Le bilan hebdomadaire des OKR : Qu’est-ce que c’est et comment en exécuter un
Pour réussir avec la méthodologie de fixation d’objectifs des OKR, vous devez continuellement travailler sur eux, en discuter, vérifier les progrès et planifier les idées que votre équipe pourrait exécuter. La meilleure façon de faire tout cela est d’avoir un check-in hebdomadaire de l’équipe OKR.
Un check-in OKR est une réunion rapide de 15 à 20 minutes au cours de laquelle vous et votre équipe réfléchissez à la progression des OKR de l’équipe et définissez de nouvelles priorités pour la semaine à venir. L’objectif du check-in OKR est de faciliter la progression des OKR. Les équipes s’assurent que des progrès sont réalisés en examinant les plans accomplis, les résultats de ces plans et les leçons apprises pour aller de l’avant. Cela transforme votre travail vers la réalisation des objectifs et des résultats clés en un flux hebdomadaire.
Les check-in OKR hebdomadaires de l’équipe sont cruciaux pour un cycle OKR réussi. Même s’il semble évident que les objectifs ne seront pas atteints lorsque personne ne prend des mesures, les check-ins hebdomadaires sont toujours incroyablement importants pour que tout le monde reste concentré. L’alignement, la transparence et le progrès ne sont pas seulement importants en ce qui concerne les OKR. Ils sont également cruciaux lorsqu’il s’agit de prendre des mesures pour atteindre des objectifs. Vous pouvez organiser des check-in OKR hebdomadaires dans le cadre de vos réunions d’équipe générales hebdomadaires ou bihebdomadaires.
Assurez-vous de garder les réunions de check-in courtes et ciblées. 15-20 minutes sont suffisantes pour tout passer en revue. Les petits groupes peuvent poursuivre avec des discussions de suivi plus spécifiques après le check-in. Cependant, ces réunions de suivi doivent également avoir un ordre du jour clair et n’inclure que les parties concernées par le sujet.
Etre préparé vous donne la possibilité de vous assurer que le temps est utilisé efficacement et que tous les sujets les plus importants sont abordés. En tant que manager, vous êtes responsable de maintenir la réunion sur les rails. Cela ne veut pas dire que c’est vous qui parlez. Votre rôle consiste plutôt à modérer les réunions afin que les points de discussion ne déraillent pas.
Préparation d’un check in hebdomadaire OKR
Avant d’entrer dans la réunion, prenez le temps de regarder les objectifs de l’équipe et de mettre à jour les progrès réalisés sur les KR. C’est également le moment idéal pour noter tout aperçu supplémentaire. Êtes-vous satisfait des résultats de vos OKR ? Quels étaient vos projets prioritaires les plus importants de la semaine précédente ? Savez-vous comment progresser à partir de là ? Y a-t-il des problèmes que vous avez remarqués et que vous souhaitez soulever ? Avez-vous des suggestions que vous souhaitez partager avec l’équipe ?
Il est bon de prendre des notes écrites ou de laisser des commentaires sous l’OKR spécifique afin de voir ce qui s’est passé au fil du temps. Parce que le compteur de progression d’un KR peut aller et venir, c’est aussi une bonne idée de documenter les endroits où les progrès s’arrêtent et pas seulement les KR qui avancent. Si vous avez des idées ou des questions importantes sur les OKR de votre équipe, il est bon de les écrire également dans les commentaires afin que tout le monde puisse se familiariser avec vos préoccupations.
Il est important que vos check-ins OKR hebdomadaires aient le même cadre chaque semaine afin que les gens puissent s’habituer au flux de travail et savoir à quoi s’attendre. Cependant, les questions spécifiques de l’ordre du jour de la réunion différeront en fonction de l’état d’avancement de chacun et des objectifs sur lesquels vous devez vous concentrer.
Cadre des meilleures pratiques pour les vérifications hebdomadaires de l’OKR :
- Statut actuel de l’OKR
- L’objectif est-il sur la bonne voie ou hors de la bonne voie ?
