Aprenda porquê e como contactos pessoais e reuniões com representantes dos meios de comunicação social podem aumentar a sua eficácia, e como gerar tais oportunidades de contacto.

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  O que queremos dizer com reunião com os meios de comunicação social?

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• Porquê deve reunir-se com os meios de comunicação social?>
• Como deve reunir-se com os meios de comunicação social?

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• Como você lida com as aparições na televisão e no rádio?

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  Como você realiza um evento na mídia?

As secretárias de imprensa presidenciais têm um trabalho difícil. Elas têm que explicar à mídia porque o presidente acabou de fazer aquela declaração ultrajante, ou porque ele tomou a ação que fez, ou porque ele se opõe a um projeto de lei que tem tanto o apoio popular quanto o do Congresso. A maioria dos secretários de imprensa tem relações pessoais e/ou de trabalho de algum tipo – algumas positivas, outras negativas – com todos na sala em uma coletiva de imprensa. Eles geralmente têm trabalhado como repórteres, emissoras, produtores e/ou editores para grandes veículos de comunicação, e talvez até tenham estado do outro lado do microfone como correspondentes da Casa Branca. Agora eles enfrentam questionamentos, às vezes totalmente hostis, de pessoas que já foram, e talvez ainda sejam, seus amigos.

Os secretários de imprensa têm que saber como lidar com o brilho da mídia. Quando cometem erros ou se deparam mal – parecem zangados, parecem estar atacando os repórteres que fazem perguntas difíceis, dão a impressão de que questões obviamente importantes não são muito importantes – eles são responsabilizados pela dura luz da exposição pública através da televisão, rádio, jornais e Internet. (O YouTube é particularmente bom em captar todos os detalhes embaraçosos do erro ou ignorância de um secretário de imprensa.)

Você provavelmente nunca terá que enfrentar um escrutínio tão exigente da mídia quanto aquele destinado aos secretários de imprensa presidenciais, mas você pode muito bem ser entrevistado ao telefone ou pessoalmente sobre o seu problema ou sobre assuntos relacionados à sua organização e ao seu trabalho. Está pronto para o horário nobre?

O que queremos dizer com o encontro com os meios de comunicação social?

Ok, já estabeleceu os seus objectivos de advocacia e imprimiu os pacotes dos meios de comunicação. Você está pronto para chamar o repórter da cidade de sua cidade natal. Ou talvez a sua secretária só tenha vindo para lhe dizer que um repórter está à espera para o entrevistar na linha nº 1. Agora é a sua grande oportunidade de ter alguma publicidade séria, certo?

Discutimos as vantagens de utilizar as notícias para dar mais atenção aos seus assuntos. No entanto, embora você possa informar os jornalistas com um fax, comunicado de imprensa ou pacote de mídia, o encontro com repórteres cara a cara ou por telefone é a melhor maneira de apresentar suas notícias aos responsáveis pela divulgação.

É isso que queremos dizer com o encontro com a mídia – encontrar representantes da mídia pessoalmente, cara a cara, se possível. Se você já os conhece razoavelmente bem, você pode usar a sua familiaridade com eles para ajudá-lo a transmitir os seus pontos. Se você mal os conhece ou não os conhece de todo, a reunião em pessoa pode ajudá-lo a estabelecer um relacionamento que crescerá com o tempo.

Outras vezes, se a reunião for uma entrevista de transmissão, ou mesmo uma simples sessão de informação, ela lhe dá a oportunidade de se apresentar a si mesmo e ao seu problema ao público da maneira que você quiser. Você pode comunicar uma certa imagem da sua organização (ou mudá-la), pela forma como se veste e fala, que não poderia transmitir no papel ou por telefone.

