Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Step 1: Determine Federal Work Study Eligibility

To determine eligibility for the Federal Work Study Program, students must email the Federal Work Study Division at [email protected] with their name and Student ID Number. A pontatlan vagy hiányzó hallgatói azonosítószámokat nem ellenőrzik a jogosultság szempontjából.

Ha a hallgatót jogosultnak ítélik, a hallgató e-mailben kap egy értesítést a jogosultságról. A nem jogosult hallgatók kapnak egy levelet a jogosulatlanságról, és nem vehetnek részt a Szövetségi Munkatanulási Programban a jogosulatlannak minősített időszakokban.

További információkért lásd: FWS szabályzat és jogosultság.

2. lépés: Jelentkezés a Szövetségi Munkatanulói Állásokra

A rendelkezésre álló Szövetségi Munkatanulói Állások listája megtalálható a Szövetségi Munkatanulói Állásbörzén.

A diákoknak erősen ajánlott, hogy a jelentkezés előtt konzultáljanak a Karrier-tanácsadó részleg karrier-tanácsadójával, hogy segítséget kapjanak az önéletrajzukkal és az interjúkészségükkel kapcsolatban. Ezen kívül a Karrierszolgálati Osztály segíthet a hallgatóknak azonosítani azokat a pozíciókat, amelyek kiegészítik meglévő képességeiket és jövőbeli karriercéljaikat.

3. lépés: Felvétel

A felvételi menedzserek átnézik a hallgatók jelentkezését. Ha úgy találják, hogy egy adott diák megfelel az adott pozíciónak, akkor felhívják és időpontot egyeztetnek egy interjúra a diákkal. Ezután a diáknak meg kell várnia a munkáltató felvételi döntését.

4. lépés: Az új felvételi papírmunka elvégzése

A felvételt követően a diák nem kezdhet azonnal dolgozni. A hallgatónak ki kell töltenie az online papírmunkát, amelyet a jelentkezési lapon eredetileg megadott e-mail címre küldenek, és amelyet a felvételt követő egy-két napon belül elküldenek.

5. lépés: A felvételt követő követelmények teljesítése

Amint az új felvételi papírmunka elkészült, a Szövetségi Munkavállalói Tanulmányi Osztály elküld a hallgatónak egy visszaigazoló levelet, amelyben közlik a munkakezdés időpontját, a heti óraszámot és egyéb lényeges információkat. A hallgató csak a visszaigazoló levélben szereplő időpontban vagy azt követően dolgozhat.

A munkavégzés első napján a hallgatóknak ki kell tölteniük az I-9 nyomtatványt. Ez egy kétlépcsős folyamat. Először a diákoknak be kell jelentkezniük a http://www.newi9.com oldalon, be kell írniuk a 14022-es munkáltatói kódot, és ki kell tölteniük az I-9 I. részét. Ezután a diáknak fel kell keresnie egy I-9 ellenőrzést végző személyt, és be kell mutatnia a személyazonosító okmányokat a folyamat befejezéséhez (az I-9 ellenőrzést végző személy szerepel az üdvözlő e-mailben, amelyet a diák az első munkanapon kap).

Ha a főiskolának fog dolgozni, és nem egy külső munkáltatónál, akkor a következő képzéseket is el kell végeznie:

• Adatbiztonság
• FERPA
• Etika
• Szexuális zaklatás

Az adatbiztonsági, FERPA és etikai képzések az UltiPro oldalon találhatók. Bár a Federal Work Study pozíciókat úgy tervezték, hogy rugalmasak legyenek, az FWS pozíciók felelősséggel is járnak. Minden szövetségi munkatanulónak be kell tartania az alábbi irányelveket. Ezen kötelezettségek folyamatos elmulasztása a Federal Work Study hallgató felmondását eredményezheti.

