Para tener éxito con la metodología de fijación de objetivos de los OKR, necesita trabajar continuamente en ellos, discutirlos, comprobar el progreso y planificar qué ideas podría ejecutar su equipo. La mejor manera de hacer todo eso es tener una revisión semanal de los OKR del equipo.

Una revisión de OKR es una reunión rápida de 15 a 20 minutos en la que usted y su equipo reflexionan sobre el progreso de los OKR del equipo y establecen nuevas prioridades para la semana siguiente. El propósito del check-in de OKR es facilitar el progreso de los OKR. Los equipos se aseguran de que el progreso se está produciendo al examinar los planes realizados, los resultados de estos planes y las lecciones aprendidas al avanzar. Esto convierte su trabajo hacia el logro de los Objetivos y Resultados Clave en un flujo semanal.

Las revisiones semanales de OKR del equipo son cruciales para un ciclo de OKR exitoso. Incluso si parece obvio que los objetivos no se lograrán cuando no hay nadie tomando acción, las revisiones semanales siguen siendo increíblemente importantes para mantener a todos enfocados. La alineación, la transparencia y el progreso no sólo son importantes cuando se trata de OKRs. También son cruciales cuando se trata de tomar medidas para alcanzar los objetivos. Puede llevar a cabo revisiones semanales de los OKR como parte de sus reuniones generales de equipo semanales o quincenales.

Asegúrese de que las reuniones de revisión sean breves y estén enfocadas. 15-20 minutos son suficientes para repasar todo. Los grupos más pequeños pueden continuar con discusiones de seguimiento más específicas después de la revisión. Sin embargo, estas reuniones de seguimiento también deben tener una agenda clara y sólo incluir a las partes involucradas en el tema.

Estar preparado le da la oportunidad de asegurarse de que el tiempo se utiliza de manera eficiente y que se abordan todos los temas más importantes. Usted, como gestor, es responsable de mantener el rumbo de la reunión. Eso no significa que seas tú quien hable. En cambio, su función es moderar las reuniones para que los temas de conversación no descarrilen.

Preparación para una revisión semanal de los OKR

Antes de entrar en la reunión, tómese el tiempo para revisar los Objetivos del Equipo y actualizar cualquier progreso realizado en los KR. Este es también el momento ideal para anotar cualquier idea adicional. ¿Estás satisfecho con los resultados de tus OKRs? ¿Cuáles fueron sus planes más prioritarios de la semana anterior? ¿Sabe cómo progresar a partir de aquí? ¿Hay algún problema que hayas notado y quieras plantear? ¿Tienes alguna sugerencia que quieras compartir con el equipo?

Es bueno tomar notas escritas o dejar comentarios bajo el OKR específico para poder ver lo que ha sucedido en el tiempo. Dado que el medidor de progreso de un KR puede moverse hacia adelante y hacia atrás, también es una buena idea documentar dónde se estanca el progreso y no sólo qué KR avanza. Si tienes alguna idea o pregunta importante sobre los OKR de tu equipo, es bueno que la escribas también en los comentarios para que todos puedan familiarizarse con tus inquietudes.

Es importante que sus revisiones semanales de OKRs tengan el mismo marco cada semana para que la gente se acostumbre al flujo de trabajo y sepa qué esperar. Sin embargo, las preguntas específicas de la agenda de la reunión serán diferentes dependiendo de lo bien que lo esté haciendo todo el mundo y de los objetivos en los que tenga que centrarse.

Marco de buenas prácticas para las revisiones semanales de los OKR:

• Estado actual de los OKR
  • ¿Está el objetivo en camino o fuera de camino?
  • ¿Ha habido algún progreso o se ha estancado el objetivo?
  • ¿Ha cambiado a peor?
• ¿Qué hemos aprendido de la semana pasada?
  • ¿Qué hemos hecho bien? ¿Qué fue exitoso?
    • ¿Qué deberíamos hacer de manera diferente la próxima vez?
      • ¿Qué aprendimos como individuos?
      • Se establecen nuevos planes prioritarios para la próxima semana
        • ¿Cuáles son los próximos planes que podrían ayudarte con los OKRs del equipo?
        • ¿Quién está haciendo qué? ¿Y se está haciendo?
        • ¿Hay nuevas direcciones o actualizaciones relacionadas con los planes que ya están en acción?

