Articles

Federal Work Study

by admin

Federal Work Study Information for Students

Obtaining a Federal Work Study Position

Steg 1: Bestäm om du är berättigad till Federal Work Study

För att avgöra om du är berättigad till Federal Work Study Program måste du skicka ett e-postmeddelande till Federal Work Study Division på [email protected] med ditt namn och ditt student-ID-nummer. Om studentens ID-nummer är felaktigt eller saknas kommer det inte att kontrolleras om den studerande är berättigad.

Om den studerande bedöms vara berättigad kommer den studerande att få ett meddelande om berättigande via e-post. Studenter som inte är berättigade kommer att få ett brev om att de inte är berättigade och kommer inte att kunna delta i det federala programmet för arbetsstudier under de perioder som de inte har ansetts vara berättigade.

För mer information, se FWS Policies and Eligibility (FWS-policies och berättigande).

Steg 2: Ansök till Federal Work Study-anställningar

En lista över tillgängliga Federal Work Study-anställningar finns på Federal Work Study Job Board.

Studenter uppmuntras starkt att rådgöra med en karriärrådgivare på Career Services Department innan de ansöker, så att de kan få hjälp med sitt CV och sina färdigheter för intervjuer. Dessutom kan Career Services Department hjälpa studenterna att identifiera de tjänster som skulle komplettera deras befintliga färdigheter och framtida karriärmål.

Steg 3: Bli anställd

Husansvariga kommer att granska studenternas ansökningar. Om de anser att en viss student passar bra för tjänsten kommer de att ringa och boka in en intervju med studenten. Därefter måste studenten invänta arbetsgivarens anställningsbeslut.

Steg 4: Fyll i pappersarbetet för nyanställda

När studenten väl är anställd får han eller hon inte börja arbeta omedelbart. Studenten måste fylla i pappersarbetet online som skickas till den e-postadress som ursprungligen angavs i ansökan och som skickas inom en till två dagar efter anställningen.

Steg 5: Fullborda kraven efter anställningen

När pappersarbetet för nyanställning är färdigt skickar Federal Work Study Department ett bekräftelsebrev till studenten som avslöjar startdatum, antal timmar per vecka och annan relevant information. Studenten får endast arbeta på eller efter det datum som anges i bekräftelsebrevet.

På den första arbetsdagen måste studenten fylla i en I-9-blankett. Detta är en process i två steg. Först ska studenten logga in på http://www.newi9.com, ange arbetsgivarkod 14022 och fylla i del I av sitt I-9-formulär. Därefter måste studenten träffa en I-9-kontrollant och tillhandahålla identitetshandlingar för att slutföra processen (I-9-kontrollanten anges i det välkomstmejl som studenten får på sin första arbetsdag).

Om du kommer att arbeta för College och inte hos en extern arbetsgivare måste du också genomföra följande utbildningar:

  • Datasäkerhet
  • FERPA
  • Etik
  • Sexuella trakasserier

Datasäkerhets-, FERPA- och etikutbildningarna finns på UltiPro. Även om Federal Work Study-anställningar är utformade för att vara flexibla, innebär FWS-anställningar också ansvar. Alla Federal Work Study-studenter förväntas följa nedanstående riktlinjer. Fortsatt underlåtenhet att uppfylla dessa skyldigheter kan leda till att den federala arbetsstudiestudenten sägs upp.

Federal Work Study Student Responsibilities

Work Responsibilities

  • Var i tid till alla schemalagda arbetspass.
  • Agera på ett professionellt sätt och bevara sekretessen för dokument.
  • Lär dig arbetsuppgifter, slutför alla uppgifter i tid och utför alla uppgifter efter bästa förmåga.
  • Förena aldrig arbete och studier. En student kan inte arbeta när han/hon har lektion och studenten bör inte studera när han/hon är på jobbet.
  • Studenterna får aldrig glömma att meddela sina handledare i förväg om de kommer att vara frånvarande eller komma för sent till jobbet.

