Lär dig varför och hur personliga kontakter och möten med representanter för medierna kan öka din effektivitet, och hur du genererar sådana kontaktmöjligheter.

• Vad menas med att träffa medierna?

• Varför ska du träffa medierna?

• Hur hanterar du mötet med medierna?

• Hur hanterar du tv- och radioinslag?

• Hur håller du ett medieevenemang?

Presidentens pressekreterare har ett tufft jobb.De måste förklara för medierna varför presidenten just gjorde det där upprörande uttalandet, varför han vidtog den åtgärd som han gjorde eller varför han motsätter sig ett lagförslag som har både folkligt och kongressens stöd. De flesta pressekreterare har personliga och/eller arbetsrelationer av något slag – vissa positiva, vissa negativa – med alla i rummet vid en presskonferens. De har vanligtvis arbetat som reportrar, programledare, producenter och/eller redaktörer för stora medier och har kanske till och med stått på andra sidan mikrofonen som korrespondenter i Vita huset. Nu ställs de inför frågor, ibland rent av fientliga, från personer som en gång var, och kanske fortfarande är, deras vänner.

Presssekreterare måste veta hur de ska hantera sig själva i mediernas blickfång. När de gör misstag eller framstår som dåliga – låter arga, verkar angripa reportrarna som ställer svåra frågor, ger intryck av att uppenbart viktiga frågor inte alls är särskilt viktiga – ställs de till svars i det hårda ljuset av offentlig exponering genom TV, radio, tidningar och Internet. (YouTube är särskilt bra på att fånga varje pinsam detalj av en pressekreterares misstag eller okunskap.)

Du kommer förmodligen aldrig att behöva möta en lika noggrann granskning av medierna som den som riktas mot presidentens pressekreterare, men det kan mycket väl hända att du blir intervjuad på telefon eller personligen om din fråga eller om frågor som rör din organisation och dess arbete. Är du redo för prime time?

Vad menar vi med att träffa medierna?

Okej, du har satt upp dina mål för att främja din verksamhet och skrivit ut mediepaket. Du är redo att ringa stadsreportern från din hemstadstidning. Eller kanske kom din sekreterare just in och berättade att en reporter väntar på att intervjua dig på linje 1. Nu har du en stor chans att få seriös publicitet, eller hur?

Vi har diskuterat fördelarna med att använda nyhetsartiklar för att sätta fokus på dina frågor. Men även om du kan informera journalister med ett fax, ett pressmeddelande eller ett mediepaket, är det bästa sättet att presentera dina nyheter för dem som ansvarar för att sprida dem att träffa journalister ansikte mot ansikte eller per telefon.

Det är vad vi menar med att träffa medierna – att träffa mediernas representanter personligen, ansikte mot ansikte, om det är möjligt. Om du redan känner dem någorlunda väl kan du använda din förtrogenhet med dem för att hjälpa dig att få fram dina synpunkter. Om du känner dem knappt eller inte alls kan ett personligt möte hjälpa dig att etablera en relation som kommer att växa med tiden.

Och om mötet är en intervju som sänds i radio eller TV, eller till och med ett enkelt informationsmöte, ger det dig möjlighet att presentera dig själv och din fråga för allmänheten på det sätt som du vill. Du kan förmedla en viss bild av din organisation (eller ändra den), genom ditt sätt att klä dig och tala, som du inte skulle kunna förmedla på papper eller per telefon.