Como já mencionamos, o encontro com os meios de comunicação poderia ter lugar pessoalmente ou por telefone (embora o primeiro seja geralmente melhor se você puder organizá-lo.) Também poderia tomar uma série de formas diferentes:

• Entrevistas impressas: Você pode ser entrevistado para um jornal, revista, boletim ou outra publicação impressa.
• Entrevistas de rádio e televisão: Você pode ser entrevistado para uma transmissão de rádio, TV ou Internet.
• Participação em um programa de transmissão: Você pode ser um convidado em um programa de rádio ou TV, onde você pode enfrentar uma situação semelhante a uma entrevista e/ou responder a perguntas de um estúdio ou de uma audiência chamada. Em outras possibilidades, você pode ser convidado para ser painelista em um programa que foca no seu problema, ou aparecer em um programa de notícias como um especialista na sua área.
• Chamadas ou reuniões informativas: Você pode ligar para um meio de comunicação ou telefonar ou encontrar-se com um repórter em particular para explicar uma situação atual ou para alertá-los sobre uma história de última hora relativa ao seu problema.
• Background: Um repórter impresso ou de radiodifusão pode contactá-lo, devido à sua reputação como uma fonte com conhecimento e precisão, para obter informações gerais para uma história sobre o seu problema, ou para obter informações específicas para uma história mais restrita sobre uma situação específica.
• Eventos da mídia: Você pode agendar uma conferência de imprensa para transmitir o seu ponto de vista à mídia, seja quando surgir uma situação específica sobre o seu problema (uma votação legislativa, uma crise de financiamento, um novo relatório), ou quando você estiver lançando uma iniciativa. Em outra possibilidade, você pode organizar alguma forma de demonstração pública com o propósito expresso de atrair cobertura da mídia ou convidar a mídia a visitar uma instalação (uma escola, um projeto de amparo) ou bairro para destacar as realidades do seu problema.

Por que você deve conhecer a mídia?

• Você controla a continuidade e consistência da sua apresentação e perspectiva
• Você oferece ao repórter uma fonte conveniente para futuras histórias sobre assuntos relacionados
• Você constrói uma conexão mais forte com o repórter através do contato pessoal direto
• Você tem a vantagem, em reuniões presenciais ou transmissões de vídeo, de deixar sua linguagem corporal e expressões faciais ajudarem a enfatizar pontos importantes e contar sua história
• Você tem a chance de praticar o pensamento e a fala bem sob pressão – quanto mais você faz isso, quanto melhor você conseguir

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• Você se apresenta como uma fonte confiável e informada para a sua organização, para que outros membros possam se concentrar em diferentes tipos de trabalho

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• Você pode controlar quanto e que tipo de informação a mídia recebe sobre os seus assuntos

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Se isso significa aparecer no jornal ou revista, em um blog ou outro meio baseado na Internet, no rádio ou na televisão, a perspectiva de dar uma entrevista pode fazer o cabelo de qualquer um ficar de pé. Isso é compreensível, uma vez que não lhe é pedido para ser o centro das atenções todos os dias. Mas você pode bater um estômago nervoso com preparativos completos e muita prática.

Como você lida com o encontro com a mídia?

Dado que é provável que você venha a conhecer a mídia eventualmente, se você ainda não o fez, aqui estão algumas coisas para pensar em fazer com que esse encontro ocorra sem problemas. Vamos olhar separadamente para diferentes formas de reuniões:

Entrevistas

antes de uma entrevista

Uma forma de se preparar para uma entrevista é praticar falar em voz alta. Chame um amigo para vir ver você falar. Ou pratique a sua apresentação pública no espelho. Se você sabe como você se parece enquanto fala, você pode não estar tão nervoso durante a apresentação real. Aqui estão mais algumas dicas para se preparar para enfrentar a imprensa:

• Prepare-se e pratique, as respostas às perguntas que você acha que um repórter pode lhe fazer.
• Desenvolva “sound bites” – frases curtas e memoráveis que são facilmente citadas (em segundos ou menos) que explicam sua mensagem básica.
• Certifique-se de que o entrevistador tem muita informação de fundo. O ideal é que sua organização tenha enviado ao repórter um pacote de mídia antes da entrevista.
• Se esta for uma entrevista em vídeo, e os auxílios visuais ajudarão a fazer o ponto, traga-os junto. Por exemplo, um grupo em São Francisco, numa tentativa de protestar contra a comercialização de produtos Budweiser para crianças, ergueu um boneco Spuds McKenzie com uma etiqueta que dizia: “A partir dos três anos”. Rapaz, eles fizeram o seu ponto!

