Am 1. April 2011, acht Tage vor dem Inkrafttreten des New Yorker Gesetzes zur Verhinderung von Lohndiebstahl (WTPA) am 9. April 2011, hat das Arbeitsministerium des Bundesstaates New York (NYDOL) lang erwartete Formulare herausgegeben, die Arbeitgeber verwenden können, um die erweiterten Mitteilungspflichten zu erfüllen, die für alle privaten Arbeitgeber in New York gelten. Nach dem WTPA müssen Arbeitgeber alle neu eingestellten Mitarbeiter und alle bestehenden Mitarbeiter jährlich über Folgendes informieren:

• den Lohnsatz oder die Lohnsätze des Arbeitnehmers;
• den Überstundenlohnsatz, wenn der Arbeitnehmer den Überstundenvorschriften unterliegt;
• die Grundlage der Lohnzahlung (pro Stunde, Schicht oder Woche, Stücklohn, Provision usw.));
• Zulagen, die der Arbeitgeber als Teil des Mindestlohns geltend machen will, einschließlich Trinkgeld, Mahlzeiten und Übernachtungsgeld;
• der regelmäßige Zahltag;
• der Name des Arbeitgebers und alle Namen, unter denen der Arbeitgeber Geschäfte tätigt (DBA);
• die Anschrift der Hauptniederlassung oder des Hauptgeschäftssitzes des Arbeitgebers und, falls abweichend, die Postanschrift des Arbeitgebers; und
• die Telefonnummer des Arbeitgebers.

Nach der Übermittlung dieser Mitteilung müssen die Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer eine Erklärung unterschreiben lassen, in der sie den Erhalt der schriftlichen Mitteilung bestätigen. Die Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern auch eine Kopie der Bestätigungen aushändigen und die Bestätigungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Das WTPA schreibt außerdem vor, dass Änderungen der nach dem Gesetz erforderlichen Informationen mindestens sieben Kalendertage vor dem Zeitpunkt dieser Änderungen schriftlich mitgeteilt werden müssen, es sei denn, diese Änderungen sind in den Lohnabrechnungen der Arbeitnehmer enthalten. (1)

Das NYDOL hat sechs verschiedene Formulare ausgearbeitet, um den unterschiedlichen Anforderungen an die Lohnzahlung gerecht zu werden, die für Arbeitnehmer mit Stundensatz (Formular LS 54), Arbeitnehmer mit mehreren Stundensätzen (Formular LS 55), Arbeitnehmer, die einen Wochensatz oder ein Gehalt für eine feste Anzahl von Stunden erhalten (Formular LS 56), Arbeitnehmer, die ein Gehalt für wechselnde Stunden, einen Tagessatz, einen Stücklohn, einen Pauschalsatz oder ein anderes nicht stundenweises Entgelt erhalten (Formular LS 57), Arbeitnehmer, die geltende Löhne erhalten (Formular LS 58), und befreite Arbeitnehmer (Formular LS 59) gelten.

Das NYDOL hat diese sechs Formulare in Englisch, Spanisch, Chinesisch und Koreanisch herausgegeben. Auf der Website der Behörde ist angegeben, dass die Formulare auch in Polnisch, Haitianisch-Kreolisch und Russisch herausgegeben werden, obwohl die Formulare in diesen Sprachen nicht sofort auf der Website verfügbar waren. Arbeitnehmer, die angeben, dass ihre Hauptsprache eine der nicht-englischen Sprachen ist, in denen das NYDOL ein Formular herausgegeben hat, müssen die schriftliche Mitteilung in Englisch und ihrer Hauptsprache erhalten. Arbeitnehmer, deren Hauptsprache Englisch oder eine andere Sprache als die vom NYDOL ausgewählten nicht-englischen Sprachen ist, müssen ihre Mitteilungen nur auf Englisch erhalten.

