Vad är en tidtabell?
En tidtabell är ett fysiskt eller virtuellt verktyg som gör att du kan registrera och hålla reda på din arbetstid. Det innebär att du som arbetsgivare kan se exakt hur många timmar varje anställd har arbetat.
Tidsredovisningar kallades tidigare för tidsböcker. De användes för första gången på 1800-talet i form av ett pappersark som innehöll uppgifter, arbetsdagar och arbetstimmar skrivna på det. Anställda stämplade dem genom tidtagningsmaskiner varje gång de kom till eller lämnade arbetet. Dessa var viktiga för att fastställa en arbetstagares lön.
I en arbetsmiljö används de främst för löneadministration, personaladministration och redovisning. Tidböcker fungerar som en databas som innehåller alla nödvändiga tidsposter för att arbetsgivare ska kunna betala arbetstagarna rättvist. Dessa ger också bevis på ditt arbete om du inte har någon annan liknande lösning på plats ännu.
Du kan också använda tidrapporter inom projektledning. Genom att veta hur mycket tid ditt team spenderar på uppgifter kan du upptäcka tidshanteringsproblem och förbättra ditt arbetssätt.
Parat med andra metoder och verktyg ökar tidsredovisningar öppenheten. Fler människor kommer att se hur länge du har arbetat, hur många raster du tog och när du tog en ledig dag. När det gäller virtuella tidrapporter, som projektledningsprogram eller verktyg för tidsuppföljning, kan projektledare se vad de andra har arbetat med och hur länge.
Då du räknar de exakta timmarna som spenderats på uppgifter kan du också beräkna projektets kostnad, dina medarbetares engagemang och hur många resurser du kommer att behöva.
Onlineverktyg kan göra det möjligt för dig att lägga till tid enligt ett specifikt projekt eller uppgift:
Medarbetarna kan till och med använda dem för att förbättra sin produktivitet. De kan se exakt hur många timmar de har ägnat åt en uppgift och visualisera hur de spenderat sin tid dagligen.
En ökad öppenhet och objektiva data kan hjälpa dig att vinna dina anställdas förtroende. De kommer inte längre att ifrågasätta om de andra arbetar lika mycket som dem eller om cheferna betalar dem mindre än de förtjänar.
En av de viktigaste fördelarna med tidrapporter och anledningen till deras utbredda användning är det faktum att de gör det möjligt för alla arbetstagare att arbeta lika många timmar. För typiska 8-timmarsscheman kommer det att vara obligatoriskt för alla anställda att lägga till dagliga timmar som motsvarar detta tröskelvärde. I idealfallet kommer alla att arbeta under exakt samma tidsperiod som de andra teammedlemmarna.
Företagen kan gynnas eftersom cheferna får en överblick över vart deras pengar går och hur de fördelar utgifterna. Som ett resultat av detta kan de sänka kostnaderna eller sluta investera pengar i områden där det inte är ekonomiskt meningsfullt och omdirigera dessa medel till mer lönsamma verksamheter.
Vidare till betydelsen av tid för löner och redovisning. Om du får betalt baserat på debiterbara timmar kommer en tidtabell att vara det första beviset som du kan visa upp för att rättfärdiga dina inkomster. Frilansare och timanställda kan använda dessa tidrapporter för att jämföra sina tidigare tidsregistreringar sinsemellan eller för att göra realistiska uppskattningar för framtida projekt.
Digitala jämfört med tidrapporter på papper
Med molnbaserade online-verktyg är det mindre sannolikt att du förlorar data jämfört med tidrapporter på papper. Täcker du dig med alla papper? De flesta av dessa lagrar dina data säkert på servrar eller i molnet i många år framöver och kan till och med göra det lättare att söka bland allt skräp.
Tro det eller ej, men vissa företag använder fortfarande pappersbaserade tidrapporter. Detta beror på att fysiska tidrapporter har sina fördelar som att spara kostnader och hålla hela processen enkel.
Här är en gratis tidrapporteringsmall som du kan använda just nu. Finns även i PDF-format.