Miért olyan fontos a megfelelő bevezetés? Mert a fluktuáció drága – csillagászati szempontból is. Egy belépő szintű alkalmazott lecserélésének költsége az illető éves fizetésének 30-50 százaléka. A közép- és felsőszintű alkalmazottak esetében pedig elérheti a 150-400 százalékot is. Minden egyes távozásnál a morál és a termelékenység szenved. Ezért létfontosságú, hogy minden szervezet megtartsa az embereit, és ezt azzal kezdhetik, hogy jól megtervezett beilleszkedési folyamatot biztosítanak, hogy az új alkalmazottak megismerjék a helyüket a nagyobb kultúrában.

Az Aberdeen Group elemző cég tanulmánya szerint a válaszadók 86 százaléka úgy érzi, hogy egy új alkalmazott döntése, hogy hosszú távon marad-e egy vállalatnál, a foglalkoztatás első hat hónapjában születik meg. Ehhez nagyszerű első benyomás szükséges! Az új alkalmazottak drágák. Meg akarja védeni a munkaerő-felvételi befektetését. Egy nagyszerű, egy napnál tovább tartó vagy már az első napot megelőzően elkötelezettséggel és tájékoztatással kezdődő beilleszkedési folyamat ezt megteheti. Az egynapos HR-orientációra, az egymástól független adminisztratív feladatok sorozatára és egy mappányi nyomtatványra hagyatkozva nem működik. Különösen a munkavállalók új generációjánál, akik gyorsaságot és automatizálást várnak el.

“A beszoktatás tökéletes alkalom arra, hogy pozitív, maradandó benyomást keltsen az új alkalmazottban” – mondja Ben Eubanks, az UpstartHR bloggere. “Ez valóban a mézeshetek fázisa az új alkalmazottak számára. Most egyeztek bele, hogy egy új vállalatnál dolgozzanak, és felkészültek arra, hogy lenyűgözzék őket. De a munkáltatónak teljesítenie kell.”

Egy olyan beilleszkedési program, amely minden szempontból teljesít, eléri ezeket a célokat:

Levonja a termelékenységig eltelt időt:
A termelékenységig eltelt idő mérőszámának, amely a toborzás és a tehetségmenedzsment körökben egyre inkább kritikus mérőszámnak számít, több jelentése is van. Egyesek úgy határozzák meg, hogy az új alkalmazottaknak mennyi időre van szükségük ahhoz, hogy rendelkezzenek a munkájuk produktív szintű ellátásához szükséges összes információval, készséggel és felszereléssel. Mások azt mondják, hogy ez az az idő, amely ahhoz szükséges, hogy az újonnan felvett munkatársak elérjék a szervezetnél két éve dolgozó munkavállaló munkaképességét. Bármelyik nap is legyen, a megfelelő beillesztés sokkal gyorsabban beindítja az alkalmazottakat, így heteken belül nehéz különbséget tenni az új és a tapasztalt alkalmazottak között.

csökkenti a stresszt:
Az új alkalmazottak által megkövetelt találgatás elég ahhoz, hogy jelentős mértékű szorongást okozzon. Azzal, hogy az új alkalmazottaknak már azelőtt elmondja, hogy mit kell tudniuk, mielőtt tudniuk kellene, a megfelelő beilleszkedés csökkenti azt a negatív hatást, amely természetesen fellép, amikor új helyzetbe lépnek, és lehetővé teszi, hogy az új alkalmazottak a munkájukra koncentráljanak, ne pedig a szorongásukra.

csökkenti a fluktuációt:
Számos iparágban a szervezetek évente akár az alkalmazottak 15 százalékát is elveszítik, és már említettük, hogy ez miért nagyon költséges. Az erős beilleszkedési programok biztosítják az új és a meglévő munkatársakat arról, hogy megbecsülik őket, és minden szükséges eszközzel rendelkeznek a sikerhez. Kézzelfogható módon bizonyítják, hogy a szervezet valóban törődik az alkalmazottaival, és sokkal kevésbé valószínűvé teszik, hogy máshol keresgéljenek.

Munkahelyi ismeretek fejlesztése:
Az új alkalmazottak megtanítása mellett a
szervezet küldetéséről, jövőképéről, értékeiről és kultúrájáról a megfelelő beillesztés biztosítja, hogy az új alkalmazottak teljes mértékben megértsék a
szerepüket és azt, hogy azok hogyan kapcsolódnak a szervezet átfogó működéséhez. Az új alkalmazottak megtanulják, hogy mit várnak el tőlük, hogyan kell teljesíteniük, és hogyan és mikor fogják őket értékelni. Az előzetes oktatás megelőzi a későbbi káros hibákat.

Mit csinálnak a legjobbak: Az Aberdeen Group felmérésében megállapította, hogy a világ legjobban teljesítő szervezetei olyan beilleszkedési kezdeményezéseket vezettek be, amelyekkel elérik ezeket a célokat. Erőfeszítéseik eredményeként 66 százalékuk számolt be arról, hogy az újonnan felvettek jobban beilleszkednek a vállalati kultúrába, 62 százalékuk magasabb idő-produktivitás arányról, 54 százalékuk pedig magasabb munkavállalói elkötelezettségről számolt be.

