Der wöchentliche OKR-Check-In: Was das ist und wie man es durchführt
Um mit der Zielsetzungsmethode der OKRs erfolgreich zu sein, müssen Sie kontinuierlich an ihnen arbeiten, sie diskutieren, den Fortschritt überprüfen und planen, welche Ideen Ihr Team umsetzen könnte. Der beste Weg, all dies zu tun, ist ein wöchentliches OKR-Check-in im Team.
Ein OKR-Check-in ist ein kurzes 15-20-minütiges Treffen, bei dem Sie und Ihr Team über den Fortschritt der Team-OKRs nachdenken und neue Prioritäten für die kommende Woche setzen. Der Zweck des OKR-Check-Ins ist es, den OKR-Fortschritt zu fördern. Die Teams vergewissern sich, dass Fortschritte erzielt werden, indem sie die durchgeführten Pläne, die Ergebnisse dieser Pläne und die daraus gezogenen Lehren für die weitere Arbeit betrachten. Auf diese Weise wird die Arbeit zur Erreichung der Ziele und Schlüsselergebnisse zu einem wöchentlichen Fluss.
Wöchentliche OKR-Check-ins im Team sind für einen erfolgreichen OKR-Zyklus entscheidend. Auch wenn es offensichtlich ist, dass Ziele nicht erreicht werden können, wenn niemand etwas unternimmt, sind wöchentliche Check-ins dennoch unglaublich wichtig, damit sich alle darauf konzentrieren können. Ausrichtung, Transparenz und Fortschritt sind nicht nur wichtig, wenn es um OKRs geht. Sie sind auch entscheidend, wenn es darum geht, Maßnahmen zur Erreichung der Ziele zu ergreifen. Sie können wöchentliche OKR-Check-Ins als Teil Ihrer allgemeinen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Teambesprechungen durchführen.
Achten Sie darauf, dass die Check-In-Besprechungen kurz und konzentriert sind. 15-20 Minuten reichen aus, um alles durchzugehen. Kleinere Gruppen können nach dem Check-in mit spezifischeren Folgegesprächen fortfahren. Allerdings sollten auch diese Nachbereitungstreffen eine klare Tagesordnung haben und nur die am Thema beteiligten Parteien einbeziehen.
Eine gute Vorbereitung gibt Ihnen die Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass die Zeit effizient genutzt wird und alle wichtigen Themen angesprochen werden. Als Führungskraft sind Sie dafür verantwortlich, dass die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft. Das bedeutet nicht, dass Sie das ganze Gespräch führen. Vielmehr ist es Ihre Aufgabe, die Besprechungen zu moderieren, damit die Gesprächsthemen nicht entgleisen.
Vorbereitung auf eine wöchentliche OKR-Besprechung
Bevor Sie in die Besprechung gehen, nehmen Sie sich Zeit, um die Teamziele durchzusehen und die Fortschritte bei den KRs zu aktualisieren. Dies ist auch der ideale Zeitpunkt, um zusätzliche Erkenntnisse festzuhalten. Sind Sie mit den Ergebnissen Ihrer OKRs zufrieden? Welche Pläne hatten in der vergangenen Woche für Sie die höchste Priorität? Wissen Sie, wie es weitergehen soll? Gibt es Probleme, die Ihnen aufgefallen sind und die Sie ansprechen möchten? Haben Sie Vorschläge, die Sie mit dem Team teilen möchten?
Es ist gut, schriftliche Notizen zu machen oder Kommentare unter dem spezifischen OKR zu hinterlassen, damit Sie sehen können, was im Laufe der Zeit passiert ist. Da sich die Fortschrittsanzeige einer KR hin und her bewegen kann, ist es auch eine gute Idee, zu dokumentieren, wo der Fortschritt ins Stocken gerät, und nicht nur, welche KRs vorankommen. Wenn Sie wichtige Ideen oder Fragen zu den OKRs Ihres Teams haben, ist es gut, diese ebenfalls in den Kommentaren zu notieren, damit sich jeder mit Ihren Anliegen vertraut machen kann.
Es ist wichtig, dass Ihre wöchentlichen OKR-Check-Ins jede Woche denselben Rahmen haben, damit sich die Mitarbeiter an den Arbeitsablauf gewöhnen können und wissen, was sie erwartet. Die spezifischen Fragen in der Tagesordnung der Besprechung werden sich jedoch unterscheiden, je nachdem, wie gut jeder arbeitet und auf welche Ziele Sie sich konzentrieren müssen.
