Ez a cikk gyakorlatiasan magyarázza el a városházi értekezletet. Elolvasása után megérti ennek a hasznos kommunikációs eszköznek az alapjait.

Mi az a Town Hall Meeting?

A Town Hall Meeting a városházákról kapta a nevét. A városházák azért léteznek, hogy mindenkit szolgáljanak; a polgároktól a köztisztviselőkig. A Town Hall Meeting is pontosan erről szól. Ez egy olyan találkozó, amelyet a szervezet minden tagjának szánnak, ahol a vezetőség beszámol a szakpolitikai kérdésekről, a munkavállalók pedig bőséges lehetőséget kapnak arra, hogy válaszoljanak, kérdéseket tegyenek fel és vitába szálljanak a vezetőkkel.

Teljes átláthatóság

Sok munkavállaló úgy véli, hogy a vezetők nem fordítanak elég időt a szervezeti politikák és az azokat kísérő tervek és célok ismertetésére. Ezt az átláthatóság hiányaként élik meg. Ez az átláthatóság azonban fontos a jól működő vállalat érdekében. A Town Hall Meeting segíthet ebben. Az átláthatóság javítása hatással lesz a munkavállalók innovációjára és elkötelezettségére. A Town Hall Business Meetings révén lehetőség nyílik a munkavállalók és a vezetők közötti megbeszélésekre. Más szóval elérhetőbbé teszi a vezetést. Az ilyen találkozókat negyedévente lehet felajánlani. Ugyanakkor egy kevésbé formális keretek között is üdvözlendő módja a vitáknak és a teljes átláthatóságra való törekvésnek. A témák széles skáláját lehet megvitatni; negyedéves számadatok, elért mérföldkövek, új tervek, további figyelmet érdemlő témák vagy közelgő verseny. Ez csak néhány példa.

Helyszín

A városházi értekezleteket a vállalaton belül is lehet tartani. Például a vállalati étkezdében. Lehetőség van külső helyszínen is megszervezni ezeket a találkozókat egy (nagy) konferenciaterem lefoglalásával. Alternatívaként lehetőség van a különböző kirendeltségekkel való egyidejű kommunikációra is, videó, streaming vagy más kommunikációs rendszerek segítségével. Ilyenkor még a más időzónában tartózkodó alkalmazottak is csatlakozhatnak és válaszolhatnak. Emellett PowerPoint prezentáció is használható, amely világosan bemutatja a napirendi pontokat, és egyértelművé teszi a megbeszélés szerkezetét.

Egy jó városházi megbeszélést lehetőleg egy moderátornak kell vezetnie; ez a vita vezetője, aki rövid bevezetőt tart, kérdéseket tesz fel, és lehetőséget ad a résztvevőknek (ebben az esetben a munkavállalóknak) a válaszadásra. Az ő feladata, hogy bevonja a közönséget a vitába, és a megfelelő irányba terelje a találkozót. Ez lehet vezető vagy egy kívülről felfogadott személy. A moderátor feladata, hogy röviden összefoglalja az elhangzottakat, hogy mindenki megértse az adott témát.

Commitment

A Town Hall Meeting célja több, mint a vállalati információk ismertetése. Elsősorban a vezetők és a munkavállalók közötti párbeszéd ösztönzése, hogy mindenki úgy érezze, hogy kötődik a szervezethez. Lehetőséget ad a munkavállalóknak, hogy hallassák a hangjukat, és a vállalat részévé váljanak.

Az összes munkavállaló bevonása érdekében ajánlott egy külön Q&A ülés megszervezése. Ezt megtehetjük például az úgynevezett Round Robin módszerrel; ez a klasszikus brainstorming egyik változata. Mindenki lehetőséget kap a hozzászólásra, és minden ötlet egyformán fontos. Előzetesen minden résztvevő lehetőséget kap arra, hogy rávilágítson a problémára vagy a releváns témára. Mindenki felírja javaslatait és lehetséges kérdéseit egy papírlapra. Ez lehetőséget ad mindenkinek arra, hogy szabadjára engedje gondolatait, és megakadályozza, hogy bárkit is közvetlenül befolyásoljanak mások ötletei. Így minden alkalmazott teljes figyelmet kap az összes vezető részéről, és elegendő idő áll rendelkezésre a kérdések feltevésére és a nyomon követő kérdések beillesztésére. A kérdéseket ezt követően magán a megbeszélésen vitatják meg.

4 lépés

A városházi megbeszélést többféleképpen lehet felépíteni. Az alábbiakban bemutatott lépésenkénti terv általában jól működik. A strukturált megbeszélés garantálja, hogy mindenki úgy érzi, hogy meghallgatják és aktívan részt vesz benne, a fő cél pedig a nyílt kommunikáció.

