2011. április 1-jén, nyolc nappal a New York-i bérlopás megelőzéséről szóló törvény (WTPA) 2011. április 9-i hatálybalépése előtt New York állam munkaügyi minisztériuma (NYDOL) kiadta a régóta várt nyomtatványokat, amelyeket a munkáltatók használhatnak a New York-i magánmunkáltatókra vonatkozó fokozott bejelentési követelmények teljesítéséhez. A WTPA értelmében a munkáltatóknak minden újonnan felvett munkavállalót értesíteniük kell, és minden meglévő munkavállalót évente értesíteniük kell a következőkről:

• A munkavállaló bére vagy bérek;
• A túlóra bére, ha a munkavállaló a túlóra-szabályok hatálya alá tartozik;
• A bérfizetés alapja (óránként, műszakonként vagy hetente, darabbér, jutalék stb.);
• Minden olyan juttatás, amelyet a munkáltató a minimálbér részeként kíván érvényesíteni, beleértve a borravaló-, étkezési és szálláspótlékot;
• A rendszeres bérfizetési nap;
• A munkáltató neve és minden olyan név, amely alatt a munkáltató üzleti tevékenységet folytat (DBA);
• A munkáltató fő irodájának vagy fő telephelyének fizikai címe, és ha ettől eltér, a munkáltató levelezési címe; és
• A munkáltató telefonszáma.

Az értesítés átadását követően a munkáltatóknak alá kell íratniuk munkavállalóikkal egy nyilatkozatot, amelyben elismerik az írásbeli értesítés kézhezvételét. A munkáltatóknak az elismervények egy példányát is át kell adniuk munkavállalóiknak, és az elismervényeket legalább hat évig meg kell őrizniük. A WTPA előírja továbbá, hogy a törvény által előírt információkban bekövetkező változásokról legalább hét naptári nappal a változások időpontja előtt írásban értesíteni kell a munkavállalókat, kivéve, ha az ilyen változások a munkavállalók bérelszámolásában tükröződnek. (1)

A NYDOL hat különböző nyomtatványt készített, amelyek célja az eltérő bérfizetési követelmények kezelése, amelyek az órabéres munkavállalókra (LS 54-es nyomtatvány), a többszörös órabéres munkavállalókra (LS 55-ös nyomtatvány), a fix óraszámú heti bérért vagy bérért fizetett munkavállalókra (LS 56-os nyomtatvány), a változó óraszámú, napidíjas, darabdíjas, átalánydíjas vagy egyéb nem órabéres munkavállalókra (LS 57-es nyomtatvány), az érvényes bért kapó munkavállalókra (LS 58-as nyomtatvány) és a mentesített munkavállalókra (LS 59-es nyomtatvány) vonatkoznak.

A NYDOL ezt a hat nyomtatványt angol, spanyol, kínai és koreai nyelven adta ki. Az ügynökség honlapja szerint a nyomtatványokat lengyel, haiti-kreol és orosz nyelven is ki fogják adni, bár ezeken a nyelveken a nyomtatványok nem voltak azonnal elérhetők a honlapon. Azoknak a munkavállalóknak, akik úgy nyilatkoznak, hogy az elsődleges nyelvük azon nem angol nyelvek egyike, amelyeken a NYDOL űrlapot adott ki, az írásbeli értesítést angolul és az elsődleges nyelvükön is meg kell kapniuk. Azoknak a munkavállalóknak, akiknek az elsődleges nyelve az angol vagy a NYDOL által kiválasztott nem angol nyelvektől eltérő nyelv, csak angolul kell megkapniuk az értesítést.

A nyomtatványok kiadásával egyidejűleg a NYDOL kiadott egy 41 Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK) sorozatot is, amelyben az ügynökség számos olyan kérdésre válaszolt, amelyek azóta merültek fel, hogy Paterson kormányzó tavaly decemberben aláírta a WTPA-t. A nyomtatványok kiadásával egyidejűleg a NYDOL 41 gyakran ismételt kérdést is közzétett. Az alábbiakban kiemeljük a GYIK-ben szereplő, véleményünk szerint leginkább figyelemre méltó információkat:

• A munkáltatók kidolgozhatják saját hirdetményeiket, amennyiben azok tartalmazzák a WTPA által előírt összes információt.
• A meglévő munkavállalóknak szóló éves hirdetményeket minden év január 1-je és február 1-je között kell megküldeni. Ha az éves értesítést az év más időszakában próbálják meg átadni, az nem felel meg az éves követelménynek.
• Az értesítés átadható elektronikus úton is, de a munkáltatóknak biztosítaniuk kell egy olyan rendszert, amelyben a munkavállaló visszaigazolhatja az értesítés kézhezvételét és kinyomtathat egy példányt.
• A vendéglátóiparban dolgozó munkáltatók kivételével nem szükséges az értesítés, ha a díjtétel emelkedik, és az új díjtétel szerepel a következő bérfizetést kísérő bérelszámoláson. A bérek bármilyen csökkentése esetén azonban a munkavállalót a csökkentés végrehajtása előtt írásban értesíteni kell.
• A hetente vagy ritkábban fizetett bónusz vagy ösztönző terv alapján fizetett munkavállalóknak a WTPA értelmében nem kell további értesítést kapniuk, feltéve, hogy a munkavállalók kezdetben megkapják a terv leírását, vagy az egyértelműen szerepel a kifizetés időszakára vonatkozó bérelszámoláson.

A WTPA felhatalmazza a munkaügyi biztost, hogy az értesítési követelmények közé felvegyen minden olyan “egyéb információt, amelyet a biztos lényegesnek és szükségesnek tart”. Bár a munkaügyi biztos nem jelentette be, hogy új kategóriákat kíván felvenni, úgy tűnik, hogy a formanyomtatványok a WTPA kifejezett nyelvezetén túlmutató információkat követelnek meg. Nevezetesen, minden egyes formanyomtatvány megköveteli a munkáltatóktól annak feltüntetését, hogy a bérfizetési időszakok heti, kétheti vagy egyéb jellegűek. Ezen túlmenően az érvényes béreket kereső munkavállalókra vonatkozó nyomtatvány (LS 58-as nyomtatvány) megköveteli a munkáltatóktól az alkalmazandó foglalkozás megnevezését, valamint az adott foglalkozásra vonatkozó érvényes díjszabás feltüntetését. Azoknak a munkáltatóknak, akik saját nyomtatványokat kívánnak készíteni, biztosítaniuk kell, hogy nyomtatványaik tartalmazzák ezt a kiegészítő információt.

A NYDOL, elismerve a WTPA által a munkaerő-kölcsönző cégek számára jelentett kihívásokat, külön kiadott egy dokumentumot Guidelines for Notice and Acknowledgement of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms címmel. Felismerve, hogy a változó bérek és bérnapok megakadályozhatják ezeket a cégeket abban, hogy a WTPA által megkövetelt összes információt megadják a felvételkor, a NYDOL enyhítette a jogszabály e cégekre vonatkozó követelményeit, lehetővé téve számukra, hogy tájékoztassák a jelentkezőket és a munkavállalókat a várhatóan megkeresendő órabérek tartományáról.

Végezetül, bár sokan azt feltételezték, hogy a munkaügyi biztos megköveteli a munkáltatóktól, hogy azonosítsák, melyik mentesség(ek) vonatkozik(ak) a mentesített munkavállalókra, a mentesített munkavállalókra alkalmazandó nyomtatvány (LS 59-es nyomtatvány) és a NYDOL iránymutatása a bértételekről és a rendszeres bérnapról szóló írásbeli értesítésre vonatkozóan egyértelművé teszi, hogy a konkrét mentesség(ek) meghatározása opcionális.

(1) Bár úgy tűnik, hogy a jogszabály nem írja elő a teljes értesítés használatát ilyen körülmények között, és hasonlóképpen nem írja elő a munkáltatók számára, hogy az ilyen változásról szóló értesítésekkel kapcsolatban a munkavállalóktól megerősítéseket tartsanak fenn, a NYDOL azon az állásponton van, hogy a teljes értesítések és a munkavállalói megerősítések szükségesek minden olyan esetben, amikor a törvény által előírt bármely olyan információban változás következik be, amely nem tükröződik a bérkimutatásokban. További pontosítást kértünk a NYDOL-tól, de egyelőre azt javasoljuk, hogy a munkáltatók hét nappal korábban adjanak teljes értesítést a munkavállalóknak és szerezzenek be megerősítő nyilatkozatokat minden olyan változásról, amelyet a munkavállalók bérelszámolásai nem tükröznek.