Federal Work Study hallgatói kötelezettségek

Munkavállalói kötelezettségek

• Minden tervezett műszakban pontosan jelenjen meg.
• Munkavállalói magatartás és a dokumentumok bizalmas kezelése.
• Tanulja meg a feladatokat, minden feladatot időben teljesítsen, és minden feladatot a legjobb tudása szerint végezzen el.
• Ne vegyítse a munka- és a tanulmányi időt. A tanuló nem dolgozhat, amikor órája van, és a tanuló nem tanulhat munka közben.
• A tanuló soha ne felejtse el előre értesíteni a feletteseit, ha hiányzik vagy késik a munkából.

A munkaidő-nyilvántartás kötelezettségei

• A munkaidő-nyilvántartások heti rendszerességgel történő bevitele és benyújtása az UltiPro programban (lásd: Munkaidő bevitele az UltiPro programban).
• A heti munkaidő-beosztáson belül dolgozzon (lásd: Díjkezelés).
• A diákoknak mindig 30 perces szünetet kell feltüntetniük a munkaidő-nyilvántartásban, ha hat egymást követő óránál többet dolgoznak (lásd: Kötelező szünetek).
• Az UltiPro-ban szereplő órák soha nem ütközhetnek a diák órarendjében szereplő órákkal (lásd: Órai ütközések).

Egyéb kötelezettségek

• A hallgatónak nyomon kell követnie a szövetségi munkatanulási díját. A hallgató nem kereshet többet, mint amennyit a félévre kapott (lásd Award Management).
• A hallgatónak folyamatosan tájékoztatnia kell a felettesét a pénzügyi támogatásról, a regisztrációról és a rezidens asszisztensi státuszáról a FWS programmal kapcsolatban (lásd FWS Policy and Resident Assistants).
• Ne hagyja abba csak úgy a munkát. Általános és szakmai udvariasságból a hallgatónak legalább kéthetes felmondási időt kell biztosítania a felettesének, mielőtt elhagyja a pozícióját.

Federal Work Study Information for Supervisors

Obtaining a Federal Work Study Student

Step 1: Seak COO Approval for the Position

Departments at each location are given a meghatározott számú Federal Work Study placement at each subsid year elején (július). Ezeket az állásokat már előre jóváhagyták, ezért nem kell a COO-nak jóváhagynia.

Amikor egy hallgató elhagyja az állást, a tanszék megtartja a jóváhagyott állást, és jóváhagyás kérése nélkül felveheti a helyettesítő hallgatót.

Az olyan állásokhoz, amelyek nem tartoznak az előzőekben említett körülmények közé, COO jóváhagyása szükséges.

2. lépés: A Szövetségi Munkatanulási Osztály tájékoztatása az álláslehetőségről

A jóváhagyott álláshelyekkel rendelkező feletteseknek egy kitöltött állásleíró űrlapot kell elküldeniük a Szövetségi Munkatanulási Osztálynak a [email protected] címre, hogy álláshelyeiket közzétegyék az állásbörzén.

3. lépés: A jelentkezők áttekintése

A Szövetségi Munkatanulási Osztály naponta kapja meg és értékeli a FWS jogosultságát. A Szövetségi Munkatanulmányozásra alkalmas pályázatokat elküldik a feletteseknek felülvizsgálatra. A felügyelőknek rendszeresen ellenőrizniük kell az UltiPro Recruitment oldalait a pályázatok átvizsgálása érdekében. A felügyelő felelős a jelöltekkel való interjúk megszervezéséért.

4. lépés: Felvételi döntés meghozatala

A hallgató felvétele után a felügyelőnek tájékoztatnia kell a Szövetségi Munkatanulási Osztályt a [email protected] címen, hogy a jelöltet kiválasztották a pozíciójára. A hallgató kap egy e-mailt a Humánerőforrás Osztálytól, amely elindítja a felvételi eljárást. Amint a Humánerőforrás Osztály megerősíti a papírmunka elvégzését, az FWS osztály mind a hallgatónak, mind a felügyelőnek küld egy visszaigazoló levelet. A hallgató csak az Elismervényen szereplő kezdési időpontban vagy azt követően kezdheti meg a munkát.

