Con il giusto plugin per la gestione di documenti e file, è possibile migliorare il flusso di lavoro di organizzazione dei file sul vostro sito web e consentire agli utenti del vostro sito di trovare, accedere e scaricare facilmente i file.

In questo articolo, daremo un’occhiata ad alcuni dei migliori plugin per la gestione dei documenti e dei file di WordPress ed evidenzieremo le caratteristiche salienti offerte da ogni strumento per aiutarvi a trovare la soluzione giusta per il vostro sito web

Perché avete bisogno di un plugin per la gestione dei documenti e dei file

I plugin per la gestione dei documenti e dei file consentono alle aziende e ai webmaster di gestire meglio i loro file attraverso un dashboard centralizzato e di condividerli con utenti e membri del team in modo sicuro. Ad esempio, è possibile proteggere i file utilizzando le password e consentire solo alle persone autorizzate o agli utenti registrati di accedervi.

Ecco alcune delle cose che si possono fare con un plugin per la gestione di documenti e file:

• Rendere i documenti e i file scaricabili, ad esempio se si desidera condividere i file PDF con gli utenti del sito.
• Limitare l’accesso a documenti e file, ad esempio se si desidera vendere corsi online o se si gestisce un sito di appartenenza.
• Gestire meglio i documenti sul back-end di WordPress, ad esempio se avete una grande libreria di immagini o file audio a cui i membri del team hanno regolarmente bisogno di accedere.
• Rendere più facile per il vostro team l’accesso a documenti e file, ad esempio se vuoi condividere un documento importante con i membri del team.

Queste sono le caratteristiche chiave che dovresti cercare quando scegli un plugin per la gestione di documenti e file per WordPress:

• Dovrebbe permetterti di mostrare documenti e file sul front-end. Dovresti anche avere la possibilità di visualizzare singoli file o una raccolta di file in un archivio.
• Hai bisogno di funzioni di sicurezza dei documenti, ad esempio la crittografia e la protezione delle directory.
• Dovrebbe darti il pieno controllo sul rendere i documenti accessibili agli utenti.
• Il tuo plugin di gestione dei file dovrebbe permetterti di creare file scaricabili.

Inoltre, assicuratevi di controllare il nostro articolo sui 5 modi per proteggere i documenti e i file PDF!

Migliori plugin di gestione dei documenti e dei file per WordPress nel 2020

Di seguito, daremo un’occhiata ad alcuni dei migliori plugin di gestione dei documenti e dei file che possono aiutarvi a migliorare la gestione dei file sul vostro sito web e la loro condivisione con altre persone.

#1: Filr

Filr è un potente plugin per WordPress per la gestione di documenti e file che consente di caricare, proteggere e distribuire facilmente i file attraverso il tuo sito WordPress. Offre diverse funzioni di protezione dei file fuori dalla scatola, come la crittografia del nome del file e la scadenza dei file in base alle date scelte o al numero di download. Oltre a questo, sarai in grado di visualizzare i file sulle pagine del tuo sito utilizzando semplici codici brevi.

Caratteristiche chiave:

• Può aiutarti a limitare l’accesso degli utenti a documenti e file sul tuo sito web e renderli accessibili solo agli utenti autorizzati.
• Filr offre un modo semplice per creare una libreria di documenti e aggiungere uno (o più) file direttamente al front-end del tuo sito web.
• È possibile raggruppare file e documenti in base a liste. Questo ti permette di rintracciare e organizzare rapidamente i file sul back-end.
• Puoi rendere i file accessibili agli utenti del sito in due modi: come file individuali permettendo agli utenti di scegliere e scaricare un file alla volta o zippare più file in un unico file di archivio e scaricarli tutti in una volta sola.
• Puoi cambiare l’aspetto delle tue librerie di documenti modificando i colori, le dimensioni dei caratteri, i bordi e le ombre dei box.
• Restriziona l’accesso ai file in base all’utente (e-mail) o al ruolo dell’utente
• gestisci i tuoi file nelle cartelle in modo moderno e UX-friendly
• fornisci una soluzione di ricerca e paginazione live per visualizzare centinaia di file all’interno di una libreria
• protegge con password i file ZIP per la massima sicurezza, codifica i nomi dei file, e blocca completamente l’accesso esterno ai file
• Impedisce che i file caricati siano visibili come allegati caricandoli solo in cartelle protette e blocca Google e altri motori di ricerca dall’indicizzare accidentalmente i tuoi file