Som vi redan har nämnt kan mötet med medierna äga rum personligen eller per telefon (även om det förstnämnda i allmänhet är bättre om du kan ordna det.) Det kan också ta sig ett antal olika former:

• Tryckta intervjuer: Du kan bli intervjuad för en tidning, tidskrift, nyhetsbrev eller annan tryckt publikation.
• Intervjuer i radio och tv: Du kan bli intervjuad för en radio-, tv- eller internetsändning.
• Deltagande i ett sändningsprogram: Du kan vara gäst i ett radio- eller TV-program, där du kan ställas inför en situation som liknar en intervju och/eller svara på frågor från en studio eller en publik som ringer in. Du kan också bli ombedd att delta som paneldeltagare i ett program som fokuserar på din fråga eller att medverka i ett nyhetsprogram som expert på ditt område.
• Informationssamtal eller möten: Du kan ringa ett medieföretag eller ringa eller träffa en viss reporter för att förklara en aktuell situation eller för att uppmärksamma dem på en nyhet som rör din fråga.
• Bakgrund: Du kan ringa ett medieföretag eller ringa eller träffa en viss reporter för att förklara en aktuell situation eller för att uppmärksamma dem på en nyhet om din fråga: En journalist kan kontakta dig, på grund av ditt rykte som en kunnig och korrekt källa, för att få allmän bakgrundsinformation för ett reportage om din fråga, eller för att få specifik information för ett mer avgränsat reportage om en viss situation.
• Medieevenemang: Du kan planera en presskonferens för att få fram dina synpunkter till media, antingen när en särskild situation som rör din fråga uppstår (en lagstiftningsomröstning, en finansieringskris, en ny rapport) eller när du lanserar ett initiativ. I en annan möjlighet kan du organisera någon form av offentlig demonstration med det uttryckliga syftet att locka till dig mediebevakning eller bjuda in medierna att besöka en anläggning (en skola, ett bostadsprojekt) eller ett bostadsområde för att belysa realiteterna i din fråga.

Varför ska du träffa medierna?

• Du kontrollerar kontinuiteten och konsekvensen i din presentation och ditt perspektiv
• Du erbjuder reportern en bekväm källa för framtida reportage om relaterade frågor
• Du bygger en starkare koppling till reportern genom direkt personlig kontakt
• Du har en fördel, vid personliga möten eller videosändningar, att låta ditt kroppsspråk och dina ansiktsuttryck hjälpa till att betona viktiga punkter och berätta din historia
• Du har en chans att öva dig i att tänka och tala väl under press – ju mer du gör det, ju bättre du blir
• Du presenterar dig själv som en pålitlig, kunnig källa för din organisation så att andra medlemmar kan koncentrera sig på andra typer av arbete
• Du kan styra hur mycket och vilken typ av information medierna får om dina frågor

Oavsett om det innebär att du ska dyka upp i tidningen eller tidskriften, i en blogg eller ett annat internetbaserat medium, i radio eller på tv, kan utsikten att ge en intervju få någons hår att stå på ända. Det är förståeligt, eftersom man inte ombeds att stå i centrum för uppmärksamheten varje dag. Men du kan besegra en nervös mage med noggranna förberedelser och mycket övning.

Hur hanterar du mötet med media?

Med tanke på att du troligen kommer att träffa media så småningom, om du inte redan har gjort det, är här några saker att tänka på för att få det mötet att gå smidigt. Vi tittar separat på olika former av möten:

Intervjuer

För en intervju

Ett sätt att förbereda sig inför en intervju är att öva på att tala högt. Ring upp en kompis som kan komma över och titta på när du talar. Eller öva på din offentliga presentation i spegeln. Om du vet hur du ser ut när du talar är du kanske inte lika nervös på riktigt. Här är några fler tips om hur du förbereder dig för att möta pressen:

• Förbered och öva på svaren på frågor som du tror att en reporter kan komma att ställa till dig.
• Utveckla ”sound bites” – korta, minnesvärda fraser som är lätta att citera (på några sekunder eller mindre) och som förklarar ditt grundläggande budskap.
• Se till att den som intervjuar dig har gott om bakgrundsinformation. Helst ska din organisation ha skickat ett mediepaket till reportern före intervjun.
• Om det är en videointervju och visuella hjälpmedel kan bidra till att framhäva budskapet, ta med dem. Till exempel höll en grupp i San Francisco, i ett försök att protestera mot marknadsföringen av Budweiser-produkter till barn, upp en Spuds McKenzie-docka med en etikett där det stod ”Från tre år och uppåt”. Jösses, vad de gjorde sin poäng!