1. lépés: a párbeszéd megnyitása

A Town Hall Meeting jó előre történő bejelentésével minden munkavállaló tudomást szerez róla. Pontosan ez a szándék. Hiszen a megbeszélés akkor a leghatékonyabb, ha minél több munkavállaló vesz részt rajta. A bejelentés többféle módon is történhet, például az intraneten keresztül. Ajánlatos megemlíteni, hogy az alkalmazottak jelenléte és visszajelzései több mint szívesen látottak a megbeszélés sikeréhez. Emellett már az előkészítés során fel lehet kérni a munkavállalókat, hogy névtelenül járuljanak hozzá a vállalati működéssel kapcsolatos kérdésekhez és/vagy visszajelzésekhez. Ez az anonimitás hívogató, és biztosítja, hogy egyetlen munkavállaló sem fog habozni, hogy elmondja valódi érzéseit. Más szóval, ez az alapja a kétirányú kommunikációnak.

2. lépés: felmérés készítése

Egy (online) felmérés segítségével a munkavállalók más módon fejezhetik ki ötleteiket és véleményüket a szervezetről. Ez a felmérés ráadásul teljesen anonim. A kérdések vonatkozhatnak például az osztály vagy a szervezet működésére, a lehetséges fejlesztésekre, javaslatokra és egyéb, a vezetéssel kapcsolatos témákra. Itt is fontos az anonimitás, hogy őszinte válaszokat kapjunk. Az alkalmazottaknak szabadon kell válaszolniuk, és nem gátolja őket az a tény, hogy a vezetők azonnal megtudják a nevüket.

3. lépés: adatgyűjtés

Ez alatt a fázis alatt az 1. és 2. lépésből származó összes adatot és kérdést összegyűjtik és beépítik a megbeszélés napirendjébe. Meg kell jegyezni, hogy alapvető fontosságú, hogy minden kérdés és visszajelzés visszakerüljön. Ellenkező esetben a munkavállalókkal szembeni hitelesség elvész. Azokat a kérdéseket, amelyeket nem lehet közvetlenül megválaszolni a Town Hall Business Meeting során, egy másik időpontban lehet megvitatni.

4. lépés: akciólista

A napirendi pontok megvitatása után kétségtelenül lesznek különböző intézkedések, amelyeket meg kell tenni. Azzal, hogy ezeket egy reális ütemtervbe helyezi, a vezetőség demonstrálja elkötelezettségét az ígéretek iránt. Ez csak bátorítani fogja a munkavállalókat. A szervezet komolyan fogja venni őket, aminek következtében továbbra is aktívan hozzá fognak járulni. A Town Hall Meeting révén a szervezet megmutatja, hogy elkötelezett és hajlandó nyíltan és őszintén kommunikálni a munkavállalókkal.

Feltételek

A Town Hall Meeting minél hatékonyabbá tételéhez számos fontos előfeltételt kell figyelembe venni. Először is ott van a PowerPoint prezentáció. Ha a diák számát és a diánkénti szövegmennyiséget minimálisra csökkentjük, a hallgatóság nem fog unatkozni, és a dolgozók pontosan tudni fogják a megbeszélés témáját. Másodszor, jó ötlet a közönséggel való kapcsolattartás. Az a vezető, aki túlságosan a diákra támaszkodik, elveszíti a szemkontaktust. Ezenkívül ajánlott a nehezebb témákat könnyedebbekkel váltogatni, így egyensúly jön létre, és a dolgozókat továbbra is bevonják.

Azzal, hogy minél több vezető vesz részt a városházi értekezleten, a vállalat pozitív jelzést küldhet a dolgozóknak. Még ha néhányan közülük nem is vesznek részt közvetlenül az előadásban, ez lehetőséget ad arra, hogy a dolgozókkal teljes nyíltsággal megvitassák az ügyeket. Ennek eredményeképpen mindenki hozzá fog járulni a megbeszéléshez.”

Most te jössz

Mi a véleményed? Hallottál már városházi értekezletről? Felismered a gyakorlati magyarázatot, vagy van további javaslatod? Melyek az Ön sikertényezői a munkatársak elkötelezettségének ösztönzésére?

Ossza meg tapasztalatait és tudását az alábbi megjegyzés rovatban.

Ha tetszett ez a cikk, akkor iratkozzon fel ingyenes hírlevelünkre a legújabb modellekről és módszerekről szóló bejegyzésekért. Megtalálhat minket a Facebookon, a LinkedIn-en, a Twitteren és a YouTube-on is.

Bővebb információ

1. Hanson, C. M. (2003). A demokrácia kollégiumának ígérete: Városházi gyűlés mint tanítási módszer. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). A demokrácia méretarányos megvalósítása: A huszonegyedik századi városházi gyűlés megteremtése. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Az elnöki kommunikáció mint kulturális forma: A városházi találkozó. Politics, discourse, and American society: New agendas, 173-92.

How to cite this article:
Mulder, P. (2018). Városházi találkozó. Retrieved from ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

Add meg az oldalra mutató linket a weboldaladon:
<a href=”https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/”>ToolsHero: Town Hall Meeting</a>