Munkahelyi környezetben a fő felhasználásuk a bérszámfejtés, a humánerőforrás-kezelés és a könyvelés. A munkaidő-nyilvántartások úgy működnek, mint egy adatbázis, amely tartalmazza az összes szükséges időbejegyzést, hogy a munkáltatók tisztességesen ki tudják fizetni a munkavállalókat. Ezek egyben a munka igazolására is szolgálnak, ha még nincs más hasonló megoldás.

Az időnaplókat a projektmenedzsmentben is használhatja. Ha tudja, hogy csapata mennyi időt fordít a feladatokra, segíthet az időgazdálkodási problémák felismerésében és a munkamódszer javításában.

Az időnaplók más módszerekkel és eszközökkel párosítva növelik az átláthatóságot. Több ember láthatja, hogy mennyi ideig dolgozott, hány szünetet tartott, és mikor vett ki szabadnapot. A virtuális munkalapok, például a projektmenedzsment-szoftverek vagy az időkövetési eszközök esetében a projektvezetők catn látják, hogy a többiek min és mennyi ideig dolgoztak.

A feladatokra fordított órák pontos számbavételével kiszámíthatja a projekt költségeit, a munkatársak elkötelezettségi arányát és azt is, hogy hány erőforrásra lesz szüksége.

Az online eszközök lehetővé tehetik, hogy egy adott projekt vagy feladat szerint adjon hozzá időt:

Az alkalmazottak akár a termelékenységük javítására is használhatják őket. Pontosan láthatják, hogy hány órát töltöttek egy-egy feladattal, és vizualizálhatják, hogyan töltötték az idejüket napi szinten.

A fokozott átláthatóság és az objektív adatok segíthetnek abban, hogy elnyerje alkalmazottai bizalmát. Többé nem fogják megkérdőjelezni, hogy a többiek ugyanannyit dolgoznak-e, mint ők, vagy hogy a vezetők kevesebbet fizetnek-e nekik, mint amennyit megérdemelnek.

A munkaidő-nyilvántartás egyik legfontosabb előnye és széles körű használatának oka az, hogy minden munkavállaló számára lehetővé teszi az egyenlő munkaórák ledolgozását. A tipikus 8 órás munkaidő-beosztás esetén minden munkavállalónak kötelező lesz az ennek megfelelő napi óraszámot beírni. Ideális esetben mindenki pontosan ugyanannyi ideig fog dolgozni, mint a csapat többi tagja.

A vállalatok számára előnyös lehet, mert a vezetők rálátást kapnak arra, hogy hova megy a pénzük, és hogyan osztják el a kiadásokat. Ennek eredményeképpen csökkenthetik a költségeket, vagy leállíthatják a pénzbefektetést olyan területeken, ahol annak nincs gazdasági értelme, és ezeket a pénzeszközöket jövedelmezőbb tevékenységekre irányíthatják át.

Az idő fontossága a bérszámfejtés és a könyvelés szempontjából. Ha Önt a számlázható órák alapján fizetik ki, a munkaidő-nyilvántartás lesz az első bizonyíték, amelyet fel tud mutatni, hogy igazolja a jövedelmét. A szabadúszók és az órabéres munkavállalók ezeket az időnaplókat arra használhatják, hogy összehasonlítsák korábbi időbejegyzéseiket egymás között, vagy hogy reális becsléseket készítsenek a jövőbeli projektekhez.

Digitális kontra papír időnaplók

A papír időnaplókkal összehasonlítva a felhőalapú online eszközökkel kisebb a valószínűsége az adatok elvesztésének. Beborítja magát a sok papírral? Ezek többsége hosszú évekig biztonságosan tárolja az adatait szervereken vagy a felhőben, és még a rendetlenségben való keresést is megkönnyítheti.

Hiszi vagy sem, néhány vállalat még mindig papír alapú munkaidő-nyilvántartást használ. Ennek oka, hogy a fizikai munkaidő-nyomtatványoknak megvannak az előnyei, például a költségmegtakarítás és az egész folyamat egyszerűsége.

Itt egy ingyenes munkaidő-nyomtatvány sablon, amelyet most azonnal használhat. Elérhető PDF formátumban is.