      Ejecutar los check-ins semanales

      • Asegúrese de que todo el mundo es consciente del marco que está utilizando.
      • Mantener el control del tiempo para que las reuniones no descarrilen o se alarguen demasiado.
      • Moderar la reunión. Cuando algunas discusiones empiecen a desviarse o a profundizar en demasiados detalles para todo el equipo, pida a las partes implicadas que programen su propia reunión para continuar la discusión más tarde.
      • Tome notas rápidas. Utilícelas para redactar un resumen después de la reunión y asegúrese de que cualquier buena idea o lección aprendida no se olvide inmediatamente.
      • ¡No hable solo! Asegúrese de que todas las partes implicadas puedan compartir sus pensamientos o ideas. Ellos ven las cosas desde un ángulo diferente y puede ser muy útil para planificar con antelación y aprovechar la variada experiencia de todos.
      • Al establecer nuevas prioridades para la semana siguiente, anime a los miembros de su equipo a ser creativos y a probar cosas nuevas.
      • Preste atención si hay personas en el equipo que parecen no estar comprometidas con los OKRs aunque deberían estarlo. Del mismo modo, preste atención a las personas que puedan tener dificultades. Si alguien está teniendo dificultades, tenga una discusión amistosa con ellos después para averiguar cuál puede ser la causa.

      Después de la reunión

      No realice la reunión de comprobación de OKR sólo por el hecho de tener una reunión. Siempre debe haber un resultado para cada reunión que tenga. También es importante recordar lo que se discutió. Elige cómo quieres compartir y documentar las lecciones aprendidas y cualquier nueva idea que haya surgido.

      Si estás utilizando Weekdone para hacer el seguimiento de tus OKRs, puedes, por ejemplo, añadir las lecciones aprendidas o las nuevas ideas a los comentarios de los OKRs o compartirlas como un mensaje en el Newsfeed del equipo. Las nuevas prioridades establecidas para la(s) siguiente(s) semana(s) deben añadirse a los Planes del responsable. De este modo, estos planes no se olvidan y todo el mundo puede hacer un seguimiento de la situación. Durante la siguiente reunión, debería repasar brevemente este conjunto de prioridades. Asegúrese de discutir el progreso y el efecto que los planes completados tuvieron en sus Objetivos.

      (Si aún no está usando Weekdone, ¡puede registrarse gratis! Es gratis para siempre para equipos de 3 o menos, o si tienes un equipo más grande puedes probarlo con una prueba de 15 días.)

      OKR weekly check-in FAQ

      

      ¿Por qué necesito tener una reunión cuando le he dicho a mi equipo que tiene que trabajar en sus OKRs?

      La implementación de los OKRs requiere un cambio de pensamiento y de gestión. Es básicamente un nuevo hábito para todo el equipo o la empresa. Si un gerente no muestra iniciativa y apoyo, entonces los empleados lo encontrarán abrumador y dejarán de utilizarlos. Si el director de un equipo no cree que merezca la pena el esfuerzo, ¿por qué debería hacerlo el equipo? Los OKR se basan en la ejecución. Se trata de un círculo continuo en el que se establecen planes, se completan para alcanzar los resultados deseados, se reflexiona y se analiza su impacto, se aprende de los errores o del éxito y se vuelven a establecer nuevos planes. Los OKR son un esfuerzo de equipo. Por lo tanto, no pueden tener éxito sin un proceso fijo y discusiones continuas.
      Con las revisiones semanales, también puede aumentar la motivación y el compromiso del equipo. Todo el equipo obtiene una mejor visión de lo que todo el mundo está haciendo, lo que ayuda a todos a moverse en una dirección unificada.

