Denna artikel förklarar rådhusmötet på ett praktiskt sätt. Efter att ha läst den kommer du att förstå grunderna i detta användbara verktyg för kommunikationsfärdigheter.

Vad är ett rådhusmöte?

Rådhusmöten har fått sitt namn från rådhusen. Rådhusen finns för att betjäna alla; från medborgare till tjänstemän. Detta är också vad stadshusmötet handlar om. Det är ett möte som är avsett för alla i organisationen, där ledningen rapporterar om politiska frågor och där de anställda ges stora möjligheter att svara, ställa frågor och inleda diskussioner med cheferna.

En fullständig öppenhet

Många anställda anser att cheferna inte ägnar tillräckligt med tid åt att förklara organisationens politik och de planer och mål som åtföljer den. De upplever detta som en brist på öppenhet. Denna öppenhet är dock viktig för att säkerställa ett välfungerande företag. Ett Town Hall Meeting kan bidra till detta. En förbättrad öppenhet kommer att påverka de anställdas innovation och engagemang. Genom företagsmöten i stadshus ges möjlighet till diskussioner mellan anställda och chefer. Det gör med andra ord ledarskapet mer tillgängligt. Sådana möten kan erbjudas kvartalsvis. Samtidigt är de också ett välkommet sätt att delta i diskussioner och sträva efter fullständig öppenhet i en mindre formell miljö. Ett brett spektrum av ämnen kan diskuteras; kvartalssiffror, milstolpar som uppnåtts, nya planer, ämnen som förtjänar extra uppmärksamhet eller överhängande konkurrens. Detta är bara några exempel.

Ställe

Town Hall Meetings kan hållas internt inom företaget. Till exempel i företagets matsal. Det är också möjligt att anordna dessa möten externt genom att reservera ett (stort) konferensrum. Alternativt finns det också möjlighet att kommunicera med olika filialer samtidigt med hjälp av video, streaming eller andra kommunikationssystem. Även anställda som befinner sig i en annan tidszon kan då delta och svara. Dessutom kan en PowerPoint-presentation användas, som tydligt visar punkterna på dagordningen och gör mötets struktur tydlig.

Ett bra Town Hall-möte bör helst ledas av en moderator; detta är en diskussionsledare som ger en kort introduktion, ställer frågor och ger deltagarna (anställda i det här fallet) möjlighet att svara. Det är hans/hennes uppgift att involvera allmänheten i diskussionen och styra mötet i rätt riktning. Detta kan vara en chef eller en externt anlitad person. Det är moderatorns uppgift att ge en kort sammanfattning av det som sagts, så att alla förstår det aktuella ämnet.

Engagemang

Målet med ett Town Hall-möte är mer än bara att presentera företagsinformation. Det handlar främst om att uppmuntra till dialog mellan chefer och anställda, så att alla känner sig delaktiga i organisationen. Det ger de anställda en möjlighet att göra sin röst hörd och vara en del av företaget.

För att involvera alla anställda rekommenderas det att organisera en särskild Q&A-session. Detta kan till exempel göras genom att använda den så kallade Round Robin-metoden; en variant av den klassiska metoden för brainstorming. Alla får möjlighet att bidra och alla idéer är lika viktiga. I förväg får varje deltagare möjlighet att belysa problemet eller det relevanta ämnet. Alla skriver sina förslag och eventuella frågor på ett papper. Detta ger alla möjlighet att låta sina tankar flöda fritt och förhindrar att någon blir direkt påverkad av andras idéer. Det ger varje anställd alla chefers fulla uppmärksamhet och ger tillräckligt med tid för att ställa frågor och inkludera följdfrågor. Frågorna diskuteras sedan under själva mötet.

4 steg

Ett Town Hall Meeting kan struktureras på olika sätt. Den stegvisa plan som visas nedan brukar fungera bra. Ett strukturerat möte garanterar att alla känner sig hörda och aktivt involverade, och huvudsyftet är en öppen kommunikation.