- Y a-t-il eu des progrès ou l’objectif a-t-il été bloqué ?
- A-t-il changé pour le pire ?
- Qu’avons-nous appris de la semaine dernière ?
- Qu’avons-nous fait de bien ? Qu’est-ce qui a été réussi ?
- Que devrions-nous faire différemment la prochaine fois ?
- Qu’avons-nous appris en tant qu’individus ?
- Définir de nouveaux plans prioritaires pour la semaine prochaine
- Quels sont les prochains plans qui pourraient vous aider avec les OKR de l’équipe ?
- Qui fait quoi ? Et est-ce que cela se fait ?
- Y a-t-il de nouvelles orientations ou des mises à jour liées aux plans déjà en action ?
Réaliser des check-ins hebdomadaires
- S’assurer que tout le monde est conscient du cadre que vous utilisez.
- Gardez la trace du temps afin que les réunions ne déraillent pas ou ne durent pas trop longtemps.
- Modérez la réunion. Lorsque certaines discussions commencent à dérailler ou à approfondir trop de détails pour toute l’équipe, demandez alors aux parties concernées de programmer leur propre réunion pour poursuivre la discussion plus tard.
- Prenez des notes rapides. Utilisez-les pour rédiger un résumé après la réunion et assurez-vous que les bonnes idées ou les leçons apprises ne seront pas immédiatement oubliées.
- Ne faites pas toute la conversation ! Veillez à ce que toutes les parties concernées puissent partager leurs pensées ou leurs idées. Elles voient les choses sous un angle différent et cela peut être très utile pour planifier à l’avance afin d’utiliser l’expérience variée de chacun.
- Lorsque vous établissez de nouvelles priorités pour la semaine à venir, encouragez les membres de votre équipe à être créatifs et à essayer de nouvelles choses.
- Prêtez attention s’il y a des personnes dans l’équipe qui semblent ne pas s’engager avec les OKRs même si elles devraient le faire. De même, soyez attentif aux personnes qui peuvent avoir des difficultés. Si quelqu’un a du mal, ayez une discussion amicale avec lui par la suite pour déterminer quelle peut être la cause.
Après la réunion
Ne faites pas la réunion de contrôle des OKR juste pour le plaisir d’avoir une réunion. Il devrait toujours y avoir un résultat pour chaque réunion que vous avez. Il est également important de se souvenir de ce qui a été discuté. Choisissez comment vous voulez partager et documenter les leçons apprises et les nouvelles idées qui ont surgi.
Si vous utilisez Weekdone pour suivre vos OKR, vous pouvez, par exemple, ajouter les leçons apprises ou les nouvelles idées aux commentaires des OKR ou les partager sous forme de message sur le fil d’actualité de l’équipe. Les nouvelles priorités fixées pour la ou les semaines suivantes doivent être ajoutées aux plans du responsable. De cette façon, ces plans ne sont pas oubliés et tout le monde peut suivre l’évolution de la situation. Au cours de votre prochaine réunion, vous devrez passer brièvement en revue cet ensemble de priorités. Assurez-vous de discuter des progrès et de l’effet que les plans terminés ont eu sur vos Objectifs.
(Si vous n’utilisez pas encore Weekdone, vous pouvez vous inscrire gratuitement ! C’est toujours gratuit pour les équipes de 3 ou moins, ou si vous avez une plus grande équipe, vous pouvez le tester avec un essai de 15 jours.)
OKR weekly check-in FAQ
La mise en œuvre des OKRs nécessite un changement dans la façon de penser et dans le management. Il s’agit essentiellement d’une nouvelle habitude pour toute l’équipe ou l’entreprise. Si un manager ne fait pas preuve d’initiative et de soutien, alors les employés trouveront cela accablant et cesseront de les utiliser. Si le responsable d’une équipe ne pense pas que l’effort en vaut la peine, pourquoi l’équipe le ferait-elle ? Les OKR sont une question d’exécution. C’est un cercle continu qui consiste à établir des plans, à les mener à bien pour atteindre les résultats souhaités, à réfléchir et à analyser leur impact, à tirer les leçons des erreurs ou des succès et à établir de nouveaux plans. Les OKR sont un travail d’équipe. Par conséquent, ils ne peuvent réussir sans un processus fixe et des discussions continues.