5. lépés: A felvételt követő követelmények teljesítése

A munkába állás első napján a hallgatóknak ki kell tölteniük az I-9 nyomtatványt. Ez egy kétlépcsős folyamat. Először a diákoknak be kell jelentkezniük a http://www.newi9.com oldalon, be kell írniuk a 14022-es munkáltatói kódot, és ki kell tölteniük az I-9 I. részét. Ezután a diáknak fel kell keresnie egy I-9 ellenőrzést végző személyt, és be kell mutatnia személyazonosító okmányait a folyamat befejezéséhez (lásd az I-9 ellenőrök listáját).

Ha a hallgató a Főiskolának fog dolgozni, és nem egy külső munkáltatónál, akkor a következő képzéseket is el kell végeznie:

• Adatbiztonság
• FERPA
• Etika
• Szexuális zaklatás

Az adatbiztonsági, FERPA és etikai képzések az UltiPro oldalon találhatók.

Feladatok szövetségi munkatanulmányok felügyelőjeként

A felügyelő szerepe létfontosságú minden munkatanulási program sikeréhez, és ahhoz, hogy hatékony legyen, a felügyelőnek számos tevékenységet kell végeznie. Minden felügyelő felelős a munkakörnyezet kialakításáért, beleértve az általa foglalkoztatott tanulók képzését, motiválását, a velük való kommunikációt, az irányítást, az értékelést és a velük való kapcsolatot. A felügyelő elsődleges felelőssége, hogy a hallgatói alkalmazottakat megfelelő útmutatással, képzéssel és támogatással lássa el.

A felügyelőnek annak a személynek kell lennie, aki a legközvetlenebb, napi kapcsolatban áll a hallgatói alkalmazottal. A felügyelők csak olyan feladatokat bízhatnak meg, amelyek a tanulmányi programok működtetésével, a létesítmények karbantartásával vagy az intézmény általános támogatásával kapcsolatosak. Minden diákalkalmazott felettesének a következő konkrét feladatai vannak:

Feladatok a diákkal szemben

• Munkavégzés a diákalkalmazottakkal a rendszeres munkarend kialakítása érdekében. A rendszeres munkaidő-beosztás megkönnyíti bizonyos FWS munkaidő-nyilvántartási előírások betartását.
• Gondoskodjon arról, hogy a tervezett műszakok ne ütközzenek a hallgató órarendjével.
• Adjon a hallgatói alkalmazottaknak egyértelmű utasításokat a tanszéki és intézményi irányelvekkel kapcsolatban.
• Biztosítsa a hallgatók tanulmányi előrehaladását azáltal, hogy a vizsgaidőszakokban rugalmas beosztást biztosít.
• Megfelelő képzést és felügyeletet biztosít minden egyes hallgatói alkalmazott számára.

A munkaidő-nyilvántartás felelőssége

• Vizsgálja meg minden egyes hallgatói alkalmazott munkaóráinak pontosságát, mielőtt heti rendszerességgel jóváhagyja azokat.
• Gondoskodjon arról, hogy 30 perces szünetet tartsanak, és ez szerepeljen a munkaidő-nyilvántartásban, ha a hallgató hat egymást követő óránál többet dolgozik (lásd: Kötelező szünetek).
• Vizsgálja meg, hogy az UltiPro programba bevitt órák nem ütköznek-e a hallgató órarendjével (lásd: Órai ütközések).

Egyéb feladatok

• Győződjön meg arról, hogy a hallgató nem keres többet, mint a félévre járó FWS-díja (lásd: Díjkezelés).
• Tudatában kell lennie minden egyes hallgató pénzügyi támogatásának, regisztrációjának és rezidens asszisztensi státuszának a FWS-programmal kapcsolatban (lásd FWS-szabályzat és rezidens asszisztensek). Minden változást közölni kell az FWS részleggel.
• Kövesse a megfelelő felmondási eljárásokat.

Federal Work Study Information for Off-Site Employers

A Berkeley College nonprofit intézményeknek kínál lehetőséget arra, hogy a Federal Work Study program keretében ingyenesen alkalmazzanak Berkeley-hallgatókat. Általában a FWS hallgatók legfeljebb heti 20 órát dolgozhatnak. A nonprofit intézménynek viszont ki kell jelölnie egy felügyelőt, aki irányítja a diákot, és követi a Berkeley College intézményi FWS-irányelveit és eljárásait, például a munkaidő-nyilvántartások UltiPro programba történő bevitelét és a munkaidő-nyilvántartások integritásának fenntartását.

