Här är ett väl utforskat faktum i livet. Ju mer du arbetar, desto mindre produktiv blir du! Hemligheten är att arbeta smartare och ta många pauser.

Låt oss titta på forskningen för att se om detta verkligen är sant. Ett företag som arbetar med sociala nätverk testade sin nya app Desk Time. Gissa vad? De 10 % mest produktiva personerna arbetade inte ens 8-timmarsdagar. Deras framgångsrecept? De tog regelbundna pauser på 17 minuter för varje 52 minuters arbete.

En studie från University of Toronto visade mycket liknande resultat. Ledaren för studien, John Trougakos säger:

”Alla försök att kontrollera beteende, att prestera och att fokusera drar från denna pool av psykologisk energi. När den energikällan är uttömd blir vi mindre effektiva i allt vi gör.”

Vår hjärna är inte konstruerad för långa, intensiva timmar av fokusering. Arbeta intensivt under korta perioder och vila sedan upp dig.

Men 52 minuters arbete och 17 minuters rast kanske inte fungerar för dig. Hemligheten är naturligtvis att ta pauser när du känner att du behöver dem. Att avbryta koncentrationen genom att följa en klocka kan förstöra en tankegång. Om jag är på gång och producerar ett riktigt bra arbete vill jag fortsätta så en paus kan vara kontraproduktiv.

Det kanske inte fungerar om du har att göra med rastlösa kunder som står i kö för att bli betjänade. Den här principen kanske fungerar bättre för tanklösa och repetitiva uppgifter som inte kräver en hög grad av fokus. Men visst är det värt att experimentera med detta och se hur du faktiskt kan minska antalet arbetstimmar och arbeta smartare. Här är 7 praktiska förslag så att du kan göra just det.

Låt inte presenteeism ta över ditt liv.

Vi har alla hört talas om frånvaro, men hur är det med presenteeism? Du har avslutat alla dagens uppgifter, men känner dig ändå tvingad att stanna kvar vid ditt skrivbord. Det slutar med att du arbetar längre än du egentligen behöver. Om du har friheten att välja, gå hem. Det finns massor av saker som väntar på dig där. Du kan koppla av och tillbringa tid med familjen eller din partner. När du kommer tillbaka till jobbet nästa dag är det mycket troligare att du får ett mer kreativt och snabbare arbete utfört. Din kropp och hjärna behöver laddas upp.

Prova arbeta kortare tid med många pauser.

Det kan vara dags att experimentera. Larry Page från Google vill avskaffa 40-timmarsarbetsveckan . Den svenska regeringen införde sex timmars arbetsdag som ett experiment i Göteborg i april förra året. Testgruppen kommer att arbeta sex timmars dagar medan kontrollgruppen kommer att arbeta standard 8 timmar. Båda grupperna kommer att få samma lön. Kommer det att minska sjukfrånvaron och öka produktiviteten? Vi väntar fortfarande på resultaten eftersom de låter det löpa i ett år.

Lär dig att säga nej.

Sluta ge bort din tid när du märker att du är överväldigad. Utbudet av förfrågningar om hjälp, samarbete, inbjudningar och möten verkar aldrig ta slut och om du märker att ditt egentliga arbete släpar efter är det dags att sätta stopp. Det bästa råd jag har funnit är att ta sig tid innan man svarar. Det är troligare att du säger nej och det kommer att spara dig massor av tid och energi när du säger ja och måste backa tillbaka senare! Kom ihåg att ”nej” är en fullständig mening!

Pauser är mer produktiva än du tror.

Om du tror att ditt sinne stängs av helt och hållet när du går runt kvarteret eller tar en kaffe, så har du fel. Det är i dessa avkopplande stunder som sinnet kan producera mycket kreativa idéer. Det är inte slöseri med tid. Albert Einstein, när han fick frågan om hur han kom på idén om relativitetsteorin, sa:

”Jag tänkte på det när jag cyklade”. – Albert Einstein

Sätt upp realistiska tidsfrister för dig själv.

Det finns många studier som visar att människor i allmänhet arbetar bättre när det finns tidsbegränsningar. Faktum är att press att slutföra uppgifter inom en tidsfrist kan ge fruktbara resultat om personen ser det som en utmaning. Om de å andra sidan ser det som ett hot kan det mycket väl vara kontraproduktivt att ha en tuff deadline att hålla. Du måste bestämma hur du reagerar på tidsfrister och fastställa dem därefter.

6. Ta inte för många pauser.

Du måste hitta den rätta balansen eftersom för många pauser kan vara en allierad till prokrastinering. Jag kan inte göra det nu eftersom jag måste ha en paus! Om detta tas till sin logiska slutsats kommer mycket lite arbete att bli gjort.

Göm inte bort din kropp.

Avkoppling för en paus kan innebära en tupplur, en promenad eller att du kollar din Facebook-status. Google var ett av de första stora företagen som införde sovrum för att hjälpa de anställda att ladda upp kropp och själ. Om du inte har turen att arbeta i ett av dessa företag får du kanske nöja dig med att ta en promenad, stretcha eller göra något annat för att ge handlederna, armarna och fingrarna vila. Du kan undvika den ganska smärtsamma RSI (repetitive strain injury) genom att använda programvara som Workrave, som med ett larm talar om för dig när du ska resa dig och röra på dig.