Ezek a vállalatok kiemelkedő munkát végeznek az újonnan felvettek megtartásában, gyorsan elérték a kívánt teljesítményszintet, és javítják a vezetők elégedettségét a folyamattal és a felvettekkel kapcsolatban. Beilleszkedési folyamataik emellett minimalizálják a szervezet többi részének megzavarását, és stratégiailag építik a bizalmat az új és a tapasztalt munkavállalók között.
A legjobbnak számító szervezetek 83 százaléka már az első nap előtt megkezdi a beilleszkedést az új munkavállalók szívélyes fogadtatásával és az adminisztratív ügyek előzetes intézésével. Ötvenkét százalékuknál egy felsővezető aktívan részt vesz a folyamatban. Például egy osztályvezető személyes üzenetet küldhet minden új alkalmazottnak, vagy a vezérigazgató prezentációt tarthat az új alkalmazottak egy csoportja számára.

Az Aberdeen Group szerint a legjobban teljesítők a beszoktatás felelősségének nagy részét is a felvételi vezetőkre és az üzletági érdekeltekre hárítják. Ezeknek a személyeknek a feladata az asszimiláció és az összehangolás, nem pedig a HR-koordinátorok által elvégezhető hétköznapi feladatok (pl. parkolóbérlet biztosítása az új alkalmazottnak).

Mit jelent az Onboarding ROI a szervezet számára?
Mielőtt elkezdené a mérőszámok létrehozását, értse meg, milyen célokat szeretne elérni egy Onboarding
programmal. Majd azt, hogy ezek a célok mit jelentenek a szervezet számára. Az a
célja, hogy egy nagyszerű csapatot építsen ki, amely kiváló társas kapcsolatokkal, legmagasabb szintű kezdeményezőkészséggel
és kreativitással rendelkezik? Mentorálni szeretné a munkatársakat, hogy az állandóság
és a hagyományok érzetét keltse? Olyan célokat szeretne létrehozni, amelyek ápolják a megtartást. Szeretné
a beilleszkedési programjával támogatni az alkalmazottakat a korai sikerek elérésében. Mit ér ez a vállalkozásának?

Még ha úgy gondolja is, hogy elsajátította a szervezet küldetését, jövőképét és értékeit, nem árt, ha a beszállás keretében újra átnézi őket. Sok HR-vezető figyelmen kívül hagyja a ROI bizonyos alapvonalak meghatározását. Miért? Mert ez általában a puha készségekre vonatkozó mérőszámok gyűjtése, és ez elég szubjektív lehet. Az új alkalmazottak felvételekor és beilleszkedésekor a vállalat számára keletkező érték értékelése, majd
a sikerhez vezető időre vonatkozó alapérték megállapítása ijesztő lehet.

Szóval, szánjon rá időt. Vonja be a megfelelő partnereket, és folytassa le a szükséges beszélgetéseket. Ez nemcsak üzleti kontextust biztosít, hanem biztosítja, hogy amit felfedez, az némi stratégiai betekintést nyújt, és segít mások oktatásában a HR szerepéről és felelősségéről.

Melyek a legkritikusabb beilleszkedési mérőszámok?
Aberdeen elemzőcég szerint a legjobbak közé tartozó szervezetek közel
kétszer nagyobb valószínűséggel rendelkeznek konkrét beilleszkedési mérőszámokkal. Ezek a vállalatok a
munkatársak elkötelezettségét (4,49), a megtartást (4,44) és a termelékenységig eltelt időt (4,42) sorolják
a legnagyobb értéknek mind a HR, mind az üzlet számára.

A munkatársak elkötelezettségét sokféleképpen lehet mérni, de a szakértők azt javasolják, hogy 30 nap, hat hónap és egy év után mérjék fel az új alkalmazottak elégedettségét a szervezet egészére és a csoportra jellemző beilleszkedési kezdeményezésekkel. Ugyanakkor jó gyakorlat, hogy mérje a felvételi menedzserek százalékos arányát, akik elégedettek a beilleszkedési folyamattal és az új alkalmazott felkészültségével.
Felméréseket készíthet, hogy mind az új alkalmazottak, mind a menedzsereik meglátásait megismerje.

Miért olyan fontos az újonnan felvettek megtartása? Mert azok a munkavállalók, akik következetes beilleszkedési programon mennek keresztül, jobban és intenzívebben vesznek részt a munkában. Hasonlóképpen, bizonyítják, hogy kisebb valószínűséggel mondanak fel. Nem úgy, mint az újonnan felvettek, akiket hidegen dobnak bele egy munkába. Ha tapasztalta már a “gyors felmondások” jelenségét – olyan új alkalmazottak, akik 90 napon vagy hat hónapon belül felmondanak -, akkor tudja, milyen kockázatot jelent a szervezet számára.

Mérje meg az új alkalmazottak hat és 12 hónapos megtartási arányát, és hasonlítsa össze az eredményeket azzal, amikor kézi, papíralapú eligazítás volt, és hasonlítsa össze a következetes, személyre szabott beilleszkedési folyamattal.

A legtöbb új alkalmazott már bevette a vállalat történetét, és részt akar venni benne. A beszoktatás megfogja ezeket a lelkes új embereket, és gyorsan bevonja és bekapcsolja őket a szervezet életébe. Ez az elkötelezettség a munkatársak elkötelezettségéhez vezet. És az elkötelezettségük eredményekhez vezet