När en fabrik börjar arbeta med ett Lean-initiativ är ett av de första stegen vanligtvis att sätta upp visuella styrtavlor för Lean på väggarna. Vi är inte emot visuella element. Faktum är att nästan varje projekt vi genomför i produktionsområdet innebär att vi sätter upp eller förbättrar en tavla. Men det kan finnas vanliga problem…

När vi ser detta blir vi dock bekymrade:

Vad är det som är fel med de visuella styrtavlorna för lean i de flesta fabriker?

Om fabriken har mycket välutvecklade system och processer och har genomfört en hel del utbildning på alla nivåer, så är det inget fel med dem.

I andra fall är dessa tavlor helt enkelt inte användbara. Och eftersom många av de uppgifter som läggs ut ses som värdelösa (för att inte tala om att de kan vara förfalskade några dagar innan en revisor kommer in) blir personalen cynisk när det gäller all utlagd information. Det försvårar ytterligare förbättringsarbete.

I vissa av de fabriker vi besökte finns det redan tillräckligt med dekoration med alla ”inte riktiga” arbetsinstruktioner!

Så, vad är det logiska tillvägagångssättet för att inrätta visuella styrtavlor för lean?

Här är ett sätt som är vettigt:

• Steg 1 är att klargöra företagets mål & målsättningar.
• Steg 2 är att kaskadera dessa mål & ner till varje avdelning, varje verkstad, varje team.
• Steg 3 är att utbilda de lokala ledarna i att ”föra räkningen”, om möjligt på en visuell tavla.
• Steg 4 är att cheferna använder en blandning av övertalning och påtvingande för att få alla att fylla i sina tavlor.

Är det bra att börja visa 10-20 indikatorer åt gången?

Jag tror inte det. Kom ihåg att tavlorna är till för användarna (som kommer att fylla dem med data och analyser) och deras chefer (som kommer att läsa dem, undersöka de lokala ledarna och driva på för förbättringar).

Start med bara en – till exempel oplanerad stilleståndstid i utrustningen eller avkastningen vid första genomgången. Få den lokala ledaren eller en operatör att rapportera en viktig information enligt ett visst schema. Gör sedan det mesta av den – sätt upp ett mål, fastställ planer för åtgärder, se över planen och åtgärderna regelbundet…

När alla ser värdet av att hantera den indikatorn kan du börja med en andra. Och så vidare.

Följ också dina behov – om det viktigaste problemet är produktivitet, följ antalet delar per arbetstimme (och dividerat med standardtiden, om linjen tillverkar många olika typer av produkter).

Hur är det med känslig information?

Oppenbarligen måste de behandlas annorlunda, men det finns ingen anledning att bara förvara dem i datorer.

• Högkänsliga uppgifter (vinst &förlust osv.) kan anslås, men förvaras i ett låst rum, endast för ledningsmöten.
• Relativt känsliga uppgifter kan anslås en gång i veckan, strax före ett möte, och sedan tas ut. De flesta fabriker anser t.ex. att personaluppgifter bäst hålls borta från regeringens ögon.
• ”Endast interna” uppgifter kan tas bort när besökare kommer till fabriken.

Ska man bara sätta upp grafer, diagram etc. och fylla i dem?

Självklart inte.

Se till att alla inom ett område förstår hur uppgifterna samlas in och vad de betyder.

Se sedan till att de förstår vad som förväntas, samt det nuvarande gapet (förväntan vs. verklighet).

Och då kommer behovet av något som sällan görs bra i Kina… Användningen av problemlösningsverktyg.

Jag listade de vanligaste misstagen vi ser i en tidigare artikel. Detta är inte ett område som de flesta kinesiska chefer utmärker sig på…

Ett par ord om affischer och slogans i allmänhet

I kanske 90 procent av de kinesiska fabriker vi besöker ser vi någon typ av affischer på väggarna.

• I kinesiskt ägda företag är det oftast uppmaningar om hög kvalitet, innovation eller vad de tror att kunderna vill se.
• I västerländskt ägda företag kanske de proklamerar hur mycket de bryr sig om sin personal, om säkerhet och så vidare.

Du har bra alternativ för att engagera dina anställda. Slogans är inte ett av dem.