Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist ein physisches oder virtuelles Instrument, mit dem Sie die geleistete Arbeitszeit erfassen und verfolgen können. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber in der Lage sind, genau zu sehen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat.
Timesheets waren früher als Zeitbücher bekannt. Sie wurden erstmals im 19. Jahrhundert in Form eines Papierbogens verwendet, auf dem Aufgaben, Arbeitstage und Arbeitsstunden vermerkt waren. Die Angestellten stempelten sie mit Hilfe von Stechuhren, wenn sie zur Arbeit kamen oder sie verließen. Sie waren für die Festlegung des Lohns eines Arbeiters unerlässlich.
In der Arbeitswelt werden sie hauptsächlich für die Lohnabrechnung, das Personalmanagement und die Buchhaltung verwendet. Stundenzettel funktionieren wie eine Datenbank, die alle erforderlichen Zeiteinträge enthält, damit der Arbeitgeber die Arbeitnehmer gerecht bezahlen kann. Sie dienen auch als Nachweis für Ihre Arbeit, wenn Sie noch keine andere ähnliche Lösung haben.
Sie können Stundenzettel auch im Projektmanagement verwenden. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Team für Aufgaben aufwendet, können Sie Probleme im Zeitmanagement erkennen und Ihre Arbeitsweise verbessern.
Im Zusammenspiel mit anderen Methoden und Instrumenten erhöhen Zeiterfassungsbögen die Transparenz. Mehr Menschen werden sehen, wie lange Sie gearbeitet haben, wie viele Pausen Sie gemacht haben und wann Sie einen Tag frei genommen haben. Bei virtuellen Stundenzetteln, wie z. B. Projektmanagement-Software oder Zeiterfassungstools, können Projektleiter sehen, woran die anderen gearbeitet haben und wie lange.
Indem Sie die für Aufgaben aufgewendeten Stunden genau zählen, können Sie auch die Kosten des Projekts, die Engagementquote Ihrer Mitarbeiter und die Anzahl der benötigten Ressourcen berechnen.
Online-Tools ermöglichen es Ihnen, die Zeit für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe zu erfassen:
Die Mitarbeiter können sie sogar nutzen, um ihre Produktivität zu steigern. Sie können genau sehen, wie viele Stunden sie für eine Aufgabe aufgewendet haben, und sich ein Bild davon machen, wie sie ihre Zeit täglich verbracht haben.
Mit mehr Transparenz und objektiven Daten können Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gewinnen. Sie werden nicht mehr in Frage stellen, ob die anderen genauso viel arbeiten wie sie oder ob die Vorgesetzten ihnen weniger zahlen, als sie verdienen.
Einer der wichtigsten Vorteile von Stundenzetteln und der Grund für ihre weite Verbreitung ist die Tatsache, dass sie allen Arbeitnehmern die gleichen Arbeitszeiten ermöglichen. Bei einem typischen 8-Stunden-Arbeitszeitplan müssen alle Mitarbeiter täglich die Stunden eintragen, die diesem Schwellenwert entsprechen. Im Idealfall arbeitet jeder genau so lange wie die anderen Teammitglieder.
Unternehmen können davon profitieren, weil die Manager einen Überblick darüber bekommen, wohin ihr Geld fließt und wie sie die Ausgaben aufteilen. Infolgedessen können sie die Kosten senken oder aufhören, Geld in Bereiche zu investieren, in denen es keinen wirtschaftlichen Sinn macht, und diese Mittel für rentablere Aktivitäten umleiten.
Weiter geht es mit der Bedeutung der Zeit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn Sie auf der Grundlage von abrechenbaren Stunden bezahlt werden, ist ein Stundenzettel der erste Nachweis, den Sie vorlegen können, um Ihren Verdienst zu rechtfertigen. Freiberufler und Stundenlöhner können diese Stundenzettel verwenden, um ihre früheren Zeiteinträge miteinander zu vergleichen oder realistische Schätzungen für künftige Projekte vorzunehmen.
Digitale Stundenzettel im Vergleich zu Papierstundenzetteln
Im Vergleich zu Papierstundenzetteln ist es bei cloudbasierten Online-Tools weniger wahrscheinlich, dass Daten verloren gehen. Sie haben die Nase voll von den ganzen Papieren? Die meisten dieser Tools speichern Ihre Daten sicher auf Servern oder in der Cloud für viele Jahre und können sogar das Durchsuchen des ganzen Durcheinanders erleichtern.
Ob Sie es glauben oder nicht, einige Unternehmen verwenden immer noch Stundenzettel in Papierform. Das liegt daran, dass physische Zeiterfassungsbögen ihre Vorteile haben, wie z.B. Kostenersparnis und Einfachheit des gesamten Prozesses.
Hier ist eine kostenlose Vorlage für Zeiterfassungsbögen, die Sie sofort verwenden können. Sie ist auch im PDF-Format verfügbar.