Best-Practice-Rahmen für wöchentliche OKR-Check-Ins:
- Aktueller OKR-Status
- Ist das Ziel auf dem richtigen Weg oder vom richtigen Weg abgekommen?
- Gibt es Fortschritte oder ist das Ziel ins Stocken geraten?
- Hat es sich zum Schlechten verändert?
- Was haben wir aus der letzten Woche gelernt?
- Was haben wir richtig gemacht? Was war erfolgreich?
- Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?
- Was haben wir als Einzelpersonen gelernt?
- Setzen Sie neue Prioritätspläne für die nächste Woche
- Was sind die nächsten Pläne, die Ihnen bei den Team OKRs helfen könnten?
- Wer macht was? Und wird es erledigt?
- Gibt es neue Richtungen oder Aktualisierungen im Zusammenhang mit Plänen, die bereits in Kraft sind?
Wöchentliche Kontrollbesprechungen
- Stellen Sie sicher, dass jeder den Rahmen kennt, den Sie verwenden.
- Die Zeit im Auge behalten, damit die Sitzungen nicht entgleisen oder zu lange dauern.
- Moderieren Sie die Besprechung. Wenn einige Diskussionen vom Weg abkommen oder zu viele Einzelheiten für das gesamte Team beinhalten, bitten Sie die Beteiligten, eine eigene Besprechung anzusetzen, um die Diskussion später fortzusetzen.
- Machen Sie kurze Notizen. Verwenden Sie diese, um nach der Besprechung eine Zusammenfassung zu verfassen und sicherzustellen, dass gute Ideen oder gelernte Lektionen nicht sofort wieder vergessen werden.
- Übernehmen Sie nicht das ganze Reden! Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten ihre Gedanken und Ideen einbringen können. Sie sehen die Dinge aus einem anderen Blickwinkel, und es kann für die weitere Planung sehr nützlich sein, die unterschiedlichen Erfahrungen aller Beteiligten zu nutzen.
- Wenn Sie neue Prioritäten für die kommende Woche setzen, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, kreativ zu sein und neue Dinge auszuprobieren.
- Achten Sie darauf, ob es Leute im Team gibt, die sich nicht mit den OKRs beschäftigen, obwohl sie es sollten. Achten Sie auch auf Personen, die sich möglicherweise schwer tun. Wenn sich jemand schwer tut, sollten Sie anschließend ein freundliches Gespräch mit ihm führen, um herauszufinden, woran das liegen könnte.
Nach der Besprechung
Veranstalten Sie die OKR-Besprechung nicht nur um der Besprechung willen. Es sollte immer ein Ergebnis für jede Besprechung geben, die Sie abhalten. Es ist auch wichtig, dass Sie sich an das Besprochene erinnern. Legen Sie fest, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse und neuen Ideen mit anderen teilen und dokumentieren möchten.
Wenn Sie Weekdone verwenden, um Ihre OKRs zu verfolgen, können Sie die gewonnenen Erkenntnisse oder neuen Ideen beispielsweise den OKR-Kommentaren hinzufügen oder sie als Nachricht im Newsfeed des Teams teilen. Neue Prioritäten, die für die nächste(n) Woche(n) gesetzt werden, sollten zu den Plänen der verantwortlichen Person hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden diese Pläne nicht vergessen und jeder kann den Überblick behalten. In der nächsten Sitzung sollten Sie diese Prioritäten kurz durchgehen. Besprechen Sie den Fortschritt und die Auswirkungen der abgeschlossenen Pläne auf Ihre Ziele.
(Wenn Sie Weekdone noch nicht nutzen, können Sie sich kostenlos anmelden! Für Teams mit 3 oder weniger Personen ist es für immer kostenlos. Wenn Sie ein größeres Team haben, können Sie es mit einer 15-tägigen Testversion ausprobieren.)
OKR weekly check-in FAQ
Die Einführung von OKRs erfordert ein Umdenken und ein Umdenken im Management. Es handelt sich im Grunde um eine neue Gewohnheit für das gesamte Team oder Unternehmen. Wenn ein Manager keine Initiative und Unterstützung zeigt, werden die Mitarbeiter damit überfordert sein und aufhören, sie zu nutzen. Wenn ein Teammanager nicht glaubt, dass es den Aufwand wert ist, warum sollte es dann das Team tun? Bei den OKRs geht es um die Umsetzung. Es handelt sich um einen ständigen Kreislauf, in dem Pläne festgelegt und ausgeführt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen, die Auswirkungen zu reflektieren und zu analysieren, aus Fehlern oder Erfolgen zu lernen und erneut neue Pläne festzulegen. OKRs sind eine Teamleistung. Daher können sie ohne einen festen Prozess und laufende Diskussionen nicht erfolgreich sein.