Ansvar för tidrapportering

  • Inför och lämna in tidrapporter i UltiPro varje vecka (se Införa tid i UltiPro).
  • Arbeta inom ramen för de timmar som du har tilldelats per vecka (se Förvaltning av tilldelningar).
  • Studenterna ska alltid återspegla en 30-minuters rast på tidsredovisningen när de arbetar mer än sex timmar i följd (se Obligatoriska raster).
  • Arbetstimmar i UltiPro får aldrig kollidera med klasser i studentens schema (se Klasskonflikter).

Andra ansvarsområden

  • En student måste hålla reda på sin Federal Work Study Award. En student får inte tjäna mer än vad han eller hon tilldelats för terminen (se Förvaltning av tilldelningen).
  • En student måste hålla sin handledare informerad om sitt ekonomiska stöd, sin registrering och sin status som residensassistent i samband med FWS-programmet (se FWS-policy och residensassistenter).
  • Håll inte bara upp med att arbeta. Som en vanlig och professionell artighet bör en student ge sin handledare minst två veckors varsel innan han/hon lämnar sin tjänst.

Information om Federal Work Study för handledare

För att få tag på en Federal Work Study-student

Steg 1: Sök COO:s godkännande för tjänsten

Avdelningarna på varje ort får ett visst antal Federal Work Study-placeringar i början av varje stödår (juli). Dessa platser har redan godkänts i förväg och behöver därför inte godkännas av COO.

När en student lämnar en plats behåller avdelningen sin godkända plats och kan anställa en ersättningsstudent utan att söka godkännande.

Alla platser som inte omfattas av de tidigare nämnda omständigheterna kommer att kräva COO:s godkännande.

Steg 2: Informera Federal Work Study Department om den lediga tjänsten

Föreståndare med godkända tjänster måste skicka ett ifyllt formulär för arbetsbeskrivning till Federal Work Study Department på [email protected] för att deras tjänster ska kunna publiceras på platsannonsen.

Steg 3: Granska sökande

Anmälningar tas emot och utvärderas dagligen för att avgöra om de uppfyller kraven för FWS av Federal Work Study Department. Ansökningar som uppfyller kraven för Federal Work Study skickas till handledare för granskning. Handledarna bör regelbundet kontrollera sina rekryteringssidor i UltiPro för att granska ansökningarna. Handledaren ansvarar för att ordna intervjuer med kandidaterna.

Steg 4: Ta ett anställningsbeslut

När en student anställs måste handledaren informera Federal Work Study Department på [email protected] om att en kandidat har valts ut för deras position. Studenten kommer att få ett e-postmeddelande från personalavdelningen som påbörjar anställningsprocessen. När personalavdelningen bekräftar att pappersarbetet är slutfört skickar FWS-avdelningen sedan ett bekräftelsebrev till både studenten och handledaren. Studenten får endast börja arbeta på eller efter det startdatum som anges i bekräftelsebrevet.

Steg 5: Fullborda kraven efter anställningen

På den första arbetsdagen måste studenten fylla i en I-9-blankett. Detta är en process i två steg. Först ska studenterna logga in på http://www.newi9.com, ange arbetsgivarkod 14022 och fylla i del I av sitt I-9-formulär. Därefter måste studenten träffa en I-9-kontrollant och tillhandahålla identitetshandlingar för att slutföra processen (se förteckningen över I-9-kontrollanter).

Om studenten kommer att arbeta för College och inte hos en extern arbetsgivare måste han/hon också genomföra följande utbildningar:

  • Datasäkerhet
  • FERPA
  • Etik
  • Sexuella trakasserier

Datasäkerhets-, FERPA- och etikutbildningarna finns på UltiPro.

Ansvarsområden som Federal Work Study Supervisor

Rollen som handledare är avgörande för att ett arbetsträningsprogram ska bli framgångsrikt, och för att vara effektiv måste handledaren utföra ett brett spektrum av aktiviteter. Alla handledare är ansvariga för utvecklingen av arbetsmiljön, inklusive att utbilda, motivera, kommunicera med, vägleda, utvärdera och relatera till de studerande som de anställer. En handledares främsta ansvar är att ge studerande anställda adekvat vägledning, utbildning och stöd.

