Cloud-baserade ERP-lösningar (SaaS) har exploderat under de senaste åren och personalhantering (HCM) har inte varit något undantag. Workday är en ledande leverantör av molnapplikationer för mänskliga resurser och ekonomi som gör det enklare för företag att hantera sina HR-, rekryterings- och löneprocesser.

De flesta företag som överväger att implementera Workday har någon av nedanstående affärsdrivkrafter:

• Ett direktiv om att konsolidera flera ERP-applikationer (ofta på flera geografiska platser) som stödjer HR-, löne- och andra processer till en enda applikation.
• Ett behov av att uppfylla divisionsspecifika krav som inte tillgodoses i den centraliserade ERP-lösningen.

I båda scenarierna har Workday potential att utöka din befintliga HCM-relaterade funktionalitet och effektivisera dina affärsprocesser, men det kan inte fungera isolerat. För att maximera den effektivitet och de kostnadsbesparingar som kan uppnås med Workday måste du fokusera på hur du kan integrera applikationen med dina befintliga system på plats och i molnet.

I den här bloggen kommer jag att dela med mig av några av våra viktigaste lärdomar om systemintegration från en Workday-implementering som vi nyligen slutförde för ett stort australiensiskt företag.

Det finns flera alternativ för att integrera Workday med andra system. Eftersom det är en relativt ny produkt är det kanske inte alltid klart vilket tillvägagångssätt som bäst passar ditt företags behov. Det finns ett antal frågor och/eller dilemman som du kan ställas inför i början av din implementering, bland annat:

• Workday-integrationsalternativ jämfört med traditionella integrationsleverantörer, eller en kombination av båda?
• Punkt-till-punkt-integration jämfört med integrationsmetoder enligt bästa praxis?
• Hur man återanvänder Workday-integrationer i samband med en stegvis Workday-introduktion?
• Hur man minimerar de integrationsrisker som är förknippade med regelbundna produktreleaser och uppgradering av Workday och efterföljande system?
• Hur man minimerar det långsiktiga beroendet av externa experter på Workday för att stödja och hantera integrationer?

Nyckeln är att bedöma din specifika situation och överväga det tillvägagångssätt som bäst stämmer överens med dina kortsiktiga och långsiktiga affärsmål. Ett av de vanligaste misstagen jag har sett är att organisationer bara bedömer integrationen med Workday-applikationen i motsats till att validera integrationen från ett end-to-end-perspektiv, vilket kommer att involvera ett antal system i efterföljande led.

Undervik punkt-till-punkt-integration

Detta kan tyckas uppenbart, eftersom punkt-till-punkt-integrationer är ett sedan länge känt problem som har orsakat utmaningar för både företag och IT i många år. Det kan dock vara frestande att välja detta tillvägagångssätt för en snabb och enkel implementering av Workday eller någon annan SaaS-lösning för den delen. Till detta skulle jag säga: Gör inte det!

Du behöver bara använda lite fantasi för att tänka på den komplexa väv av integrationer som du kan skapa när du börjar använda fler SaaS-produkter i framtiden.

Ta ett processfokuserat synsätt

Workday kommer att förbättra din befintliga HCM-relaterade funktionalitet och effektivisera dina affärsprocesser, men det är inte ett komplett ERP-system. Därför är det viktigt att ha en processfokuserad syn på integrationen för att undvika dubbelarbete och maximera de effektivitetsvinster som du förväntar dig som en del av din utrullning.

Några exempel på var en processfokuserad syn är viktig är t.ex:

• Fastställa om en Hire-affärsprocess initieras direkt i Workday eller om ett externt rekryteringssystem måste utlösa processen genom integration
• Fastställa hur du ska tillämpa företagets specifika duplicering. kontrollregel under en integrerad Hire BP
• Definiera vad som behöver integreras till lönesystem (eller andra system) när en Termination BP initieras i Workday
• Förstå integrationspåverkan på nedströmsystem på grund av Rescind, Cancel och Correct i Workday
• Säkerställa att processer och datainsamling inte dubbleras när Workday integreras med andra lönesystem eller finansiella ERP-system

Den framtida utformningen av affärsprocessen, kompletterad med integrationspunkter, bör vanligtvis göras i förväg.

Välj rätt middleware för din situation

Workday tillhandahåller en egen molnbaserad integrations-middleware som är väl lämpad för att bygga integrationsdelar som sitter nära Workday-domänen. Middleware-plattformar (på plats eller iPaaS) utanför Workday kan dock erbjuda större flexibilitet vid integration med flera applikationer.

Tänk på följande innan du väljer vilken middleware-plattform du ska använda:

• Har din organisation en befintlig middleware-plattform och kompetens?
• Kommer den halvårsvisa produktuppdateringen av Workday att påverka de integrationspunkter du bygger?
• Antalet integrationspunkter för Workday är sannolikt mindre på en extern middleware-plattform, t.ex. behöver den gemensamma modellen för Worker-data bara byggas en gång.
• En extern middleware-plattform kan ge mer flexibilitet och funktioner för att integrera med målsystem än Workday middleware t.ex. direktdatabas, JMS och många andra protokoll.
• Traditionell middleware-kompetens är lättare att hitta på marknaden än den kompetens som krävs för att stödja integration på Workday middleware.

Använd lämpliga integrationsverktyg från Workday Integration Toolkit

Det finns ett antal alternativ tillgängliga som en del av Workdays integrationsramverk och att välja rätt är avgörande för långsiktigt stöd och underhåll. Workday tillhandahåller färdiga anslutningar och en Enterprise Interface Builder (EIB) som är lämpliga för enkla integrationsscenarier.

De kräver mycket lite utveckling men har begränsningar när det gäller återanvändning. För större organisationer med komplexa integrationsscenarier kan anpassade integrationer byggas med Workday Studio och Middleware, Message Queues och Workday Web Services.

Behövs hjälp med Workday integration? Kontakta oss här.