In alcune aziende, quando i dipendenti fanno gli straordinari, i loro datori di lavoro non danno loro la paga dello straordinario, optando invece per dare loro delle ferie annuali da utilizzare in un secondo momento.

Time Off In Lieu of Overtime (TOIL) è il nome di questo, ed è più comune nelle aziende che hanno accordi di lavoro flessibile, carichi di lavoro variabili, o processi che richiedono un certo numero di persone per essere presenti in un momento.

Così i posti che hanno richieste improvvise di personale, come i ristoranti, i call center o gli appaltatori di sicurezza potrebbero usarlo quando hanno davvero bisogno di una copertura extra, ma non possono (o non vogliono) mettere in preventivo di pagare gli straordinari.

Questo può essere un po’ un mal di testa da amministrare, ma può essere un utile compromesso in certi casi.

Ecco una rapida guida su come funziona.

Che cos’è il Time Off In Lieu?

Time Off In Lieu è quando qualcuno fa gli straordinari, ma invece di essere pagato extra per i suoi sforzi, gli viene concesso un permesso annuale per un altro periodo (‘in lieu’ significa ‘al posto di’).

Così, se c’è molto lavoro e l’azienda ha bisogno di tutto l’aiuto possibile, il capo potrebbe dire: “Se lavori mezza giornata di sabato, te la restituisco in TOIL”.

Se il dipendente non ha niente da fare quel sabato, potrebbe essere felice di dare una mano, sapendo che avrà una mezza giornata di ferie che potrà usare più avanti nell’anno.

Quali sono le regole della TOIL nel Regno Unito?

In primo luogo, non ci sono regole definite che possiamo dirvi – spetta alle aziende e ai dipendenti definire i termini di un accordo TOIL.

Si usa spesso in modo non ufficiale, senza una politica definita scritta da qualche parte.

Questo può accadere spesso nelle piccole aziende, dove la tentazione di mantenere le cose casuali e fare affidamento su accordi verbali è forte (fino a quando qualcosa va storto).

E si può immaginare che le cose vadano male se non è scritto. Cosa succede se qualcuno lavora con un accordo TOIL, ma la sua indennità di congedo extra viene convenientemente dimenticata?

TOIL è spesso invocata con poco preavviso, ma questo non significa che le formalità debbano essere saltate.

Come dovrebbero fare le aziende con la TOIL?

Inizia, come raccomandiamo sempre, con un’adeguata politica di assenza del personale.

Questo non deve essere un grande impegno se non ne avete ancora uno. Infatti, abbiamo creato alcuni modelli personalizzabili per voi.

Nelle organizzazioni più grandi, creare regole intorno alla TOIL può diventare complicato. Anche così, se la vostra azienda è il tipo che potrebbe richiedere l’uso del Time Off In Lieu, vale la pena aggiungere una sezione nella vostra politica su come funziona e come sarà registrato.

Questo dovrebbe includere:

• Quanti giorni al massimo possono essere accumulati come TOIL
• Quando i giorni TOIL devono essere usati entro (fine dell’anno o prima?)
• Quanto TOIL, in tutto il business, è troppo? (bancare troppo aumenterà la richiesta di ferie più avanti nell’anno)

Ricorda che i dipendenti non possono essere costretti a fare gli straordinari, e non possono essere costretti a dire sì a un accordo TOIL. E devi rispettare il Working Time Regulations 1998, che stabilisce che non possono lavorare più di 48 ore alla settimana (inclusi gli straordinari) senza un accordo scritto.

I lati negativi degli accordi TOIL

Il TOIL è solitamente utilizzato quando il carico di lavoro è particolarmente intenso per tutti nell’azienda.

Può evidenziare problemi di personale, però, se viene utilizzato spesso durante l’anno. Come misura temporanea va bene, ma troppo sconvolgerà davvero il programma delle vacanze. Se la persona A si riprende il tempo TOIL che fa sì che alla persona B venga negata la sua richiesta in quel giorno, non è giusto.

Se ci si affida molto a questa misura per coprire le carenze di personale, ci sono chiaramente problemi di fondo con il personale che devono essere affrontati a lungo termine.

Se il TOIL non è gestito correttamente, potrebbe portare al caos verso la fine dell’anno, quando tutti vogliono utilizzare le ferie extra che hanno maturato. C’è anche la possibilità di uno squilibrio generale in tutta l’azienda se le persone cominciano a stressarsi per tutti gli straordinari che stanno facendo, portando a più richieste di ferie e forse a tassi più alti di assenza per malattia. Non va bene.

I dipendenti devono essere consapevoli di come vengono registrati esattamente i loro contributi, in modo da poter capire a cosa hanno diritto e sapere che vengono trattati in modo equo rispetto ai loro colleghi.

Avere chiare politiche di assenza & TOIL, e un sistema adeguato per la registrazione delle ferie è importante per prevenire qualsiasi problema in futuro.