I vissa företag betalar arbetsgivaren inte övertidsersättning till anställda som arbetar övertid, utan ger dem istället årlig ledighet som de kan använda vid ett senare tillfälle.

Time Off In Instead of Overtime (TOIL) är namnet på detta, och det är vanligast i företag som har flexibla arbetsarrangemang, varierande arbetsbelastning eller processer som kräver att ett visst antal personer är närvarande vid en viss tidpunkt.

Så platser som har plötsliga behov av personal, som restauranger, callcenter eller säkerhetsentreprenörer kan använda detta när de verkligen behöver extra personal, men inte kan (eller inte vill) budgetera för att betala övertid.

Detta kan vara lite jobbigt att administrera, men det kan vara en användbar kompromiss i vissa fall.

Här är en snabbguide om hur det fungerar.

Vad är Time Off In Instead?

Time Off In Instead är när någon arbetar övertid, men i stället för att få extra betalt för sina ansträngningar får han eller hon en årlig semesterersättning för en annan gång (”in lieu” betyder ”i stället för”).

Om det är mycket att göra och företaget behöver alla händer på däck kan chefen säga: ”Om du arbetar en halv dag på lördag får du tillbaka den i ledighet”.

Om den anställde inte har något att göra på lördagen kanske han/hon gärna ställer upp och hjälper till, eftersom han/hon vet att han/hon kommer att spara en halv dags ledighet som han/hon kan använda senare under året.

Vilka regler gäller för TOIL i Storbritannien?

För det första finns det inga fastställda regler som vi kan berätta för dig – det är upp till företag och anställda att fastställa villkoren i ett TOIL-avtal.

Det används ofta inofficiellt, utan att det finns någon fastställd policy nedskriven någonstans.

Detta kan ofta hända i mindre företag, där frestelsen att hålla saker och ting avslappnade och förlita sig på muntliga överenskommelser är stark (tills något går fel).

Och du kan tänka dig att saker och ting kan gå fel om det inte är nedskrivet. Vad händer om någon arbetar enligt ett TOIL-avtal, men deras extra ledighetsersättning glöms bort?

TOIL anlitas ofta med kort varsel, men det betyder inte att formaliteterna ska hoppas över.

Hur ska företag hantera TOIL?

Det börjar, som vi alltid rekommenderar, med att ha en ordentlig frånvaropolicy för personalen.

Detta behöver inte vara ett stort åtagande om ni inte har någon ännu. Vi har faktiskt gjort några anpassningsbara mallar åt dig.

I större organisationer kan det bli komplicerat att skapa regler kring TOIL. Men om ditt företag är av den typen som kan kräva användning av Time Off In Instead är det värt att lägga till ett avsnitt i din policy om hur det fungerar och hur det ska registreras.

Det bör innehålla:

• Hur många dagar kan maximalt sparas som TOIL
• När TOIL-dagarna måste användas (i slutet av året eller tidigare?)
• Hur mycket TOIL, i hela företaget, är för mycket? (Om man satsar för mycket ökar efterfrågan på semester senare under året)

Håll dig i minnet att anställda inte kan tvingas att arbeta övertid och inte heller tvingas att säga ja till ett TOIL-avtal. Och du måste följa arbetstidsförordningarna från 1998, enligt vilka de inte får arbeta mer än 48 timmar i veckan (inklusive övertid) utan skriftligt avtal.

Nackdelar med TOIL-arrangemang

TOIL används vanligen när arbetsbelastningen är särskilt hög för alla i företaget.

Det kan dock belysa bemanningsproblem om det används ofta under hela året. Som en tillfällig åtgärd går det bra, men om det blir för mycket stör det verkligen semesterschemat. Om person A tar tillbaka TOIL-tid vilket leder till att person B nekas sin begäran den dagen är det orättvist.

Om det används ofta för att täcka personalbrist är det uppenbart att det finns underliggande personalproblem som måste åtgärdas på lång sikt.

Om TOIL inte hanteras på rätt sätt kan det leda till kaos mot slutet av året när alla vill utnyttja den extra ledighet de har samlat på sig. Det kan också uppstå en allmän obalans i företaget om folk börjar bli stressade av all övertid, vilket leder till fler ledighetsansökningar och eventuellt högre sjukfrånvaro. Inte bra.

Medarbetarna måste vara medvetna om exakt hur deras bidrag registreras, så att de kan förstå vad de har rätt till och veta att de behandlas rättvist jämfört med sina kollegor.

Det är viktigt att ha tydliga riktlinjer för frånvaro & TOIL och ett korrekt system för att registrera ledighet för att förhindra eventuella problem i framtiden.