Arbeitgeber und Arbeitssuchende haben gleichermaßen mit der Zeit zu kämpfen, die es dauert, bis sie die Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen erhalten. Das Warten ist der schwierigste Teil…

Am frustrierendsten ist, dass einige Hintergrundüberprüfungen weniger Zeit in Anspruch zu nehmen scheinen als andere, so dass sich Personalverantwortliche fragen, warum. Im Allgemeinen können die Ergebnisse einer Zuverlässigkeitsüberprüfung 2 bis 3 Arbeitstage dauern, aber es gibt viele Faktoren, die diese Zahl beeinflussen können.

Warum dauern manche Hintergrundüberprüfungen länger als andere?

Wie können Arbeitgeber Verzögerungen bei Zuverlässigkeitsüberprüfungen verursachen?

Glücklicherweise können die häufigsten Gründe für eine verzögerte Bearbeitung beim Arbeitgeber behoben werden. Ungenaue Daten können dazu führen, dass das Screening-Unternehmen nicht in der Lage ist, die Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung zu überprüfen. Unvollständige Formulare können dazu führen, dass der Antrag auf eine Zuverlässigkeitsüberprüfung zurückgeschickt wird, um weitere Informationen zu erhalten. Auch das Fehlen einer korrekten Genehmigung und Zustimmung kann dazu führen, dass die Anfrage an den Arbeitgeber zurückgeschickt wird. In der Tat besteht bei jeder Dateneingabe seitens des Arbeitgebers die Gefahr von Fehlern, die zu ungenauen Ergebnissen führen oder die Bearbeitungszeit aufgrund fehlender Anforderungen verlangsamen könnten.

Wie verursachen Bewerber Verzögerungen bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung?

Bewerber können die Dauer einer Zuverlässigkeitsüberprüfung auch dadurch beeinflussen, dass sie unvollständige Angaben machen. Wenn es beispielsweise Vornamen gibt, der Bewerber aber einen Spitznamen verwendet hat, kann das Prüfunternehmen möglicherweise keine Übereinstimmung finden. Wenn der Antragsteller einen geschlechtsneutralen Namen hat, seinen Namen geändert hat oder sich nicht als ein Geschlecht zu erkennen gibt, kann es Probleme beim Zugriff auf Hintergrunddaten zu dieser Person geben. Wenn der Bewerber einer Überprüfung nicht zustimmt oder nicht weiß, dass er überprüft wird, kann dies zu Verzögerungen führen und den Arbeitgeber in die Gefahr bringen, gegen das Gesetz über faire Kreditauskünfte (Fair Credit Reporting Act, FCRA) zu verstoßen.

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Welche Background Checks dauern länger oder verursachen Verzögerungen?

Selbst wenn der Bewerber und der Arbeitgeber im Voraus so viele Daten wie möglich und die richtigen Unterlagen bereitstellen, kann es bei Background Checks zu Verzögerungen kommen. Wenn der Personalverantwortliche zum Beispiel alle möglichen Hintergrundüberprüfungen des Bewerbers oder mehrerer Bewerber anfordert, dauert es länger, bis die Ergebnisse vorliegen. Reduzieren Sie stattdessen die Zahl der erforderlichen Überprüfungen, indem Sie:

• den Einstellungspool auf einige wenige Bewerber eingrenzen, bevor Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung anfordern
• nur solche Zuverlässigkeitsüberprüfungen durchführen, die für die Eingrenzung des Einstellungspools erforderlich sind
• nur solche Zuverlässigkeitsüberprüfungen durchführen, die im Zusammenhang mit den Aufgaben der Stelle erforderlich sind

Einige Überprüfungen werden auch naturgemäß länger dauern als andere. Gerichtsakten zum Beispiel können mehr Recherchen erfordern als eine einfache Identitätsprüfung. Da es keine einzige Datenbank gibt, die alle Strafregister enthält, kann die Suche nach verlässlichen Daten mehr Arbeit erfordern als die einfache Suche in einer Datenbank.

Bei der Überprüfung von Arbeitsverhältnissen kann es auch zu Verzögerungen beim Erhalt von Screening-Berichten kommen. Die Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber kann mühsamer sein, insbesondere wenn das Unternehmen nicht mehr existiert oder die Personalabteilung oder der Geschäftsführer nicht sofort erreichbar sind.

Je nach Bundesland können Hintergrundüberprüfungen, die sich auf zivil- oder strafrechtliche Angelegenheiten beziehen, länger dauern als andere.

Können Background-Check-Unternehmen Verzögerungen bei den Screening-Ergebnissen verursachen?

Wie bereits erwähnt, kann ein Screening-Unternehmen alle Anfragen zurückweisen, die keine vollständigen und genauen Informationen enthalten. Um die Bestimmungen des FCRA einzuhalten, kann das Prüfunternehmen auch die Durchführung von Hintergrundprüfungen ohne die ordnungsgemäße Zustimmung und Genehmigung des Antragstellers verweigern. Der Antragsteller muss außerdem über alle nachteiligen Entscheidungen auf der Grundlage des Screening-Berichts informiert werden und die Möglichkeit haben, etwaige Ungenauigkeiten anzufechten. Um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern während des Prozesses zu verringern, kann das Unternehmen, das die Hintergrundüberprüfung durchführt, die Informationen überprüfen und doppelt überprüfen, um sicherzustellen, dass sie genau übereinstimmen und den Tatsachen entsprechen.

Unternehmen, die Hintergrundüberprüfungen durchführen, insbesondere solche, die von der National Association of Professional Background Screeners akkreditiert sind, haben die Aufgabe, überprüfte und genaue Daten über Verbraucher bereitzustellen. Arbeitgeber und die Unternehmen, die diese Informationen bereitstellen, müssen die im FCRA verankerten Verbraucherrechte einhalten. Um den Prozess der Hintergrundüberprüfung zu beschleunigen, sollten Sie eng mit dem Prüfunternehmen zusammenarbeiten, viele Fragen stellen und Vorschläge für eine schnellere Bearbeitung machen. Arbeitgeber sollten Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften und Tipps erwarten, um den Prozess der Hintergrundüberprüfung für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.