Az OKR Weekly Check In: What It Is and How to Run One
Az OKR-ek célmeghatározási módszertanának sikeréhez folyamatosan dolgoznia kell rajtuk, meg kell beszélnie őket, ellenőriznie kell az előrehaladást, és meg kell terveznie, milyen ötleteket hajthat végre a csapata. Mindennek a legjobb módja, ha hetente tartasz egy OKR-ellenőrzést a csapatban.
Az OKR-ellenőrzés egy gyors, 15-20 perces megbeszélés, ahol Ön és csapata átgondolja a csapat OKR-ek előrehaladását, és új prioritásokat határoz meg a következő hétre. Az OKR-ellenőrzés célja az OKR-ek előrehaladásának elősegítése. A csapatok a megvalósított tervek, a tervek eredményei és a továbblépés során levont tanulságok áttekintésével győződnek meg arról, hogy a fejlődés megtörtént. Ezáltal a célok és a kulcsfontosságú eredmények elérése érdekében végzett munka heti folyamattá válik.
A sikeres OKR-ciklushoz elengedhetetlenek a heti OKR-csapat-ellenőrzések. Még ha nyilvánvalónak tűnik is, hogy a célok nem érhetők el, ha senki sem tesz lépéseket, a heti ellenőrző megbeszélések mégis hihetetlenül fontosak ahhoz, hogy mindenki összpontosítson. Az összehangolás, az átláthatóság és az előrehaladás nem csak az OKR-ek esetében fontos. Ezek akkor is döntő fontosságúak, amikor a célok elérése érdekében tett lépésekről van szó. A heti OKR-ellenőrzéseket az általános heti vagy kéthetenkénti csapatmegbeszélések részeként is lefolytathatja.
Gondoskodjon arról, hogy az ellenőrző megbeszélések rövidek és fókuszáltak legyenek. 15-20 perc elegendő ahhoz, hogy mindent átbeszéljünk. A kisebb csoportok az ellenőrző megbeszélést követően konkrétabb nyomon követési megbeszélésekkel folytathatják. Ezeknek a nyomonkövetési megbeszéléseknek azonban szintén világos napirenddel kell rendelkezniük, és csak a témában érintett feleket kell bevonniuk.
A felkészültség lehetőséget ad arra, hogy az időt hatékonyan használjuk fel, és hogy az összes legfontosabb témára kitérjünk. Ön, mint vezető, felelős azért, hogy a megbeszélés a terv szerint haladjon. Ez nem azt jelenti, hogy csak te beszélsz. Ehelyett az Ön szerepe az, hogy moderálja a megbeszéléseket, hogy a beszédtémák ne siklanak ki.
A heti OKR-ellenőrzésre való felkészülés
A megbeszélés megkezdése előtt szánjon időt arra, hogy átnézze a csapat célkitűzéseit, és frissítse a KR-ek terén elért eredményeket. Ez az ideális alkalom arra is, hogy feljegyezzen minden további meglátást. Elégedett az OKR-ek eredményeivel? Melyek voltak a legnagyobb prioritású tervei az előző héten? Tudja, hogyan kell innen továbblépni? Vannak olyan problémák, amelyeket észrevett és szeretne felvetni? Van olyan javaslata, amelyet szeretne megosztani a csapattal?
Az adott OKR alatt jó, ha írásos jegyzeteket készítesz vagy megjegyzéseket hagysz, hogy lásd, mi történt az idő múlásával. Mivel egy KR haladásmérője ide-oda mozoghat, azt is jó ötlet dokumentálni, hogy hol akadozik a haladás, és nem csak azt, hogy mely KR-ek haladnak előre. Ha bármilyen fontos ötlete vagy kérdése van a csapat OKR-jeivel kapcsolatban, jó, ha ezeket is leírja a megjegyzések között, hogy mindenki megismerhesse az aggályait.
Fontos, hogy a heti OKR-ellenőrzéseknek minden héten ugyanaz legyen a kerete, hogy az emberek megszokják a munkafolyamatot, és tudják, mire számíthatnak. Az értekezlet napirendjében szereplő konkrét kérdések azonban különbözni fognak attól függően, hogy ki mennyire jól teljesít, és milyen célokra kell összpontosítania.
A heti OKR-ellenőrzések legjobb gyakorlati kerete:
- Az OKR aktuális állapota
- A cél sínen van vagy nem sínen van?