Handledaren bör vara den person som har den mest direkta, dagliga kontakten med den studerande anställda. Handledare bör endast tilldela uppgifter som rör driften av akademiska program, underhåll av anläggningar eller stöd till institutionen i allmänhet. Alla handledare för studerandeanställda har följande specifika uppgifter:

Ansvar gentemot den studerande

  • Arbeta med studerandeanställda för att upprätta regelbundna arbetsscheman. Att ha regelbundna arbetsscheman gör det lättare att följa vissa FWS-regler för tidsredovisning.
  • Säkerställ att schemalagda arbetspass inte kommer i konflikt med studentens lektionsschema.
  • Förse studentanställda med tydliga instruktioner om avdelningens och institutionens policyer.
  • Gör studenternas akademiska framsteg till en prioritet genom att tillåta flexibilitet i schemaläggningen under tentamenstider.
  • Gör lämplig utbildning och övervakning av varje studentanställd.

Ansvar för tidrapportering

  • Kontrollera att varje studentmedarbetares timmar är korrekta innan de godkänns varje vecka.
  • Säkerställ att en paus på 30 minuter tas och återspeglas på tidrapporten när studenten arbetar mer än sex timmar i följd (se Obligatoriska pauser).
  • Kontrollera att de timmar som läggs in i UltiPro inte står i konflikt med studentens klassschema (se Klasskonflikter).

Andra ansvarsområden

  • Säkerställ att studenten inte tjänar mer än sitt FWS-pris för terminen (se Prishantering).
  • Var medveten om varje students ekonomiska stöd, registrering och status som boendestödjare när det gäller FWS-programmet (se FWS-policy och boendestödjare). Eventuella ändringar ska meddelas FWS-avdelningen.
  • Följ korrekta uppsägningsförfaranden.

Federal Work Study Information for Off-Site Employers

Berkeley College erbjuder icke-vinstdrivande institutioner möjligheten att anställa Berkeley-studenter genom Federal Work Study-programmet utan kostnad. I allmänhet kan FWS-studenter arbeta mellan upp till 20 timmar per vecka. Den ideella institutionen måste i sin tur utse en handledare som kommer att hantera studenten och följa Berkeley Colleges institutionella FWS-policy och -förfaranden, t.ex. att föra in tidrapporter i UltiPro och upprätthålla integriteten i tidrapporterna.

Att få en Federal Work Study-student

Steg 1: Fyll i Federal Work Study-ansökningsblanketter

Organisationer som är intresserade av att anställa Federal Work Study-studenter måste ansöka om att få delta i programmet. Totalt tre dokument måste skickas in:

  • Request for FWS Services
  • Off-Site Agreement
  • Job Description Form
  • Bevis på organisationens icke-vinstdrivande status

Dessa dokument måste skickas till Federal Work Study Department på: [email protected]

Steg 2: Granska ansökningarna När en ideell institutions ansökan har godkänts kommer Career Services Department att skicka studenternas ansökningar till institutionen för granskning. Den ideella institutionen måste informera representanten för Career Services om vilka studenter den vill intervjua.

Steg 3: Intervjua studenter

Steg 4: Ta beslut om anställning Den ideella institutionen måste omedelbart informera en representant för karriärtjänsten när den väljer en kandidat för anställning.

Steg 5: Fullgöra kraven efter anställningen På den första arbetsdagen måste studenterna fylla i ett I-9-formulär. Detta är en process i två steg. Först ska studenterna logga in på http://www.newi9.com, ange arbetsgivarkod 14022 och fylla i del I av I-9-formuläret. Därefter måste studenten träffa en I-9-kontrollant och tillhandahålla identitetshandlingar för att slutföra processen (se listan över I-9-kontrollanter).

När en student har placerats framgångsrikt måste den tilldelade handledaren vid organisationen utanför arbetsplatsen följa FWS-policyerna. För mer information, se Federal Work Study Information for Supervisors.

Federal Work Study Policies

Studenterna måste skicka ett e-postmeddelande till [email protected] med sitt namn och student-ID-nummer för att deras behörighet ska kunna fastställas. En medlem av Federal Work Study Department kommer att svara inom två dagar.

