Ett rutinmässigt telefonsamtal kommer regelbundet att ta upp detta missnöje till ytan, t.ex. att det tar lång tid att ge och leverera läkemedel, att det är nödvändigt att ställa omfattande och ibland ingående frågor, att det är nödvändigt att få specifik klinisk information från förskrivare och att många av recepten är mycket dyra, för att nämna några exempel. Denna förvirring och detta missnöje är alltför vanligt förekommande inom specialapotek.

Ibland förstår en patient som tidigare gått till ett lokalt apotek eller en förskrivare som har liten erfarenhet av specialapotek inte varför ett detaljhandelsapotek kan ha ett recept färdigt på 15 minuter, medan industristandarden för nya patienter på specialapotek är 14 till 20 dagar. Jag vill hjälpa till att besvara dessa frågor och hjälpa andra farmaceuter att förstå varför det tar så lång tid?

Nya patienter – från mottagning till utlämning

Som apotekare med bakgrund i detaljhandeln kunde jag på några sekunder skriva in data för ett recept, ta emot en betald fordran, hämta en flaska från hyllan, räkna ut 30 Atenolol-tabletter med hjälp av en spatel och verifiera att receptet är klart för uthämtning. Detta innebär inte på något sätt att detaljhandelns apotek är lätt.

En apotekare har också tusentals telefonsamtal, tusentals kunder och tusentals andra recept som alla behöver samma process. Faktum är att den mest tidskrävande faktorn på ett specialapotek, den personliga interaktionen med patienten, ofta är obefintlig. Återigen, vilket väcker frågan varför tar det så lång tid?

Den frågan kan besvaras genom att förklara alla de olika händer som finns i kakburken samtidigt. Som sådan är processen för att flytta ett recept från intag, genom systemet och till patienten betydligt mer komplicerad.

Det finns team av kundtjänstrepresentanter, försäkringsspecialister, tekniker för inmatning av data, tekniker i utrymmen för läkemedelshantering, apotekare som arbetar i samma utrymmen för läkemedelshantering, apotekare som arbetar på kontor, övervakare, IT-specialister, personalresurser – jag tror att du får bilden – ofta arbetar alla under samma tak.

Det finns dessutom betalaravtal, ackrediteringsnämnder för specialapotek, krav på insamling av kliniska data, begränsade distributionsnätverk, statliga leveransgränser och otaliga andra hinder som specialapoteken måste ta sig igenom för att kunna leverera denna produkt. När alla dessa läggs ihop börjar den långsamma processen för att fylla på fyllningen bli lite mer begriplig.

Start av processen

Patientens ”resa” är för närvarande ett modeord inom apoteksbranschen, och oavsett vad du tycker om modeord, hjälper det att ta hänsyn till patientens resa till att sätta ihop bitarna i den här förbryllande processen. Med detta i åtanke kan man tänka på patientens första diagnos och mottagandet av det första receptet.

Specialläkemedel används ofta för att behandla och hantera patienter som tar mycket dyra eller svårbehandlade läkemedel, patienter med svårare sjukdomstillstånd som kräver närmare klinisk övervakning, eller en kombination av dessa. Därför kan en patient först träffa en primärvårdsläkare för ett problem och sedan hänvisas till en specialistläkare för sjukdomstillstånd.

Denna specialist kan sedan behöva göra vissa uppföljningar eller tester, ställa en diagnos och eventuellt förskriva ett läkemedel. Vid denna tidpunkt har patienten sannolikt redan varit inblandad i en kostsam och långvarig process.

När receptet äntligen är skrivet blir nästa fråga vilket apotek man ska använda. Ibland kan detta recept inledningsvis skickas till detaljhandeln som sedan måste avgöra om de kan erhålla och fylla receptet.

I andra fall kan receptet skickas till ett specialapotek som kanske eller kanske inte kan fylla ut det, på grund av försäkrings- eller distributionsbegränsningar. Processen för att få receptet till rätt apotek kan vara särskilt långvarig.

Receptmottagning

När ett specialapotek tar emot ett recept måste de sedan föra in receptuppgifterna i sitt datasystem och avgöra om de kan betjäna och fylla på medicinen för patienten.

Detta steg upprepas ibland om receptet studsar runt från ett apotek till ett annat under processen. I dessa fall kan en av två saker inträffa.

För det första har en apoteksförvaltare (PBM) uteslutit vissa specialapotek från ett nätverk och endast tillåtit specifika apotek att betjäna patienter med den försäkringen. För det andra kan en tillverkare ha skapat ett begränsat distributionsnätverk för ett läkemedel, vilket återigen tillåter endast vissa apotek att lämna ut det.

Förskrivaren och patienten är ofta okunniga om dessa specifikationer, vilket ytterligare förlänger den tid det tar för en patient att få behandling. Det är först när rätt specialapotek tar emot det nya receptet för en patient som klockan på 14-20 dagar börjar ticka.

Normalt har ett specialapotek tekniker eller kontorspersonal för att se nya fax och recept, sortera dem och föra in nödvändiga nya remisser och recept i apotekets datasystem. Det är vanligtvis här som den första kontakten med patienten sker.

Patienten informeras om att receptet är mottaget och att ytterligare försäkringsarbete måste slutföras innan läkemedlet kan skickas.

Försäkringsproblem

Försäkringsavdelningen meddelas då inom kort för att fastställa patientens täckning och arbeta för att få en betald fordran för ett recept. Återigen är detta en tidskrävande process.

