A munkatúlterhelés sok munkahelyen gyakori probléma. Nem feltétlenül csak a hosszú munkaidőről van szó. A munkatúlterheltség azt is jelentheti, hogy túl sok olyan tétel van a feladatlistáján, amelyet egyszerűen soha nem fejez be.

Voltam olyan munkakörben, ahol hosszú időn keresztül nagyon sokáig dolgoztam, hogy mindent befejezzek. Vezettem olyan csapatokat is, ahol annyi minden történt, hogy nem lehetett mindent befejezni. Ilyenkor egyszerűen ki kellett választani, hogy mi az, ami nem készül el.”

Honnan tudja tehát, hogy a munkatúlterhelés problémát jelent-e ön és a csapata számára? Ha a megfelelő jeleket keresi, általában nem nehéz megállapítani.

A munkatúlterheltség gyakori jelei

Az emberek állandóan lemaradnak a határidőkről.

Ha olyan helyzetben van, amikor a határidők gyakran kimaradnak, akkor lehet, hogy a csapata túlterhelt a munkával. Ez általában azt jelzi, hogy a csapatban nincs meg a kapacitás a munka elvégzéséhez, ezért nem tudnak minden határidőt betartani.

A határidők kulcsfontosságú motivációt jelenthetnek a csapattagok számára, de ennek az ellenkezője is igaz. Ha nem tartják be őket, rendkívül demotiválóak lehetnek! Egy idő után a csapatában kialakulhat a tehetetlenség érzése, amikor úgy érzik, hogy nincs értelme próbálkozni, mert úgy érzik, hogy soha nem fognak sikerrel járni.

Tudjon meg többet: Gondolkodó Vezető podcast #86: Szeretné javítani a csapat teljesítményét? Állítson fel jó határidőket.

A munkával túlterhelt csapat hibázni fog.

A munkával túlterhelt helyzetekben hibákat követnek el. Az emberek kihagynak dolgokat, mert rövidebb utakat választanak. Senki sem koncentrál túlságosan az egyes feladatokra, mert azzal vannak elfoglalva, hogy a következő feladat miatt aggódjanak.

Ez egy idő után azt eredményezheti, hogy a csapatod inkább arra koncentrál, hogy kipipálja a feladatot a listáról, ahelyett, hogy gondoskodna arról, hogy az jól legyen elvégezve.

Ha olyan csapatot vezetsz, amely folyamatosan hibázik, az végül téged is rossz fényt vet rád.

A csapattagok kezdenek “fáradttá” válni, vagy már nem érdekli őket.

Néha a munkatúlterhelés legveszélyesebb része az, amikor az emberek kezdenek túlterheltté és “fáradttá” válni.

Ez általában azért van, mert sok egymással versengő prioritás van, és az emberek nem igazán tudják, mire koncentráljanak. Ez azért is előfordul, mert az emberek feldúltnak érzik magukat, mert cserben hagynak másokat.

A csapattagok is feladhatják és abbahagyhatják a törődést. Úgy érzik, hogy nem tudnak sikerrel járni, tehát miért is próbálkoznának egyáltalán?

Figyeljen arra, hogy az emberek panaszkodnak, stresszesnek, frusztráltnak vagy túlterheltnek tűnnek. Ezek a munkatúlterheltség árulkodó jelei.

Tudjon meg többet: A csapatának nehézségei vannak? Understand Workplace Stress to Lead Better.

How to Avoid Work Overload In Your Team

A jeleket viszonylag könnyű észrevenni. De mit tehetünk ellenük? Könnyű nem csinálni semmit, és megvárni a hétvégét, de képzeld, mi van? Hétfőn még mindig probléma lesz.

Ehelyett nézzünk meg néhány módszert a munkatúlterheltség kezelésére.

1. Kerülje el a munkatúlterhelést a probléma forrásának megkeresésével.

A munkatúlterheléssel kapcsolatos egyik legnagyobb kihívás, hogy nehéz mérni.

Mégis mennyi munkát bír el Brett a karbantartó? Nehéz megmondani, mert mindenkinek más és más a határa és a képessége.

Néhány vezetőnek nehezére esik felhívni a figyelmet a munkatúlterhelésre, mert úgy érzik, kritikát kapnak, hogy “puhányok” vagy árnyékban ugrálnak. Ezért kell megfelelően megérteni a problémát.

A leginkább aggasztó területeken kezdje el feltérképezni az összes olyan munkát, amelyben az emberek részt vesznek, az ütemtervekkel együtt. Hamarosan látni fogja, hogy van-e probléma, mert néhány ember neve mellett számos prioritás szerepel, amelyek rövid időn belül esedékesek.