Zusammen mit der Veröffentlichung dieser Formulare hat das NYDOL auch eine Reihe von 41 häufig gestellten Fragen (FAQ) herausgegeben, in denen die Behörde viele der Fragen beantwortet, die seit der Unterzeichnung des WTPA durch Gouverneur Paterson im Dezember letzten Jahres aufgetreten sind. Wir heben im Folgenden die unserer Meinung nach bemerkenswertesten Informationen aus den FAQ hervor:

• Arbeitgeber können ihre eigenen Mitteilungen erstellen, solange diese alle vom WTPA geforderten Informationen enthalten.
• Jährliche Mitteilungen an bestehende Arbeitnehmer müssen zwischen dem 1. Januar und dem 1. Februar eines jeden Jahres erfolgen. Der Versuch, die Jahresmitteilung zu anderen Zeiten des Jahres zu übermitteln, erfüllt nicht die jährliche Anforderung.
• Die Mitteilung kann auf elektronischem Wege erfolgen, aber die Arbeitgeber müssen ein System bereitstellen, mit dem der Arbeitnehmer den Erhalt der Mitteilung bestätigen und eine Kopie ausdrucken kann.
• Außer für Arbeitgeber im Gastgewerbe ist eine Mitteilung nicht erforderlich, wenn eine Lohnerhöhung erfolgt und der neue Satz auf der Lohnabrechnung bei der nächsten Lohnzahlung angegeben wird.
• Beschäftigte, die wöchentlich oder seltener im Rahmen eines Prämien- oder Bonusplans bezahlt werden, müssen nach dem WTPA nicht zusätzlich benachrichtigt werden, vorausgesetzt, den Beschäftigten wird zunächst eine Beschreibung des Plans ausgehändigt oder er wird auf der Lohnabrechnung für den Zeitraum, in dem er gezahlt wird, deutlich ausgewiesen.

Das WTPA ermächtigt den Beauftragten für Arbeit, „alle anderen Informationen, die der Beauftragte für wesentlich und notwendig hält“, in die Mitteilungspflicht aufzunehmen. Obwohl die für Arbeit zuständige Kommissarin nicht angekündigt hat, dass sie beabsichtigt, neue Kategorien hinzuzufügen, scheinen die Formulare Informationen zu verlangen, die über den ausdrücklichen Wortlaut des WTPA hinausgehen. Insbesondere müssen die Arbeitgeber in jedem Formular angeben, ob die Lohnzahlungszeiträume wöchentlich, zweiwöchentlich oder anders sind. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber auf dem Formular für Arbeitnehmer, die nach den geltenden Vorschriften entlohnt werden (Formular LS 58), den jeweiligen Beruf und den für diesen Beruf geltenden Tarif angeben. Arbeitgeber, die beabsichtigen, ihre eigenen Formulare zu erstellen, sollten sicherstellen, dass ihre Formulare diese zusätzlichen Informationen enthalten.

In Anerkennung der Herausforderungen, die das WTPA für Zeitarbeitsfirmen darstellt, hat das NYDOL ein separates Dokument mit dem Titel Guidelines for Notice and Acknowledgement of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms herausgegeben. In Anerkennung der Tatsache, dass variable Lohnsätze und Zahltage diese Firmen daran hindern können, alle vom WTPA geforderten Informationen zum Zeitpunkt der Einstellung zu liefern, hat das NYDOL die Anforderungen des Gesetzes für diese Firmen gelockert und ihnen erlaubt, Bewerbern und Arbeitnehmern die Spanne der Stundenlöhne mitzuteilen, die sie wahrscheinlich verdienen werden.

Schließlich, obwohl viele spekulierten, dass der Arbeitsbeauftragte von den Arbeitgebern verlangen würde, anzugeben, welche Befreiung(en) für ihre befreiten Arbeitnehmer gilt/gelten, machen das für befreite Arbeitnehmer geltende Formular (Formular LS 59) und die Richtlinien des NYDOL für die schriftliche Mitteilung der Lohnsätze und des regelmäßigen Zahltags deutlich, dass die Angabe der spezifischen Befreiung(en) fakultativ ist.

(1) Obwohl das Gesetz die Verwendung der vollständigen Mitteilung unter solchen Umständen nicht vorzuschreiben scheint und auch nicht vorschreibt, dass die Arbeitgeber im Zusammenhang mit solchen Änderungsmitteilungen Bestätigungen der Arbeitnehmer aufbewahren müssen, hat das NYDOL den Standpunkt eingenommen, dass vollständige Mitteilungen und Bestätigungen der Arbeitnehmer immer dann erforderlich sind, wenn sich eine der vom Gesetz geforderten Informationen ändert, die nicht in den Lohnausweisen enthalten ist. Wir haben das NYDOL um eine weitere Klärung gebeten, empfehlen den Arbeitgebern jedoch, den Arbeitnehmern sieben Tage im Voraus vollständige Mitteilungen zukommen zu lassen und Bestätigungen über Änderungen einzuholen, die sich nicht in den Lohnabrechnungen der Arbeitnehmer widerspiegeln.