Durante uma entrevista

Linguagem não-verbal pode ser uma parte importante da entrevista. As seguintes coisas são importantes a lembrar.

• Fazer bom contato visual com o repórter ou a pessoa com quem você está falando
• Ser tão natural quanto possível. As pessoas ficarão mais impressionadas com uma forma sincera do que com uma resposta polida.

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• Esteja alerta
• Para uma entrevista na televisão, esteja atento ao que a sua linguagem corporal sugere. Lembre-se que a câmera pode fazer zoom em você mesmo quando alguém está falando.
• Se você gosta da pergunta de um repórter ou da resposta de alguém, mostre o seu entusiasmo
• Sorria. Nada o faz parecer pior na TV do que uma forma extremamente séria ou – pior – zangada ou ressentida. Quanto mais relaxado e agradável você parecer, mais acreditável você é.

algumas dicas sobre falar:

• Fale claramente mas não levante a voz.
• Seja discreto. Mesmo que você faça comentários “off the record” ou em confidência, você ainda está falando com um repórter. É provável que ele use qualquer coisa que ouça, independentemente das restrições que você tenha tentado colocar.
• Se você aparecer com um membro da oposição (para uma entrevista ou debate conjunto) não lhe faça perguntas; isso simplesmente lhe dá mais tempo de imprensa que poderia ser seu.
• Seja educado, mas não passivo. Se seu oponente está dominando a conversa, interrompa com firmeza mas educadamente.
• Evite discutir com outros convidados que não concordam com você, MAS seja assertivo. Se você ficar com raiva de algo que um repórter ou alguém diz durante uma entrevista, mostre sua raiva após a entrevista ou nas páginas de opinião.
• Pode não ser irrazoável, no entanto, expressar sua raiva com calma e objetividade. “Ofende-me a sua afirmação de que a minha oposição à guerra me torna antipatriota. A democracia abraça o direito de discordar do governo” é uma declaração muito diferente de “Seu porco! Como te atreves a insultar-me dessa maneira?” O público responde a objecções razoáveis se elas fizerem sentido, mas são repelidos pela raiva violenta.
• Evite usar jargões técnicos que podem não ser compreendidos pelo seu público.
• Se não se sente à vontade com uma pergunta, não se sinta pressionado a respondê-la. Você não tem que responder perguntas pessoais ou hipotéticas. Em vez disso, traga o foco de volta à sua mensagem e responda à pergunta que deveria ter sido feita. Use respostas em espera como “Eu não acho que isso seja uma pergunta relevante”; ou “O que é mais importante para mim é…” para perguntas inadequadas.
• Mantenha-se focado no tópico que você quer discutir. Não se desvie do assunto, especialmente se você for entrevistado com os seus oponentes. Ao mesmo tempo, não evite obviamente uma pergunta carregada, para que pareça que você não está lidando com os problemas que ela levanta. Ou responda brevemente, e depois volte a resposta ao seu ponto principal, ou mostre como se relaciona com o seu ponto principal em primeiro lugar.
• Use estatísticas que sejam significativas para o seu público. Elas devem se referir a situações e condições familiares com as quais as câmaras do público podem se identificar, e podem ter experimentado elas mesmas.
• Mostre seu senso de humor. O humor desarma as pessoas – apenas certifique-se de que o usa em lugares apropriados. (Não faça piadas que sejam insultuosas para qualquer grupo, por exemplo, ou que façam luz de situações trágicas.)
• À medida que a entrevista se desenrola, faça um resumo do que você disse ao repórter ou ao público.

Após uma entrevista

Agradeça ao repórter pelo seu tempo e ofereça-se para responder a perguntas que possam surgir mais tarde.

