O Check In Semanal OKR: What It Is and How to Run One
Para ter sucesso com a metodologia de definição de objectivos do OKR, precisa de trabalhar continuamente neles, discuti-los, verificar o progresso e planear que ideias a sua equipa poderia executar. A melhor maneira de fazer tudo isso é ter um check-in semanal da equipa OKR.
Um check-in OKR é uma reunião rápida de 15-20 minutos onde você e a sua equipa reflectem sobre o progresso dos OKRs da equipa e estabelecem novas prioridades para a semana seguinte. O objectivo do check-in OKR é facilitar o progresso do OKR. As equipes se certificam de que o progresso está acontecendo olhando os planos realizados, os resultados desses planos e as lições aprendidas ao seguir em frente. Isto transforma o seu trabalho para alcançar os Objectivos e Resultados Chave num fluxo semanal.
As entradas OKR semanais da equipa são cruciais para um ciclo OKR bem sucedido. Mesmo que pareça óbvio que os objectivos não serão alcançados quando não há ninguém a tomar medidas, os check-ins semanais continuam a ser incrivelmente importantes para manter todos concentrados. Alinhamento, transparência e progresso não são apenas importantes quando se trata de OKRs. Eles também são cruciais quando se trata de tomar medidas em direção aos objetivos. Pode fazer check-ins semanais OKR como parte das suas reuniões semanais ou bissemanais de equipa.
Cuidado em manter as reuniões de check-in breves e focadas. 15-20 minutos é suficiente para rever tudo. Grupos menores podem continuar com discussões de acompanhamento mais específicas após o check-in. Entretanto, essas reuniões de acompanhamento também devem ter uma agenda clara e incluir apenas as partes envolvidas no tópico.
Estar preparado dá-lhe a oportunidade de se certificar de que o tempo é utilizado eficientemente e que todos os tópicos mais importantes são abordados. Você, como gestor, é responsável por manter a reunião no bom caminho. Isso não significa que seja você a falar. Em vez disso, o seu papel é moderar as reuniões para que os pontos de conversa não descarrilem.
Preparar para uma verificação semanal OKR em
Antes de ir para a reunião, dedique algum tempo para ver os Objectivos da Equipa e actualize qualquer progresso feito nos KRs. Este é também o momento ideal para anotar quaisquer conhecimentos adicionais. Está satisfeito com os resultados dos seus OKRs? Quais foram os seus maiores planos prioritários da semana anterior? Você sabe como progredir a partir daqui? Há algum problema que você tenha notado e que queira trazer à tona? Você tem alguma sugestão que queira compartilhar com a equipe?
É bom tomar notas escritas ou deixar comentários sob o OKR específico para que possa ver o que tem acontecido ao longo do tempo. Porque o medidor de progresso de um KR pode andar para trás e para a frente, é também uma boa ideia documentar onde o progresso pára e não apenas quais KRs avançam. Se tiver alguma ideia ou questão importante sobre o OKR da sua equipa, é bom escrevê-la também nos comentários para que todos se possam familiarizar com as suas preocupações.
É importante que o seu OKR semanal tenha o mesmo enquadramento todas as semanas para que as pessoas se possam habituar ao fluxo de trabalho e saber o que esperar. No entanto, as questões específicas na agenda da reunião serão diferentes, dependendo de quão bem cada um está a fazer e em que objectivos precisa de se concentrar.
Best Practice Framework for OKR weekly check-ins:
- Estado OKR actual
- O objectivo está dentro ou fora do caminho?
- Há algum progresso ou o objectivo está parado?
- Mudou para pior?
- O que aprendemos com a semana passada?
- O que fizemos bem? O que foi bem sucedido?
- O que devemos fazer de diferente da próxima vez?
- O que aprendemos como indivíduos?
- Definir novos planos prioritários para a próxima semana
- Quais são os próximos planos que poderão ajudá-lo com a Equipa OKRs?
- Quem está a fazer o quê? E está a ser feito?
- Existem novas direcções ou actualizações relacionadas com planos já em acção?
Executar check-ins semanais
- Tenham a certeza de que todos estão cientes da estrutura que estão a usar.
- Cuidado com o tempo para que as reuniões não descarrilem ou se prolonguem demasiado.
- Modere a reunião. Quando algumas discussões começarem a sair dos trilhos ou a aprofundar demasiadas especificidades para toda a equipa, então peça às partes envolvidas para agendar a sua própria reunião para continuar a discussão mais tarde.
- Tirar notas rápidas. Use-as para escrever um resumo após a reunião e certifique-se de que quaisquer boas ideias ou lições aprendidas não serão imediatamente esquecidas.
- Não faça toda a conversa! Assegure-se de que todas as partes envolvidas possam partilhar os seus pensamentos ou ideias. Eles vêem as coisas de um ângulo diferente e pode ser muito útil para planejar com antecedência para fazer uso da experiência variada de todos.
- Ao estabelecer novas prioridades para a próxima semana, encoraje os membros da sua equipa a serem criativos e a experimentarem coisas novas.
- Pague a atenção se há pessoas na equipa que parecem não estar envolvidas com os OKRs, mesmo que devam estar. Da mesma forma, preste atenção às pessoas que possam estar a lutar. Se alguém estiver tendo dificuldades, tenha uma discussão amigável com eles depois para descobrir qual pode ser a causa.
