936 Pagamenti

936.1 Limitazioni ai pagamenti

936.11 Pagamenti annuali totali

I pagamenti totali per un dipendente durante un anno di indennità non possono superare l’indennità massima prescritta, salvo quanto indicato in 935.25.

936.12 Fondi insufficienti per le richieste

Il pagamento non viene effettuato per un acquisto effettuato in eccesso rispetto all’indennità annuale di un dipendente. I dipendenti devono essere particolarmente attenti a non far fatturare la merce prima della data del loro anniversario se l’indennità dell’anno corrente è stata esaurita.

936.13 Spese relative

Il pagamento non è richiesto né effettuato per le spese relative all’acquisto di articoli di seconda mano dell’uniforme, né per la pulizia, le riparazioni o le modifiche (eccetto le modifiche effettuate al momento dell’acquisto al solo scopo di garantire la corretta vestibilità).

936.14 Articoli non specificati

Tutti i rami del servizio hanno specifiche dettagliate per lo stile e il colore delle loro uniformi particolari. Specifiche dettagliate e stili sono prescritti per gli articoli di abbigliamento uniforme sia maschile che femminile in ogni specifica categoria di impiego. Il pagamento non è richiesto o effettuato per qualsiasi articolo di abbigliamento che non sia conforme alle specifiche dettagliate maschili o femminili e agli stili per la categoria di impiego del dipendente.

936.15 Acquisti che superano le indennità

Ogni dipendente è personalmente responsabile nei confronti del venditore autorizzato con licenza per tutti gli acquisti che superano la sua indennità di uniforme. Nei casi in cui i dipendenti acquistano oltre la loro indennità completa o il saldo dell’indennità esistente, la fattura completa del fornitore autorizzato viene elaborata indipendentemente dall’importo (anche se i registri mostrano un saldo zero nell’indennità del dipendente). L’ASC di St. Louis paga solo il massimo rimasto nel conto del dipendente e notifica al venditore il motivo per cui il resto non è stato pagato.

936.2 Pagamento per l’acquisto dell’uniforme dopo la separazione del dipendente

Il pagamento al venditore non è consentito se esistono le seguenti condizioni:

1. Il dipendente si separa dal programma uniforme per qualsiasi motivo, compreso il pensionamento, entro 30 giorni dall’acquisto di articoli di abbigliamento uniforme che non sono riconoscibili come elementi distintivi dell’uniforme se non indossati con gli indumenti esterni di base dell’uniforme. In questi casi avvisare sia il dipendente che il fornitore specifico coinvolto. Restituire la fattura al venditore (vedi 936.32). Gli articoli non distintivi includono scarpe, guanti, gomme, galosce, stivali, tubi, maschere, caschi e cinture.
2. Quando c’è la prova che, prima di effettuare l’acquisto, il dipendente ha indicato l’intenzione di separarsi dal programma uniforme per qualsiasi motivo, compreso il pensionamento, la separazione involontaria, o l’offerta ad un incarico che non richiede la stessa categoria di uniforme, non elaborare la fattura per il pagamento. Dopo aver messo una copia della fattura nel file dell’uniforme del dipendente con le osservazioni appropriate, restituire la fattura al venditore avvisando il motivo per cui non sarà onorata.

936.3 Approvazione del capo dell’installazione

936.31 Ispezione degli acquisti

Il capo dell’installazione può richiedere al dipendente di presentare gli acquisti dell’uniforme per l’ispezione entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento dell’articolo dell’uniforme. Un dipendente che non è in grado di rispettare questo requisito perché si trova in uno stato di congedo approvato può presentare gli articoli acquistati per l’ispezione al ritorno in uno stato di lavoro. Tutti gli articoli devono contenere l’etichetta di certificazione rilasciata dall’Ufficio Controllo Qualità del Servizio Postale, ad eccezione di quanto indicato in 936.32. Si esercita discrezione nel permettere l’acquisto di quantità eccessive di articoli unici, come scarpe, guanti, calze e altri articoli di tipo civile.

936.32 Acquisti non conformi ai regolamenti

Se tutta o una parte della merce presentata in 936.31 è inaccettabile perché non conforme ai regolamenti postali vigenti, il dipendente responsabile della revisione delle fatture del venditore (vedi 936.53) restituisce la fattura al venditore dichiarando il motivo dell’inaccettabilità. Il dipendente conserva ma non indossa la merce inaccettabile e attende istruzioni dal venditore.

936.33 Rifiutare i pagamenti

L’ufficio contabile distrettuale può rifiutare il pagamento per articoli di prezzo eccessivo, per articoli non necessari per le condizioni climatiche locali e per quantità eccessive di articoli di tipo civile.