Avec des check-ins hebdomadaires, vous pouvez également augmenter la motivation et l’engagement de l’équipe. L’ensemble de l’équipe a un meilleur aperçu de ce que chacun fait, ce qui aide tout le monde à avancer dans une direction unifiée.
C’est simple. Si cette conversation touche tout le monde dans l’équipe et qu’il s’agit d’informations précieuses, alors oui. Ceci en partant du principe que personne d’autre n’a nulle part où aller également. Mais vous devez tout de même faire attention à ne pas faire dérailler la conversation. Chaque réunion doit avoir un résultat. Répéter ou argumenter sur des choses que tout le monde sait déjà n’aide personne, à part ceux qui veulent entendre leur propre voix. En outre, la plupart des problèmes ne peuvent être résolus par une simple discussion. Vous devez essayer et recueillir des commentaires pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Si la conversation affecte une partie de l’équipe, alors ils devraient continuer le sujet après la réunion. Il ne sert à rien de retenir d’autres personnes qui n’ont pas besoin de participer à cette discussion. Plus les réunions se prolongent dans le temps, plus les gens commencent à penser que les check-in ne sont pas utiles. Ils le sont, mais ils doivent être modérés avec soin.
En tant que manager, vous devez avoir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe. Cependant, les membres de votre équipe peuvent connaître des détails importants dont vous n’avez pas connaissance car ils sont spécifiques à leur travail ou à leur expertise. Les OKR portent sur de petits détails qui ont un impact sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous devez entendre différents points de vue et différentes expériences pour faire fonctionner le système et accroître l’engagement et le flux. De plus, le fait de simplement cascader les plans sans aucune discussion peut démotiver l’équipe et ce n’est certainement pas ce que vous voulez.
Pour avoir un grand succès et atteindre des objectifs ambitieux – certainement pas. Comme mentionné précédemment, les check-in OKR sont destinés à réfléchir à ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin que vous puissiez établir de nouveaux plans pour atteindre les objectifs. Si vous n’avez qu’une (ou même trois) réunions par trimestre pour le faire, alors vous n’aurez probablement pas le temps de tester comment les projets se déroulent ou de vérifier si les gens travaillent sur les bonnes choses.
Si le KR ne progresse pas, ne paniquez pas immédiatement. La stagnation du KR n’est peut-être pas l’aspect le plus important de celui-ci. Il y a deux questions que vous devez vous poser. Premièrement : avez-vous appris quelque chose de nouveau ? Deuxièmement : ces informations étaient-elles utiles ? Si vous pouvez répondre par l’affirmative à ces questions, il se peut que l’EC ait rempli son rôle sans faire de progrès mesurable. Peut-être avez-vous choisi un RC très difficile à mesurer ou peut-être votre RC ne reflète-t-il pas le succès de l’objectif lui-même. À moins que vous n’ayez pas appris de leçons précieuses, vous avez réussi quelque chose. Comme le disait Thomas Edison : « Je n’ai pas échoué. J’ai juste trouvé 10 000 façons qui ne fonctionnent pas ». Rendez-vous sur OKRexamples.co pour des exemples d’OKR si vous sentez que vous avez besoin d’un rappel rapide.
La vérification des OKR est une partie essentielle de la mise en œuvre de la méthodologie des objectifs et des résultats clés. Il est important d’avoir une manière structurée d’exécuter vos check-ins et OKRs. La meilleure façon de le faire est avec Weekdone. Il place l’idée des contrôles hebdomadaires au cœur de la démarche et crée une culture autour des mises à jour hebdomadaires et du suivi des OKR. C’est le meilleur moyen de mettre en œuvre avec succès les OKR dans votre équipe.