För att vara berättigad till ett Federal Work Study Award under en viss termin måste en student:

  • Vara inskriven på minst halvtid som en inskriven student i ett berättigat studieprogram
  • Demonstrera tillräckligt obetydligt behov som beräknats av federala behovsanalysformler
  • Håller tillfredsställande akademiska framstegsnivåer

Halvtidsinskrivning

Halvtidsinskrivning definieras som att man läser sex eller fler poäng under en viss termin. Eftersom de flesta Berkeley-kurser omfattar tre poäng motsvarar kravet på sex poäng två kurser.

Intecknat behov
Intecknat behov definieras som kostnaden för närvaro (Cost of Attendance, COA), minus det förväntade familjebidraget (Expected Family Contribution, EFC), minus alla andra resurser, vilket i allmänhet utgörs av det totala ekonomiska stöd som studenten har fått från alla källor. COA är det totala beloppet för de genomsnittliga utgifter som en student förväntas ådra sig genom att gå på högskolan. EFC är det belopp som studenten förväntas betala ur egen ficka baserat på studentens FAFSA-uppgifter och federal metodik. När (COA) minus (EFC) minus (alla andra resurser) är större än noll, anses studenten ha ett otillfredsställt behov.

Nivåer för tillfredsställande akademiska framsteg
Studenter som är inskrivna vid Berkeley anses ha uppfyllt kravet på nivå för tillfredsställande akademiska framsteg. Studenter som är provisoriska kan dock anses vara obehöriga. Detta beslut ligger helt och hållet under kollegiets gottfinnande.

FWS Awards and Pay Rates

Pay Rate Schedule

Nivå

Credits

On-På plats (utom ASC)

ASC/Off-Site

Nivå I/II

15 dollar.00/timme

17.00$/timme

Nivå III/IV

61 och över

16.00$/timme

18.00/timme

Offsite $19.00 per timme

M.B.A. $15.00 per timme

Prispengar och lönesatser baseras på poäng som har avlagts från och med anställningsterminen plus eventuella överföringspoäng. Pågående poäng kommer inte att beaktas.

När en student har begränsade behov kan den beviljade utmärkelsen vara lägre än i tabellen ovan. Som ett resultat av detta kan den studerande behöva arbeta färre timmar per vecka. Till exempel kommer en student som endast har ett otillfredsställt behov på 1 500 dollar inte att tilldelas 2 000 dollar i FWS utan snarare 1 500 dollar.

Alla oanvända Federal Work Study-utmärkelser kan överföras och intjänas under efterföljande terminer. Framtida stipendier bör dock inte intjänas under en pågående termin utan ett undantagstillstånd från Federal Work Study Coordinator.

Acknowledgement Letter

När du har slutfört och behandlat det nödvändiga pappersarbetet för anställning som Federal Work Study-student kommer FWS Coordinator att skicka ett Acknowledgment Letter. Brevet kommer att ange studentens startdatum, timlön, totalt tilldelat belopp och annan relevant information vid tidpunkten för skrivandet.

Acknowledgment letters kan revideras när som helst under terminen om studentens FWS-tilldelning, lönesats eller startdatum ändras.

Resident Assistants

Samtidigt som arbete som residensassistent diskvalificerar inte en student från Federal Work Study Program finns det särskilda begränsningar för residensassistenter som samtidigt arbetar i FWS-anställningar. Resident Assistants får endast arbeta på en FWS-anställning om:

  • Studenten uppvisar tillräckliga otillfredsställda behov enligt de federala behovsanalysformlerna med hänsyn tagen till Resident Assistant Credit
  • Studenten är villig att arbeta endast 10 timmar per vecka
  • Handledaren för RA/FWS erkänner att den studerande anställde är begränsad i sin tillgänglighet att arbeta baserat på ovanstående

Sammanfattningsvis är Colleges rekommendation att RA:s inte bör arbeta inom FWS-programmet. Men om både RA-studenten och handledaren vill fortsätta med FWS-programmet trots dess begränsningar för RA:s kommer kollegiet inte att förbjuda det.