• Ofereça-se para que o repórter possa verificar duas vezes as suas citações com você.
• Se você não gostar do que um repórter escreveu sobre a sua organização, guarde-o para si, a não ser que você possa respaldar uma opinião contrária com fatos.
• Se um repórter apresentar os fatos de forma errada, peça uma correção na impressão ou no ar.
• Seja sempre profissional e cortês com os repórteres (mesmo quando não gosta deles!).
• Independentemente das circunstâncias da sua entrevista — pelo telefone, pessoalmente, pelo rádio, na televisão — se puder antecipar as perguntas que a mídia quer responder e saber exatamente o que você quer dizer a eles (isto é.., empurrar os seus objectivos de defesa), então a sua experiência de entrevista pode ser emocionante e eficaz!

Chamadas de informação ou reuniões

• Certifique-se que sabe, pelo nome, o repórter com quem quer falar. Os repórteres recebem “ligações frias” – ligações de pessoas com as quais não tiveram nenhum contato ou conexão – mas é muito menos provável que prestem atenção a elas se o repórter não tiver tido tempo para descobrir quem é a pessoa certa para lidar com seu problema.

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• Antes de ligar, descubra quando é mais provável que o repórter com quem você quer falar esteja disponível
• Explique suas credenciais e sua organização. Por exemplo, diga, “Estou ligando em nome da Tobacco Free Youth, uma organização local com mais de 300 membros. “
• Diga à jornalista se ela estiver disponível para falar. Se não, descubra quando ela estará livre. Você sem dúvida terá melhor recepção se fizer o seu discurso após o término do trabalho para a edição ou programa do dia.
• Seja confiante e assertivo, mas não obnóxio. Os repórteres são humanos: eles respondem melhor à cortesia e ao prazer do que à rudeza.
• Dê o teu tom: Explique qual é a história sugerida e porque é significativa
• Vá ao ponto rapidamente e dê à repórter os factos importantes primeiro

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• Diga à repórter onde ela pode verificar esta informação e recolher mais

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• Conte as suas respostas simples e ao ponto

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• Faça os seus pontos principais duas ou três vezes, usando as picadas sonoras que preparou

Fundo

• Se estiver nervoso ou despreparado, pergunte ao repórter quando pode voltar a ligar (ou marcar outra hora), para que possa recolher os seus pensamentos e notas
• Responda as perguntas o melhor que puder. Mesmo que não goste do ângulo, o repórter poderá contactá-lo mais tarde para obter ajuda e você poderá ter outra oportunidade.
• Certifique-se de que tem os seus factos correctos. Não especule, e não cite nenhuma estatística ou faça nenhuma declaração que você não possa apoiar, a menos que você esteja dando uma opinião clara.
• Esteja preparado para sugerir o seu próprio ângulo noticioso ao repórter, ou barras laterais para ajudar a promover os seus objectivos de advocacia
• Se não gostar da abordagem do repórter, tente reformular a edição
• Utilize palavras e frases que ajudem a enquadrar ou reformular as edições

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• Se você não sabe a resposta, ajude o repórter a encontrar alguém que saiba

Eventos mediáticos

Nunca devemos subestimar o poder de uma entrevista realizada por um único repórter. Mas a cobertura da mídia de várias fontes diferentes ao mesmo tempo aumenta dramaticamente o seu nível atual de publicidade e a possibilidade de cobertura futura e mais variada. Uma forma de atrair a atenção de uma ampla gama de fontes de notícias é encenar um evento de mídia.

Um evento de mídia é um encontro com muitas representações.

Estes eventos são quase sempre:

• Curto, se eles são especificamente destinados a transmitir informações ou um ponto de vista, como é uma conferência de imprensa. Se, em vez disso, forem concebidos para dramatizar o assunto ou fazer um ponto de vista, podem ser muito mais longos – uma demonstração, um passeio por um bairro urbano, um pedaço de teatro de rua – e você pode querer tentar obter a maior cobertura possível.
• Simples. A mesma regra se aplica aqui como diretamente acima. Um pedaço de teatro de rua, por exemplo, pode não ser nada simples – mas pode ser uma grande televisão, ou fazer uma grande história de jornal.