Under en intervju

Nonverbalt språk kan vara en viktig del av en intervju. Följande är viktiga saker att komma ihåg:

• Ha god ögonkontakt med reportern eller den person som du pratar med
• Var så naturlig som möjligt. Folk blir mer imponerade av ett uppriktigt sätt än av ett polerat svar.
• Se uppmärksam ut
• För en tv-intervju ska du vara medveten om vad ditt kroppsspråk antyder. Kom ihåg att kameran kan zooma in på dig även när någon annan talar.
• Om du gillar en reporters fråga eller någons svar, visa din entusiasm
• Le. Det finns inget som får dig att se sämre ut på TV än ett extremt allvarligt eller – ännu värre – argt eller förbittrat sätt. Ju mer avslappnad och trevlig du verkar, desto mer trovärdig är du.

Några tips om att tala:

• Tala tydligt men höj inte rösten.
• Var diskret. Även om du gör kommentarer ”off the record” eller i förtroende talar du fortfarande med en reporter. Han kommer troligen att använda allt han hör, oavsett vilka restriktioner du har försökt sätta på det.
• Om du uppträder tillsammans med en medlem av oppositionen (för en gemensam intervju eller debatt ) ställ inga frågor till honom; det ger honom helt enkelt mer presstid som skulle kunna vara din.
• Var artig, men inte passiv. Om din motståndare dominerar samtalet, avbryt bestämt men artigt.
• Undvik att argumentera med andra gäster som inte håller med dig, MEN var självsäker. Om du blir arg på något som en reporter eller någon annan säger under en intervju, visa din ilska efter intervjun eller på opinionssidorna.
• Det kan dock inte vara orimligt att uttrycka din ilska lugnt och rakt på sak. ”Jag tar illa vid mig av ditt uttalande om att mitt motstånd mot kriget gör mig opatriotisk. Demokratin omfattar rätten att vara oenig med regeringen.” är ett uttalande som skiljer sig mycket från ”Ditt svin! Hur vågar du förolämpa mig på det viset!”. Publiken reagerar på rimliga invändningar om de är vettiga, men stöts bort av våldsam ilska.
• Undvik att använda teknisk jargong som kanske inte förstås av din publik.
• Om du känner dig obekväm med en fråga, känn dig inte tvingad att svara på den. Du behöver inte svara på personliga eller hypotetiska frågor. För i stället tillbaka fokus till ditt budskap och besvara den fråga som borde ha ställts. Använd stand-by-svar som ”Jag tycker inte att det är en relevant fråga” eller ”Det som är viktigare för mig är…” för olämpliga frågor.
• Håll dig fokuserad på det ämne du vill diskutera. Låt dig inte avledas, särskilt inte om du intervjuas med dina motståndare. Undvik samtidigt inte uppenbart en laddad fråga, så att det ser ut som om du inte tar itu med de frågor som den tar upp. Svara antingen kortfattat på den och vänd sedan svaret tillbaka till din huvudfråga, eller visa hur den överhuvudtaget hänger ihop med din huvudfråga.
• Använd statistik som är meningsfull för din publik. De bör hänvisa till välkända situationer och förhållanden som åhörarna kan identifiera sig med och kanske har upplevt själva.
• Visa ditt sinne för humor. Humor avväcker människor – se bara till att du använder den på lämpliga ställen. (Gör till exempel inga skämt som är förolämpande för någon grupp eller som gör tragiska situationer till en bagatell.)
• När intervjun avslutas, sammanfatta vad du har sagt till reportern eller publiken.

Efter en intervju

Tacka reportern för hans eller hennes tid och erbjud dig att svara på frågor som kan dyka upp senare.

