Om succesvol te zijn met de doelstellingsmethodologie van OKR’s, moet je er voortdurend aan werken, ze bespreken, de voortgang controleren en plannen welke ideeën je team zou kunnen uitvoeren. De beste manier om dat allemaal te doen is een wekelijkse team OKR check-in.

Een OKR check-in is een snelle vergadering van 15-20 minuten waarin u en uw team nadenken over de voortgang van de OKR’s van het team en nieuwe prioriteiten stellen voor de komende week. Het doel van de OKR check-in is om de OKR voortgang te bevorderen. Teams zorgen ervoor dat er vooruitgang wordt geboekt door te kijken naar uitgevoerde plannen, de resultaten van deze plannen, en de lessen die geleerd zijn om verder te gaan. Dit maakt van uw werk naar het bereiken van Doelstellingen en Kernresultaten een wekelijkse flow.

Weekelijkse team OKR check-ins zijn van cruciaal belang voor een succesvolle OKR-cyclus. Ook al lijkt het duidelijk dat doelen niet worden bereikt als niemand actie onderneemt, toch zijn wekelijkse check-ins ongelooflijk belangrijk om iedereen gefocust te houden. Afstemming, transparantie en vooruitgang zijn niet alleen belangrijk als het op OKR’s aankomt. Ze zijn ook van cruciaal belang als het gaat om het nemen van actie richting doelen. U kunt wekelijkse OKR-check-ins houden als onderdeel van uw algemene wekelijkse of tweewekelijkse teamvergaderingen.

Zorg ervoor dat de check-invergaderingen kort en doelgericht zijn. 15-20 minuten is genoeg om alles door te nemen. Kleinere groepen kunnen na de check-in doorgaan met meer specifieke vervolggesprekken. Ook deze vervolggesprekken moeten echter een duidelijke agenda hebben en alleen de partijen omvatten die bij het onderwerp betrokken zijn.

Voorbereid zijn geeft u de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de tijd efficiënt wordt gebruikt en dat alle belangrijkste onderwerpen aan bod komen. U, als manager, bent verantwoordelijk voor het op koers houden van de vergadering. Dat betekent niet dat u het woord voert. In plaats daarvan is het uw rol om de vergadering te modereren, zodat de gespreksonderwerpen niet ontsporen.

Voorbereiding van een wekelijkse OKR check-in

Neem voordat u de vergadering ingaat de tijd om de Team Objectives door te nemen en de voortgang van de KR’s bij te werken. Dit is ook het ideale moment om eventuele aanvullende inzichten te noteren. Bent u tevreden met de resultaten van uw OKR’s? Wat waren je grootste prioriteitsplannen van de vorige week? Weet u hoe u nu verder moet? Zijn er problemen die u hebt opgemerkt en aan de orde wilt stellen? Heeft u suggesties die u met het team wilt delen?

Het is goed om aantekeningen te maken of opmerkingen achter te laten onder de specifieke OKR, zodat u kunt zien wat er in de loop der tijd is gebeurd. Omdat de voortgangsmeter van een KR heen en weer kan bewegen, is het ook een goed idee om te documenteren waar de voortgang stokt en niet alleen welke KR’s vooruit gaan. Als je belangrijke ideeën of vragen hebt over de OKR’s van je team, dan is het goed om die ook in het commentaar te noteren, zodat iedereen zich op de hoogte kan stellen van jouw zorgen.

Het is belangrijk dat uw wekelijkse OKR-check-ins elke week hetzelfde kader hebben, zodat mensen kunnen wennen aan de workflow en weten wat ze kunnen verwachten. De specifieke vragen in de vergaderagenda zullen echter verschillen, afhankelijk van hoe goed iedereen het doet en op welke doelen u zich moet richten.

Best Practice Framework voor wekelijkse OKR-check-ins:

• Huidige OKR-status
  • Ligt het doel op koers of is het van koers geraakt?
  • Is er enige vooruitgang geboekt of is het doel tot stilstand gekomen?
  • Heeft het een negatieve wending genomen?
• Wat hebben we geleerd van vorige week?
  • Wat hebben we goed gedaan? Wat was succesvol?
  • Wat moeten we de volgende keer anders doen?
  • Wat hebben we als individu geleerd?
• Stel nieuwe prioriteitsplannen op voor volgende week
  • Wat zijn de volgende plannen die je kunnen helpen met Team OKR’s?
  • Wie doet wat? En wordt het gedaan?
  • Zijn er nieuwe richtingen of updates met betrekking tot plannen die al in actie zijn?

Wekelijkse check-ins uitvoeren

• Zorg ervoor dat iedereen zich bewust is van het raamwerk dat je gebruikt.
• Houd de tijd bij, zodat vergaderingen niet ontsporen of te lang duren.
• Modereer de vergadering. Als sommige discussies ontsporen of te veel details bevatten voor het hele team, vraag de betrokken partijen dan om hun eigen vergadering te plannen om de discussie later voort te zetten.
• Maak snelle aantekeningen. Gebruik deze om na de vergadering een samenvatting te schrijven en ervoor te zorgen dat eventuele goede ideeën of geleerde lessen niet meteen worden vergeten.
• Doe niet al het praten! Zorg ervoor dat alle betrokken partijen hun gedachten of ideeën kunnen delen. Zij zien de dingen vanuit een andere invalshoek en het kan zeer nuttig zijn voor de planning om gebruik te maken van ieders gevarieerde ervaring.
• Moedig bij het stellen van nieuwe prioriteiten voor de komende week uw teamleden aan om creatief te zijn en nieuwe dingen te proberen.
• Let op als er mensen in het team zijn die zich niet met de OKR’s lijken bezig te houden, ook al zouden ze dat wel moeten doen. Kijk ook uit naar mensen die het moeilijk hebben. Als iemand het moeilijk heeft, voer dan een vriendelijk gesprek met hem of haar om erachter te komen wat de oorzaak kan zijn.

Na de vergadering

Doe de OKR-check-in niet alleen maar om de vergadering te houden. Er moet altijd een resultaat zijn voor elke vergadering die u houdt. Het is ook belangrijk om te onthouden wat er is besproken. Kies hoe je de geleerde lessen en nieuwe ideeën wilt delen en documenteren.

Als je Weekdone gebruikt om je OKR’s bij te houden, kun je de geleerde lessen of nieuwe ideeën bijvoorbeeld toevoegen aan de OKR-commentaren of ze delen als een bericht op de Nieuwsfeed van het team. Nieuwe prioriteiten voor de komende week(en) moeten worden toegevoegd aan de plannen van de verantwoordelijke partij. Op deze manier worden deze plannen niet vergeten en kan iedereen het overzicht behouden. Tijdens uw volgende vergadering moet u deze reeks prioriteiten kort doornemen. Zorg ervoor dat u de voortgang bespreekt en het effect dat de voltooide plannen hadden op uw Doelstellingen.

(Als u Weekdone nog niet gebruikt, kunt u zich gratis aanmelden! Het is voor altijd gratis voor teams van 3 of minder, of als u een groter team hebt, kunt u het 15 dagen uitproberen.)

OKR wekelijkse check-in FAQ