- Volt előrelépés vagy megrekedt a cél?
- Változott rosszabbra?
- Mit tanultunk a múlt hétből?
- Mit csináltunk jól? Mi volt sikeres?
- Mit kellene legközelebb másképp csinálnunk?
- Mit tanultunk egyénenként?
- Új prioritású tervek meghatározása a jövő hétre
- Melyek a következő tervek, amelyek segíthetnek a csapat OKR-ek elérésében?
- Ki mit csinál? És el is készül?
- Vannak új irányok vagy frissítések a már folyamatban lévő tervekkel kapcsolatban?
Heti ellenőrző megbeszélések lefuttatása
- Győződjön meg róla, hogy mindenki tisztában van az Ön által használt kerettel.
- Figyelje az időt, hogy a megbeszélések ne siklanak ki, vagy ne tartsanak túl sokáig.
- Moderálja a megbeszélést. Ha egyes megbeszélések kezdenek letérni a helyes útról, vagy túl sok konkrétumba merülnek el az egész csapat számára, akkor kérje meg az érintett feleket, hogy a megbeszélést később folytassák saját megbeszélésükön.
- Készítsen gyors jegyzeteket. Használja ezeket arra, hogy a megbeszélés után összefoglalót írjon, és gondoskodjon arról, hogy a jó ötletek vagy tanulságok ne merüljenek azonnal feledésbe.
- Ne beszéljen egyedül! Gondoskodjon arról, hogy minden érintett fél megoszthassa gondolatait vagy ötleteit. Más szemszögből látják a dolgokat, és nagyon hasznos lehet az előre tervezés során, ha mindenki sokféle tapasztalatát felhasználjuk.
- A következő hétre vonatkozó új prioritások meghatározásakor bátorítsa a csapattagokat, hogy legyenek kreatívak és próbáljanak ki új dolgokat.
- Figyeljen arra, ha vannak a csapatban olyanok, akik látszólag nem foglalkoznak az OKR-ekkel, még ha kellene is. Hasonlóképpen figyeljen azokra az emberekre, akik esetleg küszködnek. Ha valakinek nehézségei vannak, beszélgessen vele barátságosan utána, hogy kiderüljön, mi lehet az oka.
A megbeszélés után
Ne tartson OKR ellenőrző megbeszélést csak a megbeszélés kedvéért. Minden megbeszélésnek mindig kell, hogy legyen eredménye. Az is fontos, hogy emlékezzen arra, hogy miről volt szó. Válassza meg, hogyan szeretné megosztani és dokumentálni a tanulságokat és a felmerült új ötleteket.
Ha a Weekdone-t használja az OKR-ek nyomon követésére, akkor például a tanulságokat vagy az új ötleteket hozzáadhatja az OKR-kommentárokhoz, vagy megoszthatja őket üzenetként a csapat hírfolyamán. A következő hét(ek)re meghatározott új prioritásokat hozzá kell adni a felelős terveihez. Így ezek a tervek nem merülnek feledésbe, és mindenki nyomon követheti a helyzetet. A következő megbeszélésen röviden át kell tekinteni ezeket a prioritásokat. Feltétlenül beszéljék meg az előrehaladást és azt, hogy az elkészült tervek milyen hatással voltak a Célokra.
(Ha még nem használja a Weekdone-t, ingyenesen regisztrálhat! Örökre ingyenes a legfeljebb 3 fős csapatok számára, vagy ha nagyobb csapatod van, kipróbálhatod a 15 napos próbaverzióval.)
OKR heti ellenőrzés
Az OKR-ek megvalósítása gondolkodásbeli és vezetési változást igényel. Ez alapvetően egy új szokás az egész csapat vagy vállalat számára. Ha egy vezető nem mutat kezdeményezést és támogatást, akkor az alkalmazottak megterhelőnek fogják találni, és abbahagyják a használatát. Ha egy csapatvezető nem gondolja, hogy megéri az erőfeszítést, akkor miért tenné ezt a csapat? Az OKR-ek a végrehajtásról szólnak. Ez egy folyamatos körforgás, amely a tervek meghatározásából, a kívánt eredmények elérése érdekében történő végrehajtásukból, a hatásuk mérlegeléséből és elemzéséből, a hibákból vagy a sikerekből való tanulásból és az új tervek újbóli meghatározásából áll. Az OKR-ek csapatmunkát jelentenek. Ezért nem lehetnek sikeresek rögzített folyamat és folyamatos megbeszélések nélkül.