• Erbjud dig att stå till förfogande så att reportern kan dubbelkolla dina citat med dig.
• Om du inte gillar vad en reporter har skrivit om din organisation, behåll det för dig själv om du inte kan backa upp en motsatt åsikt med fakta.
• Om en reporter ger en felaktig bild av fakta, be om en rättelse i tryck eller i sändning.
• Var alltid professionell och artig mot journalister (även om du inte gillar dem!).
• Oavsett omständigheterna kring din intervju – per telefon, personligen, i radio eller tv – om du kan förutse de frågor som medierna vill ha svar på och vet exakt vad du vill berätta för dem (t.ex, driva på dina mål för din kampanj), så kan din intervjuupplevelse bli spännande och effektiv!

Informationssamtal eller möten

• Säkerställ att du vet namnet på den reporter du vill tala med. Reportrar tar emot ”kalla samtal” – samtal från personer som de inte har haft någon kontakt eller anknytning till – men de är mycket mindre benägna att uppmärksamma dem om den som ringer inte har tagit sig tid att ta reda på vem som är rätt person att ta itu med hans fråga.
• För att ringa, ta reda på när reportern som du vill prata med troligen kommer att vara tillgänglig
• Förklara dina referenser och din organisation. Säg till exempel: ”Jag ringer på uppdrag av Tobacco Free Youth, en lokal organisation med över 300 medlemmar. ”
• Fråga journalisten om hon är tillgänglig för ett samtal. Om inte, ta reda på när hon kommer att vara ledig. Du kommer utan tvekan att få ett bättre mottagande om du gör din pitch efter att arbetet är klart för dagens nummer eller program.
• Var självsäker och bestämd, men inte obehaglig. Reportrar är mänskliga: de reagerar bättre på artighet och trevlighet än på oförskämdhet.
• Giv ditt förslag: Förklara vad den föreslagna historien är och varför den är viktig
• Förklara snabbt och ge reportern de viktiga fakta först
• Berätta för reportern var hon kan verifiera informationen och samla in mer
• Håll dina svar enkla och relevanta
• Förklara dina huvudpunkter två eller tre gånger, med hjälp av de ljudklipp du förberett

Bakgrund

• Om du är nervös eller oförberedd, fråga reportern när du kan ringa tillbaka (eller boka in en annan tid) så att du kan samla dina tankar och anteckningar
• Svara på frågorna så gott du kan. Även om du inte gillar vinkeln kan reportern kontakta dig för att få hjälp senare och du kan få ett annat tillfälle.
• Säkerställ att du har fakta på plats. Spekulera inte, och citera ingen statistik och gör inga uttalanden som du inte kan backa upp, såvida du inte tydligt ger en åsikt.
• Var beredd att föreslå reportern din egen nyhetsvinkel eller sidobitar för att främja dina mål
• Om du inte gillar reporterns tillvägagångssätt, Försök att omformulera frågan
• Använd ord och fraser som hjälper till att sätta in eller omformulera frågorna
• Om du inte vet svaret, hjälp reportern att hitta någon som vet svaret

Mediahändelser

Vi bör aldrig underskatta kraften i en intervju utförd av en enskild reporter. Men mediebevakning från flera olika källor samtidigt höjer dramatiskt er nuvarande publicitetsnivå och möjligheten till framtida och mer varierad bevakning. Ett sätt att få uppmärksamhet från många olika nyhetskällor är att anordna ett medieevenemang.

Ett medieevenemang är ett möte med många representanter.

