisogno di un programma di sicurezza per carrelli elevatori, almeno per quella sede.

Prevenzione e controllo dei pericoli

Identificare i pericoli è il primo passo. Il successivo è lo sviluppo di procedure e politiche per prevenire infortuni e malattie dovuti a questi pericoli.

Così, per un’azienda che utilizza carrelli elevatori solo in una delle sue sedi, una politica di base di prevenzione dei rischi sarebbe quella di dire che solo i lavoratori che sono stati addestrati sulle operazioni e la sicurezza dei carrelli elevatori possono usare l’attrezzatura, anche se siete a corto di personale e persone di altre sedi sono venute ad aiutare.

Un asilo, d’altra parte, potrebbe avere porte d’ingresso controllate da tastiere e una rigorosa politica scritta di non far entrare visitatori inaspettati. E una lavanderia a secco avrà delle regole su come maneggiare in modo sicuro le sostanze chimiche che usano, così come le schede di sicurezza dei materiali (MSDS) su ogni sostanza chimica.

Educazione e controllo

Quando hai identificato i tuoi pericoli e sviluppato procedure di prevenzione e controllo per ognuno di essi, il passo successivo è la formazione dei tuoi dipendenti sul tuo piano di sicurezza. Il programma che stabilisci dipende dal livello di rischio e dalla formazione continua richiesta per gestire i pericoli, mantenere la conformità e mantenere il tuo personale al sicuro.

Alcune organizzazioni possono aver bisogno solo di una formazione annuale, mentre altre hanno bisogno di una formazione mensile per mantenere i dipendenti concentrati sull’evitare i pericoli.

Valutazione e miglioramento del programma

Così come i tuoi dipendenti hanno bisogno di una formazione regolare per mantenere la sicurezza in primo piano, il tuo programma di sicurezza dovrà essere rivisto e aggiornato regolarmente. E’ una buona pratica rivedere le vostre politiche su base annuale, come minimo, per assicurarsi che coprano tutti i pericoli attuali.

Tra una revisione annuale e l’altra, è una buona idea rivedere la tua politica scritta ogni volta che le tue operazioni cambiano, incluso:

• Utilizzare nuovi prodotti chimici sul posto
• Aggiungere nuovi macchinari
• Implementare nuovi processi
• Lavorare con nuovi materiali

C’è un ultimo elemento fondamentale che il tuo piano di sicurezza richiede: comunicazione con i dipendenti fuori sede, a contratto e temporanei.

Comunicazione con i lavoratori a contratto e interinali

Tenere i tuoi dipendenti in sede aggiornati sulla sicurezza è un must. Se hai dipendenti a distanza, dipendenti che viaggiano molto, o lavoratori temporanei e a contratto, assicurati che il tuo programma includa anche loro.

Questo significa mantenere questi lavoratori nel giro della formazione e degli aggiornamenti. Può anche significare delineare le migliori pratiche di sicurezza per i lavoratori mentre viaggiano e lavorano in remoto.

Risorse per creare un ottimo programma di sicurezza per i lavoratori

Il programma di consulenza in loco dell’OSHA offre consulenza gratuita alle PMI che cercano di impostare o migliorare le loro politiche di sicurezza. Puoi anche lavorare con un’organizzazione professionale di datori di lavoro (PEO) per sviluppare un programma di sicurezza personalizzato per la tua azienda, dalle procedure di base per la sicurezza e la salute in ufficio a un programma dettagliato e multi-sito per le aziende più grandi. Indipendentemente dalla strada scelta, un ulteriore contributo può aiutarti a costruire un programma di sicurezza che protegga i tuoi lavoratori e la tua azienda.

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Disclaimer: Le informazioni fornite in questo blog sono presentate solo a scopo informativo e illustrativo. Insperity non fornisce consulenza legale e nessuna informazione qui inclusa deve essere considerata tale.