In manchen Unternehmen erhalten Arbeitnehmer, die Überstunden leisten, von ihrem Arbeitgeber keine Überstundenvergütung, sondern stattdessen Jahresurlaub, der zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden kann.

Time Off In Lieu of Overtime (TOIL) ist der Name für diese Regelung, die vor allem in Unternehmen mit flexiblen Arbeitsregelungen, variabler Arbeitsbelastung oder Prozessen, die die gleichzeitige Anwesenheit einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern erfordern, üblich ist.

So können Unternehmen mit plötzlichem Personalbedarf, wie Restaurants, Callcenter oder Sicherheitsunternehmen, darauf zurückgreifen, wenn sie wirklich eine zusätzliche Abdeckung benötigen, aber keine Überstunden bezahlen können (oder wollen).

Das kann ein bisschen Kopfzerbrechen bei der Verwaltung bereiten, aber in bestimmten Fällen kann es ein nützlicher Kompromiss sein.

Hier ist eine kurze Anleitung, wie es funktioniert.

Was ist Freizeitausgleich?

Zeitausgleich bedeutet, dass jemand Überstunden macht, dafür aber nicht extra bezahlt wird, sondern einen Jahresurlaubszuschlag für eine andere Zeit erhält („in lieu“ bedeutet „anstelle von“).

Wenn also viel los ist und das Unternehmen alle Hände voll zu tun hat, könnte der Chef sagen: „Wenn du am Samstag einen halben Tag arbeitest, gebe ich dir das Geld in Form von Urlaub zurück“.

Wenn der Arbeitnehmer an diesem Samstag nichts zu tun hat, ist er vielleicht gerne bereit, auszuhelfen, weil er weiß, dass er einen halben Tag Urlaub bekommt, den er später im Jahr nehmen kann.

Welche Regeln gelten für TOIL im Vereinigten Königreich?

Erstens gibt es keine festen Regeln, die wir Ihnen nennen können – es ist Sache der Unternehmen und der Arbeitnehmer, die Bedingungen einer TOIL-Vereinbarung zu definieren.

Sie wird oft inoffiziell verwendet, ohne dass irgendwo eine feste Richtlinie niedergeschrieben ist.

Dies ist oft in kleineren Unternehmen der Fall, wo die Versuchung groß ist, die Dinge zwanglos zu halten und sich auf mündliche Vereinbarungen zu verlassen (bis etwas schief geht).

Und Sie können sich vorstellen, dass etwas schief geht, wenn es nicht schriftlich festgehalten ist. Was ist, wenn jemand im Rahmen einer TOIL-Vereinbarung arbeitet, aber sein zusätzliches Urlaubsgeld bequemerweise vergessen wird?

TOIL wird oft kurzfristig in Anspruch genommen, aber das bedeutet nicht, dass die Formalitäten übergangen werden sollten.

Wie sollten Unternehmen mit TOIL umgehen?

Es beginnt, wie wir immer empfehlen, mit einer angemessenen Abwesenheitspolitik für Mitarbeiter.

Das muss kein großes Unterfangen sein, wenn Sie noch keine haben. Wir haben sogar einige anpassbare Vorlagen für Sie erstellt.

In größeren Organisationen kann die Erstellung von Regeln für TOIL kompliziert werden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch die Art von Unternehmen ist, die die Nutzung von Time Off In Lieu erfordern könnte, lohnt es sich, einen Abschnitt in Ihre Richtlinie aufzunehmen, in dem beschrieben wird, wie dies funktioniert und wie es aufgezeichnet wird.

Dies sollte Folgendes beinhalten:

• Wie viele Tage können maximal als TOIL-Tage angesammelt werden
• Bis wann müssen die TOIL-Tage verbraucht sein (Ende des Jahres oder früher?)
• Wie viel TOIL ist im gesamten Unternehmen zu viel? (Wenn Sie zu viel ansetzen, erhöht sich der Bedarf an Urlaubstagen später im Jahr)

Erinnern Sie sich daran, dass Arbeitnehmer nicht gezwungen werden können, Überstunden zu machen, und dass sie nicht gezwungen werden können, einer TOIL-Vereinbarung zuzustimmen. Und Sie müssen sich an die Arbeitszeitverordnung von 1998 halten, die besagt, dass sie ohne schriftliche Vereinbarung nicht mehr als 48 Stunden pro Woche (einschließlich Überstunden) arbeiten dürfen.

Die Nachteile von TOIL-Vereinbarungen

TOIL wird in der Regel dann in Anspruch genommen, wenn das Arbeitsaufkommen für alle im Unternehmen besonders hoch ist.

Es kann jedoch zu Problemen bei der Personalbesetzung führen, wenn es das ganze Jahr über häufig in Anspruch genommen wird. Als vorübergehende Maßnahme ist es in Ordnung, aber wenn es zu viel ist, wird der Urlaubsplan wirklich durcheinander gebracht. Wenn Person A sich die TOIL-Zeit zurückholt, was dazu führt, dass Person B an diesem Tag nicht arbeiten kann, ist das unfair.

Wenn man sich häufig darauf verlässt, um Personalengpässe zu überbrücken, gibt es eindeutig grundlegende Probleme mit der Personalausstattung, die langfristig angegangen werden müssen.

Wenn TOIL nicht richtig gehandhabt wird, könnte es gegen Ende des Jahres zu einem Chaos führen, wenn jeder den angesammelten Zusatzurlaub verbrauchen will. Es besteht auch die Möglichkeit eines allgemeinen Ungleichgewichts im Unternehmen, wenn die Mitarbeiter durch die vielen Überstunden gestresst sind, was zu mehr Urlaubsanträgen und möglicherweise zu einem höheren Krankenstand führt. Das ist nicht gut.

Die Mitarbeiter müssen genau wissen, wie ihre Beiträge erfasst werden, damit sie verstehen können, worauf sie Anspruch haben, und wissen, dass sie im Vergleich zu ihren Kollegen fair behandelt werden.

Eine klare Abwesenheits-& TOIL-Politik und ein ordnungsgemäßes System zur Erfassung von Urlaub ist wichtig, um Probleme in Zukunft zu vermeiden.