De här evenemangen är nästan alltid:

• Korta, om de är specifikt avsedda att överföra information eller en ståndpunkt, som en presskonferens är. Om de i stället är avsedda att dramatisera en fråga eller framföra en ståndpunkt kan de vara mycket längre – en demonstration, en rundvandring i ett stadsområde, en gatuteater – och du kanske vill försöka få så mycket täckning som möjligt.
• Enkelt. Samma regel gäller här som direkt ovan. Ett stycke gatuteater kanske inte alls är enkelt – men det kan bli en bra TV-sändning eller en bra tidningsartikel.
• Visuellt
• Utformat för att belysa era initiativ och frågor
• Hålls i god tid för att journalisterna ska hinna med deadline
• Din historia bör helst vara tillräckligt stor för att locka till sig journalister från alla typer av medier

Det vanligaste och enklaste medieevenemanget är en presskonferens, som i princip är en intervju som hålls med ett rum fullt av journalister. Istället för att prata med en reporter en och en, vänder du dig till journalister från många publikationer och eventuellt många typer av nyhetsmedier.

För en presskonferens eller ett annat medieevenemang behöver du:

• En mycket viktig historia
• Många mediepersoner närvarande
• En mediesamordnare, åtminstone för själva evenemanget. Om du är engagerad i ett långsiktigt påverkansarbete, eller i ett konstant påverkansarbete för din fråga eller population, bör din organisation utse någon som särskilt ska ta hand om medierna.
• Mängder av tid för att förbereda evenemanget och varna medierna i förväg.
• Inbjudningar till evenemanget, som skickas till medlemmarna i medierna, om det är en presskonferens, en turné, en kändis som uppträder, eller något liknande. Om det är någon form av offentlig demonstration måste medierna få veta när och var den äger rum.
• En lokal som är tillräckligt stor för att rymma de personer som kommer att delta, med gott om stolar och lämplig tillgänglighet. Om evenemanget är en utomhusdemonstration av något slag eller en rundvandring bör din mediesamordnare samarbeta med fotografer, kameramän och ljudpersonal för att se till att de har utrymme att arbeta, att de kan ställa upp sig på rätt ställen för att fånga det ni vill belysa, och att de kan få vad de behöver.
• En talesperson som är välformulerad, känner sig bekväm med frågorna och som kan interagera effektivt med medierna.
• En talesperson vars persona eller ”look” passar bra ihop med den bild du vill projicera.
• En berättelse och presentation som ger bra tv-bilder och tryckta bilder.
• En tydlig idé om den berättelse du vill berätta och vad du vill att din berättelse ska uppnå dina mål för medieföreträdarskapet bör styra dina ansträngningar.
• Om du kan lägga till lite dramatik till evenemanget, något överraskande och fräscht för att förstärka din berättelse, gör det. Men kom ihåg att det som gör din berättelse viktig är berättelsen, inte specialeffekterna.

Hur hanterar du tv- och radioinslag?

För programmet

• Ta reda på programmets format. Det vill säga, är det ett radio- eller TV-program där du svarar på frågor från tittare eller lyssnare, en paneldiskussion eller kommer du bara att bli intervjuad?
• Vilken är programmets synvinkel? Kommer programledaren att vara vänlig eller fientlig till din åsikt? Kommer han att vara informerad eller oinformerad om din fråga?
• Hur närmar sig programmet vanligtvis sina ämnen? Med mycket dramatik, med humor eller sarkasm, som en motsägelsefull diskussion eller som seriösa presentationer med enbart fakta?
• Vem kommer att göra programmets öppningsanföranden eller introduktioner?
• Vem kommer att vara värd eller moderator? Kommer hon att ställa frågor på ett aggressivt sätt, kommer hon att låta alla säga vad de tycker på en gång eller kommer hon att gå in och styra hur länge varje person får tala?
• Vem mer kommer att medverka i programmet?
• Hur mycket tid kommer ni att ha? Kommer du att kunna få in dina huvudteman och huvudpunkter inom den tilldelade tiden? (Media Training Worldwide föreslår att du ska ange dina huvudpunkter under de första 30 sekunderna och att allt annat du säger bara ska stödja dessa punkter.)
• Hur står sig dina kunskaper och din presentation av en fråga jämfört med de andra gästernas? Blir det ett rättvist utbyte eller en ensidig diskussion?
• Titta eller lyssna på ett programs sändning innan du uppträder. Du kan hitta svaren på många av ovanstående frågor helt enkelt genom att vara uppmärksam på vad som händer under sändningen.
• Tänk på din målgrupp: Vem kommer att titta eller lyssna? Hur kommer du att kommunicera de idéer och attityder som kommer att få deras stöd? Hur ska du få dem att bli entusiastiska över din fråga och redo att agera?