      Estamos teniendo una buena discusión sobre una idea/problema. ¿Podemos alargar la reunión?

      Es sencillo. Si esta conversación afecta a todos en el equipo y es información valiosa, entonces sí. Esto es bajo el supuesto de que nadie más tiene que estar en otro lugar también. Pero aún así hay que tener cuidado de no descarrilar la conversación. Debe haber un resultado para cada reunión que tengas. Repetir o discutir sobre cosas que todo el mundo ya sabe no ayuda a nadie más que a los que quieren escuchar su propia voz. Además, la mayoría de las cosas no se pueden resolver simplemente discutiéndolas. Hay que probar y recoger opiniones para ver lo que funciona y lo que no.
      Si la conversación afecta a una parte del equipo, entonces deben continuar el tema después de la reunión. No tiene sentido retrasar a otras personas que no necesitan estar en esa discusión. Cuanto más se prolongan las reuniones, más gente empieza a sentir que las revisiones no son valiosas. Lo son, pero hay que moderarlas con cuidado.

      Soy gerente y debería saber qué hacer y cómo hacerlo. Por qué no puedo llevar todo el proceso de facturación solo y asignar yo mismo los planes/responsabilidades?

      Como gestor, debe tener una visión global de todo lo que ocurre. Sin embargo, los miembros de su equipo pueden conocer detalles importantes que usted desconoce por ser específicos de su trabajo o experiencia. Los OKRs tienen que ver con los pequeños detalles que afectan a lo que funciona y a lo que no. Es necesario escuchar diferentes puntos de vista y experiencias para que el sistema funcione y aumente el compromiso y la fluidez. Además, el mero hecho de distribuir los planes en cascada sin ningún tipo de discusión puede desmotivar al equipo y eso no es definitivamente lo que quieres.

      ¿Podemos tener sólo una revisión de OKR por mes o trimestre?

      Para tener un gran éxito y alcanzar objetivos ambiciosos – definitivamente no. Como se mencionó anteriormente, los chequeos de OKR están destinados a reflexionar sobre lo que está funcionando y lo que no, para que pueda establecer nuevos planes para cumplir con los objetivos. Si sólo tienes una (o incluso tres) reuniones por trimestre para hacerlo, entonces es probable que no tengas tiempo para comprobar cómo van los proyectos o comprobar si la gente está trabajando en las cosas correctas.

      Estamos fallando continuamente en la conducción de uno de nuestros Resultados Clave o de todo el Objetivo. ¿Y ahora qué?

      Si el KR no está progresando, no se asuste inmediatamente. El KR estancado podría no ser el aspecto más importante. Hay dos preguntas que debe hacerse. Primero: ¿ha aprendido algo nuevo? Segunda: ¿fue valiosa esa información? Si puede responder afirmativamente a estas preguntas, es posible que el KR haya cumplido su propósito sin lograr ningún progreso mensurable. Tal vez haya elegido un KR muy difícil de medir o tal vez su KR no refleje el éxito del Objetivo en sí. A menos que no hayas aprendido ninguna lección valiosa, en realidad has tenido éxito en algo. Como dijo Thomas Edison «No he fracasado. Sólo he encontrado 10.000 formas que no funcionan». Diríjase a OKRexamples.co para ver algunos ejemplos de OKRs si cree que necesita un recordatorio rápido.

      El control de los OKRs es una parte crítica de la implementación de la metodología de Objetivos y Resultados Clave. Es importante tener una forma estructurada de ejecutar sus check-ins y OKRs. La mejor manera de hacerlo es con Weekdone. Pone la idea de los check-ins semanales en su centro y construye una cultura en torno a las actualizaciones semanales y el seguimiento de los OKR. Es la mejor manera de implementar con éxito los OKRs en tu equipo.