Minden szervezetnek szüksége van írásos biztonsági programra, legyen az olyan egyszerű, mint egy irodai tűzvédelmi gyakorlat terve, vagy olyan összetett, mint a kórokozók ellenőrzése egy forgalmas kórházban. Vállalkozásvezetőként elgondolkodhat azon, hogy valóban szükség van-e a biztonsági irányelvek írásba foglalására, különösen, ha a szervezet kicsi.

A nagyvállalatok számára az írásos biztonsági programok elengedhetetlenek, mivel a felelősséget egyértelműen ki kell osztani a félreértések elkerülése érdekében.

A kisvállalkozások számára, amelyek egyszerű működéssel és kevés veszéllyel rendelkeznek, lehetségesnek tűnhet az irányelvek és eljárások hatékony kommunikálása szóban és példamutatással. A munkáltatóknak azonban az Occupational Safety and Health Administration (OSHA)-hoz kapcsolódó törvények értelmében jogi felelősségük van:

• Írásos címkék és jelek vagy színkódolás használata a munkavállalók figyelmeztetésére a veszélyekre.
• A biztonsággal és egészséggel kapcsolatos működési eljárások közlése a munkavállalókkal.
• Biztonsági oktatás biztosítása a munkavállalók számára olyan nyelven és szókinccsel, amelyet azok értenek.

Számos OSHA-szabvány írja elő a munkáltatók számára, hogy írásos megfelelőségi programokkal rendelkezzenek. A legmesszebbmenő a veszélyközvetítési program, amely minden olyan munkáltatót érint, amely veszélyes vegyi anyagokat gyárt, tárol vagy használ.

A különböző iparágakra jellemző írásbeli programkövetelmények is vannak. Az egészségügyi intézményeknek például írásos, vérrel terjedő kórokozókkal kapcsolatos expozíció-ellenőrzési tervekkel kell rendelkezniük a munkavállalók védelme érdekében.

A munkáltatók az OSHA megfelelési segédletének gyorsindító portálját használhatják, hogy megtudják, mely irányelvi követelmények vonatkoznak a vállalkozásukra.

A legtöbb önkormányzatnak saját szabályai vannak az üzleti biztonsági tervekkel kapcsolatban a tűzesetekre és a viharos időjárásra is. Az első lépés az összes ilyen követelmény teljesítése felé a biztonsági irányelvek írásba foglalása.

Az írásos szabályzat segíthet vállalkozásának a biztonsági kultúra kialakításában is. A biztonságra összpontosító kultúra pedig a növekedés során megvédheti alkalmazottait és munkáltatói márkáját.

Az írásos munkavédelmi irányelvek előnyei

Még ha nincs is egyértelmű jogszabályi előírás az írásos biztonsági tervre, annak megléte a megfelelésen kívül más szempontból is előnyös lehet vállalkozása számára.

A fő cél ugyanis a munkahelyi sérülések, megbetegedések vagy halálesetek megelőzése, amelyek kárt és pénzügyi nehézségeket okoznának a munkavállalóinak, családtagjaiknak és az Ön szervezetének. Egy olyan terv, amelyre könnyű hivatkozni, nagyobb valószínűséggel követik is.

A terv írásba foglalása segíthet a munkavállalói kártérítési díjakkal kapcsolatos költségek csökkentésében is. Ez azért van így, mert ha a biztonsági program írásban van rögzítve a munkavállalók számára, akkor valószínűbb, hogy a munkavállalók munka közben emlékezni fognak a legjobb biztonsági gyakorlatokra és a konkrét képzésekre.

Az írásos biztonsági terv a munkavállalókat is bevonhatja a szervezet biztonsági céljainak elérésébe és fenntartásába. A biztonsági és megfelelőségi kultúra kialakításával nemcsak a kieső munkaidőt és a biztosítási kárigényeket takaríthatja meg, hanem a termelékenység is növekedhet, mivel kevesebb időt kell a biztonsággal kapcsolatos problémák megoldására fordítani.