På grund av den höga kostnaden för många specialmediciner kräver försäkringsbolagen ofta förhandstillstånd. Därför måste förskrivaren underrättas och lämna in nödvändig medicinsk information till försäkringsbolaget, vilket återigen ökar tiden för att fylla ut receptet.

Om patientens försäkring täcker receptet till viss del finns det andra avdelningar som arbetar för att erhålla finansiering eller hjälp i fall där patienten inte har råd med behandlingen.

Bidrag, stöd för tillverkarens egenavgifter, viss statlig finansiering osv. finns alla tillgängliga för att hjälpa patienter att betala för mediciner som annars skulle vara för dyra.

De där irriterande farmaceuterna

Nånstans på vägen är farmaceuterna också involverade i denna process. Apotekare ser till att receptet är kliniskt lämpligt och säkert att använda och ger ett slutgiltigt godkännande innan något kan lämna byggnaden.

Apotekare måste ofta inhämta nödvändiga kliniska data, fråga om korrekta doser för titrering av patienterna, klargöra behandlingscykler för patienterna och få annan grundläggande information. Den information som krävs för att ge ut ett specialmedicinerat läkemedel är regelbundet mer komplex än för icke-specialiserade läkemedel, och det kan också vara tidskrävande att få dessa förtydliganden.

En farmaceut kan till exempel vilja få reda på patientens längd och vikt för att säkerställa att behandling med tillväxthormon är lämplig. En annan farmaceut kanske vill notera kliniska data om hepatit C, t.ex. behandlingstid, genotyp och skrumpleverstatus.

En tredje farmaceut kanske försöker få fram injektionsstället och frekvensen för ett recept på Botox. Slutligen kan en fjärde farmaceut arbeta med att vidarebefordra information till en förskrivares kontor om att registrera sig för REMS-relaterade krav (Risk Evaluation and Mitigation Strategy) innan ett recept kan utfärdas.

Oavsett om dessa skäl för ytterligare förtydligande är av klinisk karaktär, en nödvändighet för försäkringsavtal, en oro för revision eller ett krav för statliga REMS-program, kan recept i dessa fall fördröjas. Gränsen mellan att låta ett recept lämna apoteket utan förtydligande för patientens bästa och att hålla kvar ett recept för att få ett förtydligande blir mer suddig och komplicerad för varje dag.

När alla de tidigare stegen har utförts måste de flesta apotek inhämta och befästa all annan nödvändig patientinformation. Patienten kommer att lämna demografiska uppgifter som saknas, bekräfta egenavgifter, ange betalningsmetoder, ge råd om leveransadresser, ange andra samtidiga mediciner och svara på ytterligare kliniska frågor. Baserat på dessa svar kan farmaceuten behöva ge ytterligare rådgivning, vilket ytterligare försenar receptet.

Dispensering

Efter alla dessa processer är medicinen äntligen redo att lämna byggnaden. Områden för receptexpedition arbetar med att förpacka läkemedel i lämpliga transportbehållare (dvs. kylkedja) och lasta läkemedlen på lastbilar för leverans. Utförandeställen kan periodvis hamna på efterkälken på grund av den stora mängden recept som lämnar varje ställe, och det händer att paket går förlorade eller levereras felaktigt. Allt detta ger ytterligare tid för patientens leverans.

Nedfyllning och uppföljning

När patienten har fått sina mediciner används uppföljning och andra metoder för att engagera patienten. I motsats till detaljhandeln kommer specialapoteken, på grund av avtalsöverenskommelser, att hålla hög kontakt med vissa patientgrupper för att säkerställa en effektiv behandling och att patienterna följer sin medicinering.

Och även om patienten äntligen har fått sitt recept förstår de ofta inte varför de nu måste ägna ytterligare tid åt klinisk uppföljning eller uppföljning av följsamhet. För nya patienter kan hela denna process vara överväldigande, särskilt bland dem som nyligen fått en diagnos.

Slutsats

Processen för nya patienter och nya remisser är mycket likartad på många specialapotek. De flesta specialapotek önskar att de kunde göra ett bättre jobb för att påskynda denna process genom olika arbetsflödesutformningar eller företagsstruktur (t.ex. terapicentriska apotek).

Som personalfarmaceut med dagliga samtal är det dock viktigt att ha ett grepp om denna process för att kunna sätta sig in i frustrerade patienter och förskrivare. Nästa gång en läkarmottagning är upprörd över att de skickat in ett recept för flera dagar sedan utan att apoteket har hört av sig, en upprörd sjuksköterska som har arbetat i veckor med försäkringar och andra apotek, eller en patient undrar varför de måste svara på en miljon frågor för att få ett recept som de brukade få på det lokala apoteket, kan du ge ett svar.

Vetenskap är makt och ibland är ett svar och en sanningsenlig förklaring om varför det tar så lång tid allt som behövs för att hålla alla nöjda.

Om författaren

Alex Toman studerade vid Duquesne University och tog sin doktorsexamen i farmaci 2011. Alex arbetade som apotekare i detaljhandeln fram till 2015, då han övergick till en roll som klinisk apotekare inom den specialiserade apoteksbranschen. Han är för närvarande inskriven i Masters of Science in Pharmacy Business Administration (MSPBA) programmet vid University of Pittsburgh, ett 12-månaders, executive-style graduate education program som är utformat för yrkesverksamma som strävar efter att bli morgondagens ledare inom läkemedelsbranschen.