Mit wöchentlichen Check-ins können Sie außerdem die Motivation und das Engagement des Teams steigern. Das gesamte Team erhält einen besseren Überblick darüber, was jeder tut, was allen hilft, in eine einheitliche Richtung zu gehen.
Es ist ganz einfach. Wenn dieses Gespräch alle im Team betrifft und es sich um wertvolle Informationen handelt, dann ja. Das setzt voraus, dass niemand anderes auch noch irgendwo sein muss. Aber man muss trotzdem aufpassen, dass das Gespräch nicht entgleist. Für jede Sitzung sollte es ein Ergebnis geben. Das Wiederholen oder Streiten über Dinge, die jeder bereits weiß, hilft niemandem, außer denen, die ihre eigene Stimme hören wollen. Außerdem lassen sich die meisten Probleme nicht lösen, indem man sie einfach nur bespricht. Man muss versuchen, Feedback einzuholen, um zu sehen, was funktioniert und was nicht.
Wenn das Gespräch einen Teil des Teams betrifft, dann sollten sie das Thema nach der Sitzung weiterführen. Es hat keinen Sinn, andere Leute aufzuhalten, die nicht an der Diskussion teilnehmen müssen. Je länger die Besprechungen dauern, desto mehr Leute haben das Gefühl, dass Check-Ins nicht wertvoll sind. Sie sind es, aber sie müssen sorgfältig moderiert werden.
Als Führungskraft müssen Sie den Überblick über alles haben. Ihre Teammitglieder kennen jedoch vielleicht wichtige Details, die Ihnen nicht bekannt sind, da sie spezifisch für ihre Arbeit oder ihr Fachwissen sind. Bei den OKRs geht es um kleine Details, die sich darauf auswirken, was funktioniert und was nicht. Sie müssen unterschiedliche Standpunkte und Erfahrungen berücksichtigen, damit das System funktioniert und das Engagement und der Arbeitsfluss gesteigert werden. Außerdem kann die bloße Weitergabe von Plänen ohne jegliche Diskussion das Team demotivieren, und das ist definitiv nicht das, was Sie wollen.
Um großen Erfolg zu haben und ehrgeizige Ziele zu erreichen – definitiv nicht. Wie bereits erwähnt, sind OKR-Check-Ins dazu gedacht, zu reflektieren, was funktioniert und was nicht, damit Sie neue Pläne zur Erreichung der Ziele aufstellen können. Wenn Sie dafür nur ein (oder sogar drei) Treffen pro Quartal haben, dann werden Sie wahrscheinlich keine Zeit haben, um zu prüfen, wie die Projekte laufen oder ob die Mitarbeiter an den richtigen Dingen arbeiten.
Wenn die KR nicht vorankommt, sollten Sie nicht gleich in Panik verfallen. Die stagnierende KR ist vielleicht nicht der wichtigste Aspekt davon. Es gibt zwei Fragen, die Sie sich stellen müssen. Erstens: Haben Sie etwas Neues gelernt? Zweitens: War diese Information wertvoll? Wenn Sie diese Fragen mit „Ja“ beantworten können, hat die KR vielleicht ihren Zweck erfüllt, ohne dass Sie messbare Fortschritte gemacht haben. Vielleicht haben Sie eine KR gewählt, die sehr schwer zu messen ist, oder vielleicht spiegelt Ihre KR nicht den Erfolg des Ziels selbst wider. Wenn Sie keine wertvollen Lektionen gelernt haben, haben Sie tatsächlich etwas erreicht. Wie Thomas Edison sagte: „Ich habe nicht versagt. Ich habe nur 10.000 Wege gefunden, die nicht funktionieren.“ Auf OKRexamples.co finden Sie einige OKR-Beispiele, falls Sie eine kurze Erinnerung brauchen.
Die OKR-Kontrolle ist ein wichtiger Bestandteil der Umsetzung der Methodik für Ziele und Schlüsselergebnisse. Es ist wichtig, eine strukturierte Methode für die Durchführung von Check-Ins und OKRs zu haben. Am besten gelingt dies mit Weekdone. Es stellt die Idee wöchentlicher Check-ins in den Mittelpunkt und schafft eine Kultur der wöchentlichen Aktualisierung und OKR-Verfolgung. Es ist der beste Weg, OKRs in Ihrem Team erfolgreich umzusetzen.