Om du inte känner dig bekväm med svaren på många av dessa frågor bör du ompröva om du vill medverka i programmet. Hur väl kan du marknadsföra dina målsättningar i det här programmet, är du den bästa personen för att göra det och är det värt det?

Om du bestämmer dig för att du är den bästa personen, se till att du innan du uppträder i programmet repeterar med en kollega – om möjligt på videoband, så att du kan titta på dig själv och se hur du framstår. Ju mer bekväm du känner dig när du svarar på frågor och uttrycker dina åsikter, desto effektivare kommer du att vara i sändning.

För en tv-intervju bör du bära enfärgade färger (starka färger för kvinnor och mer dämpade färger för män). Undvik att bära svart, vitt, klarrött eller glänsande tyger.

Om du är nervös innan du går i sändning, fråga om du kan få några minuter ensam på inspelningsplatsen, i studion eller på en lugn plats för att förbereda dig. Hoppa sedan in direkt!

Under programmet

• Om du inte kan få plats med allt, håll dig till några av de viktigaste idéerna som du vill inpränta i publiken. Försök att upprepa dem minst en gång.
• Ta med dig anteckningskort för att komma ihåg vad du vill säga, men lägg undan dem innan du går in på scenen. Du kommer att se dum ut om du hänvisar till anteckningar på skärmen. Det är mycket bättre att repetera i förväg, så att du vet exakt vad du vill förmedla.
• Tala tydligt och självsäkert till dina lyssnare och tittare. Och kom ihåg det där med att tv:n gör din röst matt – tala högt och var livlig, men inte för mycket.
• Var inte rädd för att använda handgester eller variera din röstton (inte att förväxla med din röstvolym!) för att understryka din poäng.
• Var inte rädd för att be moderatorn eller en gäst att upprepa en fråga. Denna strategi ger dig mer tid medan du funderar på ett bra svar.
• Du behöver inte ge en perfekt intervju för att få fram ditt budskap Om du hostar under intervjun eller snubblar över några ord kommer de som tittar eller lyssnar inte att komma ihåg eller bry sig om att ditt budskap är övertygande.
• Förmå publiken att engagera sig i din sak. Ge ett telefonnummer eller en adress där lyssnare eller tittare kan skriva för att få mer information eller för att engagera sig direkt.
• Skakaka hand med värden och eventuella andra gäster i slutet av programmet.

Efter programmet

• Omtala att du gärna skulle vilja bli inbjuden tillbaka (men bara om du tycker att du gjorde det någorlunda bra.)
• Hämta en inspelning av programmet (eller gör en själv) och titta eller lyssna kritiskt på den. Detta är ett utmärkt läromedel för att förbättra ditt framträdande nästa gång. (Media Training Worldwide föreslår att du tittar med ljudet avstängt för att få en känsla för hur du faktiskt uppträder på TV. Ljudet kommer att distrahera dig från bilden.)
• Om du gjorde bra ifrån dig kanske du vill göra flera kopior av inspelningen av showen för att dela ut den till andra producenter eller programledare, eller för att använda den som exempel för andra förespråkare.

I sammanfattning

Att träffa media behöver inte vara svårt. Det kan faktiskt vara roligt och kan lägga till ett kraftfullt verktyg i ditt verktygsbälte för påverkansarbete. Om du följer riktlinjerna i det här avsnittet och kommer ihåg att de mediepersoner du har att göra med bara är människor, är det troligt att du kan bli en bra medietalesman för din fråga.