Dieser Artikel erklärt das Town Hall Meeting auf praktische Weise. Nach der Lektüre werden Sie die Grundlagen dieses nützlichen Kommunikationsinstruments verstehen.

Was ist ein Town Hall Meeting?

Town Hall Meetings haben ihren Namen von Rathäusern abgeleitet. Rathäuser sind für alle da, vom Bürger bis zum Staatsbediensteten. Genau darum geht es auch beim Town Hall Meeting. Es handelt sich um eine Versammlung, die für alle in der Organisation gedacht ist, in der das Management über politische Angelegenheiten berichtet und die Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit haben, zu antworten, Fragen zu stellen und mit den Managern zu diskutieren.

Vollständige Transparenz

Viele Mitarbeiter sind der Meinung, dass die Manager nicht genug Zeit aufwenden, um die Organisationspolitik und die damit verbundenen Pläne und Ziele zu erklären. Sie empfinden dies als einen Mangel an Transparenz. Diese Transparenz ist jedoch wichtig, um ein gut funktionierendes Unternehmen zu gewährleisten. Ein Town Hall Meeting kann dazu beitragen. Die Verbesserung der Transparenz wird sich auf die Innovation und das Engagement der Mitarbeiter auswirken. Durch Town Hall Business Meetings ergibt sich die Möglichkeit zur Diskussion zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Mit anderen Worten: Die Führung wird dadurch zugänglicher. Solche Treffen können vierteljährlich angeboten werden. Gleichzeitig sind sie auch eine willkommene Möglichkeit, in einem weniger formellen Rahmen zu diskutieren und vollständige Transparenz anzustreben. Dabei kann eine breite Palette von Themen besprochen werden: Quartalszahlen, erreichte Meilensteine, neue Pläne, Themen, die zusätzliche Aufmerksamkeit verdienen, oder drohender Wettbewerb. Dies sind nur einige Beispiele.

Ort

Town Hall Meetings können unternehmensintern abgehalten werden. Zum Beispiel in der Firmenkantine. Es ist auch möglich, diese Treffen extern zu organisieren, indem ein (großer) Konferenzraum reserviert wird. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, über Video, Streaming oder andere Kommunikationssysteme mit verschiedenen Niederlassungen gleichzeitig zu kommunizieren. Auch Mitarbeiter, die sich in einer anderen Zeitzone befinden, können dann teilnehmen und reagieren. Darüber hinaus kann auch eine PowerPoint-Präsentation verwendet werden, die die Tagesordnungspunkte übersichtlich darstellt und die Struktur des Treffens verdeutlicht.

Ein gutes Town Hall Meeting sollte vorzugsweise von einem Moderator geleitet werden; das ist ein Diskussionsleiter, der eine kurze Einführung gibt, Fragen stellt und den Teilnehmern (in diesem Fall den Mitarbeitern) die Möglichkeit gibt, zu antworten. Seine Aufgabe ist es, die Öffentlichkeit in die Diskussion einzubeziehen und das Treffen in die richtige Richtung zu lenken. Dies kann die Führungskraft oder eine extern eingestellte Person sein. Aufgabe des Moderators ist es, eine kurze Zusammenfassung des Gesagten zu geben, damit jeder das Thema versteht.

Engagement

Das Ziel eines Town Hall Meetings ist mehr als nur die Präsentation von Unternehmensinformationen. Es geht vor allem darum, den Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu fördern, so dass sich jeder mit dem Unternehmen verbunden fühlt. Es gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen und Teil des Unternehmens zu sein.

Um alle Mitarbeiter einzubeziehen, empfiehlt es sich, eine spezielle Fragestunde zu organisieren. Dies kann zum Beispiel mit der sogenannten Round-Robin-Methode geschehen, einer Variante des klassischen Brainstormings. Jeder erhält die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten, und alle Ideen sind gleich wichtig. Zuvor erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit, das Problem oder das entsprechende Thema zu beleuchten. Jeder schreibt seine Vorschläge und möglichen Fragen auf ein Blatt Papier. So hat jeder die Möglichkeit, seinen Gedanken freien Lauf zu lassen, und es wird verhindert, dass jemand direkt von den Ideen der anderen beeinflusst wird. So erhält jeder Mitarbeiter die volle Aufmerksamkeit aller Führungskräfte und es bleibt genügend Zeit, um Fragen zu stellen und Anschlussfragen zu stellen. Die Fragen werden anschließend während des Treffens selbst diskutiert.

4 Schritte

Ein Town Hall Meeting kann auf verschiedene Weise strukturiert werden. Der unten dargestellte Stufenplan funktioniert in der Regel gut. Ein strukturiertes Treffen garantiert, dass sich jeder gehört und aktiv einbezogen fühlt, wobei das Hauptziel eine offene Kommunikation ist.