È uno strumento facile da usare con il set di funzioni più potente sul mercato. Non fate affidamento su prodotti non sicuri, quando maneggiate dati vitali o informazioni sui clienti.

Prezzo: La versione singola è disponibile per $49.99.

Guarda il nostro tutorial passo dopo passo su come creare un hub di documenti sicuro in WordPress!

#2: WP Download Manager

Se stai cercando un plugin multiuso per i tuoi file, WP Download Manager è quello che ti serve. Può aiutarti a organizzare i tuoi documenti, proteggere i file con password e vendere prodotti digitali.

Caratteristiche chiave:

• Puoi permettere agli utenti del sito di scaricare più file come un singolo file zip.
• Ti permette di controllare chi può accedere e scaricare i tuoi documenti e file.
• WP Download Manager ti permette di proteggere un pacchetto zip completo o singoli file all’interno di un pacchetto con una (o più) password.
• È possibile limitare la velocità di download dei file in modo che gli utenti non abusino delle risorse del server.
• Consente di caricare i file tramite FTP e importare e convertire rapidamente quei file in pacchetti allo stesso tempo.

È un ottimo gestore di file e documenti per imprenditori online e proprietari di siti di appartenenza.

Prezzo: La versione gratuita è disponibile.

#3: WP File Download

WP File Download è un plugin WordPress file manager che ti aiuta a organizzare e distribuire i tuoi file e documenti attraverso il tuo sito web. È possibile collegare questo strumento con il tuo negozio WooCommerce e iniziare a utilizzare le sue caratteristiche di vendita, compresi i sistemi di pagamento e le statistiche di vendita.

Caratteristiche principali:

• Viene fornito con quattro temi che controllano il modo in cui i file vengono mostrati agli utenti. Includono un elenco standard, una tabella, un albero a fisarmonica e la vista Google Drive.
• WP File Download offre un file manager WordPress facile da usare, drag-and-drop che consente di organizzare facilmente i file, le categorie di file e spostare e duplicare i file.
• Ti permette di impostare le autorizzazioni per consentire agli utenti di visualizzare, aggiornare, scaricare, eliminare e modificare i file. Inoltre, è possibile limitare l’accesso degli utenti a un file o a una categoria di file.
• Il suo motore di ricerca flessibile ti aiuta a trovare facilmente i file necessari utilizzando strumenti come la ricerca di testo, il filtraggio dei file di categoria e il filtraggio dei tag.

È uno strumento ideale per i proprietari di negozi WooCommerce e i liberi professionisti.

Prezzo: La versione iniziale costa $29 per sei mesi.

#4: WP Document Revisions

WP Documents Revisions è un plugin di gestione dei file che ti aiuta a gestire e condividere in modo sicuro i file, comprese le immagini, il testo e i fogli di calcolo con altre persone. Come strumento di controllo della versione, può aiutarvi a monitorare facilmente i progressi di ogni documento e vi tiene informati su qualsiasi aggiornamento del documento.

Caratteristiche principali:

• Supporta tutti i tipi di file tra cui documenti, PDF, fogli di calcolo e immagini.
• È possibile memorizzare in modo sicuro tutti i vostri file importanti, nonché qualsiasi loro versione rivista. Inoltre, tutti i file sono controllati e bloccati in modo che le revisioni non collidano o vengano modificate.
• Crea un URL permanente e autenticato per ogni file che punta sempre all’ultima versione.
• È possibile alternare tra protezione privata, pubblica e con password per i file con un solo clic.