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• Visual
• Desenhado para destacar suas iniciativas e assuntos

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• Realizado em tempo suficiente para que os repórteres façam prazos

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• Sua história deve idealmente ser grande o suficiente para atrair jornalistas de todos os tipos de mídia

O evento mais comum e mais fácil de ser realizado na mídia é uma coletiva de imprensa, que é basicamente uma entrevista realizada com uma sala cheia de repórteres. Em vez de falar com um repórter um-a-um, você estará se dirigindo a jornalistas de muitas publicações, e possivelmente de muitos tipos de mídia.

Para uma conferência de imprensa ou outro evento de mídia você precisará:

• Uma história muito significativa
• Muitas pessoas da mídia presentes
• Um coordenador de mídia, pelo menos para o próprio evento. Se você estiver engajado em um esforço de advocacy a longo prazo, ou em advocacy constante para seu problema ou população, sua organização deve designar alguém especificamente para lidar com a mídia.

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• Portunidade de tempo para organizar seu evento e alertar a mídia com antecedência.

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• Convite para seu evento, enviado aos membros da mídia, se for uma conferência de imprensa, tour, comparecimento de uma celebridade, ou algo semelhante. Se for algum tipo de demonstração pública, a mídia tem que saber quando e onde está acontecendo.
• Uma instalação grande o suficiente para segurar as pessoas que irão participar, com muitas cadeiras e acessibilidade adequada. Se o evento for uma demonstração ao ar livre de algum tipo ou um tour, seu coordenador de mídia deve trabalhar com fotógrafos, operadores de câmera e pessoas de som para ter certeza de que eles têm espaço para trabalhar, que eles podem se instalar nos lugares certos para pegar a ação que você quer destacar, e que eles podem obter o que precisam.
• Um porta-voz que seja articulado, confortável com os assuntos, e que possa interagir efetivamente com a mídia.

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• Um porta-voz cuja pessoa ou ‘aparência’ se encaixa bem na imagem que quer projectar.

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• Uma história e apresentação que faz boas imagens de televisão e imagens impressas.

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• Uma ideia clara da história que quer contar e do que quer que a sua história alcance os seus objectivos de advocacia dos meios de comunicação deve impulsionar os seus esforços.

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• Se puder acrescentar algum drama ao evento, algo surpreendente e fresco para melhorar a sua história, faça-o. Mas lembre-se, o que torna a sua história importante é a história, não os efeitos especiais.

Como lida com as aparições na televisão e no rádio?

Antes do programa

• Descubra o formato do programa. Ou seja, é um programa de rádio ou televisão, onde você responde perguntas de espectadores ou ouvintes, um painel de discussão, ou você simplesmente será entrevistado?
• Qual é o ponto de vista do programa? O apresentador será amigável ou hostil ao seu ponto de vista? Ele será informado ou desinformado sobre o seu problema?
• Como o programa normalmente aborda seus tópicos? Com muito drama; com humor ou sarcasmo; como uma discussão contraditória; ou como apresentações sérias, “somente fatos”?
• Quem fará a declaração de abertura ou apresentações do programa?
• Quem será o anfitrião, ou moderador? Ela fará perguntas de forma agressiva; deixará que todos falem o que pensa de uma só vez; ou entrará e controlará quanto tempo cada pessoa vai falar?

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• Quem mais vai aparecer no programa?

