1.2 Informationsdirektivet för den offentliga sektorn

Införandet av e-förvaltning har lett till en ökning av information och särskilt digitalt född information, vilket ställer nya krav på metoder för informations- och arkivhantering (The International Records Management Trust, 2004). Centralt för en öppen förvaltning är allmänhetens och mediernas tillgång till information (Bohlin, 2010; Regeringskansliet, 2009). I den europeiska vägledningen för tillgång till officiella handlingar hävdas följande: ”Grundprincipen är att en bred rätt till tillgång till officiella handlingar bör beviljas på grundval av jämlikhet och med tillämpning av tydliga regler, medan vägran att ge tillgång till handlingar bör vara ett undantag och måste vara vederbörligen motiverad. Det handlar inte bara om att erkänna allmänhetens frihet att få tillgång till information som myndigheterna vill ge dem, utan snarare om att säkerställa en verklig ”rätt att veta” för allmänheten. Staterna måste, med beaktande av vissa regler, se till att vem som helst på begäran kan få tillgång till handlingar som innehas av offentliga myndigheter” (Generaldirektoratet för mänskliga rättigheter, 2004, s. 6). Ett av de viktigaste instrumenten för medborgarnas kontroll av offentliga myndigheter är därför principen om allmänhetens tillgång till offentlig information.

I takt med att de offentliga institutionerna engagerar sig i utvecklingen av e-förvaltning och därmed använder sig av informationsteknik, genererar de mängder av information som här kallas information från den offentliga sektorn (Public Sector Information, PSI). Förenade kungarikets Office of Public Sector Information har konstaterat att ”information, särskilt information från den offentliga sektorn, står i centrum för medborgarnas förhållande till regeringen och den offentliga sektorn” (Office of Public Sector Information, 2009, s. 18). Offentlig information betraktas för närvarande som en ”guldgruva” som bör utforskas av olika intressenter för att stimulera den nationella utvecklingen genom att skapa elektroniska tjänster. Den offentliga sektorns information regleras av EU:s PSI-direktiv om återanvändning av offentlig information som antogs i december 2003 och som skulle ha genomförts i medlemsstaterna senast i juli 2005. Direktivet fokuserar på de ekonomiska aspekterna av återanvändning av offentlig information (Europeiska unionen, 2003). Fornefeld, Boele-Keimer, Recher och Fanning (2009) hävdade till exempel att det i de flesta europeiska offentliga förvaltningar är ett tecken på en kulturell förändring att göra information tillgänglig för den privata sektorn. De hävdade vidare att den privata sektorn tidigare har varit tvungen att köpa offentlig information. Enligt en rapport publicerad av Europeiska kommissionen (European Commission, n.d.) är PSI avgörande för en väl fungerande inre marknad, fri rörlighet för varor, tjänster och människor.

Denna nya data som kallas ”öppna data” och ”big data” kännetecknas av volym, hastighet och variation (Ballad et al., 2014). Dess innovativa och transformerande kraft är beroende av dess kvalitet, vilket endast kan uppnås genom informationsstyrning. Lundqvist (2013a) ansåg att de Europaomfattande marknader som härrör från PSI har uppskattats till en omsättning på 30 miljarder euro per år. PSI kan definieras ”som all slags information som produceras och/eller samlas in av ett offentligt organ och som ingår i institutionens uppdrag” (Dragos & Neamtu, 2009, s. 4). PSI utgörs t.ex. av data i geografiska informationssystem, fastighetsregister, offentliga vädertjänster och andra typer av information som skapas av offentliga förvaltningar. Direktivet omfattar även skrivna texter, databaser, ljudfiler och filmfragment (Europeiska unionen, 2003). Tillgången till PSI är tänkt att stimulera utvecklingen av informationsmarknader och förbättra kvaliteten på e-förvaltningstjänster. Dessa uppgifter erbjuder dock inte bara möjligheter utan innebär också risker för organisationer eftersom de samlas in från olika källor, vilket kan försvåra spårningen av deras ursprung. Dessutom är de stora volymer och flödar med en hastighet som gör det svårt för människor att granska dem. Den erbjuder också en möjlighet till korrelation med andra datamängder vilket innebär att den kan användas för olika syften, och till och med för kriminella syften vilket kan vara skadligt för organisationer (Ballad et al., 2014).

I den svenska e-förvaltningsdelegationens rapport betonades t.ex. en effektiv hantering av information i utvecklingen av den tredje generationens e-förvaltning. Den tredje generationens e-förvaltning syftar till att utveckla en efterfrågestyrd e-förvaltning som även tar hänsyn till det omgivande samhället, det vill säga medborgare och privata företag. De betraktas som kapabla medutvecklare av e-förvaltningen med förmåga att använda offentlig information för att utveckla nya tjänster och därmed öka innovations- och utvecklingspotentialen i samhället i stort. Informationshanteringen bör därför samordnas för att minska den administrativa bördan och göra den lättillgänglig för att underlätta affärstransaktioner (Finansdepartmenetet, 2009:86). Forskning som genomfördes i två svenska kommuner bekräftade dock att när utvecklingsprojekt för e-förvaltning genomförs för att förbättra tillhandahållandet av tjänster står informationshanteringen vanligtvis inte i centrum för dessa projekt. Detta är paradoxalt eftersom effektiva processer kräver information av god kvalitet och återanvändning av information kräver att statliga organisationer inför långsiktiga bevarandestrategier för att garantera tillgången till sina informationsresurser för nuvarande och framtida användare (Svärd, 2010, 2014). Pluraliseringen av statliga informationsresurser kommer att kräva ett holistiskt tillvägagångssätt som innebär hantering av informationskontinuumet om information ska kunna återanvändas. PSI är ett bra exempel på hur information som skapas för att bedriva statlig verksamhet kan göras tillgänglig för andra aktörer för att utveckla nya tjänster.