Steg 1: öppna dialogen

Om man tillkännager rådhusmötet i god tid kommer alla anställda att bli medvetna om det. Det är just detta som är avsikten. När allt kommer omkring är mötet mest effektivt om så många anställda som möjligt deltar. Annonseringen kan göras på olika sätt, bland annat via intranätet. Det rekommenderas att nämna att de anställdas närvaro och feedback är mer än välkommet för att mötet ska bli en framgång. Dessutom kan de anställda redan under förberedelserna bli ombedda att bidra med anonyma frågor och/eller feedback om företagets verksamhet. Denna anonymitet är inbjudande och garanterar att ingen anställd känner sig tveksam till att tala om sina sanna känslor. Med andra ord är det grunden för tvåvägskommunikation.

Steg 2: skapa en enkät

Med hjälp av en (online-)enkät kan de anställda uttrycka sina idéer och åsikter om organisationen på ett annat sätt. Denna undersökning är dessutom helt anonym. Frågorna kan till exempel handla om hur avdelningen eller organisationen fungerar, potentiella förbättringar, förslag och andra ämnen som rör ledningen. Även här är anonymitet viktigt för att få ärliga svar. De anställda måste vara fria att ge svar och inte hämmas av att cheferna omedelbart kommer att känna till deras namn.

Steg 3: insamling av data

Under den här fasen samlas alla data och frågor från steg 1 och 2 in och integreras i mötesagendan. Det bör noteras att det är viktigt att alla frågor och all feedback returneras. Om inte kommer trovärdigheten hos de anställda att gå förlorad. De frågor som inte direkt kan besvaras under Town Hall Business Meeting kan diskuteras vid ett annat tillfälle.

Steg 4: åtgärdslista

Efter att ha diskuterat punkterna på dagordningen kommer det otvivelaktigt att finnas olika åtgärder som måste vidtas. Genom att placera dessa i en realistisk tidslinje visar ledningen sitt engagemang för löftena. Detta kommer bara att uppmuntra de anställda. De kommer att bli tagna på allvar av organisationen, vilket gör att de kommer att fortsätta att bidra aktivt. Genom ett rådhusmöte visar en organisation att den är engagerad och villig att kommunicera med de anställda på ett öppet och ärligt sätt.

Förutsättningar

För att göra rådhusmötet så effektivt som möjligt finns det ett antal viktiga förutsättningar att ta hänsyn till. Först och främst har vi PowerPoint-presentationen. Genom att hålla antalet diabilder och mängden text per bild till ett minimum kommer publiken inte att bli uttråkad och medarbetarna kommer att veta exakt vilket ämne som diskuteras. För det andra är det en bra idé att upprätthålla kontakten med publiken. En chef som förlitar sig för mycket på diabilder kommer att förlora ögonkontakten. Dessutom rekommenderas det att varva tyngre ämnen med lättare ämnen, så att en balans skapas och de anställda förblir delaktiga.

Om så många chefer som möjligt deltar i rådhusmötet kan ett företag sända en positiv signal till de anställda. Även om vissa av dem kanske inte är direkt involverade i presentationen ger det möjlighet att diskutera frågor med de anställda i fullständig öppenhet. Som ett resultat kommer alla att bidra till mötet.

Det är din tur

Vad tycker du? Har du någonsin hört talas om ett rådhusmöte? Känner du igen den praktiska förklaringen eller har du fler förslag? Vilka är dina framgångsfaktorer för att stimulera medarbetarnas engagemang?

Del dina erfarenheter och kunskaper i kommentarsfältet nedan.

Om du gillade den här artikeln kan du prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för de senaste inläggen om modeller och metoder. Du kan också hitta oss på Facebook, LinkedIn, Twitter och YouTube.

Mer information

1. Hanson, C. M. (2003). Löftet om demokratins högskola: Rådhusmöte som undervisningsmetod. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Att ta demokratin till skala: Skapa ett rådhusmöte för det tjugoförsta århundradet. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Presidentens kommunikation som kulturell form: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Hur man citerar denna artikel:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Hämtad från ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Lägg till en länk till denna sida på din webbplats:
<a href=”https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/”>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>