Alla organisationer behöver ett skriftligt säkerhetsprogram, oavsett om det är så enkelt som en brandövningsplan på kontoret eller så komplext som patogenkontroll på ett välbesökt sjukhus. Som företagsledare kanske du undrar om du verkligen behöver skriva ner dina säkerhetsprinciper, särskilt om din organisation är liten.

För stora företag är skriftliga säkerhetsprogram viktiga eftersom ansvaret måste vara tydligt fördelat för att undvika förvirring.

För små företag med enkel verksamhet och få risker kan det tyckas möjligt att effektivt kommunicera policyer och rutiner muntligt och genom exempel. Arbetsgivare har dock ett juridiskt ansvar enligt OSHA-relaterad lagstiftning (Occupational Safety and Health Administration) att:

• Använda skriftliga etiketter och skyltar eller färgkodning för att varna de anställda för faror.
• Kommunicera säkerhets- och hälsorelaterade driftsrutiner till de anställda.
• Förse de anställda med säkerhetsutbildning på ett språk och med en vokabulär som de förstår.

En rad OSHA-standarder kräver att arbetsgivarna ska ha skriftliga program för efterlevnad. Den mest långtgående är programmet för farokommunikation, som berör alla arbetsgivare som tillverkar, lagrar eller använder farliga kemikalier.

Det finns också skriftliga programkrav som är specifika för olika branscher. Hälsovårdsanläggningar måste till exempel ha skriftliga planer för kontroll av exponering för blodburna patogener för att skydda arbetstagarna.

Arbetsgivare kan använda OSHA:s Snabbstartsportal för hjälp med efterlevnad för att ta reda på vilka policykrav som gäller för deras företag.

De flesta kommuner har också sina egna regler om säkerhetsplaner för företag i samband med bränder och svåra väderförhållanden. Det första steget för att uppfylla alla dessa krav är att skriva ner säkerhetspolicyer.

En skriftlig policy kan också hjälpa ditt företag att etablera en säkerhetskultur. Och en säkerhetsfokuserad kultur kan skydda dina anställda och ditt arbetsgivarvarumärke när du växer.

Fördelar med skriftliga hälso- och säkerhetspolicyer

Även om det inte finns något tydligt lagstadgat krav på en skriftlig säkerhetsplan kan det vara till fördel för ditt företag att ha en sådan på andra sätt än att uppfylla kraven.

Det viktigaste målet är trots allt att förhindra skador, sjukdomar eller dödsfall på arbetsplatsen som skulle orsaka skada och ekonomiska svårigheter för dina anställda, deras familjer och din organisation. En plan som är lätt att hänvisa till är en plan som med större sannolikhet kommer att följas.

Att skriva ner din plan kan också bidra till att minska de kostnader som är relaterade till premier för arbetsskadeersättning. Det beror på att när du har ett skriftligt säkerhetsprogram som dina anställda kan följa är det mer sannolikt att dina anställda kommer att komma ihåg bästa säkerhetsrutiner och särskilda utbildningar när de arbetar.

En skriftlig säkerhetsplan kan också engagera arbetstagarna i att nå och upprätthålla organisationens säkerhetsmål. När du bygger upp en kultur av säkerhet och efterlevnad kan du inte bara spara på förlorad arbetstid och försäkringsersättningar, du kan också se en ökning av produktiviteten eftersom mindre tid ägnas åt att lösa säkerhetsrelaterade problem.

Konsekvenser av att inte ha ett adekvat säkerhetsprogram

Och eftersom OSHA och många andra styrande organ endast gör säkerhetsinspektioner som svar på en incident, kan det vara lätt för ett företag att bli självbelåtet när det gäller säkerhetspolicyer. Men när det inträffar en skada eller olycka som leder till att inspektörer kommer till platsen kan OSHA titta på organisationens hela säkerhetsprogram, inte bara på den första incidenten.

I dessa fall är det viktigt att ha en skriftlig säkerhetspolicy, för att visa utredarna att ditt företag tar arbetstagarnas säkerhet på allvar. Det är när OSHA kommer på plats för att utreda och finner att det inte finns något på plats som citeringar och kostsamma böter är mer sannolika att hända.

Det är värt att notera att de nya maximala påföljder som OSHA kan utdöma är följande:

• 13 494 dollar per allvarlig, icke allvarlig eller överträdelse av krav på utstationering
• 13 494 dollar per dag för underlåtenhet att åtgärda problem efter den tidsfrist som fastställts av OSHA
• 134 937 dollar per uppsåtlig eller upprepad överträdelse

Bästa metoder för att bygga upp ett säkerhetsprogram för arbetsplatsen

Hur kan du skapa eller uppdatera din organisations säkerhetsplan? OSHA rekommenderar att arbetsgivare fokuserar på sju centrala delar:

Ledningens ledarskap

För att vara effektiva måste skriftliga säkerhetsprogram ha stöd från ledningen.

En strategi uppifrån och ner hjälper till att sätta tonen och vägen för att dela med sig av din säkerhetspolicy, från ledningen till ledningen och sedan till de anställda. Precis som kulturen börjar uppifrån, gör även ett engagemang för säkerhet det.

