Cos’è un Timesheet?
Un timesheet è uno strumento fisico o virtuale che ti permette di registrare e tenere traccia del tempo lavorato. Ciò significa che, come datore di lavoro, sarete in grado di vedere esattamente quante ore ogni dipendente ha lavorato.
I fogli di presenza erano precedentemente conosciuti come libri del tempo. Sono stati usati per la prima volta nel 19° secolo sotto forma di un foglio di carta che includeva compiti, giorni di lavoro e ore di lavoro scritte su di esso. I dipendenti li timbravano attraverso le macchine marcatempo ogni volta che arrivavano o lasciavano il lavoro. Erano essenziali per determinare il salario di un lavoratore.
In un ambiente di lavoro, il loro uso principale è per il libro paga, la gestione delle risorse umane e la contabilità. I fogli di presenza funzionano come un database che contiene tutte le voci di tempo necessarie ai datori di lavoro per pagare i lavoratori in modo equo. Questi forniscono anche la prova del tuo lavoro se non hai ancora un’altra soluzione simile in atto.
Puoi anche usare i fogli di presenza nella gestione dei progetti. Sapere quanto tempo la tua squadra spende per i compiti può aiutarti a individuare i problemi di gestione del tempo e migliorare il tuo modo di lavorare.
Insieme ad altri metodi e strumenti, i fogli di presenza aumentano la trasparenza. Più persone vedranno quanto tempo hai lavorato, quante pause hai fatto e quando hai preso un giorno di riposo. Nel caso di fogli di tempo virtuali, come il software di gestione dei progetti o gli strumenti di monitoraggio del tempo, i project manager possono vedere su cosa hanno lavorato gli altri e per quanto tempo.
Contabilizzando le ore esatte passate sui compiti, si può anche calcolare il costo del progetto, il tasso di impegno dei dipendenti e quante risorse sono necessarie.
Gli strumenti online possono permetterti di aggiungere il tempo secondo un progetto o un compito specifico:
I dipendenti possono anche usarli per migliorare la loro produttività. Saranno in grado di vedere esattamente quante ore hanno trascorso su un compito e visualizzare come hanno speso il tempo su base giornaliera.
Una maggiore trasparenza e dati oggettivi possono aiutarvi a guadagnare la fiducia dei vostri dipendenti. Non si chiederanno più se gli altri stanno lavorando quanto loro o se i manager li pagano meno di quanto meritano.
Uno dei vantaggi più importanti dei timesheet e la ragione del loro uso diffuso è il fatto che permettono a tutti i lavoratori di lavorare allo stesso modo. Per i tipici orari di 8 ore, sarà obbligatorio per tutti i dipendenti aggiungere le ore giornaliere che corrispondono a quella soglia. Idealmente, tutti lavoreranno esattamente per lo stesso periodo di tempo degli altri membri del team.
Le aziende possono trarre beneficio perché i manager avranno una visione di dove vanno i loro soldi e come dividono le spese. Di conseguenza, possono abbassare i costi o smettere di investire denaro in aree dove non ha senso economicamente e reindirizzare quei fondi per attività più redditizie.
Passiamo all’importanza del tempo per il libro paga e la contabilità. Se venite pagati in base alle ore fatturabili, un timesheet sarà il primo pezzo di prova che potrete mostrare per giustificare i vostri guadagni. I freelance e i lavoratori a ore possono utilizzare questi fogli di tempo per confrontare le loro voci di tempo precedenti tra loro o per fare stime realistiche per i progetti futuri.
Fogli di tempo digitali rispetto a quelli cartacei
Rispetto ai fogli di tempo cartacei, con gli strumenti online basati su cloud hai meno probabilità di perdere dati. Ti copri con tutte le carte? La maggior parte di questi memorizza i tuoi dati in modo sicuro su server o nel cloud per molti anni a venire e può anche rendere la ricerca attraverso tutto il disordine più facile.
Che tu ci creda o no, alcune aziende stanno ancora utilizzando fogli di presenza cartacei. Questo perché i fogli di presenza fisici hanno i loro vantaggi, come risparmiare sui costi e mantenere l’intero processo semplice.
Ecco un modello di foglio di lavoro gratuito che puoi usare subito. Disponibile anche in formato PDF.