È un ottimo strumento di gestione dei documenti per piccole imprese e web designer professionisti.

Prezzo: Free.

#5: Memphis Documents Library

Memphis Documents Library è un popolare plugin di gestione dei documenti per WordPress che consente di organizzare e condividere facilmente i file. Il suo pulsante di caricamento file front-end ti aiuta ad aggiungere rapidamente i file al tuo sito web. Oltre a questo, è possibile creare e gestire categorie e sottocategorie di file, e cercare i documenti utilizzando lo strumento di ricerca WordPress.

Caratteristiche principali:

• Supporta le miniature e l’anteprima del documento per la maggior parte dei tipi di file.
• È possibile caricare in batch i file sul tuo sito WordPress e monitorare i download dei file.
• Quando un file viene caricato nel sistema, viene creato un post relativo che mostra i dettagli del file specifico.
• La sua funzione di controllo della versione consente di visualizzare e rivedere le versioni precedenti dei file.
• È possibile visualizzare i pulsanti dei social media per ogni file per aiutare a promuovere la condivisione sociale.

È una grande opzione per fotografi professionisti e freelance.

Prezzo: Free.

#6: Embed Any Document

Embed Any Document ti permette di caricare e incorporare facilmente documenti nel tuo sito WordPress. In questo modo, non è necessario installare alcun plugin aggiuntivo per il browser come Acrobat Reader o Flash. È possibile implementare Microsoft Office Online o Google Docs Viewer per visualizzare i documenti sul tuo sito web, e se uno di loro non funziona, è sempre possibile passare all’altro.

Caratteristiche principali:

• Interfaccia semplice e user-friendly.
• Supporta tutti i tipi di file popolari tra cui Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Adobe Portable Document Format (PDF), file di testo, immagini TIFF, Adobe Illustrator e Scalable Vector Graphics (SVGs).
• È possibile caricare rapidamente i documenti direttamente nella tua libreria multimediale e incorporarli con un solo clic.
• I visualizzatori di documenti sono compatibili con cross-browser e sono completamente mobile-responsive.
• Viene fornito con un’ampia documentazione che include spiegazioni, tutorial video e screenshot.

E’ costruito principalmente per designer grafici, creativi e proprietari di siti web.

Prezzo: Free.

#7: SP Project & Document Manager

SP Project & Document Manager è uno strumento eccellente per gestire un numero illimitato di file e condividerli in modo sicuro con altre persone. Offre un set completo di strumenti che possono aiutare a mantenere e controllare facilmente file, cartelle e sottocartelle online o sul posto di lavoro.

Caratteristiche chiave:

• È dotato di un’interfaccia utente intuitiva che permette ai clienti di aggiungere e modificare facilmente i progetti.
• È possibile proteggere i file creando un login per gli utenti autorizzati. Allo stesso modo, il login è necessario per scaricare i file.
• Consente di caricare e gestire un numero illimitato di file e impostare un numero illimitato di cartelle e sottocartelle.
• È possibile spostare i file nella cartella Cestino che supporta la conservazione dei file in base alla data.

È uno strumento ideale per piccole imprese e grandi organizzazioni.

Prezzo: Free.

Conclusione

Con il giusto plugin di gestione dei documenti e dei file per il tuo sito, puoi rendere più facile la gestione di un gran numero di file, condividerli in modo sicuro e accedervi rapidamente quando necessario.

Sulla base delle caratteristiche chiave discusse sopra, raccomandiamo:

• Filr per chiunque stia cercando un modo per gestire meglio i documenti sul back-end, rendere i documenti accessibili ai visitatori dal front-end e avvalersi di opzioni di crittografia di documenti e file.
• WP Download Manager per chiunque voglia vendere documenti e file e sfruttare le funzioni di licenza.
• Embed Any Document per incorporare documenti sul proprio sito WordPress.