Schritt 1: Eröffnen Sie den Dialog

Durch eine rechtzeitige Ankündigung des Town Hall Meetings wird jeder Mitarbeiter darauf aufmerksam. Genau das ist die Absicht. Schließlich ist das Treffen am effektivsten, wenn möglichst viele Mitarbeiter daran teilnehmen. Die Ankündigung kann auf verschiedene Weise erfolgen, unter anderem über das Intranet. Es empfiehlt sich, darauf hinzuweisen, dass die Anwesenheit und das Feedback der Mitarbeiter mehr als willkommen sind, um das Treffen zu einem Erfolg zu machen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter bereits in der Vorbereitungsphase gebeten werden, anonym Fragen und/oder Rückmeldungen zu den betrieblichen Abläufen zu geben. Diese Anonymität ist einladend und stellt sicher, dass kein Mitarbeiter zögert, seine wahren Gefühle zu äußern. Mit anderen Worten, sie ist die Grundlage für eine zweiseitige Kommunikation.

Schritt 2: Erstellen einer Umfrage

Mit Hilfe einer (Online-)Umfrage können die Mitarbeiter ihre Ideen und Meinungen über die Organisation auf eine andere Art und Weise zum Ausdruck bringen. Diese Umfrage ist außerdem völlig anonym. Die Fragen können sich beispielsweise auf das Funktionieren der Abteilung oder der Organisation, auf mögliche Verbesserungen, Vorschläge und andere Themen im Zusammenhang mit dem Management beziehen. Auch hier ist Anonymität wichtig, um ehrliche Antworten zu erhalten. Die Mitarbeiter müssen die Freiheit haben, Antworten zu geben, und dürfen nicht durch die Tatsache gehemmt werden, dass die Führungskräfte sofort ihren Namen kennen.

Schritt 3: Sammlung von Daten

In dieser Phase werden alle Daten und Fragen aus den Schritten 1 und 2 gesammelt und in die Tagesordnung der Sitzung aufgenommen. Es ist zu beachten, dass alle Fragen und Rückmeldungen unbedingt zurückgegeben werden müssen. Andernfalls geht die Glaubwürdigkeit bei den Mitarbeitern verloren. Die Fragen, die nicht direkt während des Town Hall Business Meetings beantwortet werden können, können zu einem anderen Zeitpunkt besprochen werden.

Schritt 4: Aktionsliste

Nach der Besprechung der Tagesordnungspunkte wird es zweifellos verschiedene Maßnahmen geben, die ergriffen werden müssen. Indem sie diese in einen realistischen Zeitplan einordnet, zeigt die Unternehmensleitung, dass sie ihre Versprechen einhält. Dies wird die Mitarbeiter nur ermutigen. Sie fühlen sich von der Organisation ernst genommen und werden daher weiterhin aktiv mitarbeiten. Mit einem Town Hall Meeting zeigt eine Organisation, dass sie sich engagiert und bereit ist, offen und ehrlich mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.

Voraussetzungen

Um das Town Hall Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten, gibt es eine Reihe von wichtigen Voraussetzungen zu beachten. Da ist zunächst einmal die PowerPoint-Präsentation. Wenn Sie die Anzahl der Folien und die Textmenge pro Folie auf ein Minimum beschränken, wird es den Zuhörern nicht langweilig, und die Mitarbeiter wissen genau, worüber sie sprechen sollen. Zweitens ist es eine gute Idee, den Kontakt mit dem Publikum zu halten. Ein Manager, der sich zu sehr auf Folien verlässt, verliert den Blickkontakt. Außerdem empfiehlt es sich, schwerere Themen mit leichteren abzuwechseln, so dass ein Gleichgewicht entsteht und die Mitarbeiter involviert bleiben.

Indem möglichst viele Führungskräfte am Town Hall Meeting teilnehmen, kann ein Unternehmen ein positives Signal an die Mitarbeiter senden. Auch wenn einige von ihnen nicht direkt an der Präsentation beteiligt sind, bietet sich so die Möglichkeit, mit den Mitarbeitern in aller Offenheit zu diskutieren. Infolgedessen wird jeder einen Beitrag zu dem Treffen leisten.

Sie sind dran

Was denken Sie? Haben Sie schon einmal von einem Town Hall Meeting gehört? Kennen Sie die praktische Erklärung oder haben Sie weitere Vorschläge? Was sind Ihre Erfolgsfaktoren, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern?

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Mehr Informationen

1. Hanson, C. M. (2003). The promise of democracy’s college: Town hall meeting as teaching method. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Taking democracy to scale: Die Gestaltung eines Town Hall Meetings für das einundzwanzigste Jahrhundert. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Presidential Communication as Cultural Form: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

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Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Abgerufen von ToolsHero: https://www.toolshero.com/communication-skills/town-hall-meeting/

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