A megfelelő biztonsági program hiányának következményei

Mivel az OSHA és sok más irányító szerv csak egy-egy eseményre reagálva végez biztonsági ellenőrzéseket, könnyen előfordulhat, hogy egy vállalkozás önelégült lesz a biztonsági irányelvekkel kapcsolatban. Amikor azonban egy sérülés vagy baleset miatt ellenőrök érkeznek a helyszínre, az OSHA a szervezet teljes biztonsági programját megvizsgálhatja, nem csak az első incidenst.

Egy ilyen esetben fontos, hogy legyen írásos biztonsági politikája, hogy bizonyítsa a vizsgálatot végzőknek, hogy a vállalkozás komolyan veszi a munkavállalók biztonságát. Az idézések és a költséges bírságok nagyobb valószínűséggel akkor történnek meg, amikor az OSHA a helyszínen vizsgálódik, és megállapítja, hogy semmi sincs a helyén.

Érdemes megjegyezni, hogy az OSHA által kiszabható új maximális büntetések a következők:

• 13,494$ súlyos, nem súlyos vagy kiküldetési követelmények megsértésénként
• 13,494$ naponta az OSHA által meghatározott határidő után a problémák kijavításának elmulasztásáért
• 134,937$ szándékos vagy ismételt jogsértésenként

Best practices for building a workplace safety programme

Hogyan készítheti el vagy frissítheti szervezetének biztonsági tervét? Az OSHA azt ajánlja, hogy a munkáltatók hét fő elemre összpontosítsanak:

Vezetői vezetés

Az írásos biztonsági programok hatékonyságához szükség van a vezetőség támogatására.

A felülről lefelé irányuló megközelítés segít megadni az alaphangot és az utat a biztonsági irányelvek megosztásához, a vezetéstől a vezetőségig, majd a munkavállalókig. Ahogy a kultúra is a csúcson kezdődik, úgy a biztonság iránti elkötelezettség is.

Munkavállalói részvétel

A biztonsági információknak is felfelé kell áramlaniuk a szervezetben.

A munkavállalóknak első kézből származó megfigyeléseik és aggodalmaik lehetnek, amelyeknek az írásos biztonsági terv részét kell képezniük, ezért bölcs dolog egyértelmű utat kialakítani arra, hogy ezeket az információkat megosszák a vezetőkkel és a vezetőséggel.

A munkavállalók meglátásai segíthetnek a jó biztonsági terv harmadik alapvető elemében: a veszélyek azonosításában.

Veszélyek azonosítása és értékelése

Minden munkahelyen szükség van egy alapvető biztonsági tervre, amely felvázolja a vészkijáratokat és azt, hogy mi a teendő időjárási vagy közbiztonsági vészhelyzet esetén. Ahhoz azonban, hogy az alapokon túllépjünk, minden vállalkozásnak fel kell mérnie saját veszély- és kockázati profilját. Ez a munkahelyi veszélyelemzéssel (JHA) kezdődik, amely az üzleti műveletek és az esetleges kockázatok értékelését jelenti.

Egy vegytisztító vállalkozás például, amely fűtőelemekkel és vegyi anyagokkal dolgozik, egészen más veszélyekkel és kockázatokkal rendelkezik, mint egy bölcsőde, ahol a játszóeszközök, az élelmiszerek kezelése és a telephely biztonsága kulcsfontosságú biztonsági kérdések.

Azzal, hogy végigsétál a telephelyén, beleértve a raktárhelyiségeket és a külső területeket, valamint végigjárja az alkalmazottai által végzett feladatokat, összeállíthatja a lehetséges veszélyek listáját, amelyekre a tervnek ki kell terjednie.

Ha a vállalkozásának egynél több telephelye van, mindegyikre egyedi biztonsági tervet kell kidolgoznia. Például egy szállítmányozási vállalatnak, amely az egyik telephelyen targoncákat használ, a többi telephelyen pedig nem, legalább az adott telephelyre vonatkozóan targoncabiztonsági programot kell kidolgoznia.

Veszélyek megelőzése és ellenőrzése

A veszélyek azonosítása az első lépés. A következő lépés az eljárások és irányelvek kidolgozása a veszélyekből eredő sérülések és megbetegedések megelőzésére.