A heti ellenőrző megbeszélésekkel növelheti a csapat motivációját és elkötelezettségét is. Az egész csapat jobb áttekintést kap arról, hogy ki mit csinál, ami segít mindenkinek egységes irányba haladni.
Ez egyszerű. Ha ez a beszélgetés mindenkit érint a csapatban és értékes információkról van szó, akkor igen. Ez azzal a feltételezéssel történik, hogy senki másnak nincs máshol is dolga. De akkor is vigyázni kell, nehogy kisiklassuk a beszélgetést. Minden megbeszélésnek kell, hogy legyen eredménye. Az olyan dolgok megismétlése vagy vitatása, amelyeket már mindenki tud, senkinek sem segít azon kívül, aki a saját hangját akarja hallatni. Emellett a legtöbb dolgot nem lehet csak úgy megoldani, hogy megbeszéljük őket. Meg kell próbálnia visszajelzéseket gyűjteni, hogy lássa, mi működik és mi nem.
Ha a beszélgetés a csapat egy részét érinti, akkor a megbeszélés után folytatniuk kell a témát. Nincs értelme más embereket feltartani, akiknek nem kell részt venniük ebben a beszélgetésben. Minél tovább tartanak a megbeszélések az idő múlásával, annál többen kezdik úgy érezni, hogy a bejelentkezések nem értékesek. De igen, de gondosan moderálni kell őket.
Főnökként átfogó képet kell kapnod mindenről, ami történik. A csapattagjai azonban fontos részleteket tudhatnak, amelyekkel ön nincs tisztában, mivel azok az ő munkájukra vagy szakértelmükre jellemzőek. Az OKR-ek az apró részletekről szólnak, amelyek befolyásolják, hogy mi működik és mi nem. Különböző nézőpontokat és különböző tapasztalatokat kell meghallgatnia ahhoz, hogy a rendszer működjön, és növelje az elkötelezettséget és a flow-t. Az is előfordulhat, hogy a tervek megbeszélés nélküli, puszta kiosztása demotiválja a csapatot, és ez biztosan nem az, amit Ön szeretne.
Ahhoz, hogy nagy sikereket érjünk el és ambiciózus célokat érjünk el – biztosan nem. Ahogy már említettük, az OKR-ellenőrzések arra szolgálnak, hogy átgondoljuk, mi működik és mi nem, így új terveket állíthatunk fel a célok elérése érdekében. Ha negyedévente csak egy (vagy akár három) megbeszélést tartasz erre, akkor valószínűleg nem lesz időd tesztelni, hogyan haladnak a projektek, vagy ellenőrizni, hogy az emberek a megfelelő dolgokon dolgoznak-e.
Ha a KR nem halad, ne essünk azonnal pánikba. Lehet, hogy a stagnáló KR nem a legfontosabb szempont. Két kérdést kell feltennie. Az első: tanultál valami újat? Másodszor: értékes volt ez az információ? Ha ezekre a kérdésekre igennel tudsz válaszolni, akkor lehet, hogy a KR a célját szolgálta anélkül, hogy mérhető fejlődést ért volna el. Lehet, hogy olyan KR-t választott, amelyet nagyon nehéz mérni, vagy lehet, hogy a KR-je nem tükrözi magának a Célnak a sikerét. Hacsak nem tanultál semmilyen értékes leckét, akkor valójában sikerrel jártál valamiben. Ahogy Thomas Edison mondta: “Nem buktam el. Csak tízezer olyan módszert találtam, ami nem működik”. Az OKRexamples.co oldalon talál néhány példa OKR-t, ha úgy érzi, hogy szüksége van egy gyors emlékeztetőre.
Az OKR-ellenőrzés a Célok és kulcsfontosságú eredmények módszertan végrehajtásának kritikus része. Fontos, hogy az ellenőrzéseket és az OKR-eket strukturált módon futtassa. Erre a legjobb módszer a Weekdone. A heti ellenőrzés gondolatát helyezi a középpontba, és kultúrát épít a heti frissítések és az OKR-követés köré. Ez a legjobb módja az OKR-ek sikeres megvalósításának a csapatában.