Award Management

Studenter och handledare är ansvariga för att förvalta den mängd Federal Work Study som tilldelas per termin. Antalet timmar per vecka på Acknowledgment Letter kommer att fungera som en riktlinje. Att hålla sig till dessa timmar kommer att jämnt fördela den tid som studenterna kan tjäna in sitt stipendium.

Hur som helst kan timmarna per vecka manipuleras på så sätt att en student kan överskrida det rekommenderade antalet timmar en vecka, men arbeta mindre än de rekommenderade timmarna veckan därpå för att kompensera.

Tidspolicy

Maximalt antal timmar per vecka
Studenterna rekommenderas att endast arbeta det antal timmar per vecka som anges på deras Acknowledgment Letter. Studenter och handledare har rätt till viss flexibilitet när det gäller veckotimmar.

Om en student till exempel missar två timmar en vecka får han/hon arbeta de timmar han/hon missat veckan därpå, även om detta skulle överskrida hans/hennes ordinarie veckotimmar enligt hans/hennes bekräftelsebrev. En student kan dock under inga omständigheter arbeta mer än 35 timmar under en vecka.

Obligatoriska raster
Studenter som arbetar mellan fyra och sex timmar i följd har rätt att ta en betald rast på 15 minuter. Denna rast behöver inte redovisas på deras tidtabell. Studenter som arbetar mer än sex timmar i följd måste ta en 30-minuters obetald rast. Detta måste tydligt framgå av deras tidtabell genom att skapa en extra tidsdel (t.ex. 9:00-12:00 och sedan 12:30-16:00).

Klasskonflikter
Elevens arbetstider får inte stå i konflikt med elevens schema för undervisningen. Eleverna kan inte arbeta när de har lektioner schemalagda. När en lektion är inställd får den studerande arbeta under den tid som lektionen skulle ha ägt rum. Den studerande eller handledaren ska informera FWS-avdelningen när detta sker.

Pausveckor
Federal Work Study-studerande budgeteras vanligtvis inte för pausveckorna. Både studenter och handledare bör alltid utgå från att studenterna inte har rätt att arbeta under rastveckorna.

En vecka före rastveckan kontrollerar Federal Work Study Department de löner som redan tjänats in och beräknar hur mycket stipendium studenten kommer att ha kvar av sitt paket. Studenter med ett beräknat återstående stipendium blir berättigade att arbeta under rastveckan. Ett e-postmeddelande kommer att skickas både till studenten och till handledaren för att informera dem om hur många timmar de är berättigade att arbeta.

Studenter som inte kommer att delta i nästa termin kommer inte att vara berättigade att arbeta under rastveckan (avhopp, utexaminerade, lediga frånvaro etc.).

Politiska regler för tidsredovisning och utbetalning
Alla Federal Work Study-studenter är skyldiga att lämna in sina timmar i UltiPro varje vecka. Timesheets ska lämnas in varje måndag för föregående vecka. Handledarna måste godkänna de inlämnade tidredovisningarna varje onsdag.

Om inte tidredovisningsfristerna följs kan studentens utbetalning försenas. Dessutom kan försenade timesheets debiteras institutionens deltidsbudget. Fortsatt åsidosättande av tidsfrister betraktas som bristande efterlevnad och kan leda till sanktioner beroende på frekvens och svårighetsgrad.

FWS-studenter betalas den 15:e och i slutet av månaden genom antingen direktinbetalning eller Money Network Service Card. Lönekortet skickas till studenten per post före den första löneutbetalningen.

Studenter kan få tillgång till sina pengar snabbare genom att anmäla sig till Direct Deposit-programmet. När de väl är inskrivna sätts pengarna direkt in på studentens valda bankkonto. Studenterna kan anmäla sig till Direct Deposit via UltiPro.

Förändringar och uppsägning
Förändringar i studentens position, t.ex. byte av handledare eller förflyttning till en annan avdelning, måste meddelas FWS-avdelningen.

Om en student är opålitlig eller inte utför sina tilldelade arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt sätt, kan det bli nödvändigt att säga upp studentens anställning. En student ska behandlas rättvist och artigt, precis som alla andra anställda. När en student sägs upp måste den federala avdelningen för arbetsstudier informeras så snart som möjligt.