Csak akkor lesz képes ténylegesen segíteni bárkinek is, ha megértette és megfelelően megfogalmazta a problémát.

Kezdje el a “Nem”-et mondani.

Az egyik kritikus vezetői készség, amelyet sokan figyelmen kívül hagynak, az, hogy hogyan kell visszavágni és “Nem”-et mondani. Az igazi probléma az, hogy sokan azt gondolják, hogy a “Nem” kimondása nem opció. Ne feledje, hogy a visszautasítás szinte mindig lehetőség, és erre emlékeztetnie kell a csapatát is.

Ne akarja magát olyan emberekkel körülvenni, akik mindig igent mondanak. Túl sokat fognak ígérni és keveset fognak teljesíteni, és végül kiégnek. Olyan embereket akarsz, akik visszavágnak, ha ésszerűtlenül viselkedsz, és ezt a főnököddel is meg kell tenned.

Egyszer volt egy coaching-ügyfelem, aki túl sok munkával volt túlterhelve. Megkérdeztem tőle, beszélt-e már a vezetőjével a munkaterheléséről. Eszébe sem jutott.

A vezetőd nem tud segíteni neked, ha nem tudja, hogyan érzed magad és hogyan birkózol meg vele. Lehet, hogy itt az ideje egy beszélgetésnek arról, hogy mennyi munka van a nyakadon.

Tudj meg többet! How Leaders Can Push Back and Say “No” to Improve Their Careers.

Give Your Team Permission to Stop Doing Things.

When you’re in a work overload situation, you need to protect the well-being of the people around you surrounding. Ennek egyik módja, hogy engedélyt ad nekik, hogy leállíthassanak bizonyos munkákat, ha túlságosan elfoglaltak.

Ez a prioritásokról szól. Ne feledje, hogy ha minden fontos, akkor semmi sem fontos!

Találjon ki néhány kevésbé fontos feladatot, amelyet a csapata végez. Adjon engedélyt a csapatának, hogy ezeket elengedje, vagy egy hónapra törölje. Ez teret ad a csapatodnak, hogy fellélegezzen, és nem fogják magukat annyira rosszul érezni, mert azt mondtad, hogy ez rendben van.

Tudj meg többet! Gondolkodó vezető podcast #80: What to Do When You Have Too Many Priorities.

Create a Culture of Open Communication.

Az utolsó módja annak, hogy elkerülje a munka túlterheltségét a csapatában, hogy megértse, min dolgozik mindenki, és hogy nyitva tartsa a kommunikációs vonalakat. Legyen elérhető, amikor az embereknek beszélgetni kell. Próbáljon meg minden lehetőséget megadni a csapatának, hogy felvethessenek problémákat, ha szükségük van rá.

Figyeljen arra, hogy a munkát valamilyen rendszer segítségével nyomon kövesse, még akkor is, ha ez csak egy egyszerű táblázat vagy akár egy jegyzettömb és papír. Látnia kell a munkát, hogy még azelőtt észrevegye a problémákat, mielőtt azok kicsúsznának az irányítás alól.

Még ha mindenki elfoglalt is, időt kell szakítania arra, hogy tartsa a kapcsolatot a csapatával. Ez segíthet elkerülni egy szerencsétlen kiégési helyzetet. Kattintson az alábbi linkre, hogy megtudja, hogyan teremthet nyílt kommunikációt a csapatában.

Tudjon meg többet: 6 hatékony módszer a nyílt kommunikáció megteremtésére a csapatában.

Elég volt már abból, hogy túlterheltnek és túlterheltnek érzi magát? Próbálja ki az online tanfolyamomat.

Tudom, milyen érzés, ha küzd a munkaterheléssel és kiégettnek érzi magát. Ez nem egy jó érzés!

Ezért hoztam létre az Időgazdálkodás vezetőknek online tanfolyamot, hogy segítsek neked abban, hogy a fontos dolgokra koncentrálj, szervezettebbnek érezd magad és elvégezd a fontos munkádat.

A tanfolyam önmegtartóztató, és olyan eszközöket és technikákat tartalmaz, amelyek segítenek a munkaterhelésed kezelésében, a termelékenységed növelésében és a csapatod jobb eredményeinek elérésében. Kattintson az alábbi gombra, és iratkozzon be még ma.

A munkatúlterhelés sosem szórakoztató, és ezt szeretné elkerülni a csapatában. Még ha jó ötletnek is tűnik, hogy erőltesse a csapatát, hogy mindent elvégezzen, ennek ára van.

Nincs értelme elképesztő mennyiségű munkát elvégezni, ha mindenki kiégett és elégedetlen a célban.