Após a reunião
Não realize a reunião de check-in do OKR apenas para ter uma reunião. Deve haver sempre um resultado para cada reunião que você tiver. Também é importante lembrar o que foi discutido. Escolha como quer partilhar e documentar as lições aprendidas e quaisquer novas ideias que surjam.
Se estiver a usar o Weekdone para acompanhar os seus OKRs, pode, por exemplo, adicionar lições aprendidas ou novas ideias aos comentários do OKR ou partilhá-las como uma mensagem na equipa Newsfeed. Novas prioridades definidas para a(s) próxima(s) semana(s) devem ser adicionadas aos Planos da parte responsável. Desta forma, estes planos não são esquecidos e todos podem acompanhar a situação. Durante a sua próxima reunião, você deve rever brevemente este conjunto de prioridades. Certifique-se de discutir o progresso e o efeito que os planos concluídos tiveram nos seus Objectivos.
(Se ainda não está a usar o Weekdone, pode inscrever-se gratuitamente! É sempre grátis para equipas de 3 ou menos, ou se tiver uma equipa maior pode testá-lo com um teste de 15 dias.)
OKR FAQ de check-in semanal
Implementar os OKRs requer uma mudança de pensamento e de gestão. É basicamente um novo hábito para toda a equipa ou empresa. Se um gestor não mostrar iniciativa e apoio, então os colaboradores vão achar isso avassalador e vão deixar de os usar. Se um gerente de equipe não acha que vale a pena o esforço, então por que a equipe deveria? Os OKRs são todos sobre execução. É um círculo contínuo de estabelecimento de planos, completando-os para alcançar os resultados desejados, refletindo e analisando seu impacto, aprendendo com os erros ou o sucesso e estabelecendo novos planos novamente. Os OKRs são um esforço de equipa. Portanto, eles não podem ter sucesso sem um processo fixo e discussões contínuas.
Com check-ins semanais, você também pode aumentar a motivação e o engajamento da equipe. Toda a equipa tem uma melhor visão geral do que todos estão a fazer, o que ajuda todos a moverem-se numa direcção unificada.
É simples. Se esta conversa afecta todos na equipa e é informação valiosa, então sim. Isto pressupõe que mais ninguém tem de estar em lado nenhum. Mas ainda tem de ter cuidado para não descarrilar a conversa. Deve haver um resultado para cada reunião que você tiver. Repetir ou discutir sobre coisas que todos já sabem, não ajuda ninguém além daqueles que querem ouvir sua própria voz. Além disso, a maioria das coisas não pode ser resolvida apenas discutindo-as. Você precisa tentar reunir feedback para ver o que funciona e o que não funciona.
Se a conversa afeta uma parte da equipe, então eles devem continuar o tópico após a reunião. Não vale a pena atrasar outras pessoas que não precisam estar nessa discussão. Quanto mais as reuniões passam com o tempo, mais pessoas começam a sentir que os check-ins não são valiosos. Elas são, mas precisam ser moderadas cuidadosamente.
Como gerente, você precisa ter a visão geral de tudo o que está acontecendo. No entanto, os membros da sua equipa podem conhecer detalhes importantes que não conhece, pois são específicos do seu trabalho ou perícia. Os OKRs são todos sobre pequenos detalhes que têm impacto sobre o que funciona e o que não funciona. Você precisa ouvir diferentes pontos de vista e diferentes experiências para fazer o sistema funcionar e aumentar o envolvimento e o fluxo. Além disso, apenas planos em cascata sem qualquer discussão podem desmotivar a equipe e isso definitivamente não é o que você gostaria.
Ter grande sucesso e atingir objectivos ambiciosos – definitivamente não. Como mencionado anteriormente, os check-ins OKR destinam-se a reflectir sobre o que está a funcionar e o que não está, para que possa definir novos planos para atingir os objectivos. Se tiver apenas uma (ou mesmo três) reuniões por trimestre para o fazer, então provavelmente não terá tempo para testar como os projectos estão a decorrer ou verificar se as pessoas estão a trabalhar nas coisas certas.
Se a KR não está a progredir, não entre imediatamente em pânico. O KR estagnado pode não ser o aspecto mais importante. Há duas questões que precisa de colocar. Primeiro: aprendeu alguma coisa nova? Segunda: essa informação foi valiosa? Se você puder responder “sim” a estas perguntas, então a KR pode ter servido o seu propósito sem fazer qualquer progresso mensurável. Talvez tenha escolhido uma KR que seja muito difícil de medir ou talvez a sua KR não reflicta o sucesso do Objectivo em si. A menos que você não tenha aprendido nenhuma lição valiosa, você realmente teve sucesso em alguma coisa. Como Thomas Edison disse: “Eu não falhei. Acabei de encontrar 10.000 maneiras que não vão funcionar.” Vá para OKRexamples.co por algum exemplo OKRs se você sente que precisa de um lembrete rápido.
O check-in OKR é uma parte crítica da implementação da metodologia dos Objetivos e Resultados Chave. É importante ter uma forma estruturada de executar os seus check-ins e OKRs. A melhor maneira de o fazer é com o Weekdone. Ele coloca a ideia de check-ins semanais no seu núcleo e constrói uma cultura em torno de atualizações semanais e acompanhamento OKR. É a melhor maneira de implementar com sucesso OKRs em sua equipe.