Medarbetarnas deltagande

Säkerhetsinformation bör också flöda uppåt i din organisation.

Medarbetarna kan ha förstahandsobservationer och farhågor som måste ingå i din skriftliga säkerhetsplan, så det är klokt att fastställa en tydlig väg för att dela denna information med chefer och ledningen.

Medarbetarnas insikter kan hjälpa till med den tredje kärnan i en bra säkerhetsplan: att identifiera faror.

Harodidentifiering och -bedömning

Alla arbetsplatser behöver en grundläggande säkerhetsplan som beskriver brandutgångar och vad man ska göra i händelse av en nödsituation på grund av väder eller allmän säkerhet. Men för att kunna gå längre än de grundläggande åtgärderna måste varje företag göra en inventering av sin egen faro- och riskprofil. Det börjar med en job hazard analysis (JHA), som är en utvärdering av företagets verksamhet och eventuella risker.

En kemtvätt som arbetar med värmeelement och kemikalier kommer till exempel att ha en helt annan uppsättning faror och risker än ett daghem, där lekutrustning, livsmedelshantering och säkerhet på platsen är viktiga säkerhetsfrågor.

Om du går igenom din anläggning, inklusive lagringsutrymmen och utomhusområden, och går igenom de uppgifter som dina anställda utför kan det hjälpa dig att upprätta en lista över potentiella faror som din plan bör täcka.

Om ditt företag har mer än en plats måste du utveckla en anpassad säkerhetsplan för var och en av dem. Ett transportföretag som till exempel har gaffeltruckar på en plats och inte på andra behöver ett säkerhetsprogram för gaffeltruckar, åtminstone för den platsen.

Förebyggande och kontroll av faror

Det första steget är att identifiera farorna. Nästa steg är att utveckla förfaranden och policyer för att förhindra skador och sjukdomar på grund av dessa faror.

För ett företag som endast använder gaffeltruckar på en av sina platser skulle en grundläggande policy för förebyggande av faror vara att säga att endast anställda som har utbildats i gaffeltruckar och säkerhet får använda utrustningen, även om du är underbemannad och folk från andra platser har kommit för att hjälpa till.

Ett daghem å andra sidan kanske har nyckelkodskontrollerade entrédörrar och en strikt skriftlig policy för att inte släppa in oväntade besökare. Och ett kemtvättföretag kommer att ha regler för hur man på ett säkert sätt hanterar de kemikalier de använder, samt säkerhetsdatablad (MSDS) för varje kemikalie.

Utbildning och kontroll

När du har identifierat dina faror och utvecklat förebyggande och kontrollförfaranden för var och en av dem, är nästa steg att utbilda dina anställda i din säkerhetsplan. Det schema du fastställer beror på risknivån och den fortlöpande utbildning som krävs för att hantera faror, upprätthålla efterlevnad och hålla dina medarbetare säkra.

Vissa organisationer kanske bara behöver årlig utbildning, medan andra behöver månatlig utbildning för att hålla medarbetarna fokuserade på att undvika faror.

Programutvärdering och förbättring

På samma sätt som dina medarbetare behöver regelbunden utbildning för att hålla säkerheten i fokus kommer ditt säkerhetsprogram att behöva regelbundna granskningar och uppdateringar. Det är bra att se över dina riktlinjer minst en gång om året för att se till att de täcker alla aktuella faror.

Mellan de årliga översynerna är det en bra idé att se över din skriftliga policy när din verksamhet förändras, inklusive:

• Användning av nya kemikalier på plats
• Anläggning av nya maskiner
• Införandet av nya processer
• Arbete med nya material

Det finns en sista kärnpunkt som din säkerhetsplan behöver: kommunikation med anställda som inte är på plats, kontraktsanställda och tillfälligt anställda.

Kommunikation med kontrakts- och vikarier

Att hålla dina anställda på plats uppdaterade om säkerhet är ett måste. Om du har anställda på distans, anställda som reser en hel del eller tillfälliga och kontraktsanställda, se till att ditt program även omfattar dem.

Det innebär att du måste hålla dessa anställda informerade om utbildning och uppdateringar. Det kan också innebära att du beskriver bästa säkerhetsrutiner för arbetstagarna när de reser och arbetar på distans.

Resurser för att skapa ett bra säkerhetsprogram för arbetstagare

OSHA:s On-Site Consultation Program erbjuder gratis rådgivning till små och medelstora företag som vill upprätta eller förbättra sina säkerhetspolicyer. Du kan också samarbeta med en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) för att utveckla ett skräddarsytt säkerhetsprogram för ditt företag, från grundläggande säkerhets- och hälsovårdsrutiner på kontoret till ett detaljerat program med flera platser för större företag. Oavsett vilken väg du väljer kan ytterligare input hjälpa dig att bygga upp ett säkerhetsprogram som skyddar dina anställda och ditt företag.

Vill du ha fler tips för att få ditt företag att fungera smartare? Ladda ner vår kostnadsfria e-bok:

Disclaimer: Information som tillhandahålls i den här bloggen presenteras endast i informations- och illustrativt syfte. Insperity ger inte juridisk rådgivning och ingen information som ingår här ska betraktas som sådan.