936.34 Responsabilità del dipendente per le eccedenze

Il capo dell’installazione avverte tutti i dipendenti che gli acquisti di uniformi che superano le loro attuali indennità sono responsabilità personale dei dipendenti.

936.35 Notifica di responsabilità

Anche se non è responsabile degli acquisti effettuati in eccesso rispetto alle indennità dell’uniforme di un dipendente, il Servizio Postale avvisa per iscritto i dipendenti delle loro responsabilità di effettuare il pagamento quando viene notificata la morosità.

936.4 Dipendenti in separazione

936.41 Condizioni per il mancato pagamento

Le fatture datate prima della data di separazione di un dipendente e presentate per il pagamento vengono elaborate per il pagamento. Tuttavia, non sono pagate in una delle seguenti condizioni:

1. Quando gli acquisti di articoli di uniforme non riconoscibili come articoli di uniforme distintivi sono stati fatti entro 30 giorni prima della separazione (vedi 936.2a).
2. Quando c’è la prova che prima di fare l’acquisto il dipendente ha indicato l’intenzione di separarsi per qualsiasi motivo, compreso il pensionamento (vedi 936.2b).

936.42 Aggiunta al modulo 337

Postmaster e capi installazione aggiungono “Uniform Allowance Invoices Submitted” sul PS Form 337, Clearance Record for Separated Employee, come voce da scrivere.

936.43 Presentazione delle fatture da parte del dipendente

Quando un dipendente che lascia il Servizio Postale fa il check-out, il postmaster, o altro dipendente designato, chiede al dipendente che si separa se sono stati fatti acquisti di uniformi negli ultimi 30 giorni. Se la risposta è negativa, compila la voce allo stesso modo delle altre voci del foglio di controllo. Se la risposta è affermativa, contattare l’ufficio contabilità del distretto e avvisare il dipendente di conseguenza.

936.5 Pagamento ai fornitori autorizzati

936.51 Pagamento diretto

Il pagamento viene effettuato direttamente ai fornitori autorizzati.

936.52 Rimborso ai dipendenti

I dipendenti non sono rimborsati per l’acquisto di uniformi ad eccezione dei berretti (vedi 932.21) e come previsto da 936.6 e 938.4.

936.53 Esame della fattura

L’ufficio del Programma Uniformi può richiedere ai venditori di uniformi di fornire la documentazione per garantire che gli acquisti siano ragionevoli in tutte le circostanze e che siano conformi ai regolamenti postali.

936.54 Prova dell’acquisto

Il venditore deve tenere registri di vendita dettagliati delle singole transazioni che includono il nome del dipendente, la data di acquisto, e una descrizione degli articoli nella transazione – compresa la dimensione, il colore e il prezzo unitario. Questi registri devono essere conservati per scopi di controllo per un minimo di 3 anni dopo la data di acquisto.

936.6 Procedure di acquisto per il programma infermieristico

936.61 Idoneità

Gli infermieri a tempo pieno e a tempo parziale che hanno completato il loro periodo di prova ricevono una tessera di rimborso dell’uniforme dopo la data di anniversario dell’uniforme. Gli infermieri part-time che non hanno lavorato almeno 1.560 ore nel periodo di 12 mesi immediatamente precedente la data del loro anniversario non hanno diritto al rimborso dell’uniforme.

936.62 Procedure

936.621 Standard

Gli infermieri possono acquistare uniformi da fornitori di uniformi autorizzati dal servizio postale. Il pagamento al venditore è effettuato nello stesso modo di quello per gli altri dipendenti che hanno diritto alle indennità di uniforme.

936.622 Opzionale

Gli infermieri che hanno difficoltà a trovare un venditore di uniformi autorizzato dal Servizio Postale che fornisce uniformi per infermieri possono acquistare le loro uniformi da qualsiasi fonte in buona fede nel modo seguente:

1. Gli infermieri devono presentare fatture dettagliate al responsabile distrettuale delle Risorse Umane per la revisione per garantire che gli articoli siano autorizzati al rimborso secondo l’Articolo 26 del Contratto Nazionale. Le fatture devono includere le seguenti informazioni:
1. Nome del dipendente.
2. Nome della ditta da cui è stato effettuato l’acquisto.
3. Data dell’acquisto.
4. Numero di identificazione del dipendente.
5. Una descrizione dettagliata degli articoli acquistati, compresa la dimensione e il colore.
6. Una dichiarazione del dipendente che certifica che gli articoli elencati sono stati effettivamente acquistati, e una spiegazione del perché tale acquisto non poteva essere fatto con un venditore di uniformi autorizzato.
2. Il responsabile distrettuale delle risorse umane deve presentare la fattura dettagliata dell’infermiera approvata ai Servizi Contabili di St. L’importo dell’acquisto approvato sarà dedotto dall’indennità disponibile del dipendente.