Il sovraccarico di lavoro è un problema comune in molti luoghi di lavoro. Non si tratta necessariamente solo di lavorare molte ore. Il sovraccarico di lavoro può anche significare avere troppe cose nella tua lista dei compiti, che semplicemente non finisci mai.

Ho lavorato in ruoli in cui ho lavorato molto a lungo per lunghi periodi per finire tutto. Ho anche gestito team in cui c’era così tanto da fare che non era possibile finire tutto. In quel caso, dovevamo solo scegliere cosa non doveva essere fatto.

Come fai a sapere se il sovraccarico di lavoro è un problema per te e per il tuo team? Se cerchi i segni giusti, di solito non è difficile capirlo.

Segni comuni di sovraccarico di lavoro

La gente manca costantemente le scadenze.

Se ti trovi in una situazione in cui le scadenze sono spesso mancate, potresti avere un team che è sovraccarico di lavoro. Di solito questo indica che nel team non c’è la capacità di fare il lavoro, quindi non si possono rispettare tutte le scadenze.

Le scadenze possono essere un motivatore chiave per i membri del team, ma è vero anche il contrario. Se non vengono rispettate, possono essere estremamente demotivanti! Dopo un po’, la tua squadra può sviluppare un senso di impotenza in cui sentono che non ha senso provare, perché pensano che non avranno mai successo.

Per saperne di più: Podcast del leader riflessivo #86: Vuoi migliorare le prestazioni del team? Set Good Deadlines.

A Team Overloaded With Work Will Make Mistakes.

In situazioni di sovraccarico di lavoro, si commettono errori. Le persone perdono cose, perché prendono scorciatoie. Nessuno si concentra troppo su ogni compito perché sono occupati a preoccuparsi di quello successivo.

Dopo un po’, questo può avere la tua squadra più concentrata a spuntare il compito dalla lista, piuttosto che assicurarsi che sia fatto bene.

Se guidi una squadra che fa costantemente errori, alla fine ti farà fare brutta figura.

I membri del team iniziano a diventare “sfiniti” o smettono di preoccuparsi.

A volte la parte più pericolosa del sovraccarico di lavoro è quando le persone iniziano a diventare sopraffatte e “sfinite”.

Questo accade di solito perché ci sono molte priorità in competizione e le persone non sono sicure su cosa concentrarsi. Si verifica anche perché le persone si sentono turbate perché stanno deludendo gli altri.

I membri del team possono anche arrendersi e smettere di preoccuparsi. Si sentono come se non potessero avere successo, quindi perché dovrebbero preoccuparsi di provarci?

Prendete nota delle persone che si lamentano, sembrano stressate, frustrate o sopraffatte. Questi sono segni rivelatori di sovraccarico di lavoro.

Per saperne di più: Il tuo team sta lottando? Capire lo stress sul posto di lavoro per guidare meglio.

Come evitare il sovraccarico di lavoro nel tuo team

I segni sono relativamente facili da individuare. Ma cosa possiamo fare? È facile non fare nulla e aspettare il fine settimana, ma indovinate un po’? Lunedì sarà ancora un problema.

Invece, vediamo alcuni modi per gestire il sovraccarico di lavoro.

1. Evitare il sovraccarico di lavoro trovando la fonte del problema.

Una delle maggiori sfide con il sovraccarico di lavoro è che è difficile da misurare.

Quanto lavoro può gestire l’addetto alla manutenzione Brett? È difficile da dire, perché ognuno ha limiti e capacità diverse.

Molti leader fanno fatica a segnalare il sovraccarico di lavoro, perché sentono che saranno criticati per essere “morbidi” o per aver saltato le ombre. Ecco perché è necessario capire bene il problema.

Nelle aree di maggior preoccupazione, iniziate a mappare tutto il lavoro in cui le persone sono coinvolte insieme alle scadenze. Vedrai presto se hai un problema, perché alcune persone avranno molte priorità accanto al loro nome che devono essere completate entro un breve periodo di tempo.

Solo una volta che avrai capito e articolato correttamente il problema sarai in grado di aiutare effettivamente qualcuno.

Inizia a dire “No”.

Una delle abilità critiche di leadership che molte persone trascurano è come respingere e dire “No”. Il vero problema è che molte persone pensano che dire “No” non sia un’opzione. Ricordate che respingere è quasi sempre un’opzione, e dovreste ricordarlo anche al vostro team.

Non volete circondarvi di persone che dicono sempre Sì. Prometteranno troppo e consegneranno troppo poco, e alla fine si bruceranno. Tu vuoi persone che ti respingano quando sei irragionevole, e devi farlo anche con il tuo capo.

Una volta ho avuto un cliente di coaching che era sopraffatto da troppo lavoro. Gli ho chiesto se aveva parlato al suo manager del suo carico di lavoro. Non l’aveva nemmeno considerato.

Il tuo manager non sarà in grado di aiutarti se non sa come ti senti e come stai affrontando. Potrebbe essere il momento di parlare di quanto lavoro c’è sul tuo piatto.

Impara di più: How Leaders Can Push Back and Say “No” to Improve Their Careers.

Give Your Team Permission to Stop Doing Things.

Quando sei in una situazione di sovraccarico di lavoro, devi proteggere il benessere delle persone intorno a te. Un modo per farlo è quello di dare loro il permesso di smettere di lavorare se sono troppo occupati.

Questo è tutto sulle priorità. Ricorda che se tutto è importante, allora niente è importante!

Identifica alcuni dei compiti meno importanti che la tua squadra svolge. Dai alla tua squadra il permesso di lasciarli perdere o di cancellarli per un mese. Questo dà alla tua squadra spazio per respirare e non si sentirà così male, perché tu hai detto che andava bene.

Impara di più: Podcast del leader riflessivo #80: Cosa fare quando si hanno troppe priorità.

Creare una cultura della comunicazione aperta.

L’ultimo modo per evitare il sovraccarico di lavoro nel tuo team è capire su cosa stanno lavorando tutti e mantenere aperte le linee di comunicazione. Renditi disponibile quando le persone hanno bisogno di parlare. Cerca di dare alla tua squadra ogni opportunità di sollevare problemi, se ne hanno bisogno.

Assicurati di tracciare il lavoro usando un qualche tipo di sistema, anche se è solo un semplice foglio di calcolo o anche un blocco per gli appunti e carta. È necessario avere visibilità del lavoro, in modo da poter iniziare a vedere i problemi prima che vadano fuori controllo.

Anche quando tutti sono occupati, è necessario trovare il tempo per tenersi in contatto con la propria squadra. Potrebbe semplicemente aiutarvi ad evitare una spiacevole situazione di burnout. Clicca il link qui sotto per imparare come creare una comunicazione aperta nel tuo team.

Impara di più: 6 modi potenti per creare una comunicazione aperta nel tuo team.

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Il sovraccarico di lavoro non è mai divertente, e tu vuoi evitarlo nel tuo team. Anche se sembra una buona idea spingere la tua squadra a fare tutto, ci sono dei costi nel farlo.

Non ha senso completare quantità incredibili di lavoro, se tutti sono esausti e infelici al traguardo.