A szövetségi munkatanuló hallgató felvétele

1. lépés: A szövetségi munkatanulói jelentkezési lapok kitöltése

A szövetségi munkatanulói hallgatók felvételében érdekelt szervezeteknek jelentkezniük kell a programban való részvételre. Összesen három dokumentumot kell benyújtani:

• Request for FWS Services
• Off-Site Agreement
• Job Description Form
• A szervezet nonprofit státuszának igazolása

Ezeket a dokumentumokat a Federal Work Study Department címre kell továbbítani: [email protected]

2. lépés: A pályázatok felülvizsgálata Miután a nonprofit intézmény pályázatát jóváhagyták, a Karrierszolgálati Osztály elküldi a hallgatói pályázatokat az intézménynek felülvizsgálatra. A nonprofit intézménynek tájékoztatnia kell a Karrierszolgálat képviselőjét azokról a hallgatókról, akikkel interjút kíván tartani.

3. lépés: Interjú a diákokkal

4. lépés: Felvételi döntés meghozatala A nonprofit intézménynek haladéktalanul tájékoztatnia kell a Karrierszolgálat képviselőjét, amint kiválasztja a felvehető jelöltet.

5. lépés: A felvételt követő követelmények kitöltése Az első munkanapon a diákoknak ki kell tölteniük az I-9 űrlapot. Ez egy kétlépcsős folyamat. Először a diákoknak be kell jelentkezniük a http://www.newi9.com oldalon, be kell írniuk a 14022-es munkáltatói kódot, és ki kell tölteniük az I-9 I. részét. Ezután a diáknak fel kell keresnie egy I-9 ellenőrzést végző személyt, és be kell mutatnia a személyazonosító okmányokat a folyamat befejezéséhez (lásd az I-9 ellenőrök listáját).

Miután a diákot sikeresen elhelyezték, a külső helyszínen lévő szervezetnél a kijelölt felügyelőnek be kell tartania az FWS szabályzatokat. További információért lásd a Federal Work Study Information for Supervisors.

Federal Work Study Policies

A hallgatóknak e-mailt kell küldeniük a [email protected] címre a nevükkel és a hallgatói azonosítószámukkal, hogy megállapítsák a jogosultságukat. A Szövetségi Munkatanulási Osztály munkatársa két napon belül válaszol.

Hogy a hallgató jogosult legyen a Szövetségi Munkatanulási Díjra egy adott félévben, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

• legalább félidőben beiratkozott hallgatónak kell lennie egy támogatható tanulmányi programban
• A szövetségi szükségletelemzési formulák által kiszámított, kielégítetlen rászorultságot kell bizonyítania
• megfelelő tanulmányi előrehaladási szintet kell elérnie

Félidőben történő beiratkozás

Félidőben történő beiratkozás alatt hat vagy több kredit felvétele értendő egy adott félévben. Mivel a legtöbb Berkeley kurzus három kreditből áll, a hat kredites követelmény két kurzusnak felel meg.

Fel nem elégített rászorultság
A fel nem elégített rászorultságot úgy határozzuk meg, mint a tanulmányi költség (COA), csökkentve a várható családi hozzájárulással (EFC) és minden egyéb forrással, amely általában a hallgató által minden forrásból kapott teljes pénzügyi támogatásból áll. A COA azon átlagos költségek teljes összege, amelyek a hallgatót a főiskolán való részvétel miatt várhatóan terhelik. Az EFC az az összeg, amelyet a hallgatónak várhatóan saját zsebből kell kifizetnie a hallgató FAFSA-adatai és a szövetségi módszertan alapján. Ha a (COA) mínusz (EFC) mínusz (minden egyéb forrás) nagyobb, mint nulla, akkor a hallgatót úgy tekintik, hogy nem fedezett rászorultsággal rendelkezik.

Satisfactory Academic Progress Levels
A Berkeley-n beiratkozott hallgatók úgy tekintendők, hogy teljesítették a kielégítő tanulmányi előrehaladási szint követelményét. A próbaidőn lévő hallgatók azonban jogosulatlannak tekinthetők. Ez a döntés a Főiskola kizárólagos mérlegelési jogkörébe tartozik.

FWS Awards and Pay Rates

Pay Rate Schedule

Level	Credits	On-Helyszíni (kivéve ASC)	ASC/Off-Site
Szint I/II			$15.00$/óra	17.00$/óra
III/IV. szint	61 és idősebb	16.00$/óra	18.00 $/óra
Offsite $19.00 $/óra
M.B.A. $15.00 óránként

A jutalmak és a bérezés a foglalkoztatás félévében megszerzett kreditek és az esetlegesen átvett kreditek alapján történik. A folyamatban lévő krediteket nem veszik figyelembe.

Ha egy hallgató korlátozottan rászorul, az adott díj kevesebb lehet, mint a fenti táblázatban. Ennek következtében előfordulhat, hogy a hallgatónak kevesebb heti munkaórát kell dolgoznia. Például egy olyan hallgató, akinek csak 1500 dollárnyi fedezetlen szükséglete van, nem 2000 dollár FWS-t kap, hanem 1500 dollárt.

A fel nem használt Federal Work Study-díjakat át lehet vinni és a következő félévekben meg lehet szerezni. A szövetségi munkatanulmányok koordinátorának kivételes jóváhagyása nélkül azonban a jövőbeni díjakat nem szabad a folyó félévben megszerezni.

A nyugtázó levél

A szövetségi munkatanulmányos hallgatóként való foglalkoztatáshoz szükséges papírok sikeres kitöltése és feldolgozása után az FWS-koordinátor nyugtázó levelet küld. A levél tartalmazza a hallgató munkakezdési időpontját, órabérét, a támogatás teljes összegét és a levél megírásának időpontjában érvényes egyéb lényeges információkat.

A visszaigazoló levél a félév során bármikor felülvizsgálható, ha a hallgató FWS-támogatásában, bérében vagy munkakezdési időpontjában változás áll be.

Residenti asszisztensek

Míg a rezidens asszisztensként végzett munka nem zárja ki a hallgatót a szövetségi munkatanulási programból, az egyidejűleg FWS-állásban dolgozó rezidens asszisztensek számára speciális korlátozások vannak érvényben. A rezidens asszisztensek csak akkor dolgozhatnak FWS pozícióban, ha:

• A hallgató a szövetségi rászorultság-elemzési képletekkel kiszámított, a rezidens asszisztensi kredit figyelembevételével kielégítetlen rászorultságot mutat
• A hallgató csak heti 10 órát hajlandó dolgozni
• A RA/FWS felügyelője elismeri, hogy a hallgatói alkalmazott a fentiek alapján csak korlátozottan tud dolgozni

Összefoglalva, a Főiskola ajánlása az, hogy a RA-k ne dolgozzanak az FWS programban. Ha azonban mind az RA hallgató, mind a felügyelő az FWS programot az RA-kra vonatkozó korlátozások ellenére is folytatni kívánja, a Főiskola nem fogja ezt megtiltani.

Award Management

A hallgatók és a felügyelők felelősek a félévenként megítélt Federal Work Study összegének kezeléséért. Az Elismervényen szereplő heti óraszám iránymutatásként szolgál. Ezeknek az óraszámoknak a betartása egyenletesen osztja el azt az időt, amíg a hallgatók megkereshetik a juttatásukat.

A heti óraszámok azonban manipulálhatók oly módon, hogy a hallgató az egyik héten túllépheti az ajánlott óraszámot, de a következő héten kevesebbet dolgozhat az ajánlott óraszámnál, hogy kompenzálja azt.

Időszabályok

Heti maximális óraszám
A hallgatóknak ajánlott, hogy csak az Elismervényen feltüntetett heti óraszámot dolgozzanak. A hallgatók és a felügyelők némi rugalmasságot élveznek a heti óraszámok tekintetében.

Például, ha egy hallgató az egyik héten két órát hiányzik, a következő héten akkor is ledolgozhatja a hiányzó órákat, ha ez meghaladja az Elismervénye szerinti rendszeres heti óraszámot. Egy diák azonban semmilyen körülmények között nem dolgozhat 35 óránál többet egy adott héten.

Szükséges szünetek
A négy-hat egymást követő órában dolgozó diákok 15 perces fizetett szünetet tarthatnak. Ezt a szünetet nem kell feltüntetni a munkaidő-nyilvántartásban. Azoknak a hallgatóknak, akik hat óránál többet dolgoznak egyhuzamban, 30 perces fizetetlen szünetet kell tartaniuk. Ezt egyértelműen jelezni kell a munkaidő-nyilvántartásban egy további időszelet létrehozásával (pl. 9:00-12:00, majd 12:30-16:00).

Órák ütközése
A diák órái nem ütközhetnek a diák órarendjével. A diákok nem dolgozhatnak akkor, amikor órájuk van beütemezve. Ha egy órát töröltek, a tanuló dolgozhat abban az időben, amikor az órára került volna sor. A hallgatónak vagy a felettesének tájékoztatnia kell az FWS Osztályt, ha ez történik.

Szüneti hetek
A szövetségi munkatanuló hallgatóknak a szüneti hetekre jellemzően nem írják elő a költségvetést. Mind a hallgatóknak, mind a felügyelőknek mindig abból kell kiindulniuk, hogy a hallgatók a szüneti hetekben nem dolgozhatnak.

Egy héttel a szüneti hét előtt a Szövetségi Munkatanulási Osztály ellenőrzi a már megkeresett fizetéseket, és előrevetíti, hogy a hallgatónak mennyi jutalom marad a csomagjából. Azok a hallgatók, akiknek az előrejelzett maradék díjjal rendelkeznek, a szüneti héten jogosultak lesznek a munkavégzésre. Mind a hallgatónak, mind a felügyelőnek e-mailt küldenek, amelyben tájékoztatják őket arról, hogy hány órát dolgozhatnak.

Azok a hallgatók, akik a következő szemeszterben nem fognak részt venni a képzésben, nem jogosultak a szüneti héten dolgozni (kilépők, diplomások, távollétben lévők stb.).

Timesheet and Payment Policies
Minden Federal Work Study hallgatónak heti rendszerességgel kell leadnia az UltiPro programban az óráit. A munkalapok minden hétfőn esedékesek az előző hétre vonatkozóan. A felügyelőknek minden szerdán jóvá kell hagyniuk a benyújtott munkalapokat.

A munkalapok leadási határidejének be nem tartása késleltetheti a hallgató kifizetését. Ezen kívül a késedelmes munkaidő-nyomtatványok a tanszék részmunkaidős költségvetését terhelhetik. A határidők folyamatos figyelmen kívül hagyása a szabályok be nem tartásának minősül, és a gyakoriságtól és súlyosságtól függően szankciókat vonhat maga után.

A FWS hallgatók fizetése 15-én és a hónap végén közvetlen befizetéssel vagy a Money Network szolgáltatási kártyával történik. A fizetési kártyát az első fizetés előtt postán küldik el a diáknak.

A diákok gyorsabban juthatnak pénzükhöz, ha beiratkoznak a Direct Deposit programba. A regisztrációt követően a pénzösszegek közvetlenül a hallgató által kiválasztott bankszámlára kerülnek befizetésre. A hallgatók az UltiPro programon keresztül iratkozhatnak be a közvetlen befizetésre.

Változások és felmondás
A hallgató munkakörében bekövetkező változásokról, például a felettes változásairól vagy egy másik osztályra történő áthelyezésről értesíteni kell az FWS osztályát.

Ha a hallgató megbízhatatlan vagy nem végzi felelősségteljesen a rábízott feladatokat, szükségessé válhat a hallgató munkaviszonyának megszüntetése. A hallgatóval ugyanúgy tisztességesen és udvariasan kell bánni, mint bármely más alkalmazottal. A hallgató felmondása esetén a lehető leghamarabb értesíteni kell a Szövetségi Munkavállalói Tanulmányi Osztályt.