Egy olyan vállalkozás esetében tehát, amely csak az egyik telephelyén üzemeltet targoncákat, az alapvető veszélymegelőzési irányelv az lenne, hogy csak olyan dolgozók használhatják a berendezést, akiket a targonca üzemeltetésére és biztonságára kiképeztek, még akkor is, ha kevés a dolgozó, és más telephelyekről érkeztek emberek segíteni.

Egy napköziben viszont lehetnek billentyűzettel vezérelt bejárati ajtók és szigorú írásos irányelv, amely szerint nem szabad váratlan látogatókat beengedni. Egy vegytisztítónak pedig szabályai lesznek az általuk használt vegyi anyagok biztonságos kezelésére, valamint anyagbiztonsági adatlapok (MSDS) minden egyes vegyi anyagról.

Építés és ellenőrzés

Ha azonosította a veszélyeket, és mindegyikre kidolgozta a megelőzési és ellenőrzési eljárásokat, a következő lépés az alkalmazottak oktatása a biztonsági tervről. Az Ön által meghatározott ütemterv attól függ, hogy milyen szintű kockázatra és folyamatos képzésre van szükség a veszélyek kezeléséhez, a megfelelőség fenntartásához és az alkalmazottak biztonságának megőrzéséhez.

Egyes szervezeteknél elegendő lehet az éves képzés, míg másoknál havi képzésre van szükség, hogy az alkalmazottak a veszélyek elkerülésére összpontosítsanak.

Program értékelése és fejlesztése

Amint ahogyan az alkalmazottaknak rendszeres képzésre van szükségük ahhoz, hogy a biztonság a legfontosabb legyen, a biztonsági programnak is rendszeres felülvizsgálatra és frissítésre lesz szüksége. Jó gyakorlat, ha legalább évente felülvizsgálja irányelveit, hogy azok minden aktuális veszélyt lefedjenek.

Az éves felülvizsgálatok között érdemes felülvizsgálni az írásos szabályzatot, amikor a műveletek változnak, például:

• Új vegyi anyagok használata a telephelyen
• Új gépek felvétele
• Új eljárások bevezetése
• Új anyagokkal való munka

Van még egy utolsó alapvető elem, amelyre biztonsági tervének szüksége van: kommunikáció a telephelyen kívüli, szerződéses és ideiglenes alkalmazottakkal.

Kommunikáció a szerződéses és kölcsönzött munkavállalókkal

A helyszíni dolgozóinak naprakész tájékoztatása a biztonságról elengedhetetlen. Ha vannak távmunkásai, sokat utazó alkalmazottai vagy ideiglenes és szerződéses dolgozói, gondoskodjon arról, hogy a programja rájuk is kiterjedjen.

Ez azt jelenti, hogy ezeket a dolgozókat folyamatosan tájékoztassa a képzésekről és a frissítésekről. Ez azt is jelentheti, hogy felvázolja a legjobb biztonsági gyakorlatokat a munkavállalók számára, amikor utaznak és távolról dolgoznak.

Források egy nagyszerű munkavédelmi program létrehozásához

Az OSHA helyszíni konzultációs programja ingyenes tanácsadást kínál azoknak a kis- és középvállalkozásoknak, amelyek biztonsági politikáikat szeretnék kialakítani vagy javítani. Emellett egy professzionális munkáltatói szervezettel (PEO) együttműködve személyre szabott biztonsági programot dolgozhat ki vállalkozása számára, az alapvető irodai biztonsági és egészségvédelmi eljárásoktól a nagyobb vállalkozásoknak szóló részletes, több telephelyre kiterjedő programig. Függetlenül attól, hogy melyik utat választja, további hozzájárulások segíthetnek egy olyan biztonsági program kialakításában, amely megvédi munkavállalóit és vállalkozását.

Még több tippet szeretne, hogy vállalkozása okosabban működjön? Töltse le ingyenes e-könyvünket:

Kizáró nyilatkozat: A blogban közölt információk kizárólag tájékoztató és szemléltető célokat szolgálnak. Az Insperity nem nyújt jogi tanácsadást, és az itt szereplő információk nem tekinthetők annak.