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• Quanto tempo vai ter? Será capaz de encaixar os seus temas e pontos principais dentro do tempo previsto? (Media Training Worldwide sugere que você deve indicar seus pontos principais nos primeiros 30 segundos, e que tudo o mais que você disser deve simplesmente suportar esses pontos.)
• Como o seu conhecimento e apresentação de um tema se acumula ao lado do dos outros convidados? Será uma troca justa ou uma discussão unilateral?
• Veja ou ouça um programa transmitido antes da sua aparição. Você pode encontrar as respostas a muitas das perguntas acima simplesmente prestando atenção ao que acontece durante o show.
• Pense no seu público alvo: Quem estará assistindo ou ouvindo? Como você irá comunicar as idéias e atitudes que irão ganhar o apoio deles? Como você vai deixá-los entusiasmados com seu problema, e prontos para agir?

Se você não se sentir confortável com as respostas a muitas dessas perguntas, reconsidere a sua aparição no programa. Quão bem pode promover os seus objectivos de advocacia neste programa; é a melhor pessoa para o fazer; e vale a pena?

Se decidir que é a melhor pessoa, certifique-se de que antes de aparecer no programa para ensaiar com um colega – em cassete de vídeo, se possível, para que possa assistir a si próprio e ver como se depara. Quanto mais confortável você se sentir respondendo perguntas e expressando suas opiniões, mais eficaz você estará no ar.

Para uma entrevista na televisão, use cores sólidas (brilhos para as mulheres e cores mais subjugadas para os homens). Evite usar tecidos pretos, brancos, vermelhos brilhantes ou brilhantes.

Se estiver nervoso antes de ir para o ar, pergunte se você pode ter alguns minutos sozinho no set, no estúdio, ou em um lugar tranquilo para se preparar. Depois, salte logo!

Durante o espectáculo

• Se não conseguir encaixar tudo, fique com algumas das ideias mais importantes que quer impressionar o público. Tente repeti-las pelo menos uma vez.
• Tire os cartões de notas para ajudá-lo a lembrar o que quer dizer, mas guarde-os antes de entrar no cenário. Você vai parecer tolo se referindo às notas no ecrã. Você fará muito melhor para ensaiar antes, assim você saberá exatamente o que você quer comunicar.
• Fale com clareza e confiança aos seus ouvintes e espectadores. E lembre-se daquele ponto sobre a TV entorpecer a sua voz – fale e seja animado, mas não exageradamente.
• Não tenha medo de usar gestos de mão ou de variar o seu tom de voz (não confundir com o seu volume de voz!) para enfatizar o seu ponto.
• Não tenha medo de pedir ao moderador ou a um convidado para repetir uma pergunta. Sua estratégia lhe dá mais tempo enquanto você pensa numa boa resposta.
• Você não precisa dar uma entrevista perfeita para transmitir sua mensagem. Se você tossir durante uma entrevista ou tropeçar em algumas palavras, aqueles que estão assistindo ou ouvindo não se lembrarão ou se importarão se sua mensagem for convincente.

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• Encoraje o envolvimento do público com sua causa. Dê um número de telefone ou endereço onde os ouvintes ou espectadores possam escrever para mais informações, ou para se envolverem diretamente.
• Aperte a mão com o apresentador e qualquer outro convidado no final do show.

Depois do espectáculo

• Se for verdade, mencione que gostaria de ser convidado de volta (mas apenas se sentir que se saiu razoavelmente bem.)
• Faça uma gravação do espectáculo (ou faça você mesmo) e veja ou ouça-o criticamente. Esta é uma excelente ferramenta de ensino para melhorar o seu desempenho da próxima vez. (Media Training Worldwide sugere que você assista com o som desligado para ter uma noção de como você realmente aparece na TV. O som o distrairá da imagem.)
• Se você se saiu bem, talvez queira fazer várias cópias da gravação do programa para entregar a outros produtores ou apresentadores, ou usar como exemplos para outros defensores.

Em resumo

Reunir-se à mídia não precisa ser difícil. Na verdade, pode ser divertido e pode adicionar uma ferramenta poderosa ao seu cinturão de ferramentas de advocacy. Se você seguir as diretrizes desta seção e se lembrar que as pessoas da mídia com quem está lidando são apenas seres humanos, é provável que você possa se